项目文档管理办法

项目文档管理办法

（V1.1版本）

2015-04-14

1 引言

1 .1编写目的

制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流 ,以利项目开发及进展；

制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员

责任。

2 任务概要

2 .1工作内容

项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。

2 .2工作要求

项目部目前使用SVN 管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。 2 .3工作程序

对于项目常规文档：

1. 综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。

2. 各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行

汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN 服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。

3. 项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。

对于项目存档文档：

1. 综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。

2. 对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF 格式，

加入文档编号后上传到SVN 服务器相关目录下。

注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。

3 文档管理

3 .1总则

3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。

3.1.2 所有存档文件根据需要归档。

3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。

3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。

3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。

3 .2范围

3.2.1 项目准备阶段

a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议；

c. 国内外相关情况考察报告和专题分析报告；

d. 可行性方案及批复文件；

e. 项目实施方案、计划，预算书等；

3 .2.2 项目研究实验阶段

a. 各种重要的原始记录；

b. 各种实验、调研报告和数据；

c. 各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）； d. 设计文件；

e. 重要的来往技术文件。

3.2.3 其它有关材料：

a. 周报、月报以及阶段性简报；

b. 项目例会会议记录和专题会议文件；

c. 同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。

3 .3内容

3.3.1设计方案

系统、子系统、硬件设备型号、软件代码等的各类设计策略和执行方案等；

3.3.2会议和培训文件

包括会议记录、演示PPT 、阶段报告、培训材料等文档；

3.3.3软件文档

软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码说明等；

3.3.4数据文档

数据标准、数据字典、编码说明等；

3.3.5参考文献

由项目部成员收集到的各种中英文参考文献。

3 .4文档分类

3.4.1文档分为纸质文档和电子文档两类。其中电子文档又分为项目常规文档和项目存档文档；

3.4.2 存档文档的编号规则

项目编号 +版本号 +类型序列号+年代编号；

YJ01_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719

文档编号例如： YJ01-001-00-20100223为目录编号；

项目编号为：YJ ；

文档版本号： 01

文档序列号为： 001；

文档类型编号： 00；

年代编号： 20100223；

3.4.3文档类型编号规则

场所子系统设计开发类文档： 00

应急接入建设设计开发类文档： 01

应急管理系统设计类文档： 02

指挥场所建设实施类文档： 03

应急接入实施类文档： 04

应急管理系统实施类文档： 05

其他文档： 06

购进书籍： 07

其他（根据情况添加）

3.4.4文档的命名规则

CNPC_YJ_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719

命名规则为：CNPC_YJ_类型_文件名_模块_版本号_日期. 后缀名 其中“CNPC_YJ”列于所有文件名开始。CNPC_YJ表示为中国石油天然集团公司应急平台（E2）项目；

类型文档类型名称，可使用文档类型编号（根据文档内容此部分可以省略）；

文件名为该文件的具体内容总称，文件名字数不限。

模块用于区分各个项目小组编写的文档，分为ZH 、CS 、JR 、XT ，分别代表综合组、总部指挥场所组、应急接入组、应急管理系统组。（根据文档内容此部分可以省略）；

版本号用于追踪相同文件的修改记录，通常为两位。使用字符“V ”表示版本，一位数字表示修改次数。数字从“1”开始以自然数顺序排列，用于记录文档变化。最终确定稿用字符“F ”替代数字；

日期为记录文件的编写日期，用6位日历日期表示，如：2009

年12月29日，在文件名中表示为091229。

示例：

CNPC_YJ_06_项目章程_ZH_V1_091229.doc

CNPC_YJ_06_通讯录_ZH_V2_091229.xls

CNPC_YJ_06_内部启动会议_ZH_V2_091229.ppt

CNPC_YJ_00_空调子系统设计_CS_V1_091229.xls

其中，CNPC_YJ为中国石油天然气集团公司应急平台（E2）项目； 06为文档类型编号；ZH/CS为模块名称；V1/V2为版本号；091229为日期编号。

3 .5存档规范

3.5.1 基线：事件发生后两周内归档。

3.5.2 完整性：是否成套、缺页和涂改；

3.5.3 准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致，同一项目的文件材料在内容上是否一致；

3.5.4 文件材料属性的鉴别：是否为同一类；

3.5.5 所有文档一月整理一次，按照不同类型刻盘或者其他存储介质进行保存；

3 .6目录建设与管理

3.6.1 所建目录要求符合明确方便的原则；

3.6.2 查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息；

3.6.3 文档用 FTP文档服务器进行存储和管理；

3 .7文档的提交、保存及使用

3.7.1 文档提交

(1)文档的提交时间根据具体规定执行，在规定时限内提交；

(2)项目文档由文档作者提交，一般为 office形式（要求使用 office2000以上版本）；

3.7.2 文档归档

(1)归档的原则

a. 检查文件是否完整，如有短缺，应督促补充齐全；

b. 文档资料移送交接手续必须完备；

c. 移交与保管文档无关的资料，要退回经办部门；

d ．对废弃的与项目相关纸质文档，要使用碎纸机销毁。

(2)存档格式

a. word和 excel文件可分为 office文档和 pdf文档两种。

b. 演示文档只保存 ppt格式或 pdf格式（视演示的具体格式确定）。 c. 源数据和源代码文档由文档作者提供存档格式。

3.7.3 文档保存

(1)文档保存遵循的原则

在项目进展各个阶段，按规定格式建立项目文档目录，标注文档的状态。文档保存可用页面和电子文档两种方式保存，所有文档全部为受控文档；

a. 归档的文件材料，根据归档要求及文件内容特征进行归档； b. 按归档要求进行目录编辑及备查表；

c. 对文档作统一排列；

(2)档案资料的整理

a. 收集的 word和 excel文档由文档管理人员处理成 pdf的格式。

b. 文档资料按文件项目编号次序整理；

c. 文档资料每周备份一次，如有文件损坏及时补充齐全；

(3)文档密级管理

a. 在文档使用中有部分文档根据要求，需暂时保密，在此期间，由文档管理人员进行保存，不得对外发布。

注：除非经文档作者授权同意，否则不得提前进行查看、使用或发布。 b. 此类文档保密到期，由文档作者和文档管理人员决定继续保存或进行发布。

3.7.4 文档使用

(1)归档材料密级的鉴别：

A 绝密：仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意；

B 保密：仅在项目部成员内共享；

C 公开：发布到集团或者项目部网站；

(2)文档根据不同密级使用；

a. 进度文档一般为 C级，通过FTP 文档服务器可实现完全共享。 b. 源代码为 A级，缺省六个月绝密期，在源代码绝密期内，其可执行程序为 B级，即项目内共享。

c. 阶段性技术文档为A 级，缺省三个月或由文档作者提供文档绝密时限（最长时限可至该项工作完成的截至日期）；

d. 绝密期后, 阶段性技术文档密级由 A级降为 B级，在项目部范围内共享；或根据项目需要，通过项目作者和项目小组协商实现共享；

(3)项目部成员均可通过SVN 服务器对上传后的文档资料进行查询。

(4)部分重要文档，如：重要技术文档、源代码等，需经过文档作者和项目领导同意并签字授权后方可使用。

(7)文档作者离开项目后，所提交文档的版权完全归属于项目部。

3.7.5 文档的借阅

对于纸质存档文件，原件由综合组统一保管，需要借阅和查看的人员需向综合组文档管理人员提出申请，同意借阅后，由文档管理人员负责提供文档复印件并填写文件使用记录，任何人员不得随意复制文档资料，文件借阅使用完毕后应归回综合组文档管理人员。需要复制使用的需得到综合组负责人许可后方可自留使用。

3.7.6 文档修改

(1)项目进展过程中，随着对项目进一步的深入，将会产成一些需要修正的文档，对文档的修改需经过综合组负责人的审核，方可进行。

(2)文档修改则文档目录和编号也同时进行修正；

(3)文档修改后需在相关目录中标注修改，并记录到文档修改日志。 4文档服务器

4 .1文档存放目录

说明：在三级目录下建有具体的文档分类文件夹。

4 .2SVN服务器登陆权限

4.2.1公共权限

项目部所有成员均可使用公共权限对文档服务器中的文件进行查阅，并且所有成员均有承担按时提交文档的义务和职责。

4.2.2个人权限

专业组执行组长具有对项目常规文档的写入权限，并且具有对 其组内成员每个阶段工作成果汇总、归纳和审核的义务和职责。

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