媒体推介会

媒体推介会的特点

1.正规隆重：形式正规，档次较高，地点精心安排，邀请记者、新闻界（媒体）负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员。

2.沟通活跃：双向互动，先发布新闻，后请记者提问回答 。

3.方式优越：新闻传播面广、报刊、电视、广播、网站，集中发布（时间集中，人员集中，媒体集中），迅速扩散到公众。

6.1.3 媒体推介会的时机与主题

（1）恰当的时机：事件前一个月或两个月左右，如滑雪节12月5日召开，10月中旬召开媒体推介会。

（2）合适的主题：主题应集中、单一，不能同时发布几个不相关的信息。

媒体推介会的筹备

（1)准备主题材料

A.发言稿、新闻通稿（发给记者）

B.宣传材料

C.记者提问提纲（答记者问的备忘录）事先充分讨论，统一认识、口径，专门班子起草，打印，分发给记者。

（2）确定主持人和发言人（谁级别高）

A.主持人一般由组织的宣传负责人担任

B.发言人一般由组织的主要负责人担任（级别高、有权威性）

C.发言人旁边可配设助理人员

（3）确定邀请记者的范围地域（全国、地方）形式（文字、图片、录音 ）日期定后，提前一周送请柬，会前一、二天电话落实。

（4）选择合适的地点

（5）做好预算

媒体推介会程序

时间通常上午10点或下午3点，1—2小时之间，1.5小时左右。 1.迎宾签到 2.分发资料 3.会议过程 4.会后活动 5.效果评估 6.注意事项 媒体推介会流程（具体）

媒体推介会也是媒体所期待的。在全国性的媒体调查中发现，媒体获得新闻最重要的一个途径就是媒体推介会，几乎100%的媒体将其列为最常参加的媒体活动。由于媒体推介会上人物、事件都比较集中，时效性又很强，且参加推介会免去了预约采访对象、采访时间的一些困扰，另外，媒体推介会一般也会为记者提供一定的馈赠品，所以通常情况下记者都不会放过这些机会。

媒体推介会的操作技巧

如果企业对媒体推介会的策划筹办不够熟悉，建议选择专业的会务策划机构为其全程策划筹办。

媒体推介会关键点

媒体邀请

影响媒体记者参加媒体推介会的几个主要因素：

一、是否对口。综合性报纸和财经类报纸不是泾渭分明，有跨行业交叉报道的可能，但是对于大多数都市报的记者而言，这种对口性是第一要务。

二、是否有贴近性。是当地政府活动还是外地政府活动？是本地企业还是外地企业？是央企还是地方龙头企业？都市类媒体更愿意参加具有“本地性”新闻活动，比如中央电视台和北京电视台记者，经常会遇到相互排挤的状况。

三、是否有新闻性。快笔头公关认为，中央媒体、全国性媒体和地方都市类媒体在新闻性的判断上是有区别的，在具备一切新闻要素的前题下，中央级综合性媒体更注重报道倾向于大背景、大主题、大角度的切入，而都市类媒体更多的从易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公关公司在准备新闻稿的时侯，最少要有3—5个版本，并且新闻素材要更丰富。

四、是否有新闻采访权。很多媒体推介会上出现最多的是平面媒体记者的身影，这是因为新浪，搜狐等门户网站没有新闻采写权，只有几个主流新闻网络像人民网、新华网、千龙网、东方网等有采访权，而像新浪、搜狐的商业网站是没有采访权的，他们提供的内容服务基本上都是“信息集锦”——只能转载，不能独创。所以，为了让媒体推介会内容第一时间出现在网络上，邀请网媒记者出席时应区分清楚哪些能出席，哪些可以原发，哪些只能转载。

五、主办单位的身份。如果是政府部门举办的媒体推介会，那么跑口记者责无旁贷。但是由于政府部门的车马费一般较低，记者更愿意出席有实力、有知名度的大企业召开的媒体推介会。可想而知，如果即没知名度，又没新闻点，那么要靠什么来吸引媒体了。

新闻点策划

在做媒体推介会策划之前，公关公司要对新闻媒体议程（媒体的采前会、编前会）、新闻传播途径、新闻话题设置、公众舆论走向、媒体运作机制有深刻理解，同时对媒体推介会主办方所在行业背景、产业动向、竞争对手传播策略有着透彻的分析和把握，具备这些专业知识，才能策划出好的新闻事件，达到好的传播效果。但是，要吸引公众关注首先在形式和内容上要引起媒体兴趣。

一、借势当前公众关注的新闻事件，迎合新闻热度，释放相关性话题。

二、借明星、大腕助阵。

三、结合宏观背景、产业背景、行业背景，为媒体推介会造势，为媒体提供更多新闻由头和报道角度。

媒体推介会的标题选择

媒体推介会一般针对对企业意义重大，媒体感兴趣的事件举办。每个媒体推介会都会有一个名字，这个名字会打在关于媒体推介会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择媒体推介会的标题时，一般需要注意以下几点。

1、避免使用媒体推介会的字样。我国对媒体推介会是有严格申报、审批程序的，对企业而言，并没有必要如此烦琐，所以直接把推介会的名字定义为“**信息推介会”或“**媒体沟通会”即可。

2、最好在推介会的标题中说明推介会的主旨内容。如：“某某企业2005新品发布信息推介会”。

3、通常情况下，需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。这个可以在推介会主标题下以字体稍小的方式出现。

4、有时，可以为推介会选择一个具有象征意义的标题。这时，一般可以采取主题加副题的方式。副题说明推介会的内容，主题表现企业想要表达的主要含义。如：海阔天空 五星电器收购青岛雅泰信息推介会 媒体推介会的时间选择

新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。

因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把推介会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证推介会的现场效果和会后见报效果。

推介会应该尽量不选择在上午较早或晚上。部分主办者出于礼貌的考虑，有的希望可以与记者在推介会后共进午餐或晚餐，这并不可取。如果

不是历时较长的邀请记者进行体验式的媒体推介会，一般不需要做类似的安排。

有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席。但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。

在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业媒体推介会的传播效果。

媒体推介会的地点安排

场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据推介会规模的大小，室内推介会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的推介会宜选择五星级或四星级酒店。为了体现权威性，可在人民大会堂等权威场所举行（由于审核程序繁琐，企业可委托专业策划公司全程策划筹办）

酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与推介会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？

发布方在寻找媒体推介会的场所时，还必须考虑以下的问题：

· 会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？

· 背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。酒店是否会代为安排。

· 酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。

媒体推介会的席位摆放

摆放方式：推介会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。

摆放回字型会议桌的推介会现在也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面拜访新闻记者坐席，这样便于沟通。同时也有利于摄影记者拍照。 注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

推介会其他道具安排

最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在推介会前要反复调试，保证不出故障。

媒体推介会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排推介会，也要酌情安排人员做记者引导工作。

媒体推介会背景板主要衬托出会议主题，所以在设计及选材上一定要慎重考虑，近年来，媒体推介会主要采用高清晰写真布，这种材料因为无异味，不反光和高清晰的特点，所以对媒体推介会的现场气氛营造和媒体摄像都大有好处。

媒体推介会的资料准备

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在媒体推介会前发放给新闻媒体，顺序依次应为：

1、 会议议程

2、 新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）

5、公司宣传册

6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）

7、 有关图片

8、 纪念品（或纪念品领用券）

9、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

10、空白信笺、笔（方便记者记录）

推介会发言人的确定

媒体推介会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。

新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：

· 公司的头面人物之一——新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。

· 良好的外型和表达能力。发言人的知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表包括身体语言整洁、大方得体。 · 执行原定计划并加以灵活调整的能力。

· 有现场调控能力，可以充分控制和调动推介会现场的气氛。 发言人回答记者问的准备

在媒体推介会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通，增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，可使推介会所发布的新闻素材得到进一步的升华。

在答记者问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。

推介会前主办方要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

在推介会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

有些企业喜欢事先安排好媒体提问的问题，以防止媒体问到尖锐、敏感的问题。建议不宜采取。

媒体推介会对记者的邀请

媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。

邀请的时间一般以提前3到5天为宜，推介会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。

适当地制造悬念可以吸引记者对推介会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉，在媒体推介会之前，重大的新闻内容都不可以透漏出去。

在记者邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助推介会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。 媒体推介会的几个误区

误区之一：没有新闻的媒体推介会。有些企业似乎有开推介会的嗜好，很多时候，企业并没有重大的新闻，但为了保持一定的影响力，证明自己的存在，也要时不时地开个推介会。造成的后果是，企业虽然花了不小的精力，但几乎没有收成。新闻性的缺乏使得组织者往往在推介会的形式上挖空心思、绞尽脑汁，热闹倒是热闹了，效果却未见得理想，如果过于喧宾夺主，参会者记住了热闹的形式，却忘记了组织者想要表达的内容。 误区之二：新闻发布的主题不清。 从企业的立场出发，主办者恨不得把它的祖宗八代的光荣史一股脑端上去，告诉人家什么时候得了金奖，什么时候得到了认证，什么时候得了第一，什么时候捐资助学。但是偏离了主题的东西在媒介眼中，形同废纸。

又有的企业在传播过程中，生怕暴露商业机密，凡涉及到具体数据时总是含含糊糊一谈到敏感话题就“环顾左右而言他”，不是无可奉告就是正在调查。这样一来，媒体想知道的，企业没办法提供；媒体不想搭理的，企业又不厌其烦。

媒体推介会的流程

媒体推介会也是媒体所期待的。在全国性的媒体调查中发现，媒体获得新闻最重要的一个途径就是媒体推介会，几乎100%的媒体将其列为最常参加的媒体活动。由于媒体推介会上人物、事件都比较集中，时效性又很强，且参加推介会免去了预约采访对象、采访时间的一些困扰，另外，媒体推介会一般也会为记者提供一定的馈赠品。

标题选择

媒体推介会一般针对对企业意义重大，媒体感兴趣的事件举办。每个媒体推介会都会有一个名字，这个名字会打在关于媒体推介会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。

时间选择

新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把推介会的时间

尽可能安排在周一、二、三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证推介会的现场效果和会后见报效果。

推介会应该尽量不选择在上午较早或晚上。部分主办者出于礼貌的考虑，有的希望可以与记者在推介会后共进午餐或晚餐，这并不可取。如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的媒体推介会，一般不需要做类似的安排。有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席。但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业媒体推介会的传播效果。

地点安排

媒体推介会现场

场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据推介会规模的大小，室内推介会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的推介会宜选择五星级或四星级酒店。

席位摆放

摆放方式：推介会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。摆放回字型会议桌的推介会现在也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面拜访新闻记者坐席，这样便于沟通。同时也有利于摄影记者拍照。注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

其他道具安排

最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在推介会前要反复调试，保证不出故障。

媒体推介会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排推介会，也要酌情安排人员做记者引导工作。

资料准备

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在媒体推介会前发放给新闻媒体，顺序依次应为：1、会议议程、2、新闻通稿、3、演讲发言稿、4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）、5、公司宣传册、6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）、7、 有关图片、8、纪念品（或纪念品领用券）、9、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）、10、空白信笺、笔（方便记者记录）

推介会发言人

媒体推介会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦