岗位和工作分析简介

(2009-03-08 22:10:20)

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工作分析

工作执掌

杂谈

分类： 杂絮飞扬

现代人力资源管理的核心命题之一是解决人与组织的关系问题，这一命题自然地集中在人与组织的结合点――工作及岗位上。现在﹐越来越多的专家业已认识到﹐中国企业人力资源管理模式的出路在于以岗位为中心的人事管理体系﹐包括招聘体系﹑培训体系﹑晋升体系﹑考核体系和薪酬体系。

目前，在许多企业人力资源管理实务中，都强调“以岗位为核心的人力资源管理整体解决方案”。实际上，就是指企业人力资源管理的一切职能，都是以工作分析（岗位分析）为基础的。以工作岗位为核心的人力资源管理﹐是当代企业人力资源管理中最核心的内容之一。

1. 岗位的定义

在特定的组织中，在一定的时间和空间内，由一名职工承担若干项任务，并具有一定的职务、责任和权限时就构成一个岗位。本质上﹐岗位是企业给予员工的任务、责任和权限的统一。一方面﹐在岗位上，要完成领导交给的任务，要负责任，要把工作做好。如果做不好，可能会受到惩罚或者被解聘。另一方面，领导会赋予岗位以一定的相应权限，有责便有权。

企业里有很多岗位，这些岗位按照其性质的不同可以分成若干个类型﹐包括生产岗位、执行岗位、专业岗位、监督岗位、管理岗位以及决策岗位等。其中﹐专业岗位主要是指从事各类专业技术工作的岗位。例如工程师、经济师、会计或者软件设计师等等。

必须注意到岗位与人员这2个概念并不是等同的﹐二者是既有联系又有区别的。一方面﹐岗位和人员是两个不同的概念。一个岗位不一定是一个人，可能是几个人。例如财务部会计师的岗位，可能是两个人，也可能是三个人。较小的公司财务工作业务量不大，财务部可能只有一名经理，下设一名会计师、一名出纳，这时会计师岗位就是一个人；如果企业财务工作量很大，会计师岗位可能是两个人或者三个人，分为成本会计、总账会计等等。只要岗位是相同的，从事该岗位工作的人员的职责应该是相同的。另一方面，也有可能是一个人同时负责好几个岗位。例如一家公司的人力资源部就有好几项工作，但是如果公司刚刚成立，规模不大，就没有必要设一个经理、四个员工。完全可以只使用三个员工：一名经理下设两个员工，一个负责员工管理和兼管培训部门，另一个负责薪酬和考核管理。将来企业发展了，业务量大了，人员少了工作忙不过来，这时候就需要再添加两个人员。

2. 工作分析和岗位研究的定义

工作分析与岗位研究是岗位分析、岗位评定和岗位分类等级等多项活动的总称。它是以企业单位中各类劳动者的工作岗位为对象，采用科学的方法，经过系统的岗位调查，收集有关工作岗位的信息及科学的岗位分析、评定，制订出岗位规范、工作说明书、岗位分类图等各种人力资源管理文件，为员工的招聘、调配、考核、培训、升降、奖罚以及劳动报酬等提供客观依据。工作分析与岗位研究简称工作岗位研究或岗位研究。

工作分析（或者叫职务分析、岗位分析等）是现代人力资源管理所有职能工作的基础和前提。只有做好了工作分析与设计工作，才能据此有效地完成以下具体的现代人力资源管理工作。

那幺﹐在何种情形下需要进行工作分析？一般说来﹐有以下几种情况﹕1).当新组织建立，工作分析首次被正式引进时﹔2).当新的工作产生时﹔3).当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重要变化时。

2.1 工作分析的目的

工作分析是确定组织中完成特定工作所需要的技能、职责与知识的系统活动过程﹐其目的和意义具体表现在人员﹑职务和环境3个要素方面。

要素

要素说明

企业/组织目的

工作分析的目的是要回答以下的六个重要问题

人员

工作条件﹑能力

人能尽其才

1.工人完成的是什幺样的体力与脑力任务？

2.这项工作需要在什幺时间完成？

3.工作在哪里完成？

4.员工怎样做这项工作？

5.为什幺要做这项工作?

6.从事这项工作需要什幺样的资格条件？

职务

工作环境﹑程序

才能尽其职

环境

工作技能﹑设备

职能尽其用

Table-1工作分析的目的

2.2 工作分析的作用

工作分析是人力资源管理的基础﹐是组织设计﹑工作设计﹑人力规划﹑招聘﹑培训开发﹑业绩管理﹑薪酬管理﹑任职资格管理﹑晋升与调动﹑人事问题研究等一系列人力资源活动得以开展的必要条件。

规划：制定有效的人员需求预测方案和解决需求的措施；

招聘：选拔和任用合格的人员（任职条件）；

培训：根据工作内容与任职条件设计培训方案；

考核：通过关键任务分析、任职条件分析制定考核、升职和作业的标准；

薪酬：通过职务评价确定薪酬标准；

通过工作分析﹐可以确定职位的工作目标﹐职位的工作内容和方法以及职位的任职资格和条件。

2.3 工作分析的信息（内容）﹕

业界对工作分析的信息亦多种分类方法﹐但究其根本都是建立在岗位的内涵(工作描述)与岗位对员工的要求(工作说明书)这2大类的基础上的。

岗位的内涵

岗位对员工的要求

名称的分析

任务的分析

职责的分析

关系的分析

劳动强度

劳动条件和环境

劳动资料和劳动对象

知识水平分析

工作经历要求分析

职业道德要求分析

能力要求分析

身体素质要求分析

Table-2 工作分析的信息（内容）

2.4通过工作分析得到的成分：

?  工作分析的目的旨在为工作的描述和说明提供了必要的信息。具体的主要体现在工作描述﹑绩效标准和工作说明3个方面。

工作描述：一种提供工作的任务、职能和责任信息的文件。

绩效标准：工作描述中出现的内容，标示员工完成的是什幺工作及什幺样的成绩是令人满意的。

工作说明:概括一名员工能够令人满意地完成工作所需要的最低条件的文件。这些条件涵盖知识、技术与能力3个方面﹐包括受教育水平、工作经验、工作技能要求、人际交往要求、脑力要求、体力要求、工作的条件与风险等条款。

3. 工作描述与工作说明书

工作分析衍生的结果包括工作描述﹑工作岗位设置﹑通过岗位评价确定岗位等级﹑工作再设计﹑定员定编等。本文将围绕工作描述与工作说明书这2个方面展开论述。

3.1 工作描述

工作描述亦称职务描述书﹐是工作分析所带来的最根本的结果，作为企业人力资源管理中一项重要的基础工作，它同各项人力资源管理工作有着不可分割的联系。

工作描述常与职务规范编写在一起，统称职务说明书。职务说明书的编写是在职务信息的收集、比较、分类的基础上进行的，是职务分析的最后一个环节。

工作描述是对职务性质类型、工作环境、资格能力、责任权限及工作标准的综合描述，用以表达该工作职务在单位内部的地位及对工作人员的要求。它体现了以“事”为中心的职务管理，是考核、培训、录用及指导职务工作人员的基本文件，也是职务评价的重要依据。事实上，表达准确的职务规范一旦编写出来，该职务的能级水平层次就客观地固定下来了，职务评价则是对这种客观存在的准确认识。

工作描述应涉及到的内容包括工作标识﹑工作综述﹑工作联系﹑责任与任务﹑工作权限﹑绩效标准﹑条件与环境等。

工作标识﹕包括工作名称﹑工作代码﹑工作部门﹑直接主管的职位名称﹑工资等级和范围﹑分析日期等内容。

工作综述﹕描述工作的总体性质，列出其主要功能或活动。如“物料经理”可描述为”负责生产线上所需要的所有材料的经济性购买、规范性运输以及存储和分配”。

工作联系:说明工作承担者与组织内外的联系情况﹐主要有报告工作对象﹑监督对象﹑工作合作对象﹑接触的公司外部人员等。

如“人力资源经理”的工作联系为：

报告工作对象：雇员关系副总裁

监督对象：人力资源职员、考试管理员、劳资关系员以及一个秘书

工作合作对象：所有的部门经理和行政管理人

接触的公司外部人员：就业机构、管理人员代理招募机构、工会代表、公司客户等

责任与任务﹕说明工作的具体任务与职责。

如“护士”的责任与任务为：

a).评估患者的体力、情绪等

b).撰写患者全程的书面护理计划

c).实施护理计划。

工作权限:包括决策权、监督权和经费预  算与审批权、奖惩权等。如批准购买一定金额的物品，批准下属请假或缺勤，实施奖惩，建议提薪，招聘新雇员等。

绩效标准:要求具体和明确。如“在同一个工作日内收到的发票必须在当天过账”、“在下一工作程序被拒绝的产品平均不得超过2%”。

条件与环境:对噪音、温度、危险性等工作物理环境进行说明。

3.2 职务说明书

职务说明书主要包括岗位职责描述和岗位资格要求两个方面﹐其具体内容如下。

岗位职责描述

岗位资格要求

岗位概述

岗位职责

岗位权限

岗位挑战性

关键业绩指标

岗位组织关系

知识学历

所需经验

培训要求

职务能力

身体特征

其它特征

Table-3 职务说明书的内容

4. 工作分析的方法和步骤

工作分析的方法包括调查研究﹑数量分析﹑心理分析等。

在做工作分析时，应当按照以下六个步骤来进行。

一、确定工作分析信息的用途

二、搜集与工作有关的背景信息

三、选择有代表性的工作进行分析

四、搜集工作分析的信息

五、同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息

六、编写工作说明书和工作规范

大多数情况下，在完成了工作分析之后都要编写工作说明书和工作规范。工作说明书就是对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。工作规范则是全面反映工作对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件。有时候，工作说明书和工作规范书分成两份文件来写，有时候则合并在一份工作说明书之中。