如何做好现代企业制度下的企业档案管理工作
办公室业务・档案学研究
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文/江苏省徐州市矿务集团档案馆孙彦
如何做好现代企业制度下的企业档案管理工作
【摘要】现代企业制度在我国企业中的建立和完善，给企业的档案管理工作提出了新的要求。企业档案管理工作应不断适应当前形势的发展需要，积极转变工作理念，改变传统的工作方式，建立新的档案管理体系，积极探索档案管理工作的新机制，发挥企业档案管理对现代企业发展的促进作用。本文首先介绍了当前我国企业档案管理工作中存在的问题，随后给出了做好档案管理工作的方法。
【关键词】现代企业制度；现代化
伴随着计算机技术和网络技术的高速发展，以及现代企业制度在我国企业中的确立和逐步完善。当前的社会形势给我国企业的各项工作提出了新的要求。企业档案管理工作也应适应当前社会发展，不断更新自身管理观念，利用现代服务理念和科学技术手段做好企业的档案管理工作，为企业在内部实施现代企业制度提供助力。
一、企业档案管理工作及其存在的问题
（一）现代企业档案管理
随着我国经济的发展和企业改革的不断深化，企业的生存环境已经发生了巨大的变化。企业为了生存，适应当前的环境变化，开始转变经营发展方式，寻求新的发展道路。企业生存环境的外部变化给企业档案管理工作带来了严重挑战，同时也给企业档案管理工作带来了巨大的发展机遇。一方面，是企业档案管理工作不直接创造经济价值，被许多企业所轻视；另一方面，随着科学技术的发展和企业发展方式的多样化，使得企业档案管理工作的内容与门类不断丰富，方法和手段越来越多样化。现代企业档案管理是指企业将设计、生产、管理、营销等运作的各个阶段产生的大量原始数据进行收集、鉴别、整理、整合的全过程，它真实地记录着企业发展的全过程，是了解企业过去，总结经验教训的基本资料，同时，它也是预测企业未来发展的重要依据，企业档案管理工作为企业信息收集、整理、利用提供保障，企业
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档案管理部门，要不断改变自身发展思
路，使档案管理工作在企业发展中发挥更大作用。实现档案管理工作在企业中的价值。
（二）企业档案管理工作中存在的问题1. 企业档案管理工作越来越不被人重视。由于在企业内部实施现代企业制度，作为不直接产生经济效益的部门，企业档案管理工作被“理所当然”的轻视，很多人认为档案管理工作可有可无。归根结底是因为大家对企业档案管理工作缺乏清楚的认识，没能够意识到企业档案管理工作的重要性。再加上个别企业档案管理工作人员自身受到其他企业员工的感染，也对档案管理工作不重视，在工作中不能树立起高度的工作责任感，良好的工作态度和工作意识，没有奉献于档案管理工作的奉献精神，同时又因为缺乏相应的科学理论知识，因而不能充分发挥档案管理工作在企业发展中的重要作用，这种不重视档案管理的风气，由企业部分员工传导到企业档案管理工作人员身上之后，经过他们自身的工作将这一现象放大到整个企业当中去，导致企业档案管理工作走向恶性循环的道路。不利于企业重视档案管理工作氛围的形成，不利于企业档案管理不断突破自身限制，为企业发展提供帮助和支持，在企业发展进程中逐步被边缘化。工作人员的历史使命感、责任感、和工作热情逐渐消失，档案管理工作人才也变得越来越稀少。2. 档案管理观念、方式仍然比较落后。当前很多企业仍没有树立起正确的档案管理观念，不清楚档案管理对企业的重要作用。由于档案观念上存在着以上问题，导致企业在档案管理上的资金投入水平和人力资源投入上都较为缺乏。首先，企业中的人力资源投入不足，企业档案管理人员很多都是由办公室的勤杂人员兼任，并且这些人员变动比较频繁，他们也就无从很好的掌握各种档案管理知识。导致档案管理混乱，
编错号、盖错章的问题层出不穷。这样堆积起来的一堆文档对企业来说无异于一堆废纸，更不用提为企业服务了。其次，由于不重视档案管理工作，企业也就减少了档案管理工作的投资，导致企业的许多重要档案无法手机上来，尤其是一些视频、音频档案，由于资金有限，导致这些档案没能很好的收集、保管下来。另外，档案管理很多工作让然沿用过去手工管理的方式，不利于档案管理工作效率的提高。3. 档案管理信息化水平比较落后，利用效率较低。由于企业档案由纸质媒介向电子媒介转变，管理方式也有原来的重视资料载体的管理，向着重视数据内容的智能化管理转变。可是由于长时期得不到企业的重视，我国当前血多企业的档案管理者让然保持着注重数据资料的收集和整理，轻视资料利用的陈旧观念，造成企业档案资源大量闲置，不能发挥其应有的作用。另外，对于过去保存的部分纸质文档存在着“数字化”的问题。由于这部分档案以纸质形式存在，就导致电子档案库没有完备的纸质档案、纸质档案库没有完备的电子档案问题的发生。这种档案的不集中性不利于企业整理、利用档案，降低了档案利用、管理的效率。
二、如何做好现代企业制度下的档案管理工作
（一）坚持“以人为本”转变人们对档案管理工作的认识，争取他们的支持
企业的档案管理工作不仅仅是企业档案管理工作人员的事情，仅仅依靠档案管理工作人员企业也不能做好企业的档案管理工作，它还需要企业股东、各级行政部门、企业领导、各种兼职档案工作人员的密切配合，共同促进企业档案管理工作的建设和管理。1. 专职档案人员是档案管理工作的核心。专职档案人员是推动企业档案工作的核心，提高企业员工的档案意识、对档案的归档整理、档案的保管、档案的开发利用以及档案管
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理制度的建立和健全，都离不开专职档案人员，只有专职档案人员通过档案工作，促进企业经济效益的提高，才能引起领导的重视，为企业开展档案工作创作良好环境。企业专职档案管理工作人员应狠抓档案管理工作的核心任务，做好档案信息的收集工作，突破现有的档案管理的激励和约束机制，准确记录企业历史，为企业当下提供各种服务，并尽量保证企业当下的发展，能够承接企业未来的发展。争取领导重视，大力建设兼职档案工作人员队伍。发挥行政主管部门的监督作用，增强企业档案工作的动。2. 通过内外两重手段促进企业重视档案管理工作。企业档案管理工作做不好的一个很重要原因是缺乏来自外界的压力，档案行政部门应行使自己的行政执法权，对企业档案管理工作进行执法检查，充分应用自身拥有的监督、检查、指导和考核的作用，给企业的档案管理工作施加压力，防止企业对档案管理工作的忽视，促进企业的健康发展。股东单位要把档案管理作为企业的无形资产和精神财富进行考核监管，明确出资企业保值增值的职责。通过以上内外两种手段不断使企业转机制、练内功，将企业档案管理工作逐步融入到企业的宏观管理中去，促进企业的发展。3. 领导重视是企业各项工作开展的基础，档案管理工作亦不例外，作为档案管理工作者，不能只知道埋头整理档案，应通过加强档案的开发和利用，来帮助企业节约管理成本和提高企业经济效益。让领导明显的看到企业档案的管理开发能够帮助企业创造价值。其次要加强与领导的沟通工作，要不断向领导汇报本企业的档案工作以及上级的有关领导的文件，让企业领导重视企业档案管理工作。除了要重视企业领导的作用之外，同样要重视档案价值人员在企业档案管理中的重要作用，企业档案管理工作中各种各样的基础数据都是由企业兼职档案管理人员完成的。
（二）转变服务观念，实现档案服务创新
1. 转变档案服务观念。转变传统档案服务观念是实现档案服务创新的基础。当前信息社会，人们对档案服务功能日益重视，在进行档案服务工作的创
新中，要增强对档案信息的加工利用意识，档案作为一个重要的信息宝库，只有根据需要将那些分布在各处的档案信息整合到一起，进行系统的分析，以得出一些有用的信息，才能体现档案存在的价值。作为档案管理工作者，有义务有责任在档案当中整理出服务业企业发展的有用信息，同时，它也是企业发展的必然要求。2. 档案服务的机制创新。在我们树立新服务观念之后，一定要对档案服务的机制进行创新：首先，应做好创新工作的基础—技术创新，所谓技术创新是指将纸质媒体电子化，然后对电子化的信息进行数据挖掘工作。当前网络社会飞速发展，应尽快从传统的手写文件与电子文件并存的情况转向全面电子化。其次，要进行档案管理工作的功能创新，档案的主要功能不能仅仅停留在为企业领导提供评价和决策的依据之上，应意识到自身存在的教育和咨询功能。使档案服务不在仅仅停留在档案存储管理上，而是成为档案管理和档案研究的基地，为其他工作人员提供更好的服务。第三，要进行档案服务的人才创新，人才一直以来都是档案服务创新的重中之重，尤其是当前世界计算机网络技术突飞猛进，并给当前得档案管理工作带来了强烈的冲击，只有档案管理人员不断更新自身观念，学习各种先进技术，才能建立起一个比较先进的和完善的学术理论体系。3. 档案服务的服务方式和模式的创新。正如我们需要进行机制创新一样，我们在档案管理中也离不开对档案服务方式和方法创新。在档案服务中使用各种先进技术，以方便使用人员对档案进行查阅使用。一般我们可以在以下档案服务方式和档案服务模式方面进行创新：首先，我们可以在企业内部建立一个档案服务中心，是使用者能够通过计算机和网络对档案资源进行方便的搜索。其次，档案管理者可以结合有关部门和单位建立一个统一的档案存储规划、标准分类和编制统一的管理软件。4. 档案管理工作要做好企业保密工作。为使用者提供在线查阅服务时一定要注意保密工作。首先，对电子档案设置权限等级，对于不同级别的档案分别采取不同的保密措施，不同用户具有不同的查看权限。
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对于超出保密时间的档案，要及时解密，
做好档案的开放服务和保密工作之间的协调。其次，要提高数据保密的技术手段，根据需要加密的档案的等级对档案进行加密工作，例如对一些内容要采取防下载和拷贝加密措施。第三，对于一些敏感信息要采用转换、覆盖、加密等技术进行处理。
（三）加强企业档案的法律制度建设和企业档案资源体系建设
随着档案管理工作设备的现代化，以及档案种类和档案载体的多样化，企业档案管理方法也应不断改革，笔者以为，只有以法治化为基础，建立起企业档案管理工作制度，才能发挥企业档案管理应有的作用。有效地加强档案信息的收集、整理和管理，从而有效保护、利用档案信息，为企业档案管理工作打下良好的基础。只有企业各部门都能基于《中华人民共和国档案法》建立健全档案管理制度，规范档案的收集、整理和管理工作，才能有效的保护、利用档案。才能为企业创造效益。
现代企业制度下的企业档案管理是现代企业的必然要求，也是企业档案管理突破自我，帮助企业实现现代企业制度的一种重要方式。当前的企业档案管理已经跨过过去的简单的信息收集机构的道路，正向着综合功能的信息服务机构发展。所以企业的档案管理应不断加大企业信息化水平，提高企业档案管理人员的素质，提高企业档案资源的利用水平。
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