档案管理手册
02-07
档案管理程序
1 目的
为了规范公司档案管理工作,加强档案业务建设,发挥管理职能,增强公司档案的实用性和有效性,制定本程序。
2 范围
本程序适用于公司及所属各单位的档案管理。
3 术语和定义
3.1 档案
本程序所称档案是指生产建设、科学研究、经营管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的,并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。
3.2 企业档案
本程序所称企业档案是指企业在各项活动中形成的有价值的各种形式的历史记录。
3.3 归档文件
本程序所称的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为档案保存的各种载体的文件材料。
3.4 归档文件整理
本程序所称的归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、录入、编目、装盒,使之有序化的过程。
3.5 档案的利用
本程序所称档案的利用是指利用者对档案的利用、复制或摘抄。
3.6 案卷
本程序所称案卷是指由互有联系的若干文件组合成的保管单位。
3.7 件
本程序所称件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
3.8 档号
本程序所称档号是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排序的一组代码。档号中包括全宗号、目录号、分类号、年代号(项目代号)、卷(件)号。
3.9 全宗号
本程序所称全宗号是指公司档案管理部门给立档单位编制的代号。
3.10 目录号
本程序所称目录号是指全宗内案卷所属目录的代号。
3.11 分类号