中小企业公文管理细则

中小企业公文管理细则 1 目的

为使公司（以下简称公司）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效益和办理公文质量，结合公司实际，特制订本管理规定。 2 适用范围

本规定适用于公司机关、分子公司及各单位。

3 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本适用于本标准。 《国家行政机关公文格式》

《集团公司机关公文处理办法》

《集团公司公文管理办法》

4 职责

4.1经理（党委）办公室负责公司机关部门公文管理和对分子公司公文的管理、检查、指导工作。

4.2各分子公司办公室或相关部门负责本单位公文管理工作。

4.3公司主要领导负责公文的审阅签发工作。

4.4行文部门负责公文的拟办和发文手续办理工作。

4.5公司档案室负责公文的归档指导工作；按归档范围，督促检查、指导工作。 5 活动描述

5.1 管理原则

5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策，请示和报告问题，批复和部署工作，商洽和交流情况的重要工具。

5.1.2 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等相互关联、衔接有序的工作。公司经理（党委）办公室是公文处理的管理部门，负责公司的公文处理工作，并负责指导公司分子公司和机关部室公文处理工作。

5.1.3 公文处理必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、安全，统一收发、分办、传递、催办、用印、审核、立卷、归档和销毁。

5.1.4 公文处理必须严格执行国家和企业有关保密法规，确保国家秘密和企业

商业秘密安全。

5.2 管理内容

5.2.1 公文种类

5.2.1.1 通知：用于转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文；传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。

5.2.1.2 通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

5.2.1.3 报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议或者意见，答复上级询问的事项。

5.2.1.4 请示：用于向上级请求批示、批准的事项。

5.2.1.5 批复：用于答复下级单位的请示事项。

5.2.1.6 决定：用于对重要问题或重大行动做出安排及决策。

5.2.1.7 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

5.2.1.8 会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项。

5.2.1.9 函：用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

5.2.1.10公告：用于向公司内外、国内外宣布重要事项。

5.2.2 公文格式

公文一般由眉首（密级、紧急程度、文头、发文字号、签发人），主体（标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注），版记（主题词、抄送单位、印发单位和日期）三部分组成。

5.2.2.1密级和紧急程度

涉及国家机密和商业经济秘密的公文，标明密级。涉及紧急事项的公文，标明紧急程度。

5.2.2.2 文头

用发文单位全称或规范化简称；分为公司、部室、子公司三类文头。

5.2.2.3 发文字号

包括单位代字、年份、序号、形式为“代字 [年份]序号”。公司文头发文代字为“党发，”，部门文头发文代字为“A字”（A为部室代号，包括群众组织）；子公司文头发文代字为“××B发。年份用四位阿拉伯数字，序号为该代字流水号。联合发文只标明主办单位代字、序号。

5.2.2.4 签发人

上行文应注明签发人，签发人一般应为单位主要领导。

5.2.2.5 标题

准确简要概括公文主要内容，并可表明公文种类。

5.2.2.6 主送机关

公文的主要受理机关，用全称或规范化简称、统称。

5.2.2.7 附件

如有附件，标明名称。附件说明在正文下空1行、左空2行字进行标识。如：

附件： 1.××××××××××××

2.××××××××××××（后面不加标点符号）

5.2.2.8 印章除会议纪要外，各文种均加盖印章；印章应与文头相符。

5.2.2.9 成文时间

以负责人签发日期为准。

5.2.2.10 附注

公文如有其他需要说明的事项，应加附注，用括号括起位于成文时间下一行居左空2格加圆括号标识；上行文应在附注中注明联系人姓名和电话。

5.2.2.11 主题词

按照《集团公司公文主题词表》标注；同时结合企业实际，规定五种自由词

作为主题的补充，包括公文中关键的人名、单位（地）名、产品名、项目名、装置（设备）名。主题词不能超过5组。

5.2.2.12 抄送单位

公文如需除主送机关外的其他机关知晓或执行，应注明抄送单位；抄送单位名称应使用全称或规范化简称、统称。

5.2.2.13 印发单位和日期

标明主办单位全称或规范化简称以及印发时间。

5.2.2.14 印刷和装订

公文采用国际标准A4型纸张双面印制，左侧装订。

5.2.3 行文规则

5.2.3.1 行文应当确有必要，注重效用。

5.2.3.2 公司机关各部门根据职权范围，可以代表公司，以公司名义向分子公司行文；子公司及职能部室可在本单位范围内行文，不得对外正式行文。

5.2.3.3 向上级机关行文，应主送一个上级机关，如需其他上级机关阅知，可以抄送；公司形成的请示、报告公文要将底稿和两份文件交公司经理（党委）办公室存档，然后再将两份文件送上级办公室阅批。

5.2.3.4 一般不得越级请示或报告；除生产事故、大型集体上访、突发事件等紧急重大情况或逐级行文延误时机将造成损失，经公司领导指定可以越级行文外，均要逐级行文。因上述情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关。

5.2.3.5 “请示”和“报告”在公文中不能并用；“请示”应一文一事；报告中不得夹带“请示”事项。

5.2.3.6 除本《规定》规定的公文种类以外，工作要点、活动方案、计划等文体都不能作为公文的独立行文文种，必须以“通知”的形式印发。

5.2.4 发文办理

5.2.4.1 发文办理是指制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

5.2.4.2 草拟公文应当做到：

a. 符合国家的法律、法规和企业有关规定，遵循上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图；

b. 全面、客观反映情况，提出的政策、措施切实可行；

c. 观点明确、条理清楚，结构严谨，表述准确，直述不曲，文字精练，字词规范，标点正确；

d. 人名、地名、数字、引文准确；引用公文应先引标题后引发文字号；引用外文注明中文含义；日期写明具体年、月、日；

e. 结构层次序数为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”；

f. 根据行文目的和发文机关职权选择适当的文种；

h. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字；

i. 应使用国家法定计量单位；

J．文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名；

k. 公文书写稿纸要干净耐用，书写字迹整齐，必须使用蓝黑钢笔、炭素笔或毛笔书写，不能用铅笔、圆珠笔和彩笔书写；用计算机打印的，排版要规范。

5.2.4.3 行文前，应填写发文稿纸，标明起草人，主送机关和公文标题。

5.2.4.4 拟制的公文，由起草单位负责人进行审核。公文的签发，凡以公司（子公司）名义报送上级机关或下发的涉及全局工作的重要公文，都要由主要领导签发；涉及专项或某一系统工作的公文，由分管领导签发。需要会签的联合行文，应在会签栏注明会签部门；签发或会签应署姓名和日期。

5.2.4.5 审核、签发或会签公文，必须使用蓝黑钢笔、炭素笔或毛笔，注意不要在文稿左侧装订线外书写。

5.2.4.6 公文不准翻印，经办公室批准，可以复印或翻印。

5.2.4.7 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的问题，主办部门应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

5.2.4.8 公文送负责人签发前，应先经起草部门负责人核稿、把关、签字，然后由办文单位（部门）送经理（党委）办公室进行审核，最后呈送公司（子公司）相应领导签发。经理（党委）办公室审核的重点是：

a. 是否确需行文，行文方式是否妥当；

b. 是否符合党的路线、方针和政策，是否符合国家法律、法规和企业的有关规定，是否符合上级有关精神和本单位实际；

c. 是否符合行文规则，公文的诸要素如人名、地名、产品名、装置名、单位部门名称、时间、数字、引文和文字表述，密级，主题词是否准确、恰当，文字、标点符号及文种使用、公文格式是否符合本《规定》的规定；报批手续是否符合规定；核稿、会签等手续是否齐备。文件中的数据、计量单位，由办文单位领导把关。

5.2.4.9 对不符合要求的文稿，可按以下方法处理。

a. 文字质量存在问题，如文字修改量不大，由经理（党委）办公室负责修改；需要做重大修改的，由拟搞部门修改后再报审；

b. 违反公文办理程序的，由拟稿部门补办；

c. 违反行文规则或行文方式的，由经理（党委）办公室提出正确要求，由办文单位重新办理。

5.2.4.10 通过公司OA平台发文，由发文部门按发文程序办理后送打字室，由打字员按文件标准格式排版输出两份存档，同时传给经理（党委）办公室文书，文书审核后传给发文部门，发文部门将文件传输给机关文书和基层单位文书，由文书按收文程序办理。

5.2.5 收文办理

5.2.5.1 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

5.2.5.2 公司（分子公司）收到上级部门、有关单位和国家部委、省市的公文，由公司（分子公司）经理（党委）办公室签收登记并提出拟办意见，送主管领导批示后办理。

5.2.5.3 公司所属分子公司上报的公文由公司经理（党委）办公室统一收文办理。对需要办理的公文，由经理（党委）办公室提出拟办意见，送公司主管领导或交有关部门办理；需两个以上部门办理的文件应明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本《规定》要求的公文，经公司经理（党委）办公室负责人批准，退回呈报单位重新拟订。

5.2.5.4 承办部门收到交办的公文后应抓紧办理，不得延误、推诿。经理（党委）办公室文书要随时掌握公文去向，对已呈送领导批示或交有关部门办理的公文，事先要填好公文处理单，并负责督办，防止公文误传，漏办或延误。

5.2.5.5 公文办理中如遇有涉及其它部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商办理；凡涉及几个部门共同处理的问题，按主管领导的指示意见办理，或由经理（党委）办公室与相关部门协商后，确定主办或牵头部门负责处理；主办部门应将公文处理结果及时报主管领导，同时通报经理（党委）办公室。

5.2.5.6 公文办理时限的一般要求是：

a. 需要阅知、阅示的公文，在2日内阅完返回；

b. 需要阅办、阅处的公文，办结不得超过一周；

c. 需要研办的公文，办结时间不得超过二周。

5.2.5.7 公文办结后，承办部门及时将公文返回经理（党委）办公室，并在公文处理单上签注办结意见和日期。

5.2.5.8 公文办理过程中，统一由经理（党委）办公室专职或兼职文书进行公文传递。领导与领导之间，部门与部门之间，上下级之间不得私传文件。严禁任何个人、单位或部门越过经理（党委）办公室直接将公文报送公司领导审批。公文传递过程中，经理（党委）办公室文书要在公文登记薄上准确标出阅文领导姓名，部门领办人员姓名以及公文送、返还时间。

5.2.5.9 利用计算机、传真机等传输办理秘密公文，必须加密；绝密、机密、秘密公文不得用计算机、QQ、传真机传输。

5.2.5.10各单位OA接收的文件，确实需要打印文字版留存的文件和以OA形式在计算机上传阅的文件，必须按照收文办理进行传阅。

5.2.6 公文立卷、归档、销毁

5.2.6.1 公文办结后，承办人员应当根据《中华人民共和国档案法》和企业有关规定，将公文的定稿、正本和有关附件整理后送交经理（党委）办公室文书归档，个人不得保存应归档的公文。

5.2.6.2 联合办理的公文，原件由主办单位归档，其他单位保存复制件。

5.2.6.3 公文立卷要根据发文机关、时间、内容、名称等特点，按照公文保存价值和历史联系，准确分类整理，保证归档公文齐全、完整、能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管，查考和利用。

5.2.6.4 公司（子公司）公文立卷归档基本范围是：

a. 党的代表大会或党员大会、全委（扩大）会、职工代表大会的文件； b. 党委会、常委（扩大）会、民主生活会上主要领导所做报告、讲话以及会议原始记录、纪要；

c. 党政领导联席会、经理办公会原始记录、会议纪要等文件； d. 党委、行政工作计划、总结；

e. 党委、行政或职能部门的通知、通报、决定、报告、意见、请示、批复、函等文件；

f. 向上级机关报送的请示、报告和上级机关的批复。

5.2.6.5 归档范围内的公文应当确定保管期限，按有关规定定期向档案部门移交。

5.2.6.6 经过确认属销毁范围的公文，应当进行事前登记经公司保密委员会批准后，并由两名以上党员监销，保证不丢失、不漏销。

5.3 检查、考核和奖惩

5.3.1 经理（党委）办公室是公司公文管理的归口部门。

5.3.2 经理（党委）办公室文书和分子公司专兼职文书是负责公文管理的具体人员。

5.3.3 公司每季度组织一次对公司机关部室和分子公司公文管理情况的检查考核，并将考核结果纳入公司方针目标考核之中。

5.3.4 机关部室兼职文书和分子公司办公室每季度对本单位公文管理情况进行自检，并做好检查记录。