集团公司行政事务指引
事务指引
本指引旨在让公司每一位员工尽快找到行政事务处理的方法及熟知相关途径。 1. 办公用品申购流程 .................................................. 2 2. 办公设备申购流程 .................................................. 3 3. 电脑软硬件申请 .................................................... 4 4. 公共设施/办公设备维修（借出）流程 ................................. 5 5. 请 假 流 程 ....................................................... 6 6. 出 差 流 程 ....................................................... 7 7. 申请加班流程 ...................................................... 8 8. 日常考勤(补打卡) 流程 .............................................. 9 9. 名片印制流程 ..................................................... 10 10. 公司信件交寄及收取流程 .......................................... 11 11. 报刊杂志订阅、发放流程 .......................................... 12 12. 增加电话分机/直线电话/网络接口申请流程 .......... 错误！未定义书签。
1. 办公用品申购流程
相关表单：
《办公用品月度申领计划表》
具体流程： 注：
1、办公用品指文具类办公用品；
2、如非特殊情况，不接受临时采购申请，各部门文员及同事做好相应采购计划；
3、新同事入职，行政部将配备一套常用文具（铅笔一支、中性笔一支、软皮抄一本、橡皮擦一个、钮扣文件袋一个）即时发放。
2. 办公设备申购流程
相关表格：
《办公设备申购表》
具体流程：
1、申请部门填写《办公设备申购表》； 2、交上级审批。流程：部门经理 分管副总； 3、核准后交行政文员（分机816）汇总、采购；
4、行政部在收到审批后两个工作日内下单采购，货到后通知部门领用。 注：
办公设备指：办公仪器、办公家具、办公器材、打印机、复印机、传真机等。
3. 电脑软硬件申请
相关表格：
《电脑及软件申请表》，《资产调配单》 具体流程：
一、新员工入职 或 新购电脑/硬件或软件 1、 申请部门填写《电脑及软件申请表》；
2、 交上级审批，流程：部门经理→行政部经理→总经理；
3、 行政部在收到审批后两个工作日内寻找供应商，核实价格并下单采购，货到即通知部门领用。
注：申请部门需要至少提前3天申请电脑主机设备，尽早提单，尽快解决。
二、电脑硬件的调配
1、申请部门填写《电脑及软件申请表》，交部门主管审批； 2、交行政部，由行政部通知技术部进行硬件鉴定；
3、行政部据反馈意见进行审批，确定是否需实施调换。并回馈申请部门。
三、调换电脑整机或显示器 1、调换前需先征得行政部同意； 2、由技术人员进行实施调换；
3、申请人员填写《资产调配单》一式两份，分别交行政部及财务部存档 注：硬件维修无须通过行政部，可直接向技术部内部支持人员报障。
4. 公共设施/办公设备维修（借出）流程
具体流程：
1、办公设备使用过程中出现异常，请通知行政部相关人员（分机816、分机
317）；
2、发现公共设施有损坏，请通知行政部相关人员（分机816、分机317）。 3、行政部将在1天内响应，并尽快派人检查维修。
4、因工作需要将办公设备借离办公区域，需事先到行政文员（分机816）处办
理借出登记手续。
注：
1、公共设施指：灯管、天花、地板、地毯、墙、窗、玻璃、洗手间等公共场地的所有相关设施。
2、办公设备指：办公仪器、办公家具（桌、椅、柜）、办公器材、打印机、复
印机、传真机等。
5. 请 假 流 程
相关表格：
《员工请假卡》、《产检请假卡》
具体流程： 请假：
1、 员工提前一天到公司前台文员处填写《员工请假卡》； 2、 交上级审批，
1) 请假5天以内，由部门经理审批； 2) 请假5天以上，由分管副总审批；
3、 批准后将表交还给行政部前台，以备月底结算。
产检假：
1、女职工怀孕16周以后，需要按医嘱进行产检者，公司每次给予半天带薪假。
2、员工到前台文员处填写《产检请假卡》，直属上司审批即可。
注：
1、根据《员工手册》：请假需提前一天填写书面申请； 2、病假须出具市、区级医院证明，无医院证明按事假处理； 3、婚假须出具结婚证； 4、丧假仅适用于直系亲属。
6. 出 差 流 程
相关表格： 《差旅申请表》 具体流程：
注：
1、因公出差所需的机票及住宿，统一由行政部安排。行政部接到申请单后在24小时内回复情况。
2、如有不需行政部订机票及安排住宿的（如：客户负责机票及住宿费用），仍需填写《差旅申请表》递上级主管，审批后交行政部，行政部留存作为考勤凭据。
7. 申请加班流程
相关表格： 《加班申请表》
具体流程：
1、 到前台文员处填写《加班申请表》 2、 交由部门经理审批；
3、 批准后交回前台文员处备案。
注：
1、公司提倡在工作时间内高效工作； 2、视为有效加班的二个条件：
1）需提前申请并经过部门经理同意；
2）周一至周五工作至20：30后，即从18:30开始计算加班时间； 3、 加班人员应自觉配合保安清场工作。周一至周五的清场时间是22：00，周六周日19：00。如需超过该时间者，应特别向行政部前台文员说明。以便行政部提前安排保安工作。
4、加班时间由各部门经理严格管控。行政部每月汇总统计各部门加班情况。
8. 日常考勤(补打卡) 流程
相关表格：
《考勤确认卡》
具体流程：
注：
1、 以下情况需主动填写《考勤确认卡》： 1） 2）
忘记打卡；
外勤未能赶回公司打卡；
否则，视为缺勤处理。
2、每月可由部门经理签卡确认2次忘打卡情况，超出次数视具体情况按迟到或早退计。
3、考勤记录不全者，要求在2天内补单。如在每月30日前仍未补单者，按考勤记录不全处理。
9. 名片印制流程
相关表格：
《名片印制申请表》
具体流程：
注：
1、 常规名片印制每周一次，具体时间安排为：本周五接受申请表，下周二领取名片；
2、 除有销售性质的同事外，原则上处于试用期的同事，暂不印制名片。
10. 公司信件交寄及收取流程
具体流程：
邮件包裹交寄：
1、 信件包裹填写完毕交前台文员；
2、 交递快件，到前台处领取文件袋，填写快递单，连同需交寄物品一起交给前台文员。
邮件收取：
1、 EMS 物件，前台文员即时知会当事人领取。
2、 其他信件，前台文员代收、登记，当日知会当事人领取、签收；
3、需本人亲自领取的物品，由前台通知，即时领取。
注：
1、 所有对公邮件交寄均由行政部前台文员统一办理。
2、 为便于管理，公司每天下午五点前统一交寄物品。如超过时间，须延至下个工作日发出。
3、 办理个人快递或信件寄出服务的，请自行付费。
4、 行政部每月底汇总交寄的清单，并交由相应部门经理审核。
5、 快递及需本人亲自领取的物品，由前台文员即时知会当事人领取，为确保物件安全，不得由前台文员代为领取。
6、 其他信件，由前台代收，当日知会当事人领取。
11. 报刊杂志订阅、发放流程
具体流程：
领取流程：
注：
1、如临时增订报刊杂志，需另行申请，经部门经理审批后，报主管副总审批，批准后交行政文员（分机816）办理订阅手续。
2、在接到前台文员知会当日，须及时将杂志报刊领走。
撤离。