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人事档案管理制度最新

07-01

人事档案管理制度

为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用相关人事档案材料，特制定本制度。

一、 人事档案分类

员工人事档案分为以下几类：

（一）入职档案：

1. 个人简历、应聘登记表、面试评价表、薪资审批表、体检报告等；

2. 员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等；

3. 劳动（务）合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。

（二）奖惩档案：

各类奖励、处罚记录。

（三）离职档案：

离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。

二、人事档案归档

公司员工人事档案由行政部集中统一保管，行政部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：

1. 对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求；

2. 按照材料的属性、内容，确定其归档处；

3. 补登档案目录名称及有关内容；

4. 将新材料放入档案。

三、人事档案利用

（一）查阅：

人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等；经由查阅部门负责人及行政部审核批准后方可查阅。

行政部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。

（二）借出：

因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。

借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和行政部审核批准后方可借档。

借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。

四、保密规定及保存期限

1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密；

2. 公司的内部各类人事档案原则上永久保存。

五、其他

本制度自公布之日起开始实行。

本制度解释权归公司行政部。


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