抓住异常数据顺藤摸瓜显原形(恒达集团--陈敏)

抓住异常数据 顺藤摸瓜显原形

浙江恒达实业集团有限公司 陈敏

一直通过转账方式支付的汽车油费突然有一笔是车队负责人先垫付后报销？2009年垫付的加油款到2011年9月才报销？确系车队负责人垫付后一直没有报销还是存在着其他什么原因？于理不合,但查无实据，审计人员何去何从？

一、发现疑点，求证无果

2012年4月，H集团公司对所属芜湖B子公司公务用车费用进行审计。在审查油费支出时，发现在2011年9月15日的一张由车队负责人填写的报销单后有一张附件，附件上写“2009年用现金冲卡叁万元整，发票漏开，现跟加油网点对账对出，余款相符，故需报销现金”。

看到这张附件，审计人员脑中浮起一个疑问：“2009年垫付的加油款到2011年9月才报销？”3万元对于公司来讲不是大金额，但对于车队负责人来讲，相当于10个月的收入，这难道会有可能垫付之后忘记报销吗？

审计人员询问了财务部人员，他们再三强调他们是反复查过车队负责人的报销与借款情况都是正常，才会同意车队负责人现金报销3万元。

审计人员又详细地询问了车队负责人，当审计人员问怎么自己少了那么多钱也会忘记？车队负责人说：公司的

报销流程严谨，报销过程较长，为了便于工作的开展，领取备用现金较多；而自己平时花钱大手大脚的，也爱打牌，钱少了还当是自己用了或打牌输了；这笔钱是财务查账后发现了差异，向他了解情况后，他才记起来的，并在财务的指导下办理报销手续的。

审计人员对财务账务再次进行核查，确认公司账上未有单笔3万元支付给石化公司的记录，车队负责人也未有备用金等借款未归还的记录。一切看似很正常，但，是否真的是审计人员过于敏感那？

二、集思广益，顺藤摸瓜

虽然没有相应的证据材料证明3万元现金报销存在问题，但审计组一直将此问题放在心上。

在审计组例会上，审计组人员对此问题，各抒己见。虽然从财务账面资料上看不出异常，但3万元不是个小数目，垫付后一直不报销也不要求石化公司开具发票，就好像完全忘了记，这个事实本身是不符合逻辑的。一是一个普通的员工身边备有那么多的现金，这不合情理；二是少了那么多的钱而经办人忘记，又不合情理。三是“石化公司账上并没有出具过3万元的发票给公司，也没有记载公司车队单笔预付给石化公司的3万元油款”。从上述分析，这一定有问题，一定要一查到底。

但，该怎么查那？仔细查看了审计当中获得的各项资料，审计组人员从车队负责人的自述中得到了启示，车队负责人说：“这次是财务查账后发现了差异，向他了解情况后让他办理报销手续的。”从这句话可以看出，车队负责人自己是压根不记得有这么一笔3万元的款项是自己垫付的，是财务部门先提出这3万元可能是垫付而忘记报销。导致这个问题发生的重要环节，应该是在财务。

审计人员做出假设：若说是车队负责人先向公司借备用金支付油款，然后实际无借款归还而出纳现金账做成已经归还，这样的推测也不合理，出纳现金账上会少3万元现金。那么，最有可能发生问题的是在财务账务处理环节了，即实际无借款收回，而以某种方式冲平了借款。

审计组决定再次进行现场账务核查，先从现金账开始，复查2012年现金账进出没有异常后，审计组没有气馁，继续复查2011年现金账，重点留意经办人是车队负责人或车队负责从员的3万元的整笔支出，是用何种用途？

终于，皇天不负苦心人，一笔发生在2010年8月28日的车队负责人归还3万元借款的现金收入进入了审计组人员的视线。

三、做账粗心，5万当8万

2010年8月16日车队负责人填写报销单，报销内容是油发票开回冲账。2010年8月28日公司财务开具收据

给车队负责人收回3万元借款。这两笔进出，看似没有关系，进出正常。而实际上另有蹊跷。

关键点一：有3万元的收据开出，但现金账上并未有3万元的现金收入。关键点二：3万元的收据上收款方式写着转账。

车队负责人为个人，他归还的备用金是如何通过转账方式归还给公司的？若是个人卡转账给公司账户，公司员工要还备用金给公司，直接还现金比跑银行划款要方便。更重要的是，银行账户也没有对应款项进入。那么这个账是怎么做的那？没有收到钱却开出了收据？

审计组再次开会讨论，对这两张单凭反复推敲，最后，一个可能性浮出水面。

还原事实，问题的起源在于2010年8月28日这笔3万元的借款归还。2010年8月12日，石化公司开具了一张5万元的增值税专用发票给公司。这笔5万元的发票，在账务处理中这5万元的发票却被财务人员作为8万元在记账使用。

这5万元的发票，于2010年8月16日由车队负责人进行报销，并冲账5万元的预付款。但在2010年8月28日财务又开具3万元的收据，以转账方式收回车队负责人备用金借款，这个转账实际上是以8月12日石化公司开具的5万元的发票中的3万元作为还款凭证，并非车队负责

人实际归还3万元。即5万元的发票却被财务人员当成8万元在用。这才导致了B子公司财务账上付款金额与石化公司收到款项金额一致，而石化公司账上有3万元发票未开的情况。

因此，财务于2011年9月14日收到石化公司开具的3万元发票；车队负责人2011年9月15日报销方式取回了3万元现金。而实际上早在2010年8月28日已经冲了车队负责人的备用金借款。而财务在2011年9月份收到3万元发票后。仅查了预付款账户与车队负责人借款归还情况，就判定了该3万元应该是车队负责人垫付。车队负责人将错就错，就认下了3万元为自己垫付。

四、剖析原因，引以为戒

这个事件，虽然涉及金额不大，但从中反映出管理上的问题，留给我们的思考却很多。

（一）执行财务管理层级复核制度不严。B子公司是H集团下属A公司的全资子公司，A公司设有财务总监，负责A公司的整体财务管理，对B子公司的财务公司有指导、帮扶的职能。但从向B子公司财务人员了解及现实情况反馈的信息，这个指导的、帮扶的职能并没有得到真正的、全面的履行。而B子公司财务部自身的工作复核意识不强，3万元借款以员工个人以转账方式归还，本就可行性不高，疑点颇多，但从主办会计到财务负责人却均未发现。这说

明工作责任心不强、工作积极性不够，仅注重把工作完成这样一个结果，而未有加强过程管控。这个明显的错误，不需要有多高深的财务知识，只要是对财务工作稍有了解的人都能发现转账方式归还现金借款是非正常的，对这个非正常的现象稍加查核就能发现账务处理错误，而主办计及财务负责人却都没有发现。

（二）对异常数据不够敏感，就事论事。审计组现场审计时间为3天，这天涉及到车辆管理的各个方面，车辆的账实是否相符、车辆使用及费用支出是否符合公司制度等等。在这3天的审计中，共发现车辆管理中存在的问题9类，这还不包括3万多报销。针对3万元的疑问而进行再次核查为时一天，而B子公司财务部本身有充足的时间去查清问题，却仅是对石化公司进行对账及查了车队负责人借款情况后就下了该3万元应该是车队负责人垫付的判断，却忽略了3万元这一笔对于个人来讲不是小数目的现金车队负责人怎么可能忘记报销，这样一个浅显的事实。而公司各管理层人员如车辆管理部门行政部主管、为总经理进行报销单预审的总经理秘书、批准同意报销的总经理均未也未有足够的敏感度，对于工作要求不严格，只要有个形似的说法就可以，少了追根究底的责任心。

（三）财务专业知识不强，素质不高。从事实发生的时间及具体情况来看，2010年8月28日收回借款的财务

操作错误，实属财务人员个人的工作失误，不存在主观上刻意的舞弊。而这样浅显的错误都会犯，除了责任心不强，自身业务知识欠缺也是一个原因。业务知识的提升员工自己努力是一个方面，公司的培训也是一个方面。而B子公司财务部除参加继续教育、H集团公司财务总监进行的培训外，财务部经理或A公司财务总监很少对员工进行培训，日常对于工作中存在的问题也没有进行讨论或点评。

3万元多报一事，是有很多的偶然性促成，如果2010年8月账务处理不出错，这事就不会发生。如果2011年9月财务在查核时能再仔细一点，想的再多一点，这事就不会发生。如果车队负责人少一些贪念，这事就不会发生。但由各个环节的管理与人员工作水平都得不到提升，类似事情的发生又是必然的。所差的不过，这次是车辆负责人多报销3万元，下次可能是采购部重复支付几十万元。