供应商管理制度采购制度

供应商管理制度

第1章 总则

第1条 目的

本着以下3个目的，特制定本规定。

1．使对供应商的管理有章可循。

2．及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供应质量。

3．定期与供应商进行互访，保持良好的供应关系，保证本公司采购的顺利进行。

第2条 适用范围

凡本公司有关供应商管理的相关事项，除另有规定外，均依照本规定进行处理。

第3条 管理职责

本公司供应商管理由采购部负责，生产部、质量部和财务部等相关部门应当予以配合。

第2章 供应商管理原则和相关制度

第4条 供应商开发原则

1．供应商开发程序包括供应商资讯收集、供应商基本资料表填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。

2．供应商开发的基本准则是“QCDS”原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。

第5条 供应商调查原则和管理制度

1．由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等作出审核，选出合格的供应商。

2．供应商调查必须秉承公平、公正的原则，以免本公司的利益受到侵害。

第6条 供应商考核与监督原则

1．与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。

2．供应商考核结果将用于对供应商的评级，根据等级实施不同的管理，以帮助落后供应商进行改进，激励供应商提供更好的产品和服务。

3．定期或不定期地对供应商进行评价，及时解除与不合格供应商的供应合作协议，增加合格供应商的供应。

第7条 供应商关系管理原则

采购部必须与供应商保持一定频率的互访，以促进与供应商建立起战略关系，保证其对本公司的战略供应。

第3章 供应商考核与监督管理

第8条 考核对象

凡列入我公司“合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。

第9条 考核项目

采购部应定期或不定期地对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目作出评价。

第10条 考核频率

1．采购专员应负责对关键、重要材料的供应商每月进行一次考核，对普通材料的供应商每季度进行一次考核。

2．采购专员负责对所有供应商每半年进行一次总评，列出各个供应商的评价等级，依照规定进行奖惩。

3．采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查，复查流程和供应商调查相同。

4．如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。

第11条 考核标准

采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑以下6个方面的标准，择优选取。

1．供应商是否具有合法的经营许可证，是否具备必要的资金能力。

2．生产管理水平是否先进，能否进行弹性供货。

3．是否具备足够的生产能力，是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要。

4．是否有具体的售后服务措施并且令人满意。

5．之前供应的产品的质量是否符合我公司的要求。

第12条 考核方法

1．主观法

主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价，评价的依据比较笼统，适合于采购人员在对供应商进行初评时使用。

2．客观法

客观法依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化考核、审定，具有包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。

第13条 评分制度

公司对供应商试行评分分级制度，对供应商的考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等各方面的内容。

第14条 考核结果处理

1．考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。

供应商考核结果处理表

2．对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导，D级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。

第15条 交期监督

采购专员应对合格的供应商进行交货期监督，要求其准时交货，同时记录由供应商原因引起的各种超额运输费用。

第16条 质量监督

1．采购部应对合格的供应商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供应商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供应商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。

2．责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。

3.由于供应商产品存在隐性质量问题，造成客户投诉及索赔，由供应商进行赔付。

第4章 供应商互访与维护

第17条 互访制度

采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常与供应商进行互访和检查，以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。

第18条 互访频率

采购专员对销售规模较大的A、B级供应商必须保证1次/季度的互访，对C级供应商保证1次/半年的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划。

第19条 互访形式以及要求

1．电话互访，限于日常性事务沟通。

2．上门拜访，限于专项任务及重点问题。

3．大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。

第20条 互访标准

采购专员与供应商进行互访时应遵循以下7条标准。

1．采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理以上人员同意。

2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈。

3．确保与供应商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。

4．遵守公司的各项规定，坚持原则，做好保密工作。

5．注意外出拜访时的个人着装。

6．高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注意维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。

7．采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。

第21条 其他形式的供应商维护

1．公司采购、质保、，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。

第5章 供应商档案管理

第22条 建立供应商档案

为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。

供应商档案资料应包含的内容

第23条 收集供应商资料

1．公司签订采购合同后，一般应在3个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。

2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。

3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。

4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。

第24条 变更供应商档案

若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等

级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。

第25条 查阅供应商档案

相关人员在调阅供应商档案时，应先向总经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。

第6章 附则

第26条 本规定的制、修、止

本规定由采购部制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经办批准后生效，修订和废止亦同。

第27条 生效日期

本规定自发布日起生效。

湖南盛科建设工程有限公司

2013年元月20日

采购管理流程

供应商选择流程