办公室英语

办公室英语

这次我们的主题还是跟办公室内的话题有关, 不过也不全然限定于只能在办公室里用, 在日常生活中也是常常可以派得上用场的.

1. In the middle of something? 正在忙吗?

我知道有许多许多的人, 对于某一种概念学会了一种说法之后, 从此就只会用这种说法. 例如「你在忙吗? 」这个句子, 很多人在国中起就知道要说, "Are you busy?" 讲到了来美国留学三年, 他还是只会说 "Are you busy?". 其实有时候我们的眼界要放广一点, 对于同一个概念要有不同的变化. 就像是 "Are you busy?" 这句话, 其实老美也很常用 "In the middle of something?" , (但这句话比较接近于 "Are you busy right now?" 是问人家「现在」是不是正在忙? "Are you busy?" 的含意比较广, 也可指「最近」忙不忙?) 大家不要小看这么小小的变化, 如果你除了 "Are you busy?" 之外, 有时还懂得刻意去用 "In the middle of something?" 我相信你的的英文说出来就会跟别人不一样. 举个例子吧, 办公室里想找人八卦, 又怕人家正在忙, 这时你就可以问他, "In the middle of something?" (正在忙吗?)

记得在不久之前看过的一部黑人电影 Down to Earth 中也有 in the middle of something 这个用法, 只不过男主角是用这句话来提出一个论点, "The first kiss is always in the middle of something." 也就是说, 初吻总是发生在讲话讲到一半时, 或是当你们正在作其它的事情时, 通常是果不其然的. 他同时也觉得, "The first kiss is the only real kiss in your relationship." (只有初吻才是真正的吻), "The others are just protocols" (其它的都只是一种敷衍、虚应故事而已.)

2. What are you up to? 你正在作什么?

跟上面的例子一样, 「你正在作什么啊? 」这句话通常我们就只会说, "What are you doing?" 这样子不会很无聊吗? 其实有时我们可以换句话说. 例如: "What are you up to?" 同样也是问人家你正在作什么. 承上例, 假设你在办公室里, 你想找人八卦, 所以问同事, "In the middle of something?" 他回答, "Kind of." (算是吧.) 这时你就可以打破砂锅问到底, "What are you up to?" (那你最近在忙什么啊?) 另外有时候老美见面时也会问 "What are you up to?" 意思就是问你最近在作什么啊? 跟另一句问候语 "What's up?" 意思上很接近. 但是你要听对方的语气喔! 有时候 "What are you up to?" 指的虽然还是 "What are you doing?" 但它却是「你在搞什么鬼啊? 」的意思喔! 例如当你看到别人在乱翻你的东西, 你就可以责问他, "Hey, what are you up to?" 也就是骂他「你在搞什么鬼啊? 」. 或是像电影 Blow 里毒贩的老爸骂他的儿子, "I know what you are up to." (我知道你在干些什么勾当.) 以上这些例子里, "What are you up to?" 完全可以用 "What are you doing?" 来取代, 只不过因为我们在说话时要力求变化, 所以要多学几种不同的讲法.

其实 "What are you up to?" 还有许多其它的意思, 在此不一一列举, 不过还有一个比较常用的解释是, 「进展的如何了? 」例如朋友告诉你他正在写一部武侠小说, (就像我的 labmate 一样), 你就可以问他, "What are you up to?" (进展的如何了), 而他的回答可能是, "I am writing Chapter 3 now." 我现在正在写第三章呢.

3. Can you just give me a ballpark figure? 能不能给我一个大概的数字.

Ballpark 指的是专供球类比赛的公园, 特别是指大型的棒球场. 例如亚特兰大勇士队 (Atlanta Braves) 的主场, Turner Field 就是一个 ballpark. 那什么是 ballpark figure 呢? 通常在棒球比赛时不是都会

报今天的观众人数, 例如是 49,132 人吗? 这个数字 49,132 就是 ballpark figure, 但这只是一个大约的估计数字而已, 所以 ballpark figure 的意思就是指大约的估计数字. 所以在公司里如果老板问会计, 上个月水电费总共多少钱? 之后再加上一句, "Just give me a ballpark figure." 意思就是我只要一个大略的数字就行了. 甚至有些老美懒到就只说 ballpark, 所以老板也有可能会说, "I'll need a ballpark of the revenue last year." (我需要去年的营收的大约数字.) 你就要自己知道这个 ballpark 是 ballpark figure 的意思.

其实很多像 ballpark 这种有点俚语的讲法, 你去问美国人, 我保证他们百分之九十九点九都知道 ballpark 的意思. 但是有很多外国人, 不管他们的英语再流利, 不管在美国住多久, 却还是常常会有听不懂的状况. 像小笨霖的指导教授是欧洲人, 但在美国也待超过十年了, 英语的流利自然是不在话下. 可是呢? 有一次我跟她说 "I can only give you a ballpark." 她却问我 ballpark 是什么意思. 我讲这个小故事给各位听的原因, 就是告诉你们拿这种俚语去跟美国人会话, 通常是没问题的, 但是如果去跟英语同样也很流利的老印, ABC, 或是在美国住了很久的外国人, 则不保证他们能听得懂.

4. Bottom line: We have to turn into profit by 2002. 最重要的是: 我们必须在 2002 年前转亏为盈.

大家看过财务报表没? 上面是一大堆密密麻麻的数字, 告诉你公司的资产有多少, 折旧多少, 应收帐款多少. 但是这些都不是最重要的, 最重要的在最最下面那一行 (bottom line), 叫净赚 (Net earnings) 告诉你这家公司总共加起来到底是赚钱还是赔钱, (这其实才是最重要的, 不是吗?) 所以 bottom line 这个字后来就变成了有「最重要的是... 」的意思. 例如商场上有句名言, "In business, If you don't take care of your customers, somebody else will. And that is the bottom line." (如果你不关心你的顾客的话, 其它的人会, 这是最重要的原则. ) 另外 bottom line 也有「最后的底限」, 「不能再退让的原则」的意思. 例如老板可以告诫员工, "Bottom line: We have to ship this order by Friday." (我最后的底限是, 我们必须在星期五前运交这批货. )

5. The new CFO was sent to bring the company out of the red.

这位新的财务长被派来把公司从赤字中拯救出来.

中国人喜欢红色, 所以股市大涨时盘面上都是红通通的一片. 不过欧美国家对红色的认知则大不相同, 红色就表示亏损, 赤字. 像之前提到的 bottom line 如果是用红笔写的, 那就是表示公司整体上来说是赔钱的. 相反的如果是用黑笔写的, 则表示是赚钱的. 所以我们常可以听到 in the red 或是 in the black 这样的讲法, 其实就是指公司赚不赚钱. 当然啦, 我们也可以用最简单的讲法, lose money 和 make money 或是形容词 unprofitable 和 profitable 来表示赔钱或赚钱. 例如这家公司是赚钱的, 你可以说, "This company is in the black.", "The comapny is making money." 或是 "The company is profitable." 都可以.

讲到这个 profitable 让我不得不提醒大家 non-profit 这个字, 因为常常有人会搞错. Non-profit 这个字指的并不是说不赚钱的, 而是说「非营利性质的」, 例如像消费者文教基金会我们就可以说他是一个 non-profit organization, 非营利机构, 这种组织就不是以赚钱为目的. 但 nonprofitable 的话则是指不赚钱的就等于 unprofitable 或是 non-profit-making.

6. Shelly just called in sick. Shelly 刚打电话来病休.

Call in sick 是一个在办公室内常会用到的片语, 指的是有人打电话来说他生病了不能来上班. 有兴趣听老美讲这句话的人不妨去看 "What Women Want?" (男人百分百) 这部电影, 我记得他们就有用 "call in sick" 这个片语. 当然啦, 这种事想也知道一定有相当的比例是偷懒而不想来上班而已, 不然就是员工找藉口集体罢工, 例如 "Some workers called in sick to have a strike." (有些工人藉由集体打电话病休来罢工.)

那如果是正常的病休 (sick leave/ medical leave) 要怎么讲? 你可以说, "I need a sick leave for two days." (我需要请两天病假.) 或是如果是因为老婆要分娩了, 想要请事假 (personal leave), 你可以说, "I'm asking for a three-day paid/unpaid personal leave for my wife's labor." (因为我老婆要生了, 我想要请三天假.) 至于这个假是扣不扣钱? (paid/unpaid) 就看公司的政策而定了.

7. I just heard that seven people are going be laid off next month.

我刚听到公司下个月要裁七位员工.

最近失业率不断上升, 我也就顺便来谈谈裁员的话题. 公司要裁员的讲法有许多种, 其中最常见的不外是 layoff 这个字 (如果分开来写: lay off 是动词, 但合起来写 layoff 则是名词) . 例如, "Cisco issues a profit warning, plans layoffs." (思科发布盈馀警讯, 计划裁员.) 当然还可以用比较口语的讲法说, cut jobs 或是 slash jobs, 例如上一句我们也可以说, "Cisco plans to cut/slash jobs." (思科计划裁员.) 据路边马路消息说, 由于 layoff 最近在英语中的出现频率排名大幅成长, layoff 这个字将会被收录在最新的英文常用 3000 字汇当中. ^__^

要是真的不幸在美国被裁员了怎么办? 先记住两句话再说, 第一句是, "Whose decision was this?" (这是谁的决定.) 俗语说冤有头债有主, 先问清楚了是谁动你的, 将来要把汽车轮胎放气才知道要放哪一台. 另一句话就是, "I am between jobs." 这句话在找新工作时很好用. 人家问你现在在作什么, 你不要呆呆地说, "I just got laid off." 多难听啊! 你应该说, "I am between jobs." 我正好在两个工作间的空档. 听起来比较委婉 这可是之前刚被裁了员的好友 Joseph 教我的, 他就因为很会讲这句 "I am between jobs." 目前已经在德州休士顿找到新工作了.

8. He suggested we should go to eat after my graveyard shift.

他建议说我们可以在我的大夜班之后一起去吃东西.

轮班这个字在英文里叫 shift, 例如三班制就叫 three shifts. 例如, "We have to work in three shifts to keep the company running." (我们必须轮三班制来保持工厂的运转.) 我想大家都知道三班制就是日夜, 小夜班和大夜班. 在英文里日班就是 day shift 或是 regular shift, 小夜班是 night shift. 那大夜班呢? 有一个很有趣的讲法, 叫 graveyard shift. 所以如果你要说明自己上的是大夜班, 就可以这样说, "I work on the graveyard shift."

至于为什么叫 graveyard shift 呢? 其中有一个广为流传的故事是这么说的, 在十九世纪时, 人们有时候会不小心把还活著的人当成死人埋掉. 为了避免这种悲剧发生, 所以他们在每个棺材里都装上电铃, 以便让这些意外醒来的「尸体」能够按铃求救. 也因此必须另外安排一位仁兄晚上时在墓地 (graveyard) 里巡查, 以便有人按铃时能即时通知家属. 所以大夜班后来就以此得名, 成为了 graveyard shift. 至于你相不相信这种传说呢? 就看你自己了!

9. I am only a regular 9-to-5er.

我只是一个平凡的朝九晚五上班族.

我相信中文的「朝九晚五」这个字应该就是从英文 9-to-5 这个字直接翻过来的吧? 由于上班族的工作时间多半都是很固定从早上九点到晚上五点, 所以才有 9-to-5 这个用法, 指的就是很一般上下班的工作. 记得有一次跟一个在社会上己经工作多年又回来念研究所的老美聊到他回学校念书的动机, 他就告诉我, "I don't want to work 9 to 5 for the rest of my life." (我不想一辈子都作朝九晚五的工作.) 另外像这种上班族也可以自称是一个 9-to-5er , 也就是指作这种朝九晚五工作的上班族. 但是像小笨霖我呢? 我就该自称是 10-to-3er 了. (我当然没那么认真凌晨三点回家, 而是下午三点就回家睡午觉了!)

10. I refuse to work overtime during the weekend.

我拒绝在周末时加班.

英文里加班叫 work overtime. 例如别人喊你今晚出去吃饭, 你说, "Sorry, I have to work overtime." 就是告诉他, 很抱歉, 我今晚要加班. 不过有趣的是, 除了「加班」可以叫 overtime, 加班费也可以叫 overtime. 例如你可以大声地告诉老板, "You have to pay me overtime!" (你必须要付我加班费.) 不过现在时机歹歹, 我看还是小声讲就好了.

除了这个 pay overtime 之外, 老美也常用到另外两个字, 一个叫 double time, 另一个叫 time and one-half. Double time 指的是双倍的工资, 而 time and one-half 或是 time and a half 则是指一倍半的工资. 例如老板叫你作一些额外的工作, 你可以说, "If you pay me double time, I'll do it." (如果你付我双倍的工资, 我就去做.) 再造一句, "I like to work on holidays because I am on time and a half." (我喜欢在假日时工作, 因为这时的工资算一倍半.)

我也讲几个词语

一个就是downsize ，本意是“缩小规模”的意思，现在基本上已经是" 增效减员" 的代名词了。当然，这个里面毕竟有个down ，所以呢后来人们又更常用resize 来表示隐含的" 裁员" 的意思了，当然现在我们最常见的就是" 重组" 这个词，实际上机构的重组往往意味着要裁员，所以restructure 有时候也就是公司利润下滑，就要裁员了。

所以，记住啊，lay off(中国美其名曰" 下岗" ，layoff 就是下岗工人啦) ，downsize, resize, restructure，当然，后面还有下句中的capsize, rightsize, re-organize等词语，快去查字典吧，呵呵，不懂再来问。 There was once a time (not too long ago) when many people accepted the idea that life's BIG money was destined only for large and well-established corporations. And this was backed by the cold, hard statistic of new businesses having only a 45% chance of surviving to their fifth birthday and a 15% chance of reaching their tenth. But things have changed and today people are watching in disbelief as major corporations resize, downsize and even capsize. 再如：

Unemployment has become an institutionalized fact in modern civilization, as companies resize, downsize, re-engineer themselves, rightsize or collapse. As industry tries to adjust to changing conditions and competition, it is discarding many values and social responsibilities as inconvenient, and people have become secondary to business decisions, or government ones. Homelessness is no longer an aberration in North America, it is now measured in millions, and accepted as an inevitable issue and part of our culture.