时间管理读书笔记
时间管理读书笔记
整理by--summer
1.把要做的事情列表,从1-5选等级,1表示根本无法控制,5表示完全能控制的事情。学会逐渐将等级1的事情变成等级2.3.4.5的事情。(学会控制,让一切尽在自己掌握中)
2.反思:个人生活、工作中最耗时的活动是什么,如实评估。并将实际完成时间和预计时间相比较,反思时间都花费在哪里,要如何改进。
3.判断何谓重要事情:这件事情是 (a)高回报率 (b)实现个人目标的基本条件 (c)实现上司目标的基本条件 (d)实现团体目标的基本条件 (e)无法授权他人,只有自己才能完成
4.制定任务完成目标——对比实际情况、评估——总结经验——应用
5.列出不做的事情的清单,每天看一遍,不应该做的事情坚决不做!
6.繁重的任务应该:(a)细化处理,逐个击破 (b)找一个清静之地,安静思考 (c)趁势追击
7.令人厌烦的工作:(a)把它作为一天工作中的首个任务(b)列出完成此项工作的好坏处对比表,说服自己尽快完成此工作
8.模糊散漫的工作应制作出流程图。
9.制定的目标必须是:(a)可达到的(b)可衡量的 (c)书面化的 (d)有人负责的 (e)不断修改的 另外一个评判标准见下图。
10.要为时间计划留出一定喘息空间,以处理紧急情况
11.把一组有相同之处的任务整合在一起集中处理。并且必须是“无漏化”集中处理。
12.全面的日程安排,所安排的时间要比预计时间多30%。因为实际所花费时间
总比预计时间要多。
13.不被打扰的时间可以大幅度促进生产力
14.如何说不:说明原因——讲求技巧——建议替代方向——不要推迟决策,马上拒绝
15.提高会议效率的方面:
(1)准备一份书面议程和会议所需资料(提前24小时发放给到会的每个人,让他们有充分时间阅读,思考)
(2)明确会议开始结束时间
(3)设定至少一个会议目标
(4)合理设置议题数目
(5)只邀请相关人员,闲杂人等一律不请
(6)不走形式,不要只是因为是例会就召开会议
(7)创造一个高效率的会议环境
(8)不要让大家在一起解决一个一个人也能解决得很好的问题
(9)建立一个创意箱,离题箱。会议结束前讨论这些创意和话题
(10)会议结束前,口头总结一下会上达成的协议,分配的任务,做的决策
(11)会议后作一份书面会议总结,列出所要采取的行动步骤,实现会议达成的一致目标
14.写文章时要充分考虑读者,方便他们迅速简便地获取信息,最好将重点放在每一段开头的第一句话,之后围绕这个论点写出支持这个论点的所有信息和论据
15.写文章时要注意:(a)避免使用被动语态 (b)否定句换成肯定句 (c)将长句换成短句 (e)论述要详细具体 (f)使用破折号,数字,符号,粗体字,下划线,斜体字,标点符号等使文章要表达的内容更加清晰
16.电话沟通记录表
17.每隔一段时间备份电话一次
18.多重任务法:看教学录像时吃饭,等待看病时看杂志
19.将目标整理归类——写下实现目标的前提条件(详细的)——将目标分解成更小的可操作步骤。如:目标是成为CEO,前提是:(1)未来9年,3年升职一次 (2)在公司内部提高知名度 接着,就为如何实现这些前提条件制定目标
20.分解目标——明确前提——确定步骤——年目标——月目标——周目标
(类似于职业生涯规划的规划方法)
21.目标可行性分析(1)现实性:切实可行的 (2)具体化:清楚知道自己要做什么 (3)可量化:知道什么时候达到什么目标 (4)有价值 (5)积极性:实现目标时会感到高兴 (6)灵活机动性
22.80/20法则:大多数人仅花费20%的时间来完成那些重要的任务,而将80%的时间花费在那些不重要的任务、事情上。但,用20%的时间完成的重要任务占到了他们最后工作绩效的80%!
23.节省时间的方法:(1)取消某些活动,或将这些活动进行调整 (2)缩短做某事的时间(3)重新安排活动
24.拿出每天时间表,用不同颜色的笔标记不同活动,用红笔标记浪费掉的时间。坚持一周后,合并相同的活动,同时减少浪费时间的活动。
25.每天留出一些时间完成某些长期项目(半小时到一小时)
26.为长期项目估算时间,从最后期限开始,倒计时安排每部分工作所需时间
27.将任务分为:(1)必须做的 (2)应该做的(3)有时间再做的
28.时间管理最重要的部分是:(1)做每周计划 (2)将每日必做事项列表
29.好好利用过渡时间(等待他人的时间,两个会议之间的空闲时间等):但在过渡时间最好不要做复杂或重要的事情。在这段时间里,可以看看杂志,思考问题,做计划等。
30.拖沓分析法
31.使用网络表格:有利于整理思路,活跃思维。(如下图)
32.制作“奖励清单”,激励自己完成目标,可以将没有兑现的奖励放在一起兑现。
33.如何拒绝:先认可别人,再结束拒绝原因
34.如何说不:(1)态度坚定但不强硬 (2)微笑着拒绝 (3)把自己的意愿表达清楚
35.整理文件:放置4个纸箱。(1)暂存箱:不知道日后是否有用的文件放这(2)转移箱:里面的东西是给别人处理的 (3)处理箱:必须处理的文件 (4)保存箱:需要保存的文件
36.处理文件:坚持一个原则:尽量每份文件只处理一到两次
37.避免拖沓(1)逃避恼人的任务时——想后果,想拖延带来的麻烦
(2)逃避困难的任务——将任务分解成小单元,逐个完成,降低
难度
需要认识到:推迟决定不会增加决定的质量!
38.午饭后犯困:可以快速完成5.6项简单琐碎的工作,让自己兴奋激动
40.劣势是优势的欠缺,也是企业发展的不足之处。因此,克服现存的劣势是企业发展的明确战略
41.选择行动方向时,最有效办法是尽量让自己摆脱困境,此时可运用——资产负债表(如下图)
42.制作每日清单应该每一天早上或前一天晚上
43.准备三个文件夹,并贴上以下标签 (1)想法:记录自己想法 (2)自我提升:放置个人学习的资料 (3)将来:放置将来会用到的文件
44.快速集中精力的方法:(1)每次只解决一个问题 (2)为每项任务设定最短完成时间 (3)奖励自己 (4)找一个隐蔽处,让自己安静下来
45.一次只处理一份文件,当重新处理文件时,在文件上用铅笔做标记。用标记提醒自己减少处理每份文件的次数
46.制作时间日志(如下图)
要注意的地方:(1)日志尽量简单 (2)随身携带时间日志 (3)15分钟更新一次 (4)记录下终端任务的时间,原因,无论中断时间有多短 (5)最后,分析花费在每项的时间,分析中断任务的原因,思考如何避免中断
47.时间利用分析(如下图)
48.在处理文件时不要回忆或者打断自己的思路。当想到某些未完成的事情时,不要马上中断手头上的工作,只需将事情记录下来,接着继续完成手头工作。
49.在一张大纸(A4纸)上写下每件要做的事情,不要在桌子周围贴满便笺,不然自己会自动忽视这些便笺
50.将谈话/会议记录归类,标上日期
51处理堆积的杂志、报纸
52快速浏览杂志、报纸目录,标下感兴趣的文章
53.清理电脑硬盘,删除无用的、过时的文件,将文件归类
54.每天结束前,整理文件,将未完成工作增加到任务清单
55.制作长期任务清单,逐步达成自己的长期目标
56.(1)每天首先做最重要的工作 (2) 时时留意事情清单 (3)晚上睡觉前,浏览明天的任务,做到心中有数
57.在精力最旺盛的时候完成最重要的事情
58.谈判时,坐在别人的旁边而非面对面,这样能更好的控制会谈节奏,可减少沟通障碍
59.右撇子在谈判时应坐在别人的右边,这样你写字时别人可看到你写的内容
60.与两个或更多的人会谈时,不要做中间,应坐在他们的一边。这样就可以同时和他们讲话,不会忽略到任何一个人
61.谈判时,尽量坐直靠背的椅子,不要坐沙发,这样有利于让自己时刻保持紧张意识
62.要通过提问获取信息,同时鼓励他人说话以得到他人的资料,保持沉默,多听少说
63记住:提问人会控制谈话进程
64.提问时多问:WHO ,WHAT,WHEN,WHERE,WHY,HOW.尽量少问可用:“是”“不是”等简单回答的问题
65谈话中,一旦有不理解的地方,一定要弄清楚
66.使会谈顺利的方法:(1)随声附和对方所说的内容 (2)点头,说“哦”“嗯”
(3)用情绪和感觉回应他人 (4)转述总结他人所说内容
67.推销时,对方对你的产品不感兴趣的原因:(1)不信任你 (2)不需要你的产品 (3)不相信你的产品能达到他的需求 (4)不急
68关于让步的技巧:(1)不要轻易做出让步,即使已经决定让步,也要隔一段时间才给他人答复 (2)让被人看起来你的让步使你损失很大
69.当你与他人谈判时,不要一次只讨论一个条款,不然每个条款都做出让步,最后会造成巨大损失。当他人与你谈判时,一次只讨论一个条款,每个条款每个
条款地让对方做出让步。
70.处理有难度的电话会谈:(1)让对方等待几分钟,自己快速整理思路 (2)当某句话说到一半时,挂掉电话。对方会以为是线路故障。你要利用他回你电话或你回他电话这个间段时间,整理思路
71.DISC(见下图)
72..记录自己的能量周期,在精力最充沛的时候完成最重要的事情