使用项目组合管理提高商业价值 :: Joebish'项目管理

使用项目组合管理提高商业价值

时间: 2005-09-06

这篇文章对项目组合管理(PPM)的基本原理和益处作了一个高层次的介绍。本文解释了包含PPM的管理学科以及如何构造一个保持投资组合结果和组织的商业战略一致性的项目组合管理系统（PPMS）。

许多组织利用组合管理技术来决定他们想要从事的业务类型或者要进行哪些IT项目投资。项目组合管理（PPM）对这种方法合并了一个附加的维度，通过利用项目管理学科以及实时的管理以保证项目投资组合满足它们的既定目标。

PPM 对项进行分组、观察、分析和管理，以确保在组织资源约束的情况下最大化实际的业务结果。根据投资组合的策略和投资组合业务目标的绩效，有些项目被包括在投资组合中，有些项目被排除在外。本文为项目组合管理和 IBM 能够帮助组织实施项目组合管理的工具提供了一个高层次的介绍。

理解项目组合管理（PPM）

PPM 是管理学科的混和，它包括：

商业管理焦点来保证所有的项目和计划与组合策略一致。

综合管理焦点来管理组织的资源和风险。

项目管理焦点来评审、评估、管理项目和规划以保证它们达到或者超过它们对于投资组合预期的贡献。

PPM 的整体分析1 认为投资组合的健康状态是受该组合中所有项目的绩效以及他们之间的直接/间接依赖和可用资源 影响的。管理层应当做能够导致全局组合成功的决策，即便这些决策可能与某个具体组合项目的最佳利益冲突。

在投资组合层次上将项目管理学科与业务以及通用的管理实践结合起来使得一个组织能够：

选择与组织策略和目标一致的项目和计划。

通过应用最高优先级的项目来充分利用可用资源。

有规律地评定项目和计划对项目组合的健康状态具有何种贡献。

采取管理的行为来确保项目组合同与商业目标保持一致。

有效地在项目和计划层面利用项目管理学科可以提高客户的满意度，减少风险和问题的数目，增加成功的概率。2 PPM 的目标是通过一致的结构化管理方法，在投资组合的层次上意识到相同的利益。

PPM 的生命周期

正如所有的商业过程一样，项目组合管理具有一个生命周期，它需要应用合理的管理技巧和原则，如图1中所示。

图1 项目组合管理的生命周期

从图1中我们可以看到：项目组合管理的生命周期包括：

识别、考核、寻找那些引导商业策略的项目/计划。管理组织的资源需求、容量、能力。

度量绩效以保证项目/计划共同地符合组合策略。

根据组合目标和承诺，识别并校正项目/计划中与投资组合不一致的地方。

建立有效的交流和报告机制确保对项目、计划和整体组合，进行及时、准确的决策。

实现一个过程能够持续的改进投资组合。

至少，任意一个综合的 PPM 方法都应该包括下面的几个通用过程：

项目选择

项目优先级排序/再排序

组合监控

组合评估

校正措施管理

项目终止和删除

业务管理焦点

项目组合管理的业务管理活动的关键目标是从商业角度来定义一个范围并验证组合的生存力。这需要定义组合策略和决策标准，它们允许管理人员选择和按优先级来排序项目。为评估组合健康状态和性能定义业务的指示器也是重要的。

决策标准应当同组织的商业策略和目标联系起来。排序和选择项目的过程应该根据组织的财政目标，比如收益率、投资回报率（ROI），预算成本以及税收增长。同时还应当包括其他的价值考虑，包括客户需求，进军新市场或者开拓原有市场的愿望，以及运作需要的或者强制行的动作。

组织还可以利用商业决策标准来取消或者投资组合定义时的项目或者计划，即便他们已经处于计划或者实施阶段。

选择和按优先级排序项目

这一步的目标是基于预定义的组合商业决策和优先级标准，选择和按优先级排序项目以获得最高的价值。优先级应当基于单个项目利益和它对项目组合的全局影响。此外，作为结果的组合混和不能超过组织的资源容量或能力。

组合优先级标准应当限制在一个可理解、可测量、一贯应用的数量上。基于它们各自满足商业策略和目标的重要性，不同的标准可以具有不同的权值。

虽然优先级标准与商业决策标准不同，在决定组合中包含哪些项目时，它们都应当被使用。

商业决策标准应当与商业策略和目标一致。一旦一个项目成为组合的一部分，它应当使用这些标准来评估项目的健康状态和绩效。

优先级策略建立组合的总体目标并且帮助确定组合中的项目类型和组合中每个类型应该包括多少项目。这里，资源评估也扮演着重要的作用，我们将在后面讨论它。

综合管理焦点

资源和风险管理是项目组合管理的综合管理焦点的一部分。在决定组合中包含哪些项目以及如何按照优先级排序已有的项目之前，管理人员需要从供需角度来评估他们的资源。 他们必须保证优先级高的项目有足够数量的和有适当技巧的人。

为了维持一个健康的组合，管理人员必须监控和评估组织的总体资源量和能力以保证能够：

按照将来资源的需求，计划和构造资源量。

在项目需要和预见的响应上，对资源的投资作出快速的决策。

为达到组合的目标，决定当前的和已经计划好的资源是否是足够的。

评估当前和将来的培训需求。

快速识别资源剩余和短缺并规划重新分配资源的计划。

高效地实施重新分配的计划，将关键的资源转到高优先级的项目中。

识别组合风险

识别组合风险包括一系列的过程，比如识别、分析、响应、跟踪和控制可能妨碍组合达到其商业目标的任何风险。这些过程应当包括针对组合在项目层次上的风险的负面影响进行评审，以保证项目经理拥有一个可靠的风险降低计划。

此外，为组合全面地做一个统一的风险评估以确定风险是否在组织预先设定的范围以内也是很重要的。因为组合以及它们的环境是动态的，在整个组合的生命周期内，管理人员应当在一个有序的基础上，评审并更新他们的组合风险管理计划。

识别组合风险开始于对一个具体的项目组合环境的评价：已经建立了什么样的商业决策标准？关于组织当前的商业过程和决策点，什么样的工作设想将会增加组合的风险？管理人员应当迭代地精化这个评估，作为一个计划，评估并管理他们的组合管理方法。

什么构成了组合风险？这里有些例子：

组合内部的项目相互依赖

有限的资源量/能力与大量需求之间的矛盾

商业策略/商业机会中的变化

组合内部的高百分比的高风险项目

与组合管理实践相冲突的商业过程

项目管理焦点

一个成功的、有效的项目组合管理实施的关键是一个知识渊博的项目组合经理以及一个包含项目管理原则的支持过程。这些原则为项目组合经理提供了评定组合健康状态和价值的必要机制和数据，以及对于项目的方法、优先级、资金、人员和执行做出有效的商业决策的能力。通过比较计划和实际的绩效，识别不一致的条件是一项关键的能力。管理人员可以立刻专注于这些问题并将组合带回到一致的状态。

建立项目组合管理系统

项目组合经理需要的过程――被称为项目组合管理系统或者PPMS――是针对项目组合管理的广泛的、文档化的和动态的策略集合、商业过程、工具、计划和控制。项目组合管理系统为单个的项目/计划管理系统提供指导和限制，并保证他们联合起来以加速冲突的解决。

计划和实施一个有效的项目组合管理系统提供了一种方法，该方法可以日常地分析和量化项目的价值，按照优先级排序项目，识别需要开始、重新确定优先级排序和停止的项目。尤其是，项目组合管理系统允许项目经理回答比如一下的问题：

哪些项目将最好地支持组织的商业策略和目标？

一个项目或者计划是否提供了期望的商业结果，如组合矩阵中表明的那样？

是否每个组合计划都具备了合适的资源，包括具备了适当技能的员工？

一个综合的项目组合管理系统应当包括战术过程和战略过程。战术过程关注于正在进行的组合项目的持续绩效问题。战略过程关注在组合的演化上，包括选择新的项目以符合商业目标和战略。此外，缩小一个与合组合目标和策略不符的项目的范围或者取消该项目的建议也应当是项目组合管理系统过程的一部分。

项目组合管理系统的主要活动包括收集项目信息，评估项目和组合健康状态以及商业贡献，和管理校正措施。对于组合的风险承担者的日常评审工作来说，这些活动是基础。

收集组合信息

为了准确地评估一个组合，管理人员需要统一的或者集中的项目级的数据，这些数据基于定量的（金融，缺陷，市场份额等等）和定性的度量（股东义务，客户满意度，风险等等）。为了准确，在分析这些信息之前，他们应当协调并验证数据。然后，他们应当从项目层次和组合层次两个视角来观察这些数据。例如，他们应该对每个单独的项目和全体项目的财政健康状态进行评估，以保证整个组合满足其财政目标。

收集和合并数据的工具应当实现一些跟踪的功能，数目较少的项目组合可能使用电子制表软件来追踪和评估组合的健康状态，但是具有多样的复杂的项目的组合需要一种自动化的工具来辅助收集、合并和分析活动。

评估组合

有效的项目组合分析包括对组合商业结果的测量和比较，以决定该组合符合其商业决策既定的目标。评估过程需要同时包括短期和长期的角度，并且应当测量和检查战术和战略参数：

战术角度：单个组合项目的健康状况和绩效

战略角度:总体的组合商业结果

根对目标测量项目和组合的绩效，允许管理人员回答以下问题：

现行的项目是否产生了预期的商业利益并且支持组合的整体商业战略？

项目是否按照平衡风险和最优价值的原则来评定优先级？

项目中出现问题的是哪些趋势和指标？哪些校正措施是必要的？

正在进行中的项目提议是否符合市场趋势？它们是否支持当前/未来的客户需求和新的战略目标？

是否有合适的资源可以利用确保有效地实施当前的和预测的项目？

通过将每个项目的健康状况/贡献数据映射到商业决策标准，管理人员可以容易地看出项目是否符合或者超过限定指标，从而来识别组合中不一致的部分。

Rational Portfolio Manager 是一个 IBM 策略管理工具，提供组合仪表盘，它可以以各种各样的形式包括投资计划图、记分卡、多维联机分析处理中心点以及报表来帮助管理人员收集并解释组合信息。例如，使用组合仪表盘，管理人员可以给每个项目的限定值分配绿色、黄色和红色中的一种状态，然后开发记分卡或仪表盘和报表。这样，他们就可以看出项目的绩效是怎么样的。

图2展示了用Rational Portfolio Manager 仪表盘创造多种视图和报表的一个例子。管理人员可以利用这些视图和报表，基于定量和定性的指标进行组合健康状况和价值贡献的分析。对于记分卡和投资计划图，组合中的每个项目将会被评估和分配为绿色、黄色和红色中的一种状态。管理人员将会知道分析那些从绿色到黄色或者从绿色到红色的项目，以确定他们的负面影响是否足够大以至于需要授权校正措施。

图2：由Rational Portfolio Manager 组合仪表盘获得的可利用的视图/报表

管理组合

对不一致的项目采取校正措施是项目组合管理系统的一个关键的组件。如果一个项目或组合不符合或超出其目标，识别根本原因、形成一个校正措施计划然后监控并追踪以保证措施被实施和问题被解决是非常关键的。项目组合管理系统应当有一种跟踪趋势和预见问题的机制以确保管理人员能够实施主动的措施以避免不一致的项目。项目组合管理系统还应该记文档化和跟踪这些措施来保证它们达到各自的目标。如果一个成功的预防措施是可重复的，那么项目组合经理应当将其合并到项目组合管理系统中。

针对商业标准和目标收集并分析数据允许管理人员和执行官对于项目投资做出基于事实的决策，从而避免了他们对组合不利的个人主观判断。困难的但是必要的校正/预防措施可能包括：

给高优先级的项目重新分配资源。

分配经过认证的项目经理到那些具有相当价值的项目中。

取消或者不竞标被选定的项目或合同。

实施风险降低计划。

进行项目质量评审。

协商进度表的变更。

为项目经理提供指导。

评审组合

评审组合对于与所有项目的风险承担者交流项目组合的状态是非常必要的。这样的评审应当被当作一个迭代的过程，能够确保管理人员和执行官做出正确的决策，保持组合健壮。这些决策涉及：

确保组合持续的与商业战略一致。

确保当前的组合符合其目标。

跟踪校正管理措施的有效性。

在组织的能力和约束内提供一个平衡的组合（风险和价值）。

验证商业决策标准和项目/组合的准确度。

确保资源容量能够符合项目需求。

确保项目组合管理系统是合适和有效的。

组合评审的频率、形式和参加者名单会根据组织的不同而不同。会议应当同你的组织结构以及组合中的数目、大小和持续时间相一致。如果你有自动报表的能力，你就可以在会议之间分发报表以及在每次的数据收集时非常迅速地完成你的目标。

改进组合

组合是动态的。你的项目组合管理系统是否已经在稳定状态或者仍然在进化，你需要一个确定的能够持续改进的过程，该过程与组合评估和跟踪及度量组合改进的措施管理过程密切相连。改进过程也很重要，它保证组合评估的结果将“反馈”呈现在商业过程中。最后，为了将来的组合项目，项目组合管理系统应当包括一种机制可以收集、分析和合并已经取得的教训。

获得益处

如果在一个良好定义的项目组合管理系统对组合管理应用项目管理的最佳实践，组织可以实现巨大的好处 :

通过对不一致的项目或计划实施校正管理措施，可以获得组合的高绩效。

一致的管理过程带来的低成本。

有问题的项目或计划被尽早的识别出来。

通过基于绩效和商业标准的比较实现组合的目标。

组织范围内的沟通和管理有效性的提高。

低风险项目投资和最优化商业价值的总体项目的平衡。

一个好的项目组合管理方法的实际结果是一个可以对整个商业战略作出重大贡献的更加可控的环境和商业单元。

注：关于更多 Rational Portfolio Manager ，IBM 战略项目管理工具的信息，请访问http://www-306.ibm.com/software/awdtools/portfolio/

注释

1 高级项目组合管理和计划管理组织。G. Kendall and S. Rollins著。International Institute for Learning, Inc. and J. Ross Publishing, Inc. 2003年

2项目管理的价值。Project Management Solutions, Inc, 2002年。白皮书可以访问 www.pmsolutions.com.

参考资料

您可以参阅本文在 developerWorks 全球站点上的 英文原文。

关于作者

Rachel Ciliberti 是一位有认证的经理主管人员，就职于IBM杰出项目管理中心（PM/COE）。在她当前作为项目组合管理的部署领导人的角色中，她负责开发、部署IBM项目组合管理的实践、过程和支持材料。

她在IBM26年的职业经历中包括十年以上的作为项目经理和项目主管的经历。她从事了在系统集成、战略外包及应用程序开发领域的各种商业和国际帐目的IT支持服务，从中她获得丰富的项目管理经验。

除了在她在IBM的经历，Ciliberti女士还从项目管理学会取得了项目管理经理认证，获得了工商管理的学士学位和项目管理的硕士学位。

原作者:Rachel Ciliberti  由网友:转载