公文写作规范与处理技巧

公文写作规范与处理技巧

公文的作用

1) 领导和指导的作用

颁发法令法规、传达领导意旨，领导和指导下级开展工作。

2) 行为规范的作用

对有关事项作出强制性的规定，对事项及事项所涉及的人员进行规范。

3) 传递信息的作用

在管理与工作开展中承担上传下达的角色，是公文的基本功用。

4) 公务联系的作用

是机关系统、部门之间联系公务的重要工具。

5) 凭据记载的作用

可以作为对往期工作、过往历史进行查询查证、分辨责任的依据。

公文的文种

行政机关公文文种

《国家行政机关公文处理办法》（2000）规定：行政机关的公文种类主要有13种（命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等） 党的机关公文文种

《中国共产党机关公文处理条例》（1996）规定：党的机关的公文种类主要有14种（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等）

公文的分类

按使用范围分类

1) 通用公文（党政机关、企事业单位、社会组织使用的公文）

2) 专用公文（某领域专门使用的公文

按行文关系分类（确定公文的行文方向，是公文写作的第一个重要步骤，因此行文关系是公文的一个主要的分类依据，要注意重点掌握。）

1) 上行文（下级机关向它所属的上级领导机关所递交的文件〈请示、报告等〉）；

2) 下行文（上级领导机关对所属下级机关发出的文件〈指示、批复等〉）；

3) 平行文（同级的机关或者不相隶属的机关之间互相发送的文件〈函、通知等〉）。

公文的分类

按性质和作用分类

1) 指挥性公文：是上级对下级的指导性文件，需要下级有关人员学习和贯彻执行（命令，

指示等）

2) 规范性公文：由法定单位制定，对工作或行为作出强制性规范要求的公文（条例，细则

等）

3) 报请性公文：下级向上级汇报工作、反映情况、请示问题的公文（报告、请示等）

4) 知照性公文：需要周知或遵守，或联系工作、通报情况所使用的公文（公告、通报等）

5) 记录性公文：记载公务活动以备查考的公文（会议纪要、大事记等）

按秘密程度和阅读范围分类

1) 秘密公文：涉及党和国家的秘密，需要控制传达范围和对象（绝密/机密/秘密）

2) 普通公文：不涉及重大机密，或在相关单位无须保密（工作计划、总结等）

3) 公布公文：公开发布的文件（公告、通告、国家领导重要讲话等）

按时限分类

1) 紧急公文：内容有时限要求，需迅速传递办理的公文（特急/急件）

2) 常规公文：不须加急处理，按照常规程序制发处理的公文

按收发程序分类

1) 发文：向其他单位发出的公文

2) 收文：接收到的由其他单位发来的公文

按载体分类

1) 纸质公文：所有内容呈现在纸上

2) 电子公文：所有内容通过计算机撰写、保存及传输

公文所涉及的范围十分广泛，所包含的信息也非常繁杂，所以充分了解公文的性质特点和作用，掌握正确的分类规则，是我们进行公文写作的重要基础。

公文的办理程序

即指公文从在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节，包括收文办理程序和发文办理程序两个部分。

收文办理：收文办理指的是机关文书部门接收到文件材料之后，在机关内部及时运转，直到阅办完毕的全过程。该程序主要分为以下环节：

（1） 签收登记

签收：收到文件资料后，在公文签收表上签字，明确交接双方的责任。

登记：对需要登记的文件资料进行编号，对文件来源等重要信息进行记录。

公文登记环节，是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。为文件的运转和管理提供了必要的信息。

(2). 审核、分发和传阅

审核：收到下级机关上报的需要办理的公文，需要进行审核。

分发：即分办，按文件内容，性质及办理要求，将来文分送有关领导，部门及相关人员。

传阅：单份或份数较少，或不需承办的文件，由文书人员组织相关部门及人员传递阅读。

(3). 拟办、拟办和承办

拟办：对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

拟办：机关领导人对如何处理接收到的公文给出指示意见。

承办：按照来文的要求进行具体的工作或者办理复文。

(4). 催办、查办和注办

催办：根据承办时限的要求，对必须办理答复的文件的承办情况进行督促和检查。 查办：文书人员协助领导检查各项方针政策、决议指示的执行和落实情况，查处存在问题。

注办：承办结束后，由经办人在公文处理单上作简要说明，便于整理与日后查考。

对于需要承办的文件，收文办理程序的结束亦是发文办理程序的开始，所以收文办理程序的办理效率和各环节的完成质量，直接关系到发文办理程序的执行情况。

发文办理：发文办理是指文件从拟稿到印刷发出的整个运转过程。该程序主要分为以下环节：

(1). 拟稿、审核与签发：

拟稿：公文承办人员根据领导交拟或批办的意见起草文稿的过程。

审核：在送交领导人审批签发之前，对公文草稿的内容，格式等进行全面检查。 签发：机关领导人对文稿进行最后的审批。

公文的草稿经过签发后，即成为公文的定稿，公文就可据拟生效。

(2). 核发、缮印与校对：

核发：在公文正式印发之前，对领导人签发的文稿进行复核，并确定发文字号、分送单位和印制份数。

缮印：对已签发的公文定制进行印制、装订等工作。

校对：将印制的样稿与经领导人签发的原稿进行核对校正，消除书写、排版上的错误。 缮印公文时，一般要先整理定稿并设计格式，之后先制作出样稿，对样稿进行校对无误后再进行批量的印制。印刷单位在校对的过程中，如果发现文稿上有错漏之处，应向承办人提出核对，不得擅改原文。

(3). 用印、登记与封发：

用印：在印好的文件上加盖机关的印章。

登记：对公文的详细信息进行发文登记，所有发出的文件均应进行登记，以便于文件的管理与查找。

封发：将准备发出的文件进行分装并发送。

随着计算机技术的普及，为了加快公文信息的传达速度，提高工作的执行效率，政府机关已开始采用各式各样的电子公文传输系统来传递公文，但无论采用哪种传递方式，都仍然必须严格按照各环节的处理规定来进行公文的办理。