关于做好办公室信息档案工作的意见
关于做好办公室信息档案工作的意见
一、信息档案工作的重要性及现状
信息档案工作是基础性工作，是每项工作、每个活动的最后一个环节，档案工作的完成才是一项工作的圆满结束。信息档案是工作的积累，使重复性、常规性的工作固化；是工作的总结，能及时地发现问题，予以改进提高；是一种服务，为领导和师生提供方便；是一种管理，能提高自身工作中的威信和工作效率；是一种宣传，即用真实而丰富的工作成果展示自身能力，树立办公室良好工作形象。
目前，我部门信息档案工作滞后于工作需要。主要表现为信息档案工作意识缺乏、信息档案工作程序模糊和信息档案工作没有时间做，导致信息档案杂乱、丢失、错误等问题。尤其是同样的事务再次做时无参考依据，还需从头开始，以致无法快速、准确提供所需信息，降低了工作效率。
二、信息档案工作的要求 1、信息档案工作要规范化
（1）信息档案工作要来源清晰，存储规范，及时更新。即清楚知道每项工作产生哪些信息材料，清楚存储的形式和地点，清楚更新的时间和内容。以办公室的材料为例：
信息档案材料更新来源及周期
（2）信息档案工作要分类分块，有整理归档标准。即办公室每项工作已按照职责分为了几大块，整理档案时每块工作要按照“年度—问题”分类进行整理归档，分类要细要精，大类之下有小类。以办公室的公文处理类材料为例：
公文处理类档案材料整理规范
（3）信息档案材料要体现时效性。即信息档案材料要按照周期来做，来提供利用。或按周、或按月、或按年为周期，竭力避免临时整理，临时统计，以便于为领导和教职工及时的提供利用。
2、信息档案工作要日常化
信息档案工作不是突击，而要重在平时，每项工作过程中形成的材料，都是信息档案的组成部分。信息档案工作要养成“预立卷”的习惯，即一项工作开始就要单独建立一个归档单元（可单独立一个档案袋），后续所有处理此项工作过程中形成的材料和最终审定印发、上报的材料，都纳入此归档单元，避免乱丢、乱放，造成归档困难。
3、信息档案工作要深入化
很多情况下，材料仅仅是一堆数据罗列和一些情况的表述，往往不能提供有效的利用，所以每项工作，尤其是涉及全院性的工作或统计数据完成后，必须有一个相关分析说明或者结论性材料。这是工作的要求，也是工作精细化、规范化的体现，信息档案工作的价值也在于此。
4、信息档案工作要重视电子档案
目前，大多数材料都留存有电子文档，很多情况下我们工作人员对于电子档不注意及时整理分类，时间一长或者修改次数太多，连自己都搞不清哪个是最终版，所以电子档的归档，一要根据工作分类建立常用电子文件夹，固定路径，不轻易删除；二要及时分类整理，材
料定稿后于1个工作日整理复制到相应文件夹，以后使用均复制，不可删除；三要标注时间，即在文档或文件夹命名时标上完稿时间，避免类似材料混淆。
以上如有疑问，或在信息档案工作中遇到问题，咨询张健老师。
2011年11月21日