建立正确的时间观念
建立正确的时间观念
一个人在不同的场合、年龄或心理状态下，对时间可能会有不同的感觉。这些感觉之间往往是相互矛盾的。例如主管有时会认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间像蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间停止运行了。”再如当基层主管需要解决的问题太多时，主管们总是感到“时间不够支配”，但是当他无所事事时，又会感到“不知如何打发时间”。 事实上，时间过的“快与慢”，往入是人的一种极为主观的感觉，。因此，有效管理时间必须建立正确的时间管理观念。
三种错误的时间观念
视时间为主宰
重形式而不重实质的。一切责任交托在时间手中。时间被当作一种信念。
小资料：视时间为主宰的人的日常表现
尽管很累，我每天总是在同一时间起床！
尽管并不感到饥饿，到了吃饭的时间，我一定会按时就餐！
我总是属守固定的时间办事而不愿稍作变动！
视时间为敌人
持有“视时间为敌”观念的人，常常将时间当作超越与打击的对象。其最大的特点是：重效率而不重效能。
小资料：效率与效能
当代著名管理学者彼得·德鲁克，在1966年撰写的《有效的管理者》一书中呼吁管理者应该重视效能。按照德鲁克的观点，效率是“正确地做事”，而效能则是“做正确的事”。 每一个主管都期望“鱼与熊掌可以兼得，”能同时发挥效率与效能，保在效率与效能无法兼得时，主管应首先追求高效能，然后再设法提高效率。正如彼得·德鲁克所言：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。
◆ 自我设定难以完成的时限，以便“打破记录”或刷新纪录”。例如不定期种人开车上班，
喜欢寻找捷径，以便创造绿、心灵深处。对这种人来说，节省下来的一点时间好像能积蓄下来似的。
◆ 在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”，因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”
或“沮丧”的感觉，是针对时间的早晚而产生的，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到。
视时间为奴隶
◆ 每天工作时间超过8小时，工作效率将快速递减。
◆ 长时间工作足以令人养成拖习惯
◆ 长时间工作可能导致工作的失败。
管理学者约瑟夫·崔岂特曾经对一群管理者在事业上的成败进行研究，他发现成功的管理者与失败和管理者的差别在于：后者随时愿意为工作而牺牲家庭。即忽视家庭而过度强调工作的管理者，其工作终究也不会非常出色。
※ 基层主管正确的时间观念
时间是与生俱来的，它像空气一样支持人们的生存，又像于一样具有多种不同的用途。冈此，墓层主管不应对时间抱任何成见，而要把时间看成是中性资源。
中性资源，切实把握“现在”，而不是迷失于“过去”或“未来”。
“过去“犹如一面镜子，它足以令管理者认清自己以免重蹈覆辙；
“未来“足现在”努力的导向与终结；
“现在”才是管理者可以采取行动的惟一时间。
管理者应能“记取过去”、“把握现在”、“放眼未来”。小资料：昨天、明天和今天昨天是一
张已被注销的支票。明天是一张尚未到期的本票。今天则是随时可运用的现金。时间管理的技巧有效的时间管理的关键是四个要点：目标。即要设立明确的目标。
顺序。即要分清轻重缓急
计划。即要制定时间安排计划。
行到。即要立即行动。
把握住这四个方面，可以使你的时间管理更有效，这种方法可以称为时间管理的POPA法。 ※ 明确目标
明确的目标是进行时间管理的前提和基础
如果没有了目标，没有了前进的放向，整日无所事事，就根本谈不上时间管理。 ※ 小故事
自杀的警察
美国有一位警察在执行任务时受伤，伤愈后永远推动了自由活动的能力，只能坐在轮椅上度过他的余生。他恨透了使他受伤的罪犯，发誓要将其绳之以法，为此，他不顾大宾的劝阻，积极参与搜索和缉捕罪犯的活动，经过10年的不懈努力，在他的积极参与下，罪铆 终于受到应有的惩罚，为此他也得到了很高的荣誉。但是，不久之后，他自杀了，在遗书中他写道：“罪犯已经被绳之以法了，我不知道应如何度度我的余生”。
启示：这个警察开始时有明确的目标——将罪犯绳之以法，当这个目标实现后，他推动了生存的目标，时间对他来说变得多余和痛苦。如果一个基层主管没有目标，时间也就无关紧要了。
需要树立正确的时间观念
在目标明确后，要将时间看到是一种“中性”的资源，有效利用这种资源。
◆ 善于把握时机
机不可失，时不再来。
◆ 善于管理好自己的时间
◆ 浪费时间就是浪费金钱
※ 确定事情的优先顺序
在明确目标，明确哪些事情是必须做的，那些事情是可以不做的。对于必须自己做的事情，则要进一步分清轻重缓急。
※ 小故事
兔子怎么吃
从前，有兄弟两人打猎，看到一只兔子。
哥哥说，“咱们打到兔子后，回去烤着吃。”弟弟则说，“鸭子烤着好吃，兔子还是煮着吃香。” 两人为此争论不休，决定找一个人评理。那个人告诉他们，可以将兔子一分为二，一半烤着吃，另一半煮着吃。
第兄二人觉得有道理，就回过头来寻找那只兔子，但兔子早就跑得无踪无影了。
启示：做事情一定分轻重缓急，否则，在一些无关紧要的事情上浪费时间和精力，最后可能一事无成。基层主管在工作中也会面临同样的问题，每天都会有很多事情要做，如果把精力和时间浪费在一些鸡毛蒜皮的小事情上，真正重要的事情就没有时间去做了。
工作整理，就是要对每天所要做的工作进行一次彻底的梳理，区分出哪些工作是自己必须做的，哪些工作是自己不能做的，哪些工作是可以授权或委托给：部属或同事来做的。 分清轻重缓急
经过工作整理，对那些需要自己做的工作，需要进行进一步的分析，哪些工作应该先做，哪些工作可以后做。
一般而言，确定工作的顺序主要的两个重要指标：
事情的紧急性。
事情的重要性。
※ 案例
从不紧急到紧急
小张是一位基层主管。每年编制一份业务报告是其工作中的一项重要内容。每年在距离提出业务报告的截止日期尚有两个月时，小张从来不将它视为今天“应该”做的事。吏为会将它视为今天必须“做的事，而往往是将它视为今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，业务报告总是不断地被拖延下去。直到截止日期之前数天，小张才如临大敌般地处理“紧争事件”。结果往往不是迟交了业务报告，就是草率地应付了事。
每次交完报告后，小张都信誓旦旦地下定决心，下一年度的业务报告将提早准备，但每一次都是等最后才完成。
说明：许多重要的事情并不紧急，但如果一拖再拖，不紧急的事情也会变成紧急的事情，这时再匆忙处理，往往容易产生错误。
◆ 重要且紧迫的事；
◆ 重要但不紧迫的事；
◆ 紧迫但不重要的事；
◆ 不紧迫也不重要的事
事情的重要程度
重要程度高 重要程度低
事
情
的
事情优先性选择矩阵
重要且紧迫事情
重要但不紧急的事情
紧急但不重要的事情
不紧急也不重要的事情
※ 制定计划表
※ 案例
价值2.5万美元的时间管理
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦格向效率管理专家艾维·李请教如何更好地执行计划的方法。艾维声称只需要10分钟就可以给查理斯一种能提高公司业绩50%的方法。
第一步，艾维交给查理斯一张白纸，要求其用5分钟的时间在纸上写出第二天所要做的最重要的6件事情。
第二步，又要求查理斯用5分钟的时间，对这6件事情的重要性进行排序。
第三步，要求查理斯第二天上班后的第一件事情，就是拿出纸条，看第一件最重要的事情是什么，然后就做这件事情，中这件事情没有做完以前，不要做其他事情。第一个事情做完以后，再做第二件事情，依此类推。
第四步，如果你觉得这种方法有效，要求你的下属也这样做。
一个月以后，查理斯给艾维寄去一张2.5万美万的支票，声称这是他一生中得到的最有价值紧 迫 性 急 缓
的一堂课。
问题：艾维的方法为什么是有效的？
有效制定计划表
◆ 待办事情计划表一定要简单，只要随便看一眼，就能明白需要做什么事情。
◆ 待办的事情不能太多。每个人的精力都是有限的，用有限的精力去做无限的事情是不可
能的。事情太多，可能导致人的过度疲劳，人在极度疲劳的情况下，很容易犯意想不到的错误或导致决意想不到的伤害。
◆ 待办事情计划表应尽量采用图文并茂的方式，或用不同的颜色，标出代表具有不同优先
的事情，如用红色代表具有A级优先权的事情，用黄色代表具有B级优先权的事情，用绿色代表具有C级优先权的事情，从而使人对事情的重要程度等特性一目了然。 ※ 案例
总裁桌上的不同颜色的公文夹
美国汽车公司总裁莫端要求秘书给他的呈递文件在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急；绿色的要立即批阅；桔黄色的代表这是今天必须注意的文件；黄色的则表示必须在一周内批阅的文件；白色的表示周末时须批阅；黑色的则表示是必须他签名的文件。 问题：莫瑞的方法为什么是有效的：
适时检查计划表
有了计划表，是否严格执行，需要适时地进行检查。
对已经完成的事情，及时从表中去掉。
对尚未完成的事情，检讨未完成的原因，及时督促计划表的按时执行。
推进计划的执行
◆ 合理分配你的精力。
◆ 一鼓作气完成最重要的工作
◆ 想象计划完成时的喜悦
※ 立即行动
※ 小故事
寒号鸟
从前，有一座山，山上有一种鸟叫寒号鸟。山脚下有一堵石崖，崖上有一道缝，寒号鸟就把这道缝当做自己的窝。石崖前面有一条河，河边有一棵大杨树，杨树上住着喜鹊。寒号鸟和喜鹊面对面住着，成了邻居。冬天快要到了。喜鹊开始早出晚归，衔回来一些枯枝，忙着垒巢，准备过冬。寒号鸟却整天飞出去玩，累了回来睡觉。喜鹊说：“寒号鸟，别睡觉了，天气这么好，赶快垒窝吧。”寒号鸟不听劝告，躺在崖缝里对喜鹊说：“你不要吵，太阳这么好，正好睡觉。
冬天说到就到了，寒风呼呼地刮着。喜鹊住在温暖的窝里。寒号鸟在崖缝里冻得直打哆嗦，悲哀地叫着：“哆罗罗，哆罗罗，寒风冻死我，明天就垒窝。”
第二天清早，风停了，太阳出来了，暖烘烘的。喜鹊对寒号鸟护送：“趁着天气好。赶快垒窝吧。”寒号鸟不听劝告，伸伸懒腰，又睡觉了。如此这般，日复一日。天越来越冷了，终于有一天，当太阳升起来时，可怜的寒号鸟再也没有醒来。