网络视频会议管理实施细则

公司

网络视频会议管理实施细则

（ 试 行 ）

第一章 总则

第一条 为加强公司（以下简称“公司”）网络视频会议管理，保证会议质量和效果，按照公司会议管理制度，特制定本实施细则。

第二条 公司网络视频会议按程序化、规范化原则，实行统一指挥，分级管理。

第三条 本办法适用于公司总部及各分支机构。

第二章 组织与管理

第四条 总经理工作部是公司网络视频会议的综合管理部门，负责网络视频会议规章制度的制定和修订，负责网络视频会议总协调，负责监督视频会议运维人员调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。

第五条 信息技术部是公司网络视频会议系统的技术保障部门，负责网络视频会议技术操作规程的制定和修订。

第六条 总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公司综合管理部门协助办理。

第七条：各参会单位须按照会议要求提前半日布置会场，并主动与会议主办部门联系确认会场是否规范；各参会

人员应在在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，不得出现交头接耳、随意走动、打电话、打瞌睡等与会议无关的行为。

第三章 会议基本流程

第八条 会议主办部门制定会议方案，提出会议申请，经总经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会议。

第九条 会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办公系统提交视频会议任务单，协调相关部门进行会场布置，做好会间服务。

第十条 视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员协商确定测试时间等事项后发布会议通知。

第十一条 会议通知须明确会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程（含远程发言单位）等内容。

主会场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，按相关管理办法由各单位综合部门办理请假手续，报会议主办部门。

第十二条 设备调试

视频会议运维人员根据会议通知和任务内容，制订工作落实方案（包括组织方案和技术方案），并进行系统联合调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在会议

正式开始前1小时打开设备，等待会前联调。

第十三条 视频会议系统具有录像功能，若需要对视频会议进行全程录像，召开会议部门应提前通知视频会议运维人员，并在会议结束后及时将录制的内容从系统中导出。

第十四条 应做好视频会议电子数据和有关资料的保密工作。未经会议主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。

第四章 附则

第十五条 本办法由总经理工作部制订并负责解释。 第十六条 本办法自发布之日起实施。

附件一：

公司

视频会议设备调试工作规范

第一条 视频会议运维人员接到会议任务单后，根据任务内容，制订工作计划，并据此组织各分支机构进行系统联合调试。

第二条 会场布置

（一）会议会标：各分支机构会场要根据会议通知要求设置会标和机构名称。

（二）着装要求：根据会议通知要求着正装。

（三）会场布置：会议召开前各分会场要制作桌签，做到摆放位置规范、恰当。

（四）会场布置具体要求

1. 所有会议室在开视频会议前为避免桌面反光，要求使用颜色较暗的桌布（如深绿色）；会场灯光根据需要全部打开，并采用三基色灯；会场应配备遮光窗帘，避免自然光进入会议室。

2. 本地摄像机调整到合适位置，高度1.6米以上，且距离第一排2米以上。摄像机不应正对强烈光源（如灯光、窗户、投影机），摄像机采集的图像应为人物正面图像，摄像机画面要充实、饱满；会前应设置摄像机预设位，设置完成后，镜头及显示设备不要进行位置改变。

3. 主会场操作人员在会议进行时，应在控制室将分公司

会场画面进行轮询广播，轮询时间30秒为宜，并根据会议安排对需要点名发言的分公司进行广播。

4. 在会议进行中，不要频繁遥控摄像机，影响视频质量，如果需要给发言者特写镜头，各分会场操作或管理人员根据摄像机的预设位，对不同发言者进行视频选看。

5. 发言者不要手持麦克风，麦克风位置应固定，距离0.2米最佳。使用全向麦克风的会场，应将麦克风放在桌面中间位置或第一排桌面。不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放在音箱附近。

6. 分会场无发言时，应将本地会场静音，并将摄像头对准会场全景；分会场有发言时，技术人员应使用终端遥控器打开本地麦克风，并将摄像头对准发言人，如有发言稿，将发言稿远离麦克风，避免页面翻动产生的噪音。发言完毕，主动用遥控器关闭本地麦克风，避免产生杂音，影响视频会议音频效果，扰乱会场秩序。分公司会场也要通过相应操作全盘统筹静音，以保证会议效果。

7. 各会场技术管理人员应时刻监控设备运行情况，确保随时与主会场联系，根据现场情况及时调整镜头和麦克风。当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场汇报，在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场；如果故障短时无法排除，在得到主会场的许可后方可撤离会场。

8. 会议召开期间，除视频会议系统管理人员外，无关人员不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

9. 会议期间，各分会场操作人员要认真做好记录，及时

发现问题，并在会议结束后针对问题查找原因，及时解决。

第三条 调试工作原则：

（一）保证质量。通过调试，确保会场图像、双流图像清晰，声音正常；

（二）全面调试。确保音频设备、视频设备正常运转；

（三）熟练操作。对设置发言人、各视频点画面的切换对各会议点的静音和控制音量大小都能熟练操作；

（四）规范作业。使用规范术语，按照规范步骤，检查规范项目，完成规范报告。

第四条 接到会议通知后，视频会议运维人员确定会议方案，并向各分会场发出调试通知，明确各单位自查调试时间要求和联合调试具体时间。

第五条 各分会场在参加调试前，首先检查本地图像、扩声、麦克正常，发现问题及时处理。

第六条 视频会议运维人员按通知规定时间组织各分会场进行联合调试。调试时，按预定顺序对每个分公司进行检查，遇问题时，当时可解决的立即解决，一时解决不了的先轮空，继续下一个单位，最后再回来检查。

第七条 会议如安排有远程发言，对远程发言单位进行重点调试。

第八条 联合调试和重点调试工作全部完成后，由调试工作负责人按规定格式填写《电视电话会议联合调试记录表》，并将调试结果通知会议组织部门。

第九条 全系统联合调试主要包括以下四项必查内容：

（一）视频会议系统会场图像质量；

（二）视频会议系统声音质量；

（三）视频会议系统双流图像质量；

（四）视频会议系统网络状况。

第十条 在参加全系统联合调试前，各单位对关系上述四个必查项目的各种设备，事先进行认真检查，保证其运行正常、状态良好。

第十一条 调试用语

（一）系统联合调试应使用规范用语和专业术语。

（二）遇到异常情况时，问答对话应使用准确、简练的专业术语。会场中问答对话不易讲清的问题，通过工作联系电话协商解决，不在会场中交谈。

（三）首先采用与会场点名对话同样的规范语言进行呼叫，对话双方相互确认后，再进行具体交谈，交谈语言也应当简洁明了。长时间交谈不在会议系统中进行，可通过工作联系电话联络。

（四）规范用语和专业术语。

主会场：“现在开始点名”

主会场：“××分公司”

分会场：“××分公司到”

主会场：“请报告收听收看情况”

分会场：“会场图像清晰，双流图像清晰，声音正常” 主会场：“主会场明白”

（重复以上内容，继续下一单位）

附件二：

公司

视频会议任务单

会议概况

1. 会议名称：

2. 会议时间： 年 月

3. 会议形式：交互□ 广播□

4. 是否录象：是□ 否□

5. 分会场及参加人员：

6. 会议流程（含发言单位）：

时至 时培训□ 其他□ 日

协调内容

1. 是否已经通知分会场会议时间、内容、形式 □

2. 是否已经得到所有单位的确认信息 □

操作内容

1. 所有会场可以正常登陆 □

2. 机柜设备已经加电 □

3. 会议终端运行正常 □

4. 多点控制单元运行正常 □

5. 音量已至适当位置 □

6. 发言MIC 正常 □

7. 摄像头是否可正常移动 □

8. 显示设备画面已按要求切换 □

9. 会前5分钟不发言单位静音 □

10. 会前5分钟开始录制会议 □

会议中出现的问题：

会议操作员： 任务单签收人：