档案室管理办法新做
南 京 秦 川 汽 车 电 器 有 限 公 司
档案室管理办法
QC/QD-编号待定
版 本 号: A/0 拟 制: 审 核: 批 准:受控状态:
档案室控制流程
一、目的
为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理效果,有效的保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
二、范围
本规定适用于南京秦川汽车电器区域所有公司的全体员工。
三、定义及职责
1、档案:是指公司过去和现在,在从事经营管理、科技研发、技术改进、文化活动等活动中形成的文件,体现为盖有公司公章的以书面形式存在的各类章程、合同、协议、备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、传真件以及E-mail、光盘、电子档案等
2、档案管理员:按照有关规定做好对公司文件材料的收集、整理、分类、归档、保管和借阅等工作,根据国家规定的档案归档范围、要求,结合公司体系将文件材料按时归档,保证公司及各部门的原始资料及单据的完整、安全保密和使用方便。
3、部门资料管理员:负责对分部门档案进行归档、发行、作废、保管和借阅,当文件变更时,要及时通知档案管理员,把最新的文件原件交予档案室保存,旧版则要作废。
四、档案的分类、范围、编码及责任部门 1、档案的分类
国家档案主要分为十大类:分别是党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。
2、档案的编码
2.1、本公司主要以如下方式进行编号: 编码为
注:公司部门代号:财务部:CW;采购部:CG;销售部:XS;灯具事业部:DJ;线束事业部:XSS;消声器事业部:XSQ;资材部:ZC;体系管理部:TG,人力资源部:RL;行政部:XZ;信息部:XX; 首先以部门进行分类编号,技术文件以产品型号进行分类存放。
3档案的范围:
a) 人力资源部(编码为 A-RL-0001),人事档案、员工档案,劳动合同、培训协议、保密协议、人事任命文件及其他人事管理有关的文件; b) 行政部(编码为 B-XZ-0001):股东会文件、董事会文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件,公司营业执照、资质证书、政府文件、专利、商标、版权、域名等申请文件及证书技术成果鉴定资料、技术转让合同及其他与知识产权有关文件,公司各类日常通知文件、车辆档案(包括车辆年审等)办公区域的后勤管理档案,行政规范等;
c) 体系管理部(编码为 C-TG-0001),质量手册、程序文件、规章制度,记录表单原件,内外审资料,资质证书等,有体系管理部负责管理; d) 采购部(编码为D-CG-0001),供应商管理和供应商的资料,采购合同,报价单,供方业绩评价表等;
e) 资材部(编码为E-ZC-0001),入库单,进料检验不合格品通知单,日报表等;
f) 销售部(编码为 F-XS-0001)市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件,客户信息资料等;
g) 财务部(编码为 G-CW-0001)公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。银行开户文件、审计报告、贷款合同、税务、海关和外汇登记书及文件、重要财务凭证及其他与财务有关的文件等;
h) 信息部(编码为H-XX-0001)手机号码领用登记,外网开通申请,宿舍宽带开通记录等
i) 工程部:(编码为I-GC-0001)前期开发类资料、图纸\竣资类、投标地皮或工程、综合楼结施、电施、水施图等
j) 消声器事业部:(编码为:J-XSQ-0001)设备档案、技术图纸类、 SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等; k) 线束事业部:(K-XSS-0001), 设备档案、技术图纸类、 SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等; l) 灯具事业部(编码为L-DJ-0001), 设备档案、技术图纸类、 SOP、SIP、BOM、WI、控制计划、生产条件表、标准作业票、产品包装方案等; 五、档案的归档日期与收集整理
1、公司的归档资料实行 “半年度归档”制度,即:每年六月三十日和十二月底前向档案室移交半年的文书档案,技术档案可根据实际情况提前归档,交接时需填写《收文登记簿》。
2、在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、会计档案在本单位财务部保存一年后,于次年六月三十日前归档。 4、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。
5、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
六、 档案的归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷,跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式要符合规定,禁止使用圆珠笔、铅笔等作为书写材料。
七、档案的借阅
1、总经理、副总经理、部长、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续,并填写《借阅登记台账》。
2、因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门部长或主任办理《档案借阅申请表》送副总经理核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理助理审批,具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到:
4.1、爱护档案,保持整洁,严禁涂改
4.2 、注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《文件销毁记录》交总经
理助理审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经办批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《文件销毁记录》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理或副总经理或总经办指定专人监督销毁。
九、保密规定
1、档案管理员不得与任何人讨论所保管档案的内容,更不得将档案私自借出。
2、档案存放在档案柜中,档案柜钥匙由档案管理员保管。
十、档案的库房管理
1、库房应保持干净、整洁,并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。
2、库房温湿度应符合GB/T18894和DA/T15对各类载体的保管要求,并有温湿度登记。
3、库房的运转设备应定期检查,并极时排除隐患。
4、库房档案应定期清理核对,做到物帐相符,库房档案数量发生变化时应作记录说明。
十一、文件保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1、永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)设计图;(9)其他经核定须永久保
存的文书等。
2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书等。
3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。 十二、其他
1、本规定解释权在南京秦川汽车电器有限公司,各部门认真参照执行。 2、本规定自2013年x月x日起执行,修改亦同;以前相关规定同时废止。 附件:《档案借阅申请表》 《借阅登记台账》 《文件销毁记录》 《档案利用效果登记表》 《收文登记薄》