关于有效控制办公成本合理化建议
关于有效控制办公成本合理化建议
1、 公司内部员工之间可以用邮件传递信息的尽量用邮件，以减少
纸张和油墨的支出。
2、 邮件、快递的发送视事件紧急程度而选择。对于缓急的事情，
可以先缓一下，使用普通邮件，或等有到达相同目的地的东西多了一起用快递寄送。
3、 在耗材的选购方面尽量货比三家，在同等货源的情况下采购价
格较为低廉的产品。
4、 在耗材使用上如纸张墨盒等能省则省，能用则用，降低日常耗
材支出。
5、 打印的文件要仔细检查，没错误后再打印；打印时适当将字体
缩小、页边距减小，这样每一页可以打印更多内容，或使用电脑中的“缩小配合页面”功能。
6、 文件打印尽量使用双面打印，能够传阅的文件尽量传阅，减少
复印和打印的次数。
7、 纸张一直是办公成本控制的一大死角，经过商讨，浦东分公司
从原先各部门任意领用签单，改为每月各部门定额数量领用签单。这一措施实行后，纸张使用量明显下降，节约了一定数量的耗用。
8、 各种水笔，应妥善保存笔杆，日后更换替芯继续使用。
9、 领用的“Ｕ”盘、装订机、裁纸刀、计算机等贵重办公用品，要
妥善保管并责任到人。
10、 要正确掌握本部门内的微机、打印机、传真机等办公用具的使
用，避免使用不当而造成的损坏。
11、 当墨盒用完时，最好重新加注墨水，而不是购买一个新的。一
般情况下，一个喷墨盒可连续加注５次左右（具体视墨盒量）这样比购买新的喷墨盒节省７５％。
12、 工作中使用的复印机、打印机等单位价值较高的固定资产，涉
及后期维护及保养的固定资产，可以联系办公设备租赁厂商，以租金的方式租下使用。日常的维护及硒鼓碳粉均由租赁厂商提供，且日常的维护及保养也比较及时，可使企业办公效率更高。
13、 爱护软盘、光盘、档案盒等易损物品，做到正确使用，以保证
最大限度的使用次数。
14、 记号笔，建议用完后的记号笔要及时盖好笔帽，以免笔水挥发。
15、 公司如有条件者，可建立办公用品申购入库、保管发放、使用
及存盘交接等程序，使管理有序。
16、 节约用电用水：空调始终设定一个人体始终的温度，不要开得
过高或者是过低，开空调时要关窗关门，无人办公时要随手关灯、关电脑、关饮水机等电器用品。擦手纸或卫生纸开放每人一卷一个月，用完自己解决。
17、 办公用品定量申请，规定一个周期的耗材申领限额，或者每月
规定耗材申领的价值上限。
18、 回形针、大头针之类的办公用品，提倡回收再利用。
19、 提醒员工，平时电话联系客户的时候，尽量长话短说，说重点，
说要点，不要用办公电话聊天，一方面控制电话费消耗。另一方面，也不会因为长时间的通话，造成客户电话一直无法接通，耽误工作。
20、 会议通知、公司活动等，需要让员工知悉的或者关于集体活动
的信息，尽量使用电子邮件一步到位，避免使用电话一个一个通知。
21、 对于打印草稿或者打印错误但仍有利用价值的纸张进行回收再
利用，比如用于日常记事，以此节约信纸及全新的空白纸张。
22、 对归档文件进行定期整理，节约存档空间，也可以节省文件夹。
对于纸张也可以回收或者清理。
23、 节约办公照明用电。白天工作时间，办公时尽量不要开灯，尽
量使用室外光源；使用电脑、打印机、复印机等办公设备时，要减少待机时间，不用时要自觉关机。
24、 加强培养员工的节俭意识，建立勤俭以及“以公司为家”的企业
文化，从而将控制成本的概念深入到每位员工的思想意识中，以制度措施和道德理念来双重控制成本。
25、 在人员富足的情况下可以通过补位的方式有效降低人工成本。
26、 公司领导及人员需要出差外地。可以联系有关旅行社，通过转帐价格方式（原文如此）预定住宿宾馆。或直接与酒店销售房
签约，享受酒店协议价格，为企业节省差旅费用。日常可备有２－３家机票供应商电话，方便价格比较，为企业节省不必要的开支。
27、 员工需要年休假，每次通常会打印一张Ａ４纸质报告，申请该
次休假。认为可将员工姓名编号及全年休假天数均打印在一张Ａ４纸上，每位员工一张，纸质留存，每次需要休假时，在该休假单上填写一列，由领导签字。全年记录均在这张休假单上体现，查找记录，有据可查，且低碳环保。
28、 企业可不定期举办相关控制成本合理化建议征集活动，集思广
益让该活动办得有声有色，提高参与热情。
29、 将如何节俭用制度固定下来。为了让员工养成成本控制意识，
最好建立成本控制ＳＯＰ手册。手册从水、电、印刷用品、劳防用品、电话、办公用品、设备和其他易耗品方面提出控制成本的方法。
30、 要使成本控制真正发挥效益，还必须贯彻责、权、利相结合的
原则。为此，公司应建立“人人节约、人人有奖”，“人人贡献、人人获益”。首先要根据成本控制目标的量化目标和要求，完善绩效评估制度；其次要完善收入分配制度，加强组织激励，确保成本控制有效开展；第三，建立“成本控制”个人奖励基金，加强个人激励，调动全体员工的积极性。