略论外事档案的特点
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略论外事档案的特点
◇ 徐国华
外事档案是政党及其领导人、外事主管机关、派出的外事代表机构、外事代表在实现对外政策、执行外事任务等实践活动中，直接形成的对国家和社会有保存和使用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的原始历史记录。外事档案从其内容和形式分析，主要有以下六个特点。
一、历史纪实性
外事档案完整、真实、生动地记录了国家、单位及个人在对外政策的形成、实施、发展变化和作用中的全过程。如2003年6月9日下午，中国重汽集团与瑞典沃尔沃重型卡车合资项目签字仪式在北京钓鱼台国宾馆隆重举行，当时的瑞典驻华大使雍博瑞、国家发展和改革委员会副主任张国宝、商务部副部长马秀红、中国汽车行业协会、山东省有关领导、沃尔沃集团副总裁特罗根等出席了签字仪式。档案中真实地记录了历时多年的谈判过程，最终签署了具有特殊而深远的合作协议。再如，我省80年代公派留学生情况的外事档案记载，我省1984年派往美国的公派留学生是2名，1985年33名，1986年52名，1987年78名等；派往日本的公派留学生1984年为8名，1985年14名，1986年22名，1987年21名等。这些珍贵的历史统计，为我们今天外派留学生提供了有利的参考，也是难得的真实的外事历史纪实档案。
二、工作专业性
外事档案不同于一般内政档案和对外经济贸易、民间友好合作、旅游观光等档案，其内容具有明显的专业性。外事档案的内容记录了我国各级政府同世界多国建立省、市友好关系的史实。对外关系的发展，不仅使中国在世界上的地位让人瞩目，而且给对外经济贸易、科学技术、文化等合作创造了很好的国际环境。如我省市的外事档案中就记录了省、市领导人出访和接待外国友人、政府官员等高级外宾来访活动的内容。由于领导人既是外交工作的领导者，同时又是代表地方政府在国际事务中行使权利和义务的直接参
与者，所以外事档案对他们活动的地点、形式、场所、时间、人物等都有十分丰富、完整地记载。如2009年7月27日到8月7日山东省政府官员代表团对南非、尼日利亚和埃及进行了友好访问。代表团出席了以上国家与我省的五次经贸洽谈会，并取得了丰硕成果，同时还签署了一系列友好与合作协议，优化了我省在非洲的友好关系布局，拓宽了企业在非洲投资与贸易的合作空间，进一步推动了合作关系更高层次和更宽领域的发展。2009年5月至6月，我省领导人出访及接待外国政府代表团及友人来访的重大外事活动至少就有四十多次，在外事档案中保存的省级领导人接见外宾及出国访问的照片记录就有几百张。
三、资料珍贵性
外事档案中保留大量外事活动记录，有各省市领导人的签字、批示及各种签约正本等，是每个外事单位珍贵的档案组成部分，也是单位做好外事工作的历史瑰宝。外事档案中文体多、图片多、领导人的批示多，这些都充分体现了当地政府对外事政策、战略、保管和利用好这些珍贵档案给我们档案管理提出了更高的科学要求，需要投入较多的资金、技术和力量，在保证其安全，做好万无一失的同时，还要尽量延长其寿命。珍贵的档案原件易磨损，需要特殊保护，一旦这些珍贵档案遭受损失，将给很多工作带来诸多不利，更为今后的查找利用带来不便。
四、内容广泛性
外事档案的来源和内容广泛，这是由外事工作的对象职能决定的。外事档案中，世界各国、各地区之事无所不容，可谓了解世界信息的中心。各地的政府外事办公室是主管外事工作的职能部门，主要任务是协助政府统一掌管外事事务，制定和执行对外政策，代表政府就涉外方针、政策的实施进行协调，研究国际政治形势，进行国际经济形势调研，了解国际重大经济信息，为我国经济建设和改革开放服务。从外事政策和国别关系的角度，就对外经援、贸易、文化、科技等一些重大问题，
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与有关单位以至全国各省市，甚至基层县、乡联系密切。各地外办还负责向领事馆、外交部推荐和派遣中国驻各国外交官，管理各地的友好协会，对各地市外办有业务指导作用。如从50年代起，山东省向国外派出的国际交流与合作专家就很多，当时派往的国家主要是社会主义和非洲国家。到了70年代，我省派出了赴德国讲学的教授，其后陆续派出了一批汉语专家赴多国担任汉语翻译及教学任务。再如，国际交往档案中记录了自亚洲、欧洲、美洲、大洋洲、非洲及其他多国团组自50年代至今的所有来访记录，象友好城市建立、贸易来往、留学互派等等项目繁多，内容广泛。
五、形式多样性
外事档案的文字多种，信息载体多样。联合国虽然规定：中文、英文、法文、西班牙文和阿拉伯文等五种文字为国际通用文字，但使用文字是国家主权的体现。国家不分强弱、大小，在发出的对外文件中都有使用本国文字的权力，所以外事档案中包容了世界各国不同文字，不同形式的各种文本。在实际档案中不但包括各国语种文件，还包括中文翻译件原本等等，这些文字各异的特殊档案，确实是本行业中最具多样性的档案资料。外事档案的信息载体也是多样，其中有纸质档案、音像档案、图表档案等。由于来源广泛，这些不同信息载体的档案又都不规范，就纸质档案的规格差距就很大，有小到卡片式的贺信、慰问信、信函，还有大到几平米的地图等。对于这些信息载体多的档案管理，应该是一项既复杂，又细致要求又严格谨慎的系统工程。
六、保密机要性
（作者单位：山东省外事服务中心）
机要性是世界各国各种未开放档案的共同特点，这是由档案的政治本质属性决定的。外事档案中集中地保存了大量的国家要害机密和密码电报。因此，其政治性、机要性比一般档案更强。外事档案的机要性，决定了外事档案信息在开发利用中必须采取谨慎的态度，象有一些档案当年甚至是近期是不能公开的，那就要先保存好。但开放毕竟是总趋势，要采取积极、科学的态度，保密和利用都是为了一个目的。只有妥善处理好保密和利用的关系，才能更好地使外事档案在为党的中心工作和经济建设服务中发挥充分的作用。
掌握好了外事档案的六大特点，我们就要有针对性的利用好这些档案，使其在最大范围内更好地为经济现代化服务。例如，采集好各种外事档案中对经济建设、招商引资等有利用价值的信息，将其集中编排，利用现代化的信息技术、网络媒体等，及时发布给各个经济领域，让需要这类信息搞经济建设的单位能及时与各地外事系统联系，利用最快的政府之间的最新经济信息来促进各行各业的经济建设发展。实践证明，这条渠道确是一条即快又好的经济引进道路，是值得各级政府外事部门学习的好办法。
问渠哪得清如许，为有源头活水来。地方各级外事部门要充分利用外事档案的信息资源，大力加强与各行各业的广泛联系，努力为经济建设注入源源不断的活水，使我们的经济建设始终保持强大的生机与活力，使外事档案在经济进程中发挥不可替代的作用。
临沭县档案馆通过国家二级档案馆测评
2010年5月27日上午，受国家档案局委托，山东省档案局副局长曹明珍一行3人，对临沭县档案馆晋升国家二级档案馆进行测评。
测评小组按照国家档案局颁布的《市、县级国家综合档案馆测评办法》和《考评细则》，通过听取汇报、审查材料、现场咨询、实地察看等方式，对临沭县档
案馆的条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设等方面进行了全面的测评。最后经综合评议，县档案馆以89分最高分顺利通过国家二级档案馆考评验收。这是继临沂市兰山区、沂水县晋升国家二级档案馆之后又一通过国家二级档案馆测评的县级档案馆。
（张 磊）
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