公司财务管理制度汇编
公司财务管理制度汇编
货币资金管理制度 ............................................ 1
存货管理制度 ................................................ 3
固定资产管理制度 ............................................ 5
资产盘点制度 ............................................... 11
XX有限公司物流单证流转程序 ................................ 14
XX有限公司关于业务部门实行统计日报制度的通知 ............... 16
工资保密管理制度 ........................................... 16
公司费用支出管理制度 ....................................... 17
公司内部牵制制度 ........................................... 24
公司内部会计监督制度 ....................................... 26
公司内部财会稽核制度 ....................................... 27
公司会计电算化管理制度 ..................................... 30
本汇编中没有特别说明或抬头没有具体公司名称的所有财务制度和规定都适用于深圳市XX控股有限公司所属全部公司,包括深圳市XX控股有限公司、深圳市XX有限公司、深圳市XX有限公司、深圳市xx制作有限公司、深圳市xx有限公司及以后设立的其他公司。
董事长: 审定
财务总监: 汇编
二〇〇 年十二月二十五日
货币资金管理制度
总 则
第一条 为了加强对公司货币资金的内部控制和管理,保证货币资金的安全完整,制定本制度。
第二条 本制度所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。
岗位分工与授权批准
第三条 公司财务部门负责货币资金收付及管理业务,出纳部负责现金的收付和保管、收支原始凭证的保管、签发银行票据和日记账的登记;会计人员负责分类账的登记、收支凭证单据的复核和收付记账凭证的编制;内部审计人员负责收支凭证和账目的定期审计和现金的突击盘点及银行存款的定期核对工作;会计主管应负责审核收支项目、单位负责人的印单;公司总经理、各总监根据审批权限审批各项支出;财务总监根据货币资金总体规划核准各项资金支出。
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
公司严禁由一人办理货币资金业务的全过程。
第四条 办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,遵纪守法,客观公正,不断提高业务素质和职业道德水平。
第五条 公司各部门根据本部门职责要求办理相关货币资金业务,所有公司1000元以下的支出由部门经理审核,部门总监审批,财务总监核准;1000元以上的支出由部门总监审核,财务总监核准,总经理审批同意后付款;其它具体制度规定的审批权限与本条款相抵触者,按具体制度的规定执行。
第六条 审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
第七条 公司货币资金支付业务程序规定如下:
(一)支付申请:公司有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效经济合同或相关证明;
(二)支付复核:复核人应当对货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后,交由申情人员办理审批手续;
(三)支付审批(核):审批(核)人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批(核)。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批(核)准;
(四)办理文件:出纳人员应当根据审批通过的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。
第八条 货币资金收付只能由出纳员负责,其他人员不得接触货币资金;严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
现金和银行存款的管理
第九条 公司库存现金限额根据国家有关现金管理法规、公司生产经营需要,申请开户银行合理核定,超过库存限额的现金应及时存入银行。
第十条 公司现金开支范围如下:
①职工工资及各种工资性津贴;
②个人的劳动报酬;
③支付给个人的各种奖金;
④出差人员随身携带的差旅备用金;
⑤公司向没有在银行开立账户的个体经营者收购废旧物资及采购商品;
⑥公司职工食堂等有餐饮经营部门的农副产品的采购;
⑦银行转账起点以下的各项支出。
不属于现金开支范围的业务须通过开户银行办理转账结算。
第十一条 公司现金收入应当及时存入银行,借出款项必须执行严格的授权批准程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。
第十二条 公司取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设 "小金库",不得账外设账,严禁收款不入账或公司资金以私人账户存储。
第十三条 公司出纳要严格做到每日现金记账余额与保管的现金核对相符,并经常与会计核对账目,保证账实、账账相符。
第十四条 出纳人员应当严格遵守银行结算纪律,不准签发没有资金保证的空头支票或远期支票,套取银行信用;不准签发、取得和转让没有真实交易和真实债权债务的票据,不准违反规定开立和使用银行账户。
第十五条 公司会计应当定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时报批处理。
第十六条 公司会计部应当组织人员定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,做出处理。
票据及印签管理
第十七条 公司出纳部负责支票的购买、保管、使用,公司出纳应专设登记簿进行登记记录,防止空白支票的遗失和被盗用。
第十八条 公司在开户银行预留印鉴分别由专人负责管理,财务专用章应由财务总监保管,个人名章由总经理授权专人员保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。
附 则
第十九条 本制度由财务部门负责解释。
存货管理制度
第一条 为加强公司存货管理,规范存货的采购、耗用、销售与核算等,根据国家有关规定,结合公司经营需要,制定本制度。
第二条 本制度是公司营管理制度的重要组成部分,适用于公司各个部门。
第三条 存货的范围
存货范围确认,应以公司对存货是否具有法定所有权为依据。在盘存日,凡法定所有权属于公司的一切物品,不论其存放于何处或处于何种状态,都应作为公司的存货。
第四条 存货的分类
存货划分为原材料、包装物、低值易耗品、库存商品;原材料分为辅助材料、修理用备件、燃料;低值易耗品分为办公用低值易耗品、生产经营用低值易耗品、修理用低值耗品;库存商品按材料分类比如铁、铝、铜等,库存商品按供应商进行辅助核算;包装物分为包装袋、包装箱等。
第五条 存货的入库
1 所有存货,入库前必须办理验收入库手续;
⑴ 核对实物规格、型号、生产单位是否与合同一致;
⑵ 观察包装完好程度,并清点实物数量;
⑶ 完成实物品质检查;
⑷ 完成上述工作后填制“入库单”一式三份。
2 验收中发现溢余时填制按实际实库数量填写“入库单”;
3 验收中发现毁损短缺时填制“毁损短缺货物处理单”,按程序报批处理; 4 按实收数量入库,并记录实物账卡。
第六条 存货的出库
1 根据出库指令发出存货之前,必须填制“出库单”、“领料单”,“出库单”、“领料单”是报告仓库已按发货指令将存货发出,并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理“出库单”、“领料单”手续者,一律不得发货;
2 “出库单”、“领料单”以仓库为主体,按出库顺序编号,并按下列程序动作: ⑴ 本单一式三份,加复写纸一次套写;
⑵ 填完出库存单全部内容,空白行应盖“以下空白”章或划线注销;
⑶ 发货并经清点完毕,应盖“存货已全部发出”章或由仓管在出库上签字。 3 仓库内所有存货,没有出库指令,均不准出库,禁止以白条抵库。
第七条 仓储要求
1 库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准,货架应达到安全要求; 2 仓库物资必须严格按照规格定存放,每种存货应挂卡片,标明品名、规格、型号、产地、单位等,条件允许还应标明现存数量;
3 仓库保管员应履行以下基本职责:
⑴ 严格禁止无关人员进入仓库存;因业务工作需要进入仓库存的有关人员,保管
人员必须亲自陪同;
⑵ 定期检查消防器材,更新、补充消防物料;
⑶ 保持库房清洁卫生,库容整齐、美观;
⑷ 注意门锁安全,昂贵商品应设内库存放;
⑸ 经常核对账、卡、物,发现异常情况,及时上报处理。
第八条 存货账务
1 存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册,必须按品种、规格登记,妥善保管,年终装订成册,至少保存五年;
2 记账应有合法依据,凭证必须完整无缺,并遵守以下记账规则:
⑴ 根据入库凭证记收入,出库凭证记发出,有关指令资料作为其附件,按顺序编号,
作为记账索引号,按月装订成册,以便日后查询;
⑵ 账面不准撕毁,遇有改错,可以划红线加盖私章订正。账面记录,严禁挖、补、刮、擦和用涂改液;
⑶ 账面记录采用“永续盘存制”,每次发生增减变动,及时计算结存余额;
⑷ 启用账簿,应在账簿封面载明公司名称、年度,在启用页内载明账簿名称、启用日期,由记账人员签名或盖章,并加盖公章。调换记账人员时,应注明交接日期,并由移交人、交接人签名或盖章。
3 毁损处理
⑴ 存货在库保管期间,由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时,必须严肃、认真、及时地填制“毁损报告单”,按程序报批处理;
⑵ 毁损报告单经上级审查批准后,方可作减少账务记录;财会方可作有关账务处理。
第九条 存货盘点
1 每月终了,由财务部门组织会计、仓管应进行月终盘点,并完成下列程序: ⑴ 盘点前,必须将截止到当月最后一天的收入、发出记入账册并结出结存额; ⑵ 实地清点实物,核对卡片;
⑶ 编制月终“存货盘点表”。
2 会计部收到“存货盘点表”,认为有必要时,可到仓库存进行抽样核对,复核盘点表;盘盈、盘亏时,按审批意见做相关账务处理;
3 每年终了,根据公司盘点指令,组织人员全面清点,编制“存货盘点表”,并由公司财务部门派人员(或聘请注册会计师)参加监盘。
第十条 本制度由财务部门制定,解释权、修改权归财务部门。
第十一条 本制度自董事长签字之日起实施。
人员必须亲自陪同;
⑵ 定期检查消防器材,更新、补充消防物料;
⑶ 保持库房清洁卫生,库容整齐、美观;
⑷ 注意门锁安全,昂贵商品应设内库存放;
⑸ 经常核对账、卡、物,发现异常情况,及时上报处理。
第八条 存货账务
1 存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册,必须按品种、规格登记,妥善保管,年终装订成册,至少保存五年;
2 记账应有合法依据,凭证必须完整无缺,并遵守以下记账规则:
⑴ 根据入库凭证记收入,出库凭证记发出,有关指令资料作为其附件,按顺序编号,
作为记账索引号,按月装订成册,以便日后查询;
⑵ 账面不准撕毁,遇有改错,可以划红线加盖私章订正。账面记录,严禁挖、补、刮、擦和用涂改液;
⑶ 账面记录采用“永续盘存制”,每次发生增减变动,及时计算结存余额;
⑷ 启用账簿,应在账簿封面载明公司名称、年度,在启用页内载明账簿名称、启用日期,由记账人员签名或盖章,并加盖公章。调换记账人员时,应注明交接日期,并由移交人、交接人签名或盖章。
3 毁损处理
⑴ 存货在库保管期间,由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时,必须严肃、认真、及时地填制“毁损报告单”,按程序报批处理;
⑵ 毁损报告单经上级审查批准后,方可作减少账务记录;财会方可作有关账务处理。
第九条 存货盘点
1 每月终了,由财务部门组织会计、仓管应进行月终盘点,并完成下列程序: ⑴ 盘点前,必须将截止到当月最后一天的收入、发出记入账册并结出结存额; ⑵ 实地清点实物,核对卡片;
⑶ 编制月终“存货盘点表”。
2 会计部收到“存货盘点表”,认为有必要时,可到仓库存进行抽样核对,复核盘点表;盘盈、盘亏时,按审批意见做相关账务处理;
3 每年终了,根据公司盘点指令,组织人员全面清点,编制“存货盘点表”,并由公司财务部门派人员(或聘请注册会计师)参加监盘。
第十条 本制度由财务部门制定,解释权、修改权归财务部门。
第十一条 本制度自董事长签字之日起实施。
固定资产管理制度
第一条 为加强固定资产的保管及使用管理,保证固定资产的安全与完整性,提高固定资产利用率,特制定本制度。
第二条 固定资产是企业重要的财务财产物资,是企业从事生产经营不可缺少的物质资料,企业需要对固定资产增加、保管、使用、报废清理以及其他变动情况等及占用情况进行正确、及时的核算和监督,以管好、用好固定资产,挖掘潜力,不断提高使用效能。
第三条 固定资产的认定标准:
1.使用期限在一年以上的房屋及建筑物、机器、机械、运输设备以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
2.不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上,并且使用期限超过两年的。
第四条 固定资产的范围及分类:
本规则所称固定资产包括房屋、建筑物、机械设备、运输设备、电子设备、工具器具等大类,每一大类下按需要分成生产用固定资产、非生产用固定资产、出租用固定资产、未使用固定资产、不需用固定资产、融资租入固定资产等中类,每一中类下按需要分成基本生产用固定资产、辅助生产用固定资产、管理部门用固定资产、销售部门用固定资产、劳动福利用固定资产等小类。
其中:
1.生产用固定资产,指生产部门和为生产服务的行政管理部门使用的各种固定资产;
2.非生产用的固定资产,指非生产单位使用的各种固定资产;
3.出租固定资产.指出租给外单位使用的多余、闲置的固定资产;
4.未使用固定资产。指尚未使用的新增固定资产,调入待安装的固定资产,进行改建、扩建的固定资产以及长期停止使用的固定资产;
5.不需用固定资产。指企业目前和今后都不需要,准备处理的固定资产;
6.融资租入固定资产。指企业以融资租赁方式租入的固定资产;
各固定资产归口管理部门应根据固定资产认定及分类标准编制本部门所辖固定资产目录,会计部汇总编制公司固定资产目录并根据固定资产的变动情况及时调整。
第五条 固定资产的计价。固定资产的计价是以货币为计量单位,计算固定资产价值。固定资产计价方法如下:
1.购入的固定资产,按照实际支付的运杂费、包装费、保险费、安装成本和缴纳的税金等计价;
2.自行建造的固定资产,按照建造过程中实际发生的全部支出计价。包括材料费、人工费、机械使用费、其他建造费用及税金等;
3.投资者投入的固定资产,按照合同、协议约定的价值(指投入的非国有资产)计价;
4.融资租入的固定资产,按照租赁协议或者合同确定的价款,加运输费、保险费、安装调试费等计价;
5.接受捐赠的固定资产,按照发票账单所列金额加上企业负担的运输费、保险费、安装调试费等计价。无发票账单的,按同类设备的市价计价;
6.在原有固定资产的基础上进行改建、扩建的固定资产,按照固定资产原价,加上改扩建发生的支出,减去改扩建过程中发生的固定资历产变价收入后的余额计价;
7.接受的债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的固定资产,按应收债权的账面价值加上应支付的相关税费,作为入账价值,如涉及补价,收到补价的,按应收债权的账面价值减去补价,加上应支付的相关税费作为入账价值;支付补价的,按应收债权的账面价值加上支付的补价和应支付的相关税费作为入账价值。
8.以非货币性交易换入的固定资产,按换出资产的账面价值加上应支付的相关税费,作为入账价值,如涉及补价,收到补价的,按换出资产的账面价值减去补价,加上应支付的相关税费及应确认的收益作为入账价值;支付补价的,按换出资产的账面价值加上补价和应支付的相关税费作为入账价值。
9.盘盈的固定资产,按照同类或类似固定资产的市场价格减去按该项固定资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额作为入账价值。
第六条 为取得固定资产而发生的借款利息支出和有关费用,以及外币借款的折合差额,在固定资产尚未交付使用或已投入使用,但尚未办理竣工决算前发生的,应计入固定资产价值。在此以后发生的应当计入当期损益。
第七条 已达到预定可使用状态尚未办理竣工结算的固定资产,可先按估计价值计价,并计提折旧,待确定实际价值后,再进行调整。
第八条 固定资产的价值变动,具有下列情况之一者,可以调整固定资产的原始价值:
1.增加补充设备或改良装置。
2.拆除部分固定资产。
3.根据实际价值调整原来的暂估价值。
4.发现固定资产原始价值有错误时,应对固定资产账面原始价值进行调整。
第九条 固定资产折旧是把固定资产成本扣除净残值,按照一定规律,在估计的使用年限内进行分摊的过程,公司固定资产在计提折旧时不预留净残值,固定资产折旧方法按直线折旧方法。
第十条 固定资产计提折旧年限,房屋、建筑物为20年;机器、机械和其他生产设备为10年;电子设备、运输工具以及生产经营有关的工具、器具、家具等为5年。
第十一条 按照固定资产取得渠道和使用情况,除下列固定资产外,其他应按规定的使用年限或折旧率计提固定资产折旧。
1.按规定单独估价作为固定资产入账的土地
2.已提足折旧,继续使用的固定资产。
3.除房屋建筑物外未使用、不需用的固定资产
4.以经营租赁方式租入的固定资产
第十二条 固定资产增减折旧的处置。月份内开始使用的固定资产,当月不提折旧,从下月起计提出折旧;月份内减少或停用的固定资产,当月仍计提折旧,从下月停止计提折旧。
第十三条 提前报废的固定资产,其净损失计入营业外支出,不得补提折旧。 第十四条 固定资产折旧按月计提,按照规定的折旧额计入当期成本、费用。
第十五条 固定资产修理分为大修理和经常修理两类,固定资产大修理是指:固定资产局部更新。其特点:修理范围大、项目多、时间间隔长、修理费用数额较大。固定资产经常修理是指:固定资产局部检修、个别零件更换、排除故障和清洗等,修理费用数额较小。
第十六条 固定资产经常修理发生的费用,直接计入当期成本、费用:固定资产大修理所需费用,采用待摊方法,按月摊销计入当期成本、费用。
第十七条 管理部门、使用部门及职责:
固定资产按下列类别,分部门归口管理,其管理及保养细则由各管理部门会同使用部门自行制定。
1.土地、房屋及建筑物、办公用汽车设备及办公用固定资产等由公司办公室负责管理;
2.生产用机械设备、运输车辆等设备由生产部门负责管理。
3.符合固定资产标准的工具器具由仓库负责管理。
固定资产归口管理部门的职责:
1.编制固定资产投资计划,对投资项目和设备购置的工艺、技术性能等进行可行性研究分析;参加固定资产的清查,办理固定资产报废清理,对固定资产的盘盈、盘亏、毁损、报废提出意见,制定固定资产的优化配置计划,充公发挥固定资产的使用效益;
2.根据固定资产的配备情况,归口管理部门专门或兼职的固定资产管理人员,负责固定资产管理人员要保持相对的稳定,建立正常的工作制度;
3.固定资产归口管理部门应使用财务部门统一制定的固定资产卡片,详细填列固定资产资料,按固定资产类别和使用单位顺序排列,编码保管,并与财务部门的固定资产账和使用单位固定资产台账定期进行核对,使三者保持一致;
4.制定固定资产管、用、养、修制度,经常检查固定资产的分布情况和固定资产的完好情况,及时掌握固定资产动态信息。
固定资产使用部门的职责:
1.固定资产使用部门,要指定专人或兼职负责管理,做到账物卡相符;
2.对使用中的固定资产应执行有关部门制定的维修保养制度和有关操场作规程,建立资产管理岗位责任制,妥善保管和使用固定资产;
3.随时掌握使用中的固定资产动态,及时提供固定资产使用情况,经常与固定资产归口管理部门联系,不得擅自转移固定资产;
4.建立固定资产技术档案、台账,做到统计资料和原始记录齐全,按时、准确填报各种统计报表和分析资料。
第十八条 财务部门职责:
1.配合固定资产归口管理部门,做好固定资产管理的各项基础工作;
2.填制统一的固定资产卡片一式三份,一份交归口管理部门,一份交使用部门,一份留作设置账薄的依据;
3.协助固定资产归口管理部门,编制固定资产投资计划,并进行综合平衡,落实投资资金;
4.配合固定资产归口管理部门,做好固定资产的增加、调拨、清理和报废工作,组织固定资产的清理盘点工作;
5.组织固定资产的财务核算工作。
第十九条 固定资产的增加按以下规定办理:
1.固定资产的请购
⑴ 请购部门(固定资产使用部门)于申请增添固定资产时,应填写请购单,经部门经理审核,并注明请购日期、请购单位、用途说明、品名、规格、数量、需要日期、建议厂商等资料。
⑵ 将请购单送交归口管理部门复核增添该项资产之适用性及必要性,如公司内部可调拨者,由管理部门填制固定资产内部转移单通知相关部门,并在请购单上备注栏填注调拨情形后,将请购单退回请购单位自行归档。如公司内部无法调拨者,按审批权限送交行政总监审批(审核)、财务总监核准,总经理审批。
⑶ 采购部接到经批准请购单后,则办理采购程序,依采购程序办理固定资产的采购。
2.固定资产采购处理程序
⑴ 采购部在执行固定资产采购程序时,应先向供货商询价,并取得厂商之报价单,进行比价,以报价较低且品质佳的核准厂商为采购对象,每一固定资产采购批次至少有三家以上的供应商进行比价采购,由营销总监、行政总监、财务总监签批后实施。
⑵ 依请购单填写订购单并与供货商联络订购事宜,按一般采购程序办理。 ⑶ 采购部应与厂商签订购买合同,合同一式四份,由采购部与供货商分别留存一份;办公室归档一份,另一份原件与发票交财务作为付款入账之依据。
3.固定资产验收处理程序
⑴ 采购人员应与厂商联系送货时间及地点,固定资产送达时,请购单位、采购人员、管理部门均应派员会同点收数量、检查品质及规格是否与请购单及合同相符。
⑵ 固定资产验收合格后,管理部门开具设备交付使用单并登记固定资产卡片及固定资产目录,采购人员将固定资产交请购单位使用,固定资产使用部门应相应登记固定资产台账。
⑶ 采购部将请购单、设备交付使用单、发票一同送交财务做付款入账之依据。月末货到票未到,应将除发票外的单据送交财务做暂估入账处理。
⑷ 管理部门按固定资产编号规则编制固定资产编号并制作固定资产编号标签,粘贴于固定资产上。
第二十条 固定资产的减少按以下规定办理:
1.固定资产出售处理程序
⑴ 各类固定资产如有无法修复、修理费用过高或闲置等情形时,使用部门主管将设备提交管理部门鉴定决定处理方式并配合采购部寻找可能买主及比较出售价格。
使用部门应依据出售资产资料填写固定资产处置申请单;注明使用部门名称及代号、固定资产编号、品名、规格、数量及出售原因,报部门经理复核,报归口管理部门审批核准处理方式,交提交采购部。
⑵ 采购部依据各部门填写的固定资产处置申请单依照编号,联合管理部门
选定处置方式、寻找可能买主及比较出售价格,送财务总监、总经理审批。
⑶ 总经理批准固定资产处置申请单后,应交由采购部办理出售事宜。采购部办理固定资产出售后,应以固定资产处置申请单注明实际出售金额及有关费用,送财务部门办理收款及费用报销。
⑷ 固定资产处置申请单一式三联,一联由管理部门留档,并更新固定资产卡片及固定资产目录;一联连同相关单据送交财务作帐务处理,一联送回原使用单位存查。
2.固定资产报废处理程序
⑴ 各类固定资产如以达到不堪使用状态,且无法修复或修复费用过高时,使用单位应建议是否应予报废。
⑵ 凡决定应予报废之资产,使用单位人员提请管理部门鉴定并编制固定资产处置申请单,注明使用部门之名称及代号、固定资产编号、品名、规格、数量及报废原因,经部门经理复核报管理部门总监签批后并送交财务总监、总经理审批。
⑶ 管理部门应依已核准之固定资产处置申请单办理报废事宜,注明实际处置情形,并更新固定资产管理台账卡及固定资产管理目录。
3.固定资产的出租出借
⑴ 出租固定资产,由原固定资产使用部门提出可出租清单,经部门经理审核后报归口管理部门签批,财务总监、总经理批准后办理有关手续。租赁协议由归口管理部门牵头,召集财务部门等部门和有关业务人员与承租入方商定,财务总监、报总经理批准后,由会计部办理固定资产出租手续,并按租赁协议收取租金,协议期满后,由归口管理部门负责催回。
⑵ 出借的固定资产比照上述规定办理。
4.固定资产的内部转移
固定资产的内部转移,由管理部门提出意见,并填写固定资产内部转移通知单,经使用部门、接收部门、管理部门等部门会签后,交财务部门作内部转移帐务处理。
5.固定资产的封存及启用
⑴ 固定资产由使用部门向管理部门提出封存(或启用)申请,经管理部门、财务部门会签后,分管总监签字,由会计部办理转账手续。
⑵ 长期投资投出的固定资产,按公司对外投资的管理制度办理
第二十一条 固定资产的维修:
1.故障送修
⑴ 当固定资产故障,本部门无法自行维修时,使用部门人员编制固定资产维修申请单一式四联,注明固定资产各项资料及损坏原因、请修内容及希望完成修理日期,经部门经理复核后,送交管理部门处理维修事宜。
⑵ 管理部门于收到使用部门所交来固定资产维修申请单后,应寻找适当维修厂商,进行维修。
⑶ 管理部门寻得适当厂商后,应将送修厂商、预计维修金额及预定完成日期注明于固定资产维修申请单送交行政总监、财务总监、总经理审批。
⑷ 固定资产维修申请单经审批后,一联送回使用单位存查;二联由管理部门自行归档;一联送财务暂时归档,做为日后付款入帐之依据。固定资产送修完成回公司时,管理部门应会同使用部门办理验收,并于留底二联固定资产维修申请单验收栏内注明验收情形。
⑸ 管理部门应将固定资产维修申请单及相关资料送交部门经理复核,并将固定资产维修申请单一联归档;另一联连同发票等单据并填写付款申请单送交财务课申请付款。
⑹ 财务部门应核对付款申请单、固定资产维修申请单及发票等相关凭证是否相符无误。如相符,则编制凭证并依财务付款审批程序办理付款事宜;如有不符,应查明其原因。
2.定期维护
⑴ 各项固定资产应由管理部门订定定期检验、维护周期,并协同相关部门落实实施。
⑵ 各项固定资产需要送外检验或维护时,比照故障维修程序处理。
3.固定资产维修管理
⑴ 固定资产的修理分为中小修理和大修理。大修理是指房屋建筑物的翻修、改建、改造,机器设备全面拆卸更换主要部件。此外均为中小修理。
⑵ 机器设备的中小修理由使用部门负责。房屋建筑物的中小修理由使用部门提出, 管理部门审核后组织实施。发生的费用记入使用部门的成本、费用。 ⑶ 房屋建筑物的大修由管理部门归口,按项目编制年度计划和费用预算。机器设备的大修由管理归口,按使用部门、设备编号,编制年度大修理计划和费用预算。大修理费用列入当年度技改技术资金预算,经财务部门综合平衡、报公司总经理批准后,由归口部门组织实施,财务部门按预算计划严格控制。如超计划,应及时调整,追加计划报财务总监和总经理批准后,由财务部门执行控制。
⑷ 大修理费用按受益时间摊销,摊销时间不能超出一年。
第二十二条 固定资产的清查
1.为加强固定资产的管理,确保帐卡、帐物、帐帐相符,应于每年终对固定资产全面实地清查盘点一次。
2.财务部门每月对固定资产进行抽盘,并编写固定资产抽盘报告。
3.盘点工作由管理部门组织实施,财务部门配合。
4.点应编制固定资产盘点清册,经盘点人员和使用部门负责人签字,对出现的盘盈、盘亏现象,分别由使用部门负责查明原因,并填写盘盈、盘亏清单,经管理部门、财务部门会签。
5.盘盈的净收入和盘亏的净损失,报财务总监及总经理批准后,会计部负责作帐务处理,分别列入营业外收入和支出科目。
第二十三条 本制度由财务部门负责解释。
资产盘点制度
第一条 资产盘点目的:清查各项物品,材料,固定资产的使用情况,达到有效利用资产的价值;核对现有存货,固定资产等财产与账面记录是否一致,以确保公司财产核算的准确性,以利于成本计算的真实性;为销售计划提供准确的依据;资产存量的高低把握,不良品和呆滞品的及时发现。
为求资产盘点的正确性,盘点事务处理有章可循,并加强资产管理人员的责任,以达到财产管理的目的,特制定本制度。
第二条 盘点范围
(一)货币资金:系指现金、票据、有价证券等;
(二)存货:系指外购材料、外购配件、在产品、库存商品、低值易耗品等;
(三)固定资产:系指包括土地、建筑物、机器设备、运输设备、生产器具等固定资产、属固定资产性质,但以费用报支的保管物品。
第三条 盘点方式
(一)年中、年终盘点
1.货币资金:由财务负责全面盘点;
2.存货:由经管部门会同财务部门于年(中)终时,实施全面总清点一次;
3.固定资产:由经管部门会同财务部门于年(中)终时,实施全面总清点一次;
(二)月末盘点
每月末所有货币资金由财务负责全面盘点;所有存货,由经管部门会同财务部门按存货类别实施轮流盘点,每次盘点的存货品种不能低于全部存货品种的10%;固定资产由经管部门会同财务部门实施抽点,每月末抽点数不能低于固定资产总数的10%。
(三)不定期盘点
不定期盘点可以是全面清点,也可以是局部清点,根据公司需要进行。公司在下列几种情况下须进行不定期资产盘点
1.更换资产保管人员,针对保管的资产进行盘点,以更清保管人员的经管责任;
2.企业因进行购并改组、吸收投资等,对企业的资产进行盘点。
第四条 人员的指派与职责
(一)年中、年终盘点
1.总盘人:由总经理担任,负责盘点工作的总指挥,督导盘点工作的进行及异常事项的裁决;
2.主盘人:由财务总监担任,负责实际盘点工作的推动及实施;
3.盘点人:由各经管部门指派,负责点计数量;
4.会点人:由财务部门指派(人员不足时,间接部门支援),负责会点并记录,与盘点人相互核对确认、确保数据准确;
5.协点人:由各生产部门指派,负责盘点时料品搬运及整理工作;
6.监点人:由总经理室派员担任。
(二)月末盘点及不定期盘点根据盘点要求比照办理。
第五条 盘点前准备工作
(一)盘点工作计划及日程安排
主盘人应在盘点前制定盘点工作计划及盘点日程按排,计划必须明确如下事项
1.盘点工作计划完成时间;
2.盘点参加人员编组、对盘点参加人员的培训说明盘点要点及盘点应注意事项时间安排;
3.盘点工作实施及时间安排;
4.总盘点人选择必要项目进行抽点以增进盘点的可信度及了解盘点人员工作职责完成情况;
5.盘点报告编制及盘点工作总结,明确资产管理中存在的问题并提出切实改进措施,并对资产管理较好的部门及人员按公司的规定进行奖励,对资产管理不力的部门与个人按规定处罚;
6.财务会计部门根据盘点情况进行账务处理。
(二)经管部门将应将盘点对象资料及盘点用具,预先准备妥当;所需盘点表格,由财务部门准备。
1.存货的堆置,应力求整齐、集中、分类,并置标示牌;
2.现金、有价证券等,应按类别整理并列清单;
3.各项财产卡依编号顺序,事先准备妥当,以备盘点;
4.各项财务账册应于盘点前登记完毕。
(三)盘点期间已收到物料而未办妥入帐手续的物料,应另行分别存放,并予以标示。
第六条 财务部门应依“盘存表”编制“盘盈盘亏报告表”一式三联,送经管部门填列差异原因的说明及处理方案后,送回财务部门汇总转呈总经理签批,一联送经管部门,一联转送总经理室,一联财务部门自存作为帐项调整的依据。
第七条 现金、票据及有价证券盘点
(一)现金、票据、有价证券等项目,应由财务部门会同经管部门共同盘点;
(二)现金及票据的盘点,应于盘点当日上班未发生收支前或当日下午结账后办理;
(三)盘点前应先将现金存放处封锁,并于核对账册后开启,由会点人员与经管人员共同盘点;
(四)会点人按实际盘点数详实填列“现金(票据)盘点报告表”一式三联经双方签认后上报核准,一联经管部门存,一联财务部门存,一联送总经理室;
(五)有价证券及各项所有权证书等应确实核对认定,会点人按实际盘点数详实填列“有价证券盘点报告表”一式三联,经双方签订后上报核准。一联存经管部门,一联存财务部门,一联送往总经理室,如有出入,应即上报总经理批示。
第八条 存货盘点
存货的盘点,以当月最后一日开始实施为原则;盘点过程及相手续比照办理。
第九条 注意事项
(一)所有参加盘点工作的盘点人员,对于本身的工作职责及及相关准备工作,必须深入了解;
(二)盘点人员盘点当日一律停止休假,并须依时间提早到达指定的工作地点向该组报到,接受工作安排;
(三)所有盘点资产都以静态盘点为原则,因此盘点开始后应停止财物的进出及移动;
(四)盘点使用的单据、报表内所有栏目若遇修改处,均须经盘点人员签认始能生效;
(五)所有盘点数据必须以实际清点、过磅的确实资料为据,不得以猜想数据、伪造数据记录;
(六)盘点开始至工作终了期间,各组盘点人员均受总盘人指挥监督;
(七)盘点终了由各组负责人向主盘人报告,经核准后始得离开岗位。
第十条 盘点工作奖惩
(一)盘点项目差错率
1.固定资产差错率为零;
2.低值易耗品差错率为百分之一;
3.成品.半成品.品料差错率为百分之二;
4.外购物资差错率为百分之二;
(二)奖惩
1.奖励
所有盘点差错率在规定以下者,月盘人员每人奖励二十元;
所有盘点无任何差错者,月盘人员每人奖励三十元,年终奖励五十元;
2.处罚
固定资产出现差错,盘点人员每人罚款贰拾元,达一个百分点罚叁拾元,以此类推; 低值易耗品盘点差错超百分之一者,盘点人员每人罚款壹拾元,每增加一个百分点加罚壹拾伍元;
成品料.外购物资差错率超百分之二者,盘点人员每人罚款壹拾元,每增加一个百分点加罚壹拾元;
漏盘或重盘一项盘点人员每人罚款伍拾元;
第十一条 赔偿处理
资产管理人员、保管人有下列情况者,应报总经理批处赔偿金额
(一)对所保管的财物有盗卖、掉换或化公为私等营私舞弊的:
(二)对所保管的财物未经报批而擅自移转、出租出借或损坏不报告的:
(三)未尽保管责任或由于过失致使财物遭受被窃、损失或盘亏的。
第十二条 本办法由财务部门制定和解释,报董事长批准后实施,修改时亦同
XX有限公司物流单证流转程序
一 交货单填制流程:
交货单是采购部采购货物后交由生产部进行生产处理的货物交接凭证,此交接过程中涉及三个部门(或相关人员):采购部、生产部、监磅员。 ①采购部采购货物,负责将货物运输到公司过磅; ②采购部会同生产部、监磅员一起将采购货物过磅,过磅后根据实际称重由采购部开出交货单,并在交货单上签字确认交货; ③采购部在交货单上签字后由生产部在交货单上签字确认收货;同时由监磅员在交货单上签字确认计量; ④采购部保存第二联,生产部保存第三联,同时由采购部送存会计部第四联。
二 入库单填制流程:
入库单是生产部对货物进行加工生产成成品后交由仓库进行保管的货物交接凭证,此交接过程中涉及三个部门(或相关人员):生产部、仓库、监磅员。 ①生产部将货物加工生产成成品后,负责将货物运输到成品仓过磅; ②生产部会同仓库、监磅员一起将成品货物过磅,过磅后根据实际称重由生产部开出入库单,并在入库单上签字确认交货; ③生产部在入库单上签字后由仓库在入库单上签字确认入库;同时由监磅员在入库单上签字确认计量; ④生产部保存第二联,仓库保存第三联,同时由生产部送存会计部第四联。
三 出库单填制流程: 出库单是仓库根据出货通知单将货物交由销售部销售给客户的货物交接凭证,此交接过程中涉及三个部门(或相关人员):仓库、销售部、监磅员。 ①仓库根据出货通知单将成品货物装货; ②仓库会同销售部、监磅员一起将成品货物过磅,过磅后根据实际称重由仓库开出出库单,并在出库单上签字确认出库; ③仓库在出库单上签字后由销售部在出库单上签字确认交接;同时由监磅员在出库单上签字确认计量; ④仓库保存第二联,销售部保存第三联,同时由仓库送存会计部第四联。
四 提货制下销货单填制流程: 销货单是销售部根据出货通知单将货物销售给客户的交接凭证,此交接过程中涉及
三个部门(或相关人员):销售部、客户、出纳部。 ①销售部根据出货通知单将由仓库交接过来的货物数量、单价等数据开出销货单,并在销售单上签字确认销货;
②采用提货制的客户在销售单上签字确认购货,由销售部保存第二联,客户持第三、四联到出纳部交款或办理授信手续; ③出纳部收起货款后开出收据给客户以确认收款,并在销售单上加盖现金收讫章; ④客户在销售部的培同下凭销货单和交款收据办理放行条,公司保安根据客户所持放行条放行货物。
五 送货制下销货单填制流程: 销货单是销售部根据出货通知单将货物销售给客户的交接凭证,此交接过程中涉及三个部门(或相关人员):销售部、客户、财务部门。 ①销售部根据出货通知单将由仓库交接过来的货物数量、单价等数据开出销货单,并在销售单上签字确认送货; ②销售部负责将货物送至销售合同中客户提定交货地点,负责办理与客户的货物交接手续,并由客户在第二、三、四联上签字确认收货,客户留存第三联,销售部持第四联到客户财务部收款或将第四联交由本公司出纳部办理收款; ③出纳部根据由客户收货签字的第四联与客户联系收款事宜,收起货款后开出收据给客户以确认收款。
XX有限公司关于业务部门实行统计日报制度的通知
采购部、生产部、成品库、销售部:
为了更好地收集企业购销存业务信息,为企业管理提供完整准确的数据支持,明确各部门的相关职责,公司决定各业务部门实行统计日报制度。
统计日报格式及填写要求由公司根据各部门的实际情况及管理的要求综合确定;各部门报表由部门填写、复核,后由部门经理核准签字,报主管总监;各部门同时将日报表复件通过网络存入财务部共享文件夹,以便财务部门对数据进行核对与综合;数据填制方法、规则由财务部门负责解释。
统计日报从二○○ 年七月二十一日起执行。
附件:
①公司采购日报表
②公司生产日报表
③公司库存商品日报表
④公司销售日报表
工资保密管理制度
第一条 本公司为鼓励各级员工恪尽职守,且能为公司盈利与发展积极作贡献,实施以贡献论酬的工资制度,为培养以贡献争取高工资的风气,避免优秀人员遭嫉妒,特制定实施工资保密管理制度;
第二条 各级部门经理应要求所属人员不得探询他人工资,不评论他人工资,以工作表现争取较高工资收入;
第三条 各级人员的工资除公司人事专员、发放工资的出纳人员、人事部门经理、财务总监外,一律保密,如有违反,按如下规定进行处罚:
1.人事专员、发放工资的出纳人非经批准,不得私自外泄任何人工资,如有泄露事件,另调他职;
2.探询他人工资者,第一次扣发五十元,第二次扣发一百元,第三次扣发工资一百五十元,并解除其与公司的雇用关系;
3.吐露本人工资未招惹是非者处罚方法同上述第三条第一款规定, 如因此而招惹是非者解除其与公司的雇用关系;
4.评论他人工资未招惹是非者处罚方法同上述第三条第一款之规定,如因此而招惹是非者解除其与公司的雇用关系;
第四条 员工对本人工资计算等有不明之处,报经主管对人事专员查明处理,不得自行理论;
第五条 本办法经各部门经理讨论同意会签后,一并呈总经理批准后实施,修改时亦同。
公司费用支出管理制度
为规范公司财务管理,严格执行财务制度,明确费用支出的程序和标准,促进公司各项工作顺利开展,根据公司法、会计法和公司实际情况,特制订本制度。
费用支出报销程序
第一条 费用支出范围。
1、费用支出是指凡不能归入工程价款、机器设备采购款、商品采购款的款项,包括办公用品、生产用物料款(氧气、乙炔、纸袋、机动车油料、劳保用品等)、修理用配件等物资采购款,运输费、装卸费、招待费、误餐费、差旅费、通讯费等。
2、工程价款、设备采购款、商品采购款项的支付程序按本办法第七、八条办理。
第二条 支出原则:公司员工应本着高效、节约的原则经办各种事项,有计划、有控制地安排各项开支。费用支出的事中控制关键在于相关业务的经办人员和部门主管,财务部门重于事后核报。
第三条 费用审批权限:费用支出在1000元以下的,由各部门总监审批,财务总监核准后报销;费用支出在1000元以上的,由总经理审批后报销。
同一项目(同一笔贸易)应按合计总额报批,不准为逃避审批而分列报批。
第四条 月度付款计划。
公司各部门必须在每月底根据下月工作计划制定本部门月度用款计划。
各项工程款项、设备和商品采购款项必须由各职能部门每月按工程项目、合同项目及施工单位(供应商)、资产购置清单等项目编制详细的月度用款计划,部门总监签字,由出纳部审核汇总,报经总经理审批,出纳部按此月度用款计划执行。月度用款计划追加或调整,一律报总经理专项审批后执行。
超过30000元的大额现金需求,按照银行现金管理要求,需提前1-2天向财务部门提出申请,以便财务部门准备。
第五条 支出凭证要求
1、各种报销发票,必须为国家统一发票,发票上抬头必须和公司名称一致,除职工食堂采购原料等可以使用收据外,实在无法取得发票的零星支出收据应有经办人和出售人或证明人签字。
2、报销单据一般不得涂改,如有改动,外来发票应由对方单位在改动处加盖公章,自制凭证应由经手人在改动处签章,否则不得报销;
3、公司的各种付款及报销单据经办人员应注明用途并签名,采购部报销费用时必须注明供货商,销售部报销费用必须注明客户;
4、对各种报销单据,会计人员必须进行审核,对不符合报销规定的单据可以要求更换。无法更换的,财务可拒绝报销;未经财务总监复核签字的单据,不得付款。
5、当期费用必须当期报销(除公司现金极度短缺外),如通讯费、核定的业务费、核定的差旅费等,当期不报销视作自愿放弃(12月份通讯费除外)。
第六条 经济合同的管理。
合同主要有工程类、购销类借款合同及其它合同四大类。
1、按照公司规定,各种合同,必须报经公司法定代表人签字批准,或经其书面授
权同意签订方可有效。
2、合同签订应规范、严密,避免引起法律纠纷。合同一般包括以下9项内容:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法。法律法规规定订立和变更合同应当办理批准、登记等手续的,依照其规定,重要合同可选择合同公证。
3、对一些涉及公司财务活动的经济合同,有关部门在签订时,应当事先征求财务部门的意见。财务部门对各项合同的合法性、合理性、经济性等进行分析、咨询和监督执行。
4、合同的变更。合同的标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式等9项内容中有变动的,应该重新或补充订立书面合同。
5、所有对外及与内部职工签订的各种合同、协议,签订后,都要及时交存档案室存档,同时一份交财务部门,作为财务收、付款依据。
凡超过2000元的工程款项或设备采购款支付,必须附有工程施工合同或设备采购合同,商品采购按商品采购合同执行,其他无依据的支付款项,财务应拒绝支付。
6、各部门应严格对照合同条款监督履约情况,做好记录归档管理。
第七条 工程价款及机器设备采购款支付
工程在订立合同时明确工程项目,分清类别,各个订立;工程验收及货款支付均以合同为准。
工程部门应对各项工程款按工程项目和工程进度编制工程项目资金预算及按进度付款计划,报经总经理批准后执行。
凡须支付的工程款项,必须按合同,凭施工进度预算,由工程验收人员现场根据施工单位所报进度,按施工规范的质量要求,验证、签字认可其质量、数量,填制“工程款支付会签单”,据以支付。
每项工程完工后,应要求施工单位进行现场清理,包工不包料工程清理出的剩余工程物资应办理入库手续,对超出消耗标准超量采购的工程物资款项,应由施工单位承担,在工程款结算时扣除;
工程竣工后,工程主管部门应及时组织人员验收,以免完工后工程形象的改变与遮盖、拆除,造成工程竣工验收的困难,工程验收人员按合同项目逐项进行实地检测记录,工程款根据原始记录数据进行计算,经全部验收人员签字确认后,由承包方提供发票,会计部按工程竣工验收结算单及相关资料核实后开具付款申请书,经主管总监审批、财务总监核准后付款,超出主管总监审批权限的,由财务总监报总经理审批后付款。
无需安装符合固定资产标准的机器设备及其它固定资产购置,首先由资产使用部门提出采购申请,报主管部门总监核准,总经理审批同意后,采购部询价采购,设备验收合格后,开据付款申请书(附采购申请书、设备发标、验收报告、设备交付使用凭证、正式发票),并依次报主管总监审批、财务总监核准后付款,超出总监审批权限的,由财务总监报总经理审批后付款。
第八条 商品采购货款支付
本条所称商品是指为满足挑选后销售的需要而采购的废料包括废铁、废铝等。 现结的商品回厂经过磅称重后,采购部开出交货单,生产部验货确认,采购部开出付款申请书(附交货单、对方销售发票及相关磅单),按程序依次报营销总监审批、财
务总监核准后复核付款,超出营销总监审批权限的,由财务总监报总经理批准后付款。
预付商品采购款或定金,由采购部开出付款申请书(附商品采购合同),按程序依次报营销总监审批、财务总监核准后付款,超出营销总监审批权限的,由财务总监报总经理批准后付款。
月结的商品回厂经过磅称重后,采购部开出交货单,生产部验货确认,采购部应及时将附交货单、对方销售发票及相关磅单收集齐全交会计部核算,月结付款由会计部开具付款申请书,经采购部、供应商核对无误后经会计部经理复核,按程序依次报营销总监审批、财务总监核准后付款,超出营销总监审批权限的,由财务总监报总经理批准后付款。
第九条 借款及归还
为了保证正常的工作秩序,保障业务的顺利进行,相关部门的业务人员经领导批准,可领取一定限额的周转金或备用金(根据备用金不同的性质与用途,依上述审批程序办理),周转金是保证日常费用的必需,可以保留使用,日常凭单据报销。无论何种原因,一旦离开该岗位,必须归还其周转金。
出差人员借款,先填写"借款审批单",先经部门经理同意,再由各部门总监批准,最后经财务总监审核后,方予借支,出差返回一周内无故未办理报销手续的欠款及结欠金额财务部门有权从当月工资中扣回。前款不清,后帐不借。
外单位借款、个人因私借款,或超过1000元以上的借款,必须经总经理批准后,方予借支。 外单位和人员借款,必须有本公司为该笔业务联系人负责跟踪其还款。财务人员对所有往来账项进行定期跟踪结算。
第十条 费用报销程序 费用支出按部门归集,由其主管总监审批,财务总监核准后报销,超过限额的报总经理批准报销。
①、报销申请人将所有发票、车票等原始单据应分类粘贴在粘贴单上并注明该类发票的张数及金额,经手人在原始单据上注明用途并签名。报销人将原始单据送部门经理审核其经济业务的真实性、有效性、合理性以及有关费用标准、计划的执行情况,部门经理在原始单据上签字,公交车票的特小幅面的同类多张原始单据可在该类粘贴单上签字。
②、报销人根据部门经理审核通过的原始单据汇总填制报销单,交由会计部复核单据的有效性、金额的准确性和财务制度合规性并在“复核”或“会计”栏签字。
③、报销人送交部门总监在“部门领导签批”或“备注栏”审批签字。 ④、报销人送财务总监在“会计主管”栏核准后报销,超出部门总监审批权限的,由财务总监报总经理在“公司领导审批栏”审批签字后付款。
对于阶段性业务费用,可由业务部门会同财务部门制定专项业务支出限额,另文公布,进行控制。
费用报销标准
第十一条 业务招待费开支规定
1、公司各部门在业务活动和接待工作中,根据具体情况可安排客饭或招待用餐,也可适当赠送纪念品或礼品。报销单据必须是正式发票,先由经手人签名,注明用途,
部门经理证实签字,再报会计部经理审核,然后由各部门总监审批,方能付款报销。业务招待费总额应控制在营业净收入的3‰之内 。
客饭或招待用餐标准根据活动性质及招待对象确定,具体分以下三级: 第一级:每人每餐不超过50元;
第二级:每人每餐为50-100元;第三级:每人每餐为100-300元。
2、审批权限:第一级由各部门经理预审,主管部门总监核准:第二级、第三级由各部总监核实,总经理核准,报销时须在发票上注明就餐事由、对象和人数,并由二人以上签名。
3、本部食堂客饭报销:客饭应向部门经理提出申请,经部门签批后交行政办公室申请客饭并登记就餐对象和人数。
4、对外赠送纪念品和礼品的,应由部门经理提出书面申请,申请应注明礼品名称、数量、单价和金额,经部门总监复核,总经理批准后才能购买或领用。
5、大型展览会、大型招待会所属礼品的购置由组织会议的部门列入会议费用开支预算,按本规定第五章有关规定履行审批手续后,在会议费中列支。
6、超指标外的业务招待费,一般不予开支,如有特殊情况,须经总经理批准,方能报销。
第十二条 办公用品开支规定。
1、办公用品是指公司各部门及下属公司、在生产,经营、管理的过程中使用的物品。办公用品统一由行政办公室以记账方式发放,各部门不得自行购买办公用品。如工作需要非为公司统一领取的办公用品,需报部门总监批准方能外购。
2、办公室于每月根据公司各部门填写的(办公用品低值易耗品请购单), 汇总各种办公用品的数量、种类,集中购置。
3、办公工具维修支出。指公司运输工具(包括小轿车、面包车、大卡车等)、办公用计算机、复印机、空调机、通信器材等因出现故障而进行日常维修而支出的费用。办公工具维修支出由公司办公室归口管理、各部门应填写书面维修申请,报本部门经理批准。
4、车辆配备用及费用。根据工作需要配备轿车,除总经理及营销部门外,原则上不配备部门及个人专用轿车(特殊个案必须经过总经理以上领导特批),只配统一调度使用的公务车辆。
车辆的日常费用由办公室统一核销。车辆的日常费用是指汽油费、停车费、过路桥费,应经办公室主任初审,行政总监审批后实报实销;其它,如罚款单不得报销。 公务车的修理(指较大项目修理),维修前须提出书面报告,说明原因和预计费用,报销时在发票上列明详细费用清单,经行政总监复核及总经理批准。
第十三条 加班费、劳务费开支规定
1、下属公司各部门因特殊工作需要,在一段时间内组织加班,由各部门负责人提出书面申请,经主管部门总监或总经理批准,可以向加班职工发放加班费。发放加班工资只限于生产工人和勤杂人员。
2、加班费标准:
①加班15分钟以下不计加班费:15-45分钟以下按半小时计算,45分钟以上(含45分钟)按1小时计算。
②工作日加班,每小时加班费为基本工资的1.5倍;
③加班费的统计计算由人事部门会同生产、采购等部门负责。
3、劳务费指各部门支付给临时招用的散工,聘请的专家或顾问以及各种应给予报酬的外单位人员的费用。各部门申请支付劳务费均需填写书面申请,说明劳务费金额、用途、人数等,报部门经理复核部门总监审批。劳务费支取时,应由收取人本人签字领取。公司代扣代缴个人所得税。
第十四条 差旅费报销规定
1、员工因公务需要离开公司,外出工作,不需要在外住宿的应经部门总监批准,并在部门中留言去向,方可外出公干。需要在外住宿的应填写出差申请单,填写出差事由、地点、时间和人员名单。经部门经理复核部门总监批准同意后方可成行。
2、借支:员工因公务出差需要借支的,除来回车船费用外,最高借支、外省市一般每人每天按150元标准借支,如需其他费用应得到特别的批准。本市或本市郊区一般不得借支差旅费。出差时借款,前帐不清、后帐不借,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批。
3、出差报销标准 ①本市出差 就餐补贴:员工因公在市区或郊区出差,中午不能赶回单位,在外就餐,报销十元:19:00尚未到达目的地,可报销晚餐10元。
交通费:员工因公在本市出差,乘坐的公共交通费用按实报销,但不能报销出租汽车费用;本市出差一律不能报销住宿费用。
②外省市出差 就餐补贴:员工因公出差去外省市出差,每天的就餐补贴为30元;凡当天12:00以后出发的,或在13:00以前回到企业所在地的,该天的就餐补贴为15元;
交通费: 员工因工出差去外省市,按实报销去目的地的火车硬座票,长途汽车费用;夜间19:00以后路途时间超过6小时或白天连续乘车超过10小时的,方可报销火车硬卧票、轮船三等舱票,长途汽车卧铺票。未乘卧铺者,可按所购票价的50%给予补贴。(乘坐特快列车的,按特快票价的40%补贴;购买软座票者不给补贴。乘坐飞机应事先得到总经理的特准。
员工因公出差在外省市,当地的交通补贴一般每天每人10元,营销人员一般20元以下,超支的由部门总监特批。
住宿费:员工因公在外省市出差,需要在当地留宿的可按下列标准报销:
外省市出差住宿费用报销标准表
一人单独出差的,住宿费可按以上标准上浮25%;二人共同出差的,住宿费按以上标准下浮25%;三人共同出差的,住宿费按一人单独出差加二人共同出差的标准报销;三人以上多人共同出差的,住宿费按以上标准累加报销。
③参加会议: 参加会议人员,按会议规定的收费标准,凭据报销。收费中已包括伙食或住宿费的,不再报销就餐补助费或住宿费用。 凡有接待单位提供就餐、住宿的,不得另行报销就餐费和住宿费。
3、因特殊情况,出差人费用超出标准的,报总经理特批。 4、报销:
因公出差人员回公司后应向部门总监书面或口头汇报出差经过情况,并在一周内报销出差的一切费用和归还借支的款项。
出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票等凭证作为计算费用的依据,并按每次出差实情填写有关单据,需按审批权限报领导审核。
会计人员应按报销标准核对出差人员项目和金额,不符合报销标准的项目和金额应当予以更正。
出差人员在同一地点驻留20日以上者,自第21日起比照规定标准的80%给予报销。
员工赴外地学习培训超过30天以上的部分,相关补贴按标准的50%发给。 第十五条 电话费支出规定
1、根据工作需要,公司总经理住宅电话初装费,电话产权归公司所有,电话费由公司负担。
2、话费报销必须以电信局提供的话费发票,每月在各报销标准挡次内以予报销。 3、超过标准以外的确实是公司业务所需的通讯费用,提供有效话费清单,剔除个人私用部分,经主管财务的公司领导审批,给予照实报销。其它超过限额的部分一律由个人自行处理。
4、话费报销标准:
人员类别 话费报销标准 业务相关人员(含水电维修,汽车司机,仓管) 50或100元 经理、主任、主管级 200元 主办业务人员(采购、供应、销售) 300元 副总经理、总监级 300元至400元
总经理级
500元
第十六条 本制度适用有限公司、XX有限公司、有限公司、有限公司和有限公司。 第十七条 本制度由财务部门负责解释,从本制度执行之日起2003年颁布的《费用报销制度》同时废止。
附:各类资金管理审批权限一览表
各类资金管理审批权限一览表
公司内部牵制制度
(一)公司内部牵制制度,是公司内部有关部门和各有关工作人员之间,在处理经济业务过程中相互联系,相互制约的一种管理制度。
企业内部牵制制度,必须坚持机构分离、职务分离、钱账分离、账物分离、票章分离的原则。
(二)货币资金业务的内部控制
1、货币资金指现金、银行存款和其他货币资金。
2、各种收付款业务,均应集中于出纳员凭会计的收付款凭证办理,没有会计凭证出纳不得办理收付款业务。其他任何部门或个人都不得擅自出具收付款凭证。
3、现金收入和支出必须登记日记账,每日应检查账面与库存现金是否相符。白条不得抵充库存现金。
4、银行存款收付业务,每月必须与银行对账单核对,并按规定作银行存款余额调节表。银行存款余额调节表和对账单要由资金主管复核。
5、支票使用要填写“支票领用审批单”,并经过领导审批。一般不得签发空白支票,签发空白转账支票时,必须有出纳和主管领导签章。出纳员必须在支票上填写签发日期、用途和用款限额,并设置支票领用登记簿进行记录,在报销或交回时同时给予划销。
6、一切收付款业务均应有手续齐全且合规合法的凭证。收付款业务完成后要加盖收讫或付讫印章。
7、所有的付款业务都必须有主管领导批准,经办人在记账凭证上认签,财务主管审核,财会人员签章后才可支付。
8、财务公章和私章应分开两人保管,填写支票和加盖公章工作分离,强化内部控制。
(三)货币资金收入业务的内部控制
货币资金收入的内部控制主要是现金,因为通过银行收款的业务,已受到银行的直接监督,客观上已起到堵塞和减少漏洞的作用。
1、销售产品、材料收入现金的内部控制
零销产品、材料收取的现金,实行“原始凭证控制法”。顾客购货时,由业务部门开具发货单或凭据,顾客持发货单或凭据到会计部开具发票,盖发票专用章,填制收款凭证,出纳人员对发票和收款凭证复核无误后点收现金,加盖收款人印章,现金收讫章,
然后凭盖章后的发票及发货单或凭据向库房保管员提货。由于在发货前就在有关部门留下了完整的记录,起到了事前控制的作用,保证了现金收入的安全。
2、往来款项现金收入的内部控制
办理收回各种应收款项,出纳员直接收取现金时,必须先由会计人员填制现金收款凭证及开具连续编号的现金收据。销售部收据复写一式四联,加盖财务专用章,出纳章后,一联为存根,二联给交款人,三联财务结账,四联退销售部;财务收据复写一式三联,加盖财务专用章,出纳盖章后,一联为存根,二联给付款单位,三联存收款单位。
3、为确保现金收据的真实性和完整性,财务部门应安排专人对已开出的现金收据存根定期进行逐一核对,检查编号是否连续,如有短缺,应及时查明原因。对作废的收据,应将1-4联或1-3联同时加盖“作废”章后,一并归档保存。
(四)货币资金支出业务的内部控制
货币资金支出,一是银行转账支付,二是出纳员直接支付现金。通过银行支付货币资金,需要按银行规定的结算办法,填制银行统一的结算凭证,客观上已受到银行的直接控制,已起到防错消弊的作用。其内部控制的重点是现金支出及现金支票的使用和管理。
1、购物品支付现金的内部控制
对材料采购、外购物品支付现金,必须取得销货单位的销货发票或合法收据等,并由经办人认签,经主管领导批准,财务主管审核,会计人员填制付款凭证,出纳人员才可复核支付现金。
2、借款支付现金的内部控制
职工因公借款,应填写“借款单”,按审批权限由主管领导签字批准后,会计填制付款凭证,出纳才可复核单据支付现金。
严禁非公借款,不得以白条作为借款凭据。只凭合规、合法的会计手续办理借款手续。
一、严格遵守公司法、公司费用支出管理的规定。对越权决定的重大事项,会计机构、会计人员应提出改正的要求。
二、按各部门的职责范围,建立部门经济责任制和相应的奖惩制度。要求并督促各部门建立岗位责任制、规定明确的授权制度和办事程序,防止重大事项个人决定,独自办理。
三、会计机构,会计人员要协同、督促有关部门建立、健全财产收、发、保管制度和财产清查制度。年度决算前要对各类资产进行全面清查。财产保管人员变动,必须对调整人员管理的财产进行清查,在清查基础上办理移交手续。对财产的盘盈盘亏及时处理,由于责任事故的,应追究有关人员责任。
四、要建立各类物资的招标采购或比价采购制度,提高物资采购的透明度。重要物资的采购要规定请购、审批、定价、验收各环节的职责和程序,形成职责清楚,分工明确、相互制约的关系。
五、会计机构要协同销售部门建立对客户资信审核制度,从销售方式、结算方式等方面避免、减少结算风险。应定期清理债权债务,及时催收各项应收款项,对发生的坏账损失要查明情况追究有关人员责任。
六、会计机构内部要建立明确的岗位责任制,根据业务量及会计人员情况可以一人多岗或一岗多人,但会计人员不得兼管物资的采购,钱物的保管、收发工作。
会计机构内部要建立办理会计事项及其凭证传递的程序,认真执行会计法和会计基础规范关于进行会计核算的基本要求,保证会计资料的真实性、完整性。
七、出纳人员不得兼任收入、费用、支出、债权债务的账目登记和稽核、会计档案的保管工作。
钱账分离、会计开单、出纳收付款,每笔业务应有两人或两人以上经手,以互相监督。
出纳要根据会计审核后凭证办理货币资金的收支,各项收支及时记入现金或银行存款日记账,做到账实相符,不得白条顶账。
单位办理货币资金收支的各项印鉴,必须由各责任人分别保管,不得都交由出纳保管。
会计主管人员应定期或不定期的指定人员,对出纳的工作情况进行检查。
八、单位负责人应保证会计机构、会计人员依法履行职责。任何人不得授意、指使,强令会计机构,会计人员办理虚假的会计事项,篡改会计资料,提供虚假的会计资料。 会计机构,会计人员对不符国家法律、法规或公司有关规定的事项,应当拒绝办理或按职权予以纠正。
会计机构,会计人员对发生的违反会计法的事项,以及可能给单位带来损失的各类风险应及时向单位负责人报告。
九、公司财务总监要对公司的财务、会计、出纳工作实行全面监督检查,每年至少两次。相关部门要积极配合,不得拒绝、隐匿或谎报情况。
十、公司会计部、出纳部要配合公司及单位审计部门做好内部审计工作,和国家有关部门的检查和审计等会计监督。积极配合内部审计机构建立内部审计制度和审计程序,促进公司各方面管理的改进,防范风险、提高经济效益。
第一章 总则
第一条 为建立健全公司的内部控制制度,保证会计资料的真实、完整。根据《会计法》、《会计基础工作规范》以及《公司内部会计管理制度》的有关规定,结合公司的实际情况,特制定本制度。
第二条 根据《会计法》规定,财会机构内部应建立稽核制度,有助于及时纠正各会计岗位在办理经济业务时出现的账务差错,完善会计基础工作,健全内部会计监督机制。
第三条 稽核工作以事前稽核为主,采用逐步审查方式,具有经常性,持续性,有效性的特点。稽核可采取日常稽核、专项稽核;定期稽核、不定期稽核等方法。
第四条 稽核工作的主要依据:
(一) 财经法律、法规;
(二) 《会计法》和国家统一会计制度的具体实施办法或者补充规定;
(三) 《公司章程》及公司制定的内部财务管理制度;
(四) 公司股东大会、董事会有关的决议、决定等。
第二章 工作权限及职责
第五条 公司财务部门设稽核人员。稽核人员对于所审核的事项,应负责任,必要时,应在有关账册簿、单据上签章。出纳员只能对已稽核的会计凭证进行事中复核,并办理有关收支手续。检查会计在实际工作中出现的错漏以及不规范的行为,发挥内部会计监督作用,做到会计处理事项手续完备、原始单据真实合法、账簿登记清晰,数据计算准确,报表填制完整。
第六条 稽核人员的工作权限:
(一) 对不合理、不合法的一切开支,有权拒绝付款和报销;
(二) 对于手续不完备,数字计算不准确以及不符合规定的原始凭证,应退还给经办人,并限期补办手续或更正;
(三) 对于拒绝付款,拒绝报销,拒绝执行的事项应及时向领导报告。
第四条 稽核人员的工作职责:
(一) 审查各项财务收支。应根据国家财务会计制度对各项财务 收支进行逐笔审核,对于不符合规定的收支,应及时提出意见,并向领导汇报,采取措施,进行处理;
(二) 复核会计凭证。会计凭证的复核应每日随着经济业务发生 逐笔进行复核,不能拖拉积压,贻误记账,对其审核的凭证应签名或盖章;
(三) 复核账簿。对账簿复核应规定日期进行抽查,并按抽查日期登入抽查簿。发现错误应提出更正意见,由主管记账员更正;
(四) 复核会计报表。会计报表的复核应按季、按年进行审核;
(五) 稽核人员于稽核事务完毕后,应据实定期出具核查报告。
稽核事务如涉及其他部门时,应会同有关部门办理,共同出具核查报告。如遇有意见不一致时,须单独提出,与核查报告一并呈报备查。
第七条 对于稽核中发现的问题,稽核人员应拟出书面核查报告,对金额较大或重要事项应报经有关领导批示,并督促经办会计及时进行相应业务处理。核查报告必须记载下列事项:
(一) 问题及原因并叙明日期;(二) 详细事实;
(三) 情况分析;(四) 处理意见;(五) 报告的签署及日期。
第三章 财务及账务稽核
第八条 会计稽核工作与会计核算和会计基础工作是同步的,是对成本、费用的归集、分配进行检查,核对账簿记录与库存实物、货币资金、有价证券、往来账项等是否相符,检查账证、账实、账账、账表以及表际勾稽关系是否一致,此外,还要对会计基础工作进行检查和规范。具体内容如下:
1、款项和有价证券收付核算及实物相符的稽核。
2、财物的收发、增减和耗用核算及实物相符的稽核。
3、债权和债务发生、结算及函证的稽核。
4、资本增减及相关手续的稽核。
5、销售收入、销售成本和期间费用支出的稽核
6、费用、成本计算方法及计算过程的稽核。
7、财务成果的计算和会计处理的稽核。
8、与税收有关的相关业务的稽核。
9、报表的稽核。
10、会计工作交接和财务档案管理的稽核。
11、日常办理会计业务具体手续、原始单据的稽核。
第九条 库存检查时,应注意下列事项:
(一) 检查库存现金应根据现金日记账余额进行盘点,现金应存放库内,如有另存他处者,应立即查明原因;
(二) 库存现金有无以白条、单据抵充现象;
(三) 支票签发数额与银行存款账是否相符,空白未使用支票是否齐全,作废支票有无注销;
(四) 检查财产物资,核对有关账表、凭证单据。库存物资的种类、数量、价格是否与记载相符,有无遗漏或短少。
第十条 检查各项费用时,应注意下列事项:
(一) 公司各单位费用的发生与物品领用,是否在预算范围或经核准的范围内,是否有浪费或与业务无关的开支,各项费用的列支是否照规定办理;
(二) 各种单据是否齐全、审批手续是否完备。
第十一条 检查有价证券时,应与有关账表核对,并注意下列事项:
(一) 购入及出售手续是否完备;
(二) 证券种类、面值及号码,是否与账簿记载相符;
(三) 债券附带的息票是否齐全,并与账册相符;
(四) 本息票有无到期或是否齐全,并与账册相符。
第十二条 原始凭证的稽核,应注意下列事项:
(一) 原始凭证的名称,填制日期,填制单位名称或填制人姓名,接受单位名称,经济业务的内容,数量,接受单位名称,经济业务的内容,数量,单位是否正确;
(二) 从外单位取得的原始凭证,是否盖有填制单位发票专用章 或财务专用章;从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签名或者盖章;自制原始凭证是否有单位领导人或指定人员签字或盖章;对外开出原始凭证是否已加盖公司发票专用章或财务专用章;
由外单位提供的原始凭证如丢失,应取得原单位盖有公章的证明,并注明原凭证号码、金额等内容,严禁使用外单位提供的白条凭证;
(三) 原始凭证的大小写金额是否相符;
(四) 职工借款凭据,附在记账凭证之后,收回借款时,应当另开收据,不退还原借款收据;
(五) 经批准办理的经济业务,是否将有关批准文件作为原始凭证附件。如果批准
文件需要单独归档的,是否在凭证上注明批准部门名称,日期和文号;
(六) 原始凭证不得涂改,挖补。发现原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位的印鉴。
第十三条 记账凭证的稽核,应注意下列事项:
(一) 记账凭证的填制日期、编号、业务摘要是否正确,每一交易行为发生,是否按规定填制记账凭证,如有积压或事后补制者,应查明原因;
(二) 会计分录是否正确,转账是否合理,借贷方数字是否相符;
(三) 应加盖的戳记及编号等手续是否完备,有关人员的签名或盖章是否齐全,现金或银行存款的记账凭证是否已由出纳签名或盖 章;
(四) 除结账或更正错误记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证所附有原始凭证是否齐全、合法;
(五) 凭证编号是否连贯,有无重编、缺号现象,装订是否完整,
第十四条 账簿的稽核,应注意下列事项:
(一) 各项账簿的记录内容是否与记账凭证相符,应复核者是否已复核,保证账证相符;
(二) 现金日记账收付余额是否与当日库存余额相符;银行存款日记账账面余额是否定期与银行对账单相核对;是否按时编制银行存 款余额调节表。
(三) 内部往来账,是否按月核对并填制未达账明细表。
(四) 不同会计账簿之间的账簿记录是否相符,保证账账相符。
(五) 各项账簿记录错误的纠正划线,结转过页等手续是否依照规定办理,误漏的空白账页是否注销,并由记账人员签名或盖章。
(六) 各科目明细分类账各户或子目之和或未转销完的各笔科目余额之和是否与总分类账各科目余额相等,是否按日或定期核对,相关科目的余额是否相符。
(七) 账簿记录发生的错误,不准涂改、挖补,刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写,应按规定办法更正。
(八) 是否按规定定期结账。
第十五条 会计报表的稽核,应注意下列事项:
(一) 会计报表之间,会计报表各项目之间,凡有相对应关系数字是否一致,勾稽关系是否正确;本期会计报表与上期会计报表之间有关数字是否相互衔接;如果不同会计年度会计报表中各项目内容和 核算方法有变更的,是否在年度会计报表中加以注明;
(二) 会计报表的数字有无篡改,是否真实,计算是否准确;
(三) 报表的编号、装订是否完整,印章是否齐全、送报有无缺漏。
第十六条 财会资料调阅是否依照规定手续办理。
第四章 附则
第十七条 本制度未尽事宜,按国家有关法律、法规和公司财务会计制度的规定执行。
第十八条 本制度经公司董事长或总经理签署后实施。
公司会计电算化管理制度
为了加强会计电算化工作,规范会计电算化业务,根据《会计法》和《会计电算化管理办法》的有关规定,制定本制度。
一、硬件管理
1、会计电算化应配备相应的计算机设备及不间断电源,并需按固定资产管理要求登记,由专人负责保管;
2、机房应安装空调、抽湿等设备,以保证相应的温度、湿度;操作人员应随时保持设备的洁净,并定期检查设备的运行情况,做好记录;
3、硬件发生故障时,应由专人或定点维修人员负责检修排除,做好维修记录,其他人员不得擅自拆修;
二、软件管理
1、选择的财务软件为用友财务通。
2、系统管理员应对软件进行日常维护,包括对程序、数据、编码的维护,以保证系统的正常工作,并做好维护记录备查;
其他任何人员未经允许,不得对软件数据进行修改、删除;
3、会计软件运行发生错误,系统管理员应立即检查处理,如无法处理,需及时与软件开发商联系,弄清原因,排除故障。
三、计电算化岗位责任制管理
根据会计制度和会计电算化的要求,设置电算主管、系统管理员、制单员、审核记帐、档案管理岗位。
1、电算主管:负责协调和管理整个会计电算化工作;建立会计电算化岗位责任制,负责组织系统内操作人员的培训工作。
2、系统管理员:负责系统的安装和调试工作,保证电算化系统硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。
每天负责开机、关机,负责定期杀毒和更新杀毒软件,发生故障及时维修和记录备查。
定期检查软、硬设备的运行情况;按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。保证系统合法、安全、可靠、可审计。
协调本电算化系统各类人员之间的工作关系。检查会计数据的预处理工作,防止利用计算机进行舞弊,确保各类输入数据符合系统的要求。
定期进行数据备份。
做好本系统操作运行情况的总结工作,并提出更新软件或修改软件的需求报告。
3、制单员:负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据,输出记帐凭证、会计帐簿、报表,和其他会计数据处理工作。
严格按照输入凭证做好数据输入操作,如发现输入凭证有疑问或错误时,应及时向相关人员核对,输入完毕进行自检核对工作,核对无误后交审核员复核;
日记账输入应做到当日帐当日清,打印出当天需要的帐表,在月末应将核对无误的明细帐和科目汇总表、自动转帐凭证和会计报表打印输出。
4、审核记账:负责对输入和输出计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。
负责凭证数据的审核工作,包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。 对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证,退还各有关人员更正、补齐后,再行审核。
5、档案管理:负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备份和存档保管工作。
做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作,不得擅自出借。
按规定期限,向各类有关人员催交备份数据及存档数据。
同一张凭证,制单和复核不能是同一个人、出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。
四、会计电算化操作管理
1、帐务系统初始化:在初次建立会计电算化系统或年度新账建立时,需要进行系统初始化工作, 在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额、帐务系统的修改等项内容的设定。
2、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限。
3、财务人员和系统管理员应按密码和操作权限操作,会计电算化系统原则上专机专用, 与会计业务无关人员和没有经过上机培训人员不得作为操作人员。杜绝未经授权人员操作会计软件。谢绝无关人员使用机器做其他工作,系统管理员必须做好日常检查监督工作 。
4、操作人员的密码应当严格保密;更换操作人员或密码泄密后,必须及时更改密码。平时定期(至少每季度一次)更换密码。
5、.操作人员如果离开工作现场,必须在离开前退出财会程序,或进行快速屏幕保护,防止其他人员越权操作。
6.根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
7、使用外来光盘、软盘、优盘等存储介质时应先进行杀毒;以保证计算机数据安全和防止感染计算机病毒;
8、操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件,发现问题及时上报,不得自行修改。
9、操作人员应严格按照凭证输入数据,并进行检查,如发现差错,应在输入前及时与凭证提供人员联系。操作员每输入一张凭证,结束前要自审一次无误后再确定完成。
10、已输入计算机的数据,在记账前发现差错,可按凭证进行修改,如在记账后发现差错,必须另作凭证,以红字冲销纠正,输入机内后,非经会计主管批准,任何人不能随意修改账目。
11、记账凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登帐处理。
12、输入计算机的凭证、单据应有制单人、审核人、记账人姓名。
13、在结账前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作。
14、月底,以上工作正确完成后,进行结账,系统自动生成下月期初余额。
五、资料打印输出和档案管理
(一)、资料打印输出管理
1、月度会计报表、记账凭证、科目汇总表、银行余额调节表每月打印一次。科目汇总表也可每本打印一次,并同该本记账凭证一起装订。
2、现金、银行日记账视业务量可选择每日或定期打印,并每日与出纳核对一致。
3、必须将储存在机器内的账簿数据打印输出为书面账簿,会计账簿打印间隔时间不得超过一个月,平时可以只打印已满页的账簿数据,每年年末必须将全部帐簿打印输出,装订成册,作为会计档案保存。
4、会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经有关财会人员签章才能存档保管。由计算机自动生成的会计报表。帐表之间的数据必须一致。
(一)电算化档案管理
1、电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据;会计数据是指记账凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等数据;
2、电算化会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法专人管理。
3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。可采用完全备份或增量备份。
4、会计电算化的数据,必须定期(每日或每周)备份,重要的会计数据应准备双份,交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
5、为保证备份数据的安全, 磁盘或光盘必须贴上备份内容的日期的标签, 装入盘套,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。并定期进行检查,定期用其他介质进行备份,防止会计档案和数据丢失;
6、存在计算机软盘或硬盘内的各种账册,在未打印成文本输出之前,应视同会计档案妥善保存,并应留有副本。
7、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管。
8、存档数据、软盘、 帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。
9、会计档案要严格保密,按规定保管,不得随便翻阅、打印和复制与与工作职责无关的数据。除公司负责人、税务、工商等等国家授权检查机关外,其他任何人查阅财务会计资料必须经公司负责人批准。