市场部业务组的工作内容与工作流程

市场部业务组的工作内容与工作流程

为规范、统一、明确市场部的工作职能及各业务助理的工作分工，确保市场部的工作流程得以顺畅进展，特将市场部的日常工作内容和流程以书面形式作如下说明：

一、目前市场部业务助理的分工如下：

二、业务助理每天的工作内容及流程如下：

（1）、处理邮件：

每天上班的每一件事，打开邮箱收发邮件，邮件内容大致分为以下几个方面：

A． 各办事处、代理转发的合同文件需要业务助理进行填写，填写公司相关的账

号、税号、地址、电话、合同数量、单价、金额、付款方式、批次交货时间等，填写完整并排版完毕后发邮件给供电局审核并走流程，等到供电局通知合同可以签订的时候，再由业务助理将合同打印一式几份后或复印多份盖章签字邮寄给供电局。

B． 各办事处、代理转发的技术协议文件，业务助理需要对此技术协议文件作出

商务应答，同时将技术协议转发给技术部相关人员并在规定时间内跟进技术应答的进展。完成后将技术应答书进行排版回复给供电局并电话询问是否收到。有部分技术协议文件也需要由业务助理对此进行排版打印或复印多份盖章后邮寄给供电局。

C． 各办事处、代理转发的催货通知，交货时间确认表，表计退货信息等需要业

务助理与各相关部门进行协调并予以回复。

D． 受理部分客户的报价或相关宣传资料的邮件并对此进行回复。

E． 受理公司内部的的各类邮件。

（2）、处理传真件：

A、接收各办事处、代理的传真并作出回复：有相当多的传真需要转交给公司领导及各相关部门，同时业务助理需要跟进这些传真件的回复情况，直至回复完毕为止。

B：招标样表的澄清函及回复函由业务助理进行收发转交，甚至有时技术部太忙，只是通过电话告之业务助理相关的技术要求不能满足，由业务助理制作澄清函发给招标机构，并电话告之是否收到，随时跟进招标机构对此的是否有回复。回复给公司之后现由业务助理转交给各相关部门人员。

C：部分零散客户的传真，针对传真内容作出回复，如制作报价单、尺寸图、说明书、公司相关资质、公司宣传资料等及与零散客户签订合同等。

（3）、合同预审：

A、对各办事处、代理或公司内部的内部订购合同进行合同预审，如客户名称、地址、联系人、电话、产品名称、产品型号、电压、电流、精度、数量、单价、金额、局号、局名称、表常数、交货期、结算方式及相关技术参数。

需确定此合同的款项是由谁来支付，确定后方可在申请部门（人）一栏中进行填写，填写时请注意名称需前后统一；举例：深圳浩宁达公司客服中心，不能写成客服中心；还有锐拔科技（深圳）有限公司，不能写成锐拔科技。深圳浩宁达公司成套设备厂，不能写成成套厂。等等类似这类的名称一定要统一以便查询。

内部合同预审时需保证需要填写的地方务必完整准确.如无完整则需退还申请人填写合格后方可下订单。

B、对各地区中标的合同进行合同预审：预审内容同上；大部分中标的合同很多相关表计要求如局号局名称设置参数不完整，业务助理要及时与各供电局电话沟通或发传真要求供电局给予回复，跟进这些参数的落实情况方可下订单。

接到合同（含内部订购合同后）对合同进行预审，有正式合同下订单的时候统一在正式合同后面将订单编号写在上面。交给合同保管员归档。同时复印二份（只需复印封面及合同金额盖章部分，一份给赵莉莉作为制订订单依据,另一份自已存档备查并需由合同保管员在合同后面签字。

（4）、制 单：

A、常规订单的制作要求及流程：

合同预审合格后按照“订货通知单”上所要求填写的内容进行填写，特别强调以下几点：

Ⅰ客户名称、联系人、电话、发货地址的填写：

客户名称原则上是按照开票名称来进行规范的填写，如开票名称是：新疆新能物资集团有限责任公司；实际使用单位是：乌鲁木齐电业局。

客户名称一栏中需要按此样式填写：

新疆新能物资集团有限责任公司—乌鲁木齐电业局（项目名称：新疆第二批集中规模招标采购项目）。

联系人一栏中需要填写收货人或订货人，如：黄琼；

地址一栏中需要填写货到到达的地点，如：新疆办事处；

运输方式一般机动性很强，不需填写；

产品代码一栏需保证其准确性，具体填写时请参照产品记账分类明细表； 产品名称、型号需按照计量许可证或产品登记证上的名称来进行填写；

电压、电流、精度、数量、规约、交货期的填写要严格按上述预审合格的合同来进行填写，确保准确无误。

客户要求一栏需填写：

表计类的产品需填写：

局号、局名称、是否带双485接口、带开端、盖检测功能、带背光液晶、是否需喷漆、客户的装箱要求如需提供DBF格式的数据光盘、出厂参数的文档等主要技术要求；技术协议文件编号（目前为止尚未对公司所有技术协议文件进行编号，待市场部逐步完善后方需执行）。

终端类的产品除以上要求还需增加终端地址起始号、APN地址、主站IP地址、端口号、SIM卡号、SIM序列号、终端的参数设置等等相关信息。

订单内的勾选项也非常重要，需业务助理对此做出准确的勾对。

制单完毕后交由解经理进行订单评审，解经理将在订单上填写好BOM编号并签字后再返还给业务助理。业务助理依据此订单录入到ERP系统。

B、常规订单的录入ERP系统的要求及流程：

此流程各业务助理已进行了相关培训，在此省略。

特别强调的是如EPR中没有品名代号，业务助理需与编码小组的方琼或伍丽华进行沟通，沟通后待品名增加进去后方可录单。

C、样表订单的流程：

常规样表订单录入流程同上述表述。

非常规样表订单（如正在研发、未研发、未取得CMC证或注册登记证等）

业务助理必须要求技术部确定了样表的型号、名称、规格等参数后并填写内部订购合同经部门经理审批，同时由技术部协助编码小组人员将产品的相应品名代码增加在ERP系统中方可通知下单，否则市场部业务助理有权不予接单。

D、备品备件等物料订单的流程：

此订单流程主要针对以下物料：

电池、测试线、螺丝、铅封豆、铅封线、盖板、端钮盖、售电机及配套线材、复制卡、功能卡、各类设置卡、光电头、遥控器、GPRS/CDMA模块、各类天线、标牌、掌上电脑、包装盒、汽泡袋、双面胶、封箱胶、232-485转接头（需焊线）等等表计上所有涉及到售后及公司内部领用的物料。

A、针对直接到仓库领用的物料（电池、螺丝、铅封豆、铅封线、盖板、端钮盖、各类天线等），业务助理将订单录入到ERP系统中之后通知仓库将料备好，仓库相关人员需通知业务助理表示货已备好，由仓管员派库房搬运工直接领用后交给市场部发货。

B、针对需要生产加工或设置的物料（测试线、光电头、复制卡、功能卡、需要初始化的射频卡等各类设置卡、遥控器、GPRS/CDMA模块、标牌等），业务助理将订单录入到ERP系统中后，由PMC部优先安排此订单的排产计划，生产部生产完工包装后通知仓管员办理入库手续，由仓管员交给市场部发货。

C、售电机之类的物品需要生产部进行检测，具体流程是仓管员收到业务助理录入到ERP系统的订单之后，马上办理出库手续，并由仓管员直接领出交给生产

部进行检测，检测合格后由仓管员交给业务助理发货。

D、掌上电脑之类的物品需要技术部进行写程序，具体流程是仓管员收到业务助理录入到ERP系统的订单之后，马上办理出库手续，并由仓管员直接领出交给技术部写程序，程序输入完毕后技术部通知仓管员交接，并交给业务助理发货。 E、返修表的流程：

针对近期内所发表计出现的质量问题，市场部接到办事处或代理的电话，要求派车到指定地方将表计退回公司，业务助理需立即传真《异地返货委托书》给物流公司，要求将表计退回公司。表计运回公司后，由仓管员尹晚华负责清点数量后开具退表单，退表单交给各业务助理后下订单，订单上要求尽量填写好退货原因。

对于通过快递或铁路直接退回公司的表计，由仓管员尹晚华负责清点数量后开具退表单，退表单上特别要求仓管员注明退货地址和联系人电话。对于通过售后服务人员带回公司的表计，一律交给仓管员尹晚华，由他负责清点数量后开具退表单， 退表单上同样要求注明退货地址和联系人电话并及时将退表单交给业务助理。（因为业务助理有时候不知情）。

目前公司返修表也准备单独设立一个ERP模块，不再下纸质订单了。

（5）、代办各办事处或代理的差费、中标费、检测费、金额大的退表运费、投标保证金等借款业务流程：

A．接到办事处的相关传真后，由业务助理填写好领用支票申请单、借款单或费用报销单，交市场部经理审批，审批后由前台海赛妃交给总经理办公室统一签字。

B．针对各办事处对上述费用的查询、付款凭证的传真及催办，市场部将不予受理与回复，由财务部直接受理回复。

C．针对各办事处代理的中标费和检测费由业务助理统一登记在其它应收款的总账上，同时在各自电脑上进行登记。

D．投标保证金的办理、退回及催收业务由客服中心标书组进行办理与登记。

（6）、关于发货工作的内容及流程：

A、针对客户急需的表计，如招标样表，送检样表等超过十公斤以上的货物需发快递或航空的情况统一由市场部经理签字后方可发货。业务助理需对物流公司的价格加以对比后选择价位合理的物流公司发货。

B、对于下班后才能打包好的样表，由业务助理在下班前联系好货运公司并填写好货运单通知货运公司来取货，期间技术部或生产部必须配合货运公司将货发出，市场部不再派人跟进表计的打包和发货情况。

C、针对零散客户的表计，仓管员需要求生产部包装好之后放在前台通知市场部填写好快递单方可发货。

D、针对各地区的发票、收据等单据的发货，由业务助理在发货前仔细检查票据的完整性，如是增值税发票单据，必须附一张温磬提示在内并装入汽泡袋或信封后方可发货。

（7）、关于填制开票信息和回款凭证的工作内容和流程：

A、收到各办事处、代理的通知开票的传真后，业务助理首先在销售数据管理库中查询到以下信息：订单号、客户代码、产品代码等并将相关开票信息填写在开票申请本上，交由财务部赵莉莉开具发票，对于急需发出的发票需交代赵莉莉优先处理。针对开票申请本上信息不全的资料，财务部有权不予受理。

B、财务部赵莉莉开完发票之后将发票联和抵扣联交给业务助理，业务助理审核无误后方可邮寄。

C、发票记账联由财务部赵莉莉依据发票申请单上进行填写相关代码。

D、银行回款凭证由财务部交由业务助理进行标注,需在凭证上注明客户代码、发票日期、发票号码及对应所回款的比例。标注完毕后交由李瑛统一登记在纸质回款本和电脑上。

（8）、关于发出商品台账的登记、对账和催办开票的工作内容和流程：

A、发出商品台账登记原则请参考《销售数据库管理制度》管理办法，现财务部要求赵莉莉和各业务助理分别在各自电脑上进行登记。月底由各业务助理将台账发给赵莉莉进行核对，如有差异，由双方在各自电脑上进行更正。

B、双方对完账之后由各业务助理按区域打印或发邮件给各办事处代理，并要求各办事处、代理在三天内签字回传，回传的文件统一由专人进行保管。

C、各业务助理可在货物发出后一个月内电话催办各办事处代理尽快开票。

（9）、关于应收账款与其它应收款的登记与对账工作内容和流程：

A．应收账款台账登记的表格详见附件，业务助理每次凭开票申请本在应收账款台账上进行即时登记，登记好了之后用 “△”在开票申请本作出标记。

B、每月月底由各业务助理先与K3进行自检核对，核对好之后将台账分别发给财务部张淑瑗。

C、各业务助理每月月底将此应收账款以邮件或传真方式发给各办事处或代理，并要求各办事处、代理在三天内签字回传，回传的文件统一由专人进行保管。

D、各业务助理可在发票开出后一个月内电话催办各办事处代理尽快回款。

（10）、关于建立客户资料档案的工作内容和流程：

客户资料档案管理分成两大部分：

第一部分为：日常联系发货的客户档案资料；

第二部分为：客户开票信息档案资料。

详见附件EXCEL表格

（11）、关于建立客户资产号及标牌确认函档案的工作内容和流程：

A、针对客户资产号的档案管理分为两大部分：

第一部分为：表计类产品涉及到局号、局名称的订单需要进行档案录入工作。具体的格式详见附件说明。

第二部分为：终端类产品涉及到局号、局名称、终端地址号、主站IP地址、APN名称、端口号的相关信息需要进行档案录入工作。具体的格式详见附件。

B、针对客户对此的查询业务助理可直接将电话转给客服中心进行回复。市场部只对局号，终端地址号的起始号进行登记，对于每只表计或终端所对应的号码由生产部或工程技术部进行存档。

C、针对标牌确认函档案管理的工作内容和流程：

工程技术部刘勇接到订单后，需要进行标牌确认的标牌样式可通过邮件方式或打印出来交给市场部，由市场部传真给客户确认。客户确认后由李瑛进行扫描后发给业务助理，业务助理再将相关确认件转发给相关人员。

如客户电话确认或不予确认的标牌样式，可由各办事处主任或代理对此签字确认或以邮件方式加以说明情况，市场部凭此证明文件加以存档。

标牌确认函的档案管理按订单编号进行编码管理：文件夹命名规则分二级命名：第一级：代码即为：标牌

第二级：代码用订单编号表示，如：SO97070001

举例：标牌SO97070001

（12）、关于技术协议文件资料的编号及档案管理的工作内容和流程：

业务助理所接收的技术协议统一交给专人进行编号，编号代码分六级管理，每级间用“-”分割。

 第一级：分为国内和国际订单，用2位代码表示：GN和GJ；

 第二级：按省份分类，直接用省份名称作为代码表示：如广东；

 第三级：按地区分类，直接用地区名称作为代码表示：如深圳；

 第四级：按表计型号分类，表计型号按计量许可证或产品登记证的型号

作为代码表示：如DDS22；

 第五级：按年月日进行分类，如当天收到技术协议的时间是2009年07

月25日，代码表示：如20090725；

 第六级：针对有更新的技术协议，特设此级代码，如第一次更新，代码

表示为：更新1；如第二次更新，代码表示为：更新2；依此类推。

举例如下：广东深圳供电局20090725发来的技术协议，编码为：GN-广东-深圳-DDS22-20090725，但第二天又重新发来修改过部分内容的技术协议，那此次的编码即用代码表示为：GN-广东-深圳-DDS22-20090725-更新1。

（13）、关于与各办事处、代理结算的工作内容和流程：

各办事处代理要求与公司结算时，由业务助理制作EXCEL表格进行结算，EXCEL表格内容需包括发货日期、开票日期、产品名称，产品型号、精度、开票单价、数量、金额、回款日期、回款金额、备注等信息，开发票的产品名称与实际发货名称不致时，需要在备注栏内加以注明实际发货的产品信息。

仔细核对无误后交给单艳进行结算。单艳结算完毕后通知各业务助理填写领用支票申请单，业务助理填写好之后交前台海赛妃，由海赛妃交给总经理签字后再直接交给财务。

（14）、关于与各相关部门沟通合作的工作内容和流程：

A、各业务助理负责各地区的回款情况查询工作并告之各办事处、代理；

B、各地区如需做样表的招标文件需由客服中心告之市场部后方可下订单。

C、投标文件的发货将统一由客服中心办理，市场部可协助提供地址联系人等。

D、审计、证券或律师事务所等部门所需的销售合同复印件可由市场部的档案管理员负责复印、审计部门审计时所需的货运单由仓管员何丽珍负责复印、

审计部门审计时所需的发票复印件由财务部负责复印。业务助理对此三项业务将不予受理。

E、针对公司内部其它部门需要查询订单号，订单技术条件资料等相关业务，市场部业务助理可协助进行查询，每个部门只限一个人进行查询。一个部门多个人查询时将不予受理。

F、针对各办事处、代理的多个人同一件事的催货电话及回复，业务助理回复时只针对办事处的总负责人进行回复。