公司出差报销管理制度
出差报销管理规定
为加强公司管理,规范出差流程,有效控制差旅费用的支出,提高出差业务人员的办事效率,特制定本制度。 第一条 办理程序
1、出差人员必须事先填写《出差申请单》,注明出差地点、计划、天数、所需资金,经部门负责人、分管领导签署意见、总经理批准后方可出差。 2、出差人员借款需持批准后的“借据”,列明用款计划,由部门负责人签字担保后,经财务审核,总经理审批后方可借款。
3、审核人员根据签有总经理批准的《出差申请单》和相关票据,按费用包干标准规定,经审核后方可报销差旅费。
4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经总经理签署意见后方可报销。
5、出差回公司应在一星期内报账,超过一星期报销费用的,扣除所报金额的1%;若迟报时间超过一个月以上,扣除所报金额的5%(发票日期)。
6、出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务人员的法律责任。
7、出差时间计算,上午11时前离开本市的按一天计算;中午11时后离开本市的按半天计算。中午11时前抵达本市的按半天计算;中午11时后返抵本市的按一天计算。
第二条 费用标准
总体原则:对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用,节约归己,超支不补”。
(1)报销标准:
(2)交通工具标准:
第三条 报销办法
(一)住宿费报销办法
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。 2、出差人员由接待单位管理住宿的,一律不予报销住宿费。
3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行,若有特殊情况,在总经理批准的前提下,可按实报销。
4、住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个房间标准报销。
(二)伙食补助费报销办法
1、中午11时前离开本市按全天补助;中午11时后离开本市按半天补助;中午11时前抵达本市按半天补助;中午11时后返抵本市按全天补助。
2、出差人员由接待单位管理伙食的,一律不予报销伙食费。
(三)交通费报销办法
1、因个人原因造成行程延误导致的改签费、退票费等费用公司不予报销。若因工作调整,须经部门负责人同意更改行程的,方可报销产生的费用。
2、员工级别的出差人员原则上不得乘坐出租车,但下列情况除外: (1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的; (2)携有巨款或重要文件须确保安全的; (3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的; (4)陪同重要客人外出的;
(5)执行特殊业务或夜间办事不方便的
以上情况须请示总经理同意后方可报销。
3、主管及主管以上级别的出差人员鼓励乘坐出租车。
4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得饶行。出差期间经总经理批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其饶线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。 (五)其他
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得部门负责人同意,并经总经理通知财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。 第四条 出差补助
1、出差每人每天补助15元,每月月底随工资核算。中午11时前离开本市按全天补助;中午11时后离开本市没有补助;中午11时前抵达本市没有补助;中
午11时后返抵本市按全天补助。
2、出差期间需占公共假期的,可以调整同等天数的休息。若不愿调休的,可以按劳动法规定日补基本工资。不调休的情况下,法定国家节假日出差的,以基本工资的3倍计入本月工资;周末出差的,以基本工资的2倍计入本月工资。
3、公司规定,出差调休实行一季度一清的办法,即上个月的调休日未使用,自动顺延至下个月,一季度结束,若还有未使用的调休日,统一按基本工资日补。 第五条 本规定自发布之日起执行。