江苏省公证机构执业管理规范(1)

江苏省公证机构执业管理规范

第一章 总则

第一条 为规范全省公证机构的执业活动，发挥公证机构的基础管理职能，加强对公证机构的执业监督与指导，根据有关公证的法律、法规、规章和规范性文件，制定本规范。

第二条 本规范涵盖公证机构的组织建设、队伍建设、业务管理、质量控制、基础设施建设、服务窗口建设等与公证执业活动紧密相关的有关方面，是我省公证机构执业和管理的基本要求，旨在推动公证机构建设成为“依法管理、运转有序、执业规范、形象良好”的一线实战单位，奠定公证事业发展的坚实基础。

第三条 公证机构应当严格执行本规范，健全完善各项内部管理制度，认真履行有关管理职责，自觉接受主管机关和有关部门的监督检查。

第二章 执业审批、核准与备案管理

第四条 公证机构应当依法办理相关行政或者事业法人批准、登记手续，具有独立的法人地位。

第五条 下列执业事项，必须依法依规经主管机关或者行业协会审批：设立公证机构；公证机构跨执业区域开展执业活动；公证机构和公证员申请办理涉外公证业务。

第六条 下列执业事项，应当依法依规经主管机关或者行业协会核准：公证机构设立办证点或者协办点；公证机构负责人

的产生；公证机构重要事项变更；公证机构申请换发或者补发执业证书；公证员任职、免职；公证员变更执业机构；公证员申请换发或者补发执业证书；公证员助理任职。

第七条 下列执业事项，应当依法依规及时向主管机关或者行业协会备案：公证机构、公证机构负责人、公证员年度考核结果；撤销公证书；公证员申请办理涉台公证业务。

第八条 有关执业事项，需要履行审批、核准或者备案等多项手续的，公证机构应当依法依规予以办理。

第九条 设立公证机构的开办资金数额应当在30万元以上。

第十条 公证机构的负责人必须是执业满三年以上的公证员，并经公证机构内部公开、民主推选产生。

第三章 基础设施建设

第十一条 公证机构应当具有独立、专用的办公场所，总面积不低于400平方米，且满足公证员人均不低于30平方米。其中，接待当事人的服务窗口面积不低于100平方米，并设立接待、咨询室、会议室、文印室、公证专用纸保管室、收费室、档案室。

第十二条 公证机构应当配备专用的固定电话、复印机、传真机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪、身份证识别仪等硬件设备，为公证员和公证员助理每人配备一台电脑，并按照行政事业单位资产管理的有关规定进行登记、维护、使用和处置。有

条件的公证机构可以配备用于外出核实的车辆。

第十三条 公证机构应当具有独立、专用的当事人接待室或者谈话室，并配备相关录音录像设备，保障相关业务的开展，保护当事人的隐私。

第十四条 公证机构应当具有专用的档案室，配备必要的防火、防盗、防潮设备，符合有关公证档案室的硬件建设标准。

第十五条 公证机构应当接入全省统一的公证信息平台网络，配备必要的路由器、交换机、不间断电源等硬件设备。

第四章 服务窗口形象建设

第十六条 公证机构用于接待当事人的服务窗口，应当在沿街一楼或者适当位置设置，交通便利、位置醒目，并按照《江苏省公证机构形象导视识别系统》设计户外和室内导视系统，方便当事人办证。

在政府行政审批中心或者行政服务中心设置公证服务窗口的，应当具有相对独立的区域，在醒目位置设置机构标志和指示牌。

第十七条 公证服务窗口应当按照“环境优美、设施齐全、服务优质、工作高效”的总体要求，合理设置功能区域，实行接待区域和办公区域相对分离；标明接待时间；保持环境整洁、文明有序，为当事人配备必要的座椅、纸张、笔墨、饮用水设备等物品。

第十八条 公证机构应当在服务窗口的醒目位置公示公证

业务受理范围和条件、公证程序、公证服务收费标准、公证法律援助范围和条件、公证复查与投诉办法以及公证机构负责人、公证员名录等内容，并公布业务咨询和监督投诉电话，设立意见箱，注意收集并及时反馈当事人的意见和建议。

第十九条 公证服务窗口应当陈列办证须知、服务指南等业务宣传资料，供当事人免费获取，便于当事人正确知悉并提供相关证明材料。

第二十条 公证人员接待过程中应当做到“三个统一”：统一穿着公证服装、统一佩戴公证徽章上岗、统一使用规范和文明用语。

第二十一条 公证服务窗口应当建立公证员值班制度，即每个工作日由公证机构指派至少一名公证员进行窗口接待，负责统筹协调、解答疑难问题、受理公证事项并审核把关。

第二十二条 公证机构应当依法积极开展公证法律援助工作，对符合公证法律援助条件的当事人，履行相关报备手续，减免公证服务收费。

第五章 规章制度建设

第二十三条 公证机构应当以维护和保证公证质量为目标，不断健全完善各项内部规章与管理制度，确保公证人员履职尽责，调动公证人员的工作积极性。

第二十四条 公证机构应当建立岗位目标责任制度，明确公证处主任（副主任）、公证员、公证员助理以及行政辅助人员

等不同的岗位职责要求。对实行部门分工的公证机构，还应当明确不同部门的岗位职责要求。

第二十五条 公证机构应当建立公证接待、公证告知、证明材料审查核实 审批以及公证机构印章和公证员签名章管理、水印纸领用和管理、公证卷宗档案等业务管理制度，明确各个公证程序环节的执业要求。

第二十六条 公证机构应当建立业务请示汇报和研讨议事制度，加强业务沟通交流与反馈，注重对新型公证事项以及重大疑难复杂事项的集体研究与处置。

第二十七条 公证机构应当建立财务、资产和收费管理制度，实行独立核算，加强经费管理。公证机构的法人资产应当保持在30万元以上。

第二十八条 公证机构应当建立科学合理的综合绩效考核制度和公证人员收入分配制度，本着宏观控制、适度激励、分类管理、规范运行的基本原则，以公证质量评价为核心，注重规范管理、日常监督、综合评估，形成体现公证机构公益属性和服务职能的有效机制。严禁采取个人收入与业务收费进行单一、直接挂钩的分配模式。

第二十九条 公证机构应当建立执业保证金、执业过错责任追究以及公证机构、公证人员执业档案制度。

第三十条 公证机构应当建立公证文书争议复查接待与处理制度。

第三十一条 公证机构应当建立廉洁自律制度。

第六章 人员管理

第三十二条 公证机构应当开展经常性的职业道德、执业纪律教育，切实增强公证人员的责任意识和执业风险意识。每周的政治学习或者业务学习活动不得少于一次。

第三十三条 公证机构应当切实加强党建工作，凡有3名以上党员的公证处应当建立党支部，不足3名党员的，应当与其他部门建立联合党支部，实现党的组织生活制度化、经常化。

第三十四条 公证机构应当按照公务员招录和人社部《关于进一步规范事业单位公开招聘工作的通知》［人社部发（2010）92号］等规定精神，遵循民主、公开、竞争、择优的原则，全面落实公开招聘各项规定，切实做到信息公开、过程公开、结果公开。

第三十五条 公证员年度人均办证量超过900件的公证机构，应当配备公证员助理。

第三十六条 公证机构的公证员数量不得少于3人。公证员助理与公证员的比例不得超过3:1。

第三十七条 公证机构应当依法与公证人员签订聘用合同或者劳动合同，为公证人员办理社会保险。

第三十八条 公证机构应当采取有效措施，切实提高公证员、公证员助理的学历教育和专业技能。40周岁以下的公证员、公证员助理均应达到大学本科以上学历。

第三十九条 公证机构应当积极支持公证人员参加各类职业培训和继续教育活动，并在《公证员继续教育证书》和公证人员执业档案中予以实时记载。公证员每年参加职业培训不得少于40学时。

第四十条 公证员每年至少在设区的市以上刊物或者研讨会上发表专业论文一篇。

第七章 业务管理

第四十一条 公证机构只能刻制和使用唯一印章。严禁公证机构设立的办证点出具公证文书或者另行刻制使用公证机构的印章。

第四十二条 严禁非执业公证员或暂停执业的公证员借用执业公证员的签名章出具公证书；严禁未办理涉外公证员签名章备案的公证员借用他人的签名章出具涉外（包括涉港澳台）公证书。

第四十三条 公证机构有权根据公证员的业务素质、办证质量、年度考核结果和公证事项的难易程度等因素，对公证员予以不同的授权，有权停止公证员办理某类或全部公证事项。

公证机构可以将赋予强制执行效力债权文书公证、继承公证等执业风险较大、或法律关系较为复杂的公证业务指定专人办理。

第四十四条 对复杂、疑难、重大、新型公证事项，公证机构应当组织集体讨论，并将讨论和议定情况记录存档。

第四十五条 公证机构应当不断健全完善审批负责制。主办公证员试点工作一律予以取消。

第四十六条 公证机构承担公证顾问事务，与有关单位签订常年法律顾问协议的，应仅限于提供公证法律咨询、代写与公证事项有关的法律事务文书、代办有关法律手续等。公证顾问单位办理公证的，应当按照有关公证服务收费标准另行收取公证费，不得实行“打包”服务。

第四十七条 公证员应当亲自核实当事人或其代理人的身份；亲自监督当事人或其代理人在询问笔录上签名（捺指印）；亲自在公证书原本（签发稿）上签名。公证机构和公证员不得指派其他人员代理实施应当由公证员本人履行的职务行为。

第四十八条 除危重病人或因其他特殊原因不便亲自到公证机构提出公证申请者外，公证机构不宜派公证员上门受理赠与、遗嘱、放弃继承公证事项。

第四十九条 公证员在办理公证中，应当根据不同办证事项的需要，向当事人告知下列全部或者部分内容：

（一）当事人在申办公证中的权利（如申请回避的权利、在签字确认前要求修改笔录的权利、申请法律援助的权利、认为公证书有错误申请救济的权利和程序等）；

（二）当事人在申办公证中的义务（如提供真实、合法、充分证明材料的义务、支付公证费的义务等）；

（三）当事人在公证的合同（协议）、遗嘱等文书中所享有

的主要权利和特殊权利；

（四）当事人在公证的合同（协议）、遗嘱等文书中所承担的主要义务和特殊义务；

（五）公证的法律意义和后果；

（六）对公证的民事法律行为履行中应当注意的法律问题（如告知办理不动产登记手续）；

（七）申办公证的法律文书中存在瑕疵将不受法律保护；

（八）办证规则规定的其他应当告知的内容。

公证员可以采用格式条款的告知书、询问笔录以及申请表、发送公证书回执中的格式条款进行告知。但对当事人的权利义务有重大影响的法律后果（如赠与合同公证后，赠与人将失去任意撤销权），应当采用口头告知，并将告知内容记入询问笔录。书面告知或者告知的书面记录应当记载告知的时间，并由当事人签名或者盖章、捺指印。

第五十条 下列证明材料，经公证员核实后可以采信：

（一）党政机关、国有企事业单位人事（保卫）部门出具的证明材料；

（二）户籍等登记机关及档案管理机构出具的证明材料；

（三）有法定资质的专业的鉴定机构出具的证明材料；

（四）可通过政府部门网站查询的证明材料。

第五十一条 下列证明材料，公证员须辅助其他证明材料，相互之间能够互相印证且形成完整证据链条可以采信：

（一）居民委员会出具的证明材料；

（二）村民委员会及其他村集体组织出具的证明材料；

（三）集体企业、私营企业、外资企业出具的证明材料；

（四）证人证言、当事人的陈述以及当事人提供的书证、物证。

第五十二条 公证机构应当建立公证质量检验制度，明确质量检验职责要求。对公证员数量超过8名或者年办证总量超过2万件的公证机构，应当设立专职的公证质量检验员，履行质量保证和质量控制的职责。不具备上述条件的公证机构，应当设立兼职的公证质量检验员。

第五十三条 公证机构应当实行自查、互查和检查相结合的公证卷宗评查工作机制。公证员每月至少自查一次，自查量为当月办证数的20%以上；公证机构每个季度至少组织一次公证员之间的公证卷宗互查活动，互查量为季度办证总量的20%以上；公证机构每半年至少组织一次全面的公证卷宗检查活动，检查量为办证总量的20%以上。上述自查、互查和检查情况，有关公证机构和公证员应当及时进行工作总结，并将有关情况载入公证机构、公证员执业档案。

第五十四条 当事人、公证事项的利害关系人认为公证书有错误，向公证机构提出复查申请的，公证机构应当另行指派公证员进行复查，并按照规定期限答复申请人。

第五十五条 对违法违规违纪的公证人员，公证机构应当

依法依规依纪予以严肃处理，严格落实执业过错责任追究。

第八章 公证档案、公证专用纸管理

第五十六条 公证机构应当制定并严格落实公证档案的接收和整理、借调和查阅、统计和移交、保管和防护等管理制度，配备专职或者兼职档案管理人员。公证机构应当与档案管理人员签订保密协议。

第五十七条 公证员应当在出具公证书后三个月内完成卷宗的移交归档。公证机构可以自行规定缩短上述期限。

公证员移交的档案应当符合归档办法的要求，卷宗的移交应当有书面记录，并由交接双方签字确认。

第五十八条 将同一当事人申办的公证书或为同一事项出具的不连续编号的公证书合并装订为同一卷宗的，应当在档案登记簿中作出专门的记载。

对没有随卷保管的录音、录像等证据，卷宗内要载明保管的地点和编号。

对出具执行证书的证据材料，公证机构可以单独编号立卷，也可以立副卷与相应的强制执行公证卷宗合并归档。

第五十九条 对公证密卷档案，公证机构应当单独编制档案目录，单独存放，并采取必要的保密措施。

公证人员一般不得借调和查阅密卷档案，特殊情况必须借调和查阅的，由公证机构报同级司法行政机关书面批准。其他单位和个人要求借调和查阅密卷档案的，还应当经公证当事人书面

同意。

第六十条 公证机构应当按照规定要求，统一使用国内和涉外、涉港澳台公证专用纸。

第六十一条 公证机构应当明确专人（可兼职）管理公证专用纸，并负责登记、保管等具体工作。公证专用纸应单独存放，保管场所应安装防盗门窗和报警器。报警器应与值班室相连，并确保值班室有人值班。

第六十二条 公证机构应当每月统计公证专用纸的库存、使用和作废情况。一旦发现公证专用纸被盗、丢失的，应立即向当地公安机关报案，并在12小时内书面逐级上报。

第九章 财务、资产和收入分配管理

第六十三条 公证机构应当严格执行国家有关法律法规和财政、财务政策规章，建立健全财务、资产管理制度，以完善工资分配激励约束机制为核心，健全符合事业单位特点、体现岗位绩效和分级分类管理要求的公证人员收入分配制度，报经主管司法行政机关审核同意后执行，自觉接受主管部门和有关部门的监督检查。

第六十四条 公证机构应当加强收入管理，实行统一核算。按照《公证服务收费管理办法》等文件要求，建立统一的收费、入帐制度。严禁扩大收费范围、擅自提高或者降低收费标准，严禁私设“小金库”。所有事业性、服务性收入均应开具法定票据，完善票据的购买、保管、领用和核销制度。

第六十五条 公证机构的经费支出应当严格按照国家规定的范围和标准执行，实行经费开支主任审批、重大支出请示、报备制度。严禁以奖励、返还、回扣及其变相方式招揽公证业务。

第六十六条 公证机构应当按照国家有关社会保障制度方面的规定，参加养老、医疗、失业社会保险，落实住房公积金等保障措施。

第六十七条 公证机构应当加强专用基金管理。按照国家有关规定按时、足额提取修购基金、福利基金、事业发展基金、公证赔偿基金等专项基金。事业发展基金按不低于公证业务总收入的10%提取，公证赔偿基金按公证业务总收入的2.5%提取。任何单位和个人不得以任何理由挤占或者挪用各项专用基金。

第六十八条 公证机构应当依法缴纳税费。各公证机构应当按照中国公证协会、省公证协会制定的章程和标准上缴行业协会会费。

第六十九条 公证人员收入分配应当兼顾国家、集体、个人三者利益，兼顾当前利益和长远利益，实行总量控制。设区的市公证机构全体人员的工资性支出总额一般控制在当年业务总收入的40%以内，县、不设区的市公证机构一般控制在业务总收入的50%以内。

第七十条 事业单位性质的公证机构，应当逐步实行并完善公证员、公证员助理、行政辅助人员的岗位绩效工资制。岗位绩效工资由基本工资、绩效工资组成。基本工资包括岗位工资和

薪级工资，其标准由当地人事部门核准或者由公证机构确定，不得低于当地最低工资标准。绩效工资应在全面、综合、科学地考核、评定从业人员的业务量或者工作量、公证质量或者工作质量、职业道德和执业纪律等情况的基础上，按照核定的方法提取。

第七十一条 事业单位性质的公证机构，其公证员总收入的平均水平应控制在不低于当地公务员平均工资，最高不超过3倍的幅度内；合作制试点公证机构，应当根据司法部《关于设立合作制公证处的规范性意见（试行）》和省司法厅《江苏省合作制公证处试点方案》的要求，在其章程中明确有关合作人及其他公证员收入分配的具体办法，参照上述标准执行。

第七十二条 公证机构应当适度平衡各类人员的绩效工资收入比例，根据岗位特点、工作业绩、执业风险等因素合理拉开差距。公证员助理的绩效工资总额，一般不低于相搭配公证员的20%；行政辅助人员绩效工资的平均额度，一般应与公证员助理平均水平相当。

第七十三条 公证机构主任、副主任（含主任助理）的工资形式和标准可根据是否承办具体公证业务等情况，由公证机构集体研究提出意见报主管司法行政机关核定，其收入水平一般控制在本机构公证员平均工资的1.2至1.5倍之内。

第十章 信息化建设

第七十四条 公证机构应当统一应用“江苏省公证业务系统”进行办证和管理。对涉及执业审批、核准和备案事项以及其

他执业监督事项、公证业务数据统计分析等内容，应当统一应用省司法厅开发的“江苏省公证管理信息系统”进行上传报送，并做到及时更新、安全运行，注重日常检测与维护。

第七十五条 公证机构应当根据《江苏省公证信息平台安全管理规定（试行）》、《江苏省公证信息平台管理员规则（试行）》等文件要求，制定并严格落实各项安全管理规定和措施，全面、及时地维护硬件设备、专用网络和软件系统。

第七十六条 公证机构应当与所有信息平台使用人员签订安全保密协议，严格落实用户权限管理；实行公证专用网络“专网专用”，与互联网实现物理隔离；配备具有相应素质的人员进行设备维护和数据管理。严禁公证人员之间的登陆口令混用，杜绝泄密、失密情况发生。

第七十七条 公证机构设立的办证点符合安全、保密条件的，应当接入公证专用网进行统一管理。不符合安全、保密条件的，不得以任何形式接入、连通公证专用网。

第七十八条 公证机构应当加强公证人员计算机基础知识和公证软件系统的培训工作，注重培养业务骨干，积极发挥业务骨干的传授、帮扶作用，全面提高公证信息化整体应用水平。

第七十九条 公证机构应当注重利用信息化管理手段，规范各项公证业务流程和内部事务，加强质量监管和执业管理。

第八十条 公证机构应当注重收集整理有关系统软件的意见和建议，及时反馈、上报。

第十一章 社会宣传

第八十一条 公证机构应当设立专项经费（每年不低于5000元），专门用于各类公证宣传活动。

第八十二条 公证机构应当每年至少举办一次大型的主题宣传活动，在当地主流媒体上开展公证宣传不得少于5篇次。

第八十三条 公证机构应当注重宣传服务经济社会发展方面的典型事例和先进人物事迹，不断扩大公证工作的社会影响。

第八十四条 公证机构应当建立新闻宣传管理制度，自觉接受群众和社会监督，加强突发新闻事件的应急处置能力，尽力减少、消除误解，防止产生社会负面影响。

第十二章 考核评价

第八十五条 公证机构应当按照规定和主管机关的要求，按时上报有关业务情况和其他工作情况，主动、及时上报有关公证重要信息和重大事项。

第八十六条 公证机构应当自觉接受主管机关和有关部门依法实施的监督检查，如实说明情况、提供相关资料，不得谎报、隐匿、伪造、销毁相关证据材料。

第八十七条 公证机构应当按照规定要求，对所属公证员的执业情况进行年度考核，对公证员助理、行政辅助人员进行工作考核。年度考核和工作考核应当重点突出职业道德和执业纪律、执业情况和工作表现、工作业绩和服务形象等方面内容，注重日常监督和民主评议相结合，实行综合评价考核。公证机构的

负责人履行管理职责的情况，由所在地司法行政机关进行考核。

第八十八条 公证机构应当对被投诉和举报、检查中发现突出问题、发生基本和常识性执业过错的公证人员，进行重点督促整改落实，责令改正，并与考核评价工作相挂钩。

第十三章 附则

第八十九条 本规范由省司法厅负责解释，并根据需要适时予以修订。

第九十条 本规范自公布之日起施行。