文秘资料员考试复习资料[1]

第一章公文写作

公文：处理政务，事务按照特定的体式，规范的格式，依法行使权利的工具。

是国家机构及其社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文书。

公文简称公务文书，公文是文书的一种

广义的公文有：收发文件，电报，表册，会议文件，调查材料，图片，图纸，录音带，录像带等。

文件：具有固定格式并带有版头和发文字号的正式公文，一带版头也可以

公文的特点：有法定作者，法定效用，规范的体式，法定的程序 公文的作用：领导指导作用，沟通联系作用，规范作用，横向联系作用，宣传教育作用，记载和凭证作用

公文的种类：按适用范围分为：通用公文，专用公文，按秘级程度分为：秘密文件，机密文件，绝密文件，按行文方向分为上行文，平行文，下行文，按内容的性质分为：规范性文件，领导指导性文件，公布性文件，陈述性文件，呈请性文件，商洽性文件，证明性文件，按紧急程度分为：平件，急件，特急件，按文件的来源分为收文，发文

通用文的文种：

文种也称公文名称

国务院2000年8月24日发布从2001年1月1日日的国家行政机关公文处理办法第9条规定，行政机关的公文种类主要有13种：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，

批复，意见，函，会议纪要

党委96年5月3日中共中央办公厅发布《中国共产党机关公文处理条例》第七条规定，党的机关公文种类主要有，决议，决定，指示，意见，通知，通报，公报，报告，请示，批复，条例，规定，函，会议纪要，另外事务性公文文种还有办法，调查报告。 行文方式：上行文（请示，报告，议案）平行文（函，通知，函）下行文（命令（令），决定，指示，公告，通告，通知，通报，公报，批复，条例，规定，会议纪要）

处理行文关系的基本原则：

必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定，国家行政机关一般不越级向上行文请示问题，条条一般不对块块

公文的格式包括公文的结构，样式，和各种标记

公文的格式指公文的文面，外形安排，公文珠用纸和印制的规范的总和

公文的结构：1文首1）文件牌头，有发文机关名称或规范简称加文件2）发文字号，发文机关代字，年度号，发文艺顺序号，前不加第字，也不加00，3）份号印刷顺序号，有秘密等级的用功4）秘级5）紧急程度，6）签发人

2正文部分：从界栏线开始1）标题发文单位，关于，事由，文种，可省去发文机关2）主送单位，3）正文，开头，文题，结尾4）附件，有附件写，无不写5）发文机关名称，俗称落款，6）发文时间7）印章

3文尾部分1）主题词2）抄报，抄送3）附注

普发公文：上级机关对所属下级机关的指示，通知等下行文，需要下属机关了解执行，同时主送多个机关

专发公文：根据公文的具体内容，只需主送一个机关的公文

正文是公文的主体，请示问题应当一文一事，不要一文数事，以免有碍处理

发文机关，是公文的作者，又称下款或落款

发文字号是公文结构不可缺少的组成部分，主要作用是1便于发文数量的统计和公文的整理2便于公文的查找和引用3便于公文的清退和整理

公文的标记主要有1秘密等级，绝密，机密，秘密2紧急程度，特急，急件3份号，主要针对重要文件4阅读范围5主题词，反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，也可用少量的动名词，主题词最后一个词是一个文种，一般三到五个，不超过七个 公文的稿本分为草稿，定稿，正本

公文的格式：用纸一般用A4纸长297，宽210左侧装订，正文字体的大小要适宜，铅印字体一般用三号仿宋体或三号正楷，天头37，地脚35左边28右边26

决定的结构由标题，正文，制发机关和制发时间组成

标题由制发机关的名称，事由和主种构成

正文；三个层次1根据和事由2决定的事项3对决定事项的评价及执行的希望和要求

决定通常有三种：单一结构法，条例法，板块结构法

通知是一种指示性和部署性文件

通知的特点1使用范围广2使用效率高3种类比较多

最常见的通知有会议通知，任免通知，一般性通知，指示性通知，批示性通知

批示性通知有三种形式1转发通知，2批转通知3发布的通知

常用通知的结构

1首部，发文字号，党政机关用---发，业务机关用---字，标题有两种形式：完全型标题，二是由事由和文种构成

会议通知：召开会议的目的和决定，时间安排，参会要求和其他事项等四部分

任免通知：两部分一是任免根据，某机关的决定，有的还写明由什么会议的决定，或者说明做出决定所依照的法律，法规，二是具体任免内容，即人员姓名，机关名称及职务

通报：有表扬性通报，批评性通报，传达情况的通报

通告：是行政机关，企事业单位使用的具有知照性的公布性公文，主要用于一定范围内公布应当遵守或周知的事项

通告的特点：有极强的周知性，有一定的规定性

请示的概念和用途：

1对上级有关方针政策，指示或法令，法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复，2在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循，无法可依，需要量上级机关干部作出明确指示3工作中出现一些涉及面广而职能部门部门无法独立解决的困难和问题

请示的写法及注意事项

标题（由发文机关，事由，和文种构成，不能把文种请示误为请示报告，报告或者申请）。主送机关，（只写一个主送机关，如需同时送其它机关应用抄报的形式，请示不要直送领导者个人，也不要同时抄送下级机关）正文（（请示原因，请示事项，语法结语） 请示事项：是文章重点，是请求上级机关给予指示，批复，答复的具体事项要具体，语气要得体，

请示结语：用妥否，请批复，特此请示，请予批示，请批准，请指示写请示时必须注意事项以下：1内容力求单一，应一文一事，2注意与报告的区别3正式印送上级时，应在文头注明答发人姓名 批复：是用于答复下级机关，单位请示事项的一种下行文 批复的特点：针对性，权威性，鲜明性，

批复的写法：标题，主送机关，正文（包括批复对象，批复事项和批复结语

第四章公文处理

公文处理是公文的创制，处置和管理

公文处理的基本任务

及时，准确，有效地创制，加工，传递，保管，处置公文，为公务活动提供适用的信息

公文处理的内容：1创制公文2传递公文3办理公文4处置办毕公文5管理公文

档案主要由公文转化而成，今天的公文就是明天的档案

公文的基本原则1法制原则2实事求是原则3全面质量原则通过4时效原则5集中统一原则6党政统一原则7保密原则8简化原则 收文处理的过程1公文的收受与分流分6步签收，外收文登记，启封，内收文登记，分办，摘编

2办理收文分4步拟办，批办，承办，注办3组织传阅与催办查办分三步组织传阅，催办，查办4处置办毕公文，立卷归档，清退，暂存，销毁.

第五章档案管理

机关档案工作的基本任务：1收集，整理，立卷和归档2集中统一

管理3对档案工作进行监督和指导4向档案馆移交5输领导交办的档案业务

档案的作用：1查考依据2参考资料3记载作用4科研资料

档案工作的基本原则：集中统一管理原则，完整安全原则便于利用原则

档案的收集概念：就是要求把分散在各机关，各单位和个人手中的档案，以及散失在国外的历史档案

档案收集工作的内容；1机关需要归档2现行机关和撤销机关具有长久保存价值的归档；把处理完毕的文件材料，以由文书处理部门或文书处理人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存。

档案馆的档案主要来自四个方面：1接收现行机关的2接收撤销机关的，3收集历史档案4档案馆之间交换的

档案的整理：把零散的进行基本的分类，组合，排列和编目，内容包括；整理，编目，装订，排列，目录的编制

全宗：是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案的总称。

档案的分类：1年度分类2组织机构分类3问题分类

档案立卷的内容包括；1组卷2卷内文件的排列和编号3填写卷内目录与备考表4案卷装订

档案鉴定方法：1直接地，具体地审阅档案2全面地估计和预测3研究档案利用规律

档案保管期限表；依法，专门的，同系统的，同类型的，机关的 档案保管期限表的结构：顺序号，条款，保管期限，附注以及总的说明

档案的提供利用基本内容：1准备检索手段2通过各种方式提供利

用

档案提供利用的方式有以下几种：1设立阅览室2档案外借使用3公布档案4用档案复制本代替原件提供利用5档案证明6组织档案展览。

档案管理工作的任务昼处长档案寿命，维护档案的完整与安全。

第六章机要保密

保密工作具有明显的政治性，现实性，秘密性，群众性，相对性等特点

文秘资料员保密工作的任务及内容：1会议保密2文书工作保密3经济保密4涉外保密

文秘资料员的保密制度；1进行保密教育，规定保密纪律2涉及国家秘密的不准用任何方式向外宣传3凡传达秘密文件，控制传达范围4严禁无关人中进入会场5规定不准记录的内容不得记录

文秘资料员的保密制度：1按规定确定密级，保密期限和作出标志，规定发放范围2不得多印3草稿和修改稿应及时销毁，清除4未经原发文机关同意，不行翻印，复印和选编，汇编5发放文件一般只发组织6方件收发管理严格履行规章制度7秘密文件不准通过普通邮政和传真机传递8秘密文件必须放在有保密保障的地方9秘密文件应由专职人员管理10交换文件时，一准办理与交换文件无关的事项11对文件交换时，履行签字手续12不行携带秘密文件，需携带时经领导批准13移交时，要造册，清点，核对，并输签字手续。14秘密文件要认真执行清查清退制度15销毁文件，资料，必须经领导批准，登记造册，并派人负责监督销毁

文秘资料员保密工作守则：不该说的不说，不该问的不问，不该

看的不看，不该记录的不记录，不在非保密本上记录秘密事项，不在街心公园通信中涉及秘密问题，不在公开场所和家属，子女，亲友面前谈论秘密8不在不利于保密的地方存放秘密文件，资料 印章使用的具体要求：1机关，单位负责人批准用印的签字2审阅详细记载用印情况3用印必须登记4盖印5整理留存材料6通常不允许出现盖有印章的空白凭证

第七章会议工作

会议是商议事情的集会,商议并处理事务的机构.

会议是各级领导布置任务,贯彻政策,调查情况统筹协调,进行决策,推动工作的基本方法之一.

会议的作用:1分析信息,2方案选择3决策和下达决策4反溃 会议工作的原则:明确会议指导思想,了解和掌握会议的组织领导情况,当好参谋助手,协助决策,精心安排周到服务

会议工作对文秘资料员的要求:有高度的责任感和严谨务实的工作作风,较高的文字综合能力,遵章守纪,严守机密,掌握各部门的领导分工情况,领会领导意图.

会前准备工作：确定会议议题，安排会议议程，拟定参会人员范围及名单，办理会议报批手续，发会议通知，准备会议材料和文件，选择和布置会场排列座次，重要大型会议做好新闻发布和宣传工作，办妥后勤保障事宜，进行会前准备工作检查

会议期间秘书工作的中心任务是：掌握会议动态，协助领导指挥与控制会议进程，并通过精心组织和良好的服务，使会议按既定的议程进行

会议期间的方法：搞好签到与接待，协助领导掌握情况，控制会议进程，担任会议记录，编写会议简报，搞好会场服务，需保密

的会议，还要搞好保密工作，搞好通讯和后勤保障，做好议程规定的其他事宜。

会后完善工作主要包括：会议文件的清退，文件汇编，立卷归档，完善会务工作，整理编印会议纪要或决议案安排布置贯彻会议或搞好会议的总结工作。

第八章信息调研

信息的含义：信息是客观事物的特征和变化的直接和间接的表述 信息的特征：客观性传递性，时效性，系统性，开发性

信息的作用：为正确决策提供服务，提供反馈信息，为修正和完善决策。

信息是实现正确指挥，协调，控制的重要基础，也是判断，检验决策是否正确的主要尺度。

信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。

信息收集的内容；上级信息，内部信息，社会信息，平行信息，历史信息，国际信息，

信息惧方法的种类：传统式，开拓式

信息处理：信息筛选，信息加工，编写

信息的处理是对收集到的大量原始信息，在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上经予表现，使之便于传递，利用和储存的过程，信息的处理是整个信息工作的核心。

信息筛选是挑选出有价值的信息

信息加工是将筛选出来的信息进行提炼

信息加工分两个层次：初步加工，2分析和调查研究

信息加工的方法；充实内容，综合分析，提出意见，

信息的编写：是用局面形式对信息进行有序化处理，是信息整理

的最后步骤，又是信息传递的前提

信息的书面形式，叫信息文稿

信息工作的全部意义在于充分利用信息

信息内刊的特征：保密性，先导性，机关性，层次性，

信息内刊的作用：上情下达，下情上达，横向交流信息，浓缩优化信息，存储信。

信息内刊的编写及要求：注意选题角度，观点新闻，短小精悍，表现方式多种多样，表述准确，要素完整

调查研究是我们掌握情况的基本手段，是制定决策的基础工作 调查研究是获取信息的有效途径

调查研究的特点：全面性，实用性，时效性，求实性，超前性， 调查研究的一般方法：观察法，典型调查法，统计调查法，问卷法，访问法

整理资料是利用科学的方法，将调查来的原始资料按照调查大纲的要求，分门别类的加以归纳，分类，和汇总，变成系统的，清晰的，能够说明问题的资料。

整理资料有编校，分类，汇总三个主要程序。

调研报告的写法：确定主题，导言，调查概况，资料理论分析，总结提出设想或建议。

第九章办公自动化

办公自动化就是把先进的科学引入办公室，代替人的一部分工作，从而大大提高办公效率和办公质量。

办公自动化的作用：办公自动化的最显著的作用是提高办公效率和质量

信息工作的内容包括：信息的收集，传递，加工，存贮

信息工作自动化是办公自动化中重要的一个环节

文书部门处理的信息，通常有文字信息，语言信息，数据信息，图像信息

信息工作自动化的主要内容是对这些信息进行处理，做到信息处理计算机化，信息存贮高密度化，信息传递网络化。

信息处理包括信息收集，加工，检索

数据库从信息格式上分四种：全文式数据库，条法式数据库，目录式数据库，文摘式数据库

文书，档案自动化管理实现的基础：人员，经费，文书，档案管理的科学化，文书档案管理的标准化

文书自动化管理工作流程：数据的前处理---数据的录入---数据的加工---数据的检索----数据的输出利用

收发工作自动化：登记工作，分拣工作，包装

防治计算机病毒的具体措施：