Java软件开发的调研报告
云南博弈机电集团合同管理系统调研方案
-Java软件开发的调研报告
云南博弈机电集团在2012年7月机构改革,是以市场和用户为中心,由各销售公司和产品线直接签订合同,按市场规律从合同签订之初,直到合同的预付款、合同机床交货、尾款付款交付到用户的全过程等,都是围绕合同而产生的经济活动,因此,建立有效的合同管理是很重要的,用合同管理来对产品交付给用户的全过程实施有效监督和管理。
销售公司和产品线合同签订后,销售公司随即将合同向市场管理部报备,报备之始,市场管理部就围绕合进到交付到用户的整个过程进行监督与管理,目前合同管理、合同统计增考评分析、入库、出库、回款等是使用EXCEL来进行,因EXCEL对数据管理的局限性不仅是造成大量的信息孤岛、人力的重复劳动,还造成数据在重复录入过程中不易查出的错误等,因此,急需要针对此项工作开发一套针对性的小软件,以便于更有效的组织现有数据、避免输入及统计错误、节省人力,高效快捷的组织工作,经考虑并结合当下实际情况,此小软件由市场管理部负责开发、调式、安装、后期维护及培训使用,总体构架情况如下:
一、市场管理部合同管理现状、流程: 1、 管理现状:
●合同录入、开单、开票、分款,由合同管理员。 ●商品机床入库录入、出库开单、录入由李冬负责。 ●合同管理的考评分析由段芹负责。 ●开票审核由杨立负责。
2、现有流程:
3、 流程图解释:
(1) 合同基本信息录入:由合同管理员按照不同销售公司负责录入;
(2) (1)里的审核:由合同管理员之间相互审核,审核完毕确认审核后可进行下一
步操作,审核不通过返回(1)里修改;
(3) 合同考核录入1:由合同考核员(段芹)负责录入;
(4) 销售公司开票/回款:经销售公司开票回款数据回来后,由相关人员负责录入,
同时此处的回款信息由下一步分款用;
(5) 分款:由合同管理员录入,并且分款分为多次录入; (6) 入库/出库录入:由入库/出库录入员(李冬)负责录入;
(7) (6)里的考核有合同审核员(段芹)负责审核,审核完毕确认审核后可进行下
一步操作,审核不通过返回(6)里修改;
(8) 合同考核录入2:由合同考核员(段芹)负责录入; (9) 开审批单:由合同管理员开单;
(10) (9)里的审核由:李冬、杨立、室主任审核,审核完毕确认审核后可进行下一
步操作,审核不通过返回(9)里修改;
(11) 财务换发票:由杨立志拿审批单去财务换回发票; (12) 录入发票编号:由合同管理员负责录入;
(13) (12)里审核由杨立负责,审核完毕确认审核后可进行下一步操作,审核不通
过返回(12)里修改。
二、软件需求分析: (一)输入信息管理:
通过实际使用需求调研,将需求信息进行整理、分析,暂定软件由六个模块组成,即:合同录入登记模块,机床入库/出库模块,合同录入后开单/开票模块,分款模块,审核模块,考评及统计分析模块。具体如下: 1、合同录入模块:
2、机床入库/出库模块包括:
3、合同录入后开单/开票模块:
备注:
开单/开票流程细分:
①.【制单日期】(出库)—【发货公司】(出库)—看【型号】(出库)—找合同基本信息对应型号(合同基本信息录入)—复制【机号】/【制单日期】到合同基本信息里的【开单日期】和【机床编号】里。
②.合同管理员 — 执行①后 — 做开票审批单 — 由李冬、杨立、室主任审核(看机床是否入库) — 由杨立志把审批单拿财务换回发票 — 合同管理员根据发票上的【机号】、【型号】录入发票编号 — 杨立审核。 4、分款模块:
备注:分款为销售公司回款后进行分款,分款在合同基本信息录入后就可以进行,贯穿全过程。分款之前,要根据【机号】、【型号】、【合同号】把对应的开票日期和开票价格录入系统。
5、 审核模块:
合同基本信息录入审核; 入库出库录入审核; 录入发票编号审核。 6、考评及统计分析模块:
备注:
确认产出流程细分:
筛选【入库时间】(入库)—找到【合同号】、【型号】、【机号】—把【机号】、【入库时间】粘入考评及统计分析模块。
(二)输出信息管理:
筛选汇总后导出能根据需要得到相应的各种报表。 (三)功能设置管理:
1、信息录入模块中均加入【保存信息功能】、【修改信息功能】、【删除信息功能】 2、在审核模块中药加入【信息筛选功能】、【信息汇总功能】、【信息导出功能】。 3、使用人员的权限设置:不同的负责人有不同的权限查看和筛选、导出不同的信息等。
5、 审核模块:
合同基本信息录入审核;
入库出库录入审核;
录入发票编号审核。
6、考评及统计分析模块:
备注:
确认产出流程细分:
筛选【入库时间】(入库)—找到【合同号】、【型号】、【机号】—把【机号】、【入库时间】粘入考评及统计分析模块。
(二)输出信息管理:
筛选汇总后导出能根据需要得到相应的各种报表。
(三)功能设置管理:
1、信息录入模块中均加入【保存信息功能】、【修改信息功能】、【删除信息功能】
2、在审核模块中药加入【信息筛选功能】、【信息汇总功能】、【信息导出功能】。
3、使用人员的权限设置:不同的负责人有不同的权限查看和筛选、导出不同的信息等。
4、【软件设置功能】、【操作员管理功能】、【帮助功能】、【信息备份功能】、【信息导入功能】。
5、【合同变更功能】、【合同查询功能】
(四)功能解释:
1. 【录入功能】:录入功能中包含修改、删除、保存等功能,保证信息录入正确、有
效;
2. 【筛选功能】:根据合同签订时间做一次大的筛选,然后列出合同的各项信息,供
不同阶段筛选不同信息,把需要的项目选定到目标框内,然后汇总即可根据相应的顺序筛选出需要的结果并导出文件,以备调用。
3. 【操作员管理功能】:包括操作员的添加、删除、密码设置等。
4. 【软件设置功能】:可以设置不同操作员的使用权限。
5. 【帮助功能】:整个软件的使用手册。
6. 【信息备份功能】:随着时间的推移,合同会越来越多,庞大的数据需要把不同时
段的合同信息备份起来,释放系统的空间,以方便合同的录入,以及整个软件的稳定、安全、快捷性。
7. 【信息导入功能】:在此软件之前所做的一些合同信息可以导入系统中直接使用,
不需要把以前的信息重新录入一遍。
8. 【合同变更功能】:能够及时更改有变更的合同内容。即在不同时间内的合同变更
情况,有变更时间记录。
9. 【合同查询功能】:方便系统管理员和相关合同负责人查询合同的各项执行情况。
在以上各项流程中,尤其是涉及到后期的合同变更和删除各项信息的时候,要根据合同管理人员之间的先后顺序来做一步一步的删除、变更操作。即顺序为:
【考核2】—【开票开票、分款】—【入库、出库】—【考核1】—【合同基本信息录入】