6浅议文档一体化管理
浅议文档一体化管理刘玲
浅议文档一体化管理
随着新时期信息工作和档案工作的发展,档案学术界提出了新的档案管理理论——文档一体化管理。所谓文档一体化管理最直观的解释就是把文件工作和档案工作整合一个工作系统,进行统一控制和管理,其实质就是将档案管理的若干功能提前,实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件管理和档案管理本身就是前后衔接、互相影响、不可分割的两个部分,将二者综合考虑更加符合文件的生命周期与发展规律,这一问题首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上,是一种较为科学的管理理论,它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。
一、文档一体化管理理论的出现是文书工作和档案工作发展的必然结果。
1、实现文档一体化管理有其深刻的理论依据,即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看,文件和档案本身就是同一事物的不同发展阶段,是一个统一的连续体,在其物质形态、信息内容、基本属性等方面是完全同一的,实行文档一体化管理是文书、档案工作自身民发展及社会对文书、档案工作的客观要求的必然结果。
2、实现文档一体化管理是信息时代档案工作的全新的管理模式,是适应电子文件,电子档案管理发展的必然要求。以计算机为代表的现货技术广泛渗入到了文档工作之中,办公自动化的实现出现了电子文件和电子档案。电子文件和电子档案的管理要求实现文档一体化。
在纸质文件时代,档案人员对文件的鉴定通常是归档案以后,而且主要是根据文件的内容决定其存留和价值的大小,电子文件的鉴定则比较复杂,包括技术分析和内容分析两个方面的内容。最基础的技术分析包括对文件介质的仔细检测以决定数据的可读性,确保适当的证据材料的可用性并估计成本因素,它还包括对构造整个计算机系统的信息流的逻辑数据模式的分析,检查系统不不同部分与其它计算机的联系并理解用于创造信息的例行程序以及获得有档案用途的数据输出的能力。内容分析则和纸质文件没有太的区别。电子文件在技术上的错综复杂会给档案工作者和文件工作者造成很大的困难,如果档案工作者还是处于以往被动接受者的地位,等着文件管理人员交非现行文件送到面前来再进行鉴定、整理、统计等档案业务工作,则太多的电子文件到个时候已经消失或过时了。而综观目前国内外关于电子文件和电子档案管理的研究,无一不把文档一体的思想融入到电子文件研究项目中,因为电子文件本身的特点决定了电子文件需要进行前端控制和全程管理,而这两种思想又是实现文档一体化所必不可少的。所以在信息社会里,必须打破文件和档案工作的隔膜状况进行一体化管理,这样,档案管理工作者的独特作用及此项工作的独立性才能体现的更加充分,也才能给后代留下真实可靠和完整的历史记录。
第三、实现文化一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来文档分家的现象给文档工作带来了严重的混乱和极大的浪费,使文档工作不能完成历史所赋予的使命。与此同时,我国的档案工作者,除了专业的档案馆工作人员以外,其它的单位档案工作者同时也是文件管理者,在部分地区已进行了不同程度的文档一体化的实现,而国外也有很多实行文档一体化的成功范例,可以给我国档案工作者实行文档一体化管理提供借鉴和经验。
二、实现文档一体管理有着外部环境因素和技术因素。总的来说,要依靠管理一体化、信息一体化并通过设计文档一体化管理系统来实现。
实现文档一体化管理,首先要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档一体化管理的基础,
没有统一的标准,则无法进行一体化管理,在制定标准化时首先应该直接采用国际标准,以便和国际接轨,其次应考虑国家标准和文书、档案行业标准,形成文档一体化的规范体系,例如,在对文档一体化进行设计时,既要参照《国家公文格式》,又要参照《档案著录规则》,使文书、档案的标准统一到一个系统里来。
其次,实行文档一体化管理,还必须突破传统的思维打破传统的档案管理模式,探索更加适合计算机管理的现代化文档模式。在文档一体进程中,将有许多因素发生作用,从不同的方面影响一体化的方向、速度、模式等。而计算机技术及网络技术的发展对其推动作用更是巨大的,不可忽视的,但计算机和网络的介入,给文档工作带来机遇的同时,也对传统的档案保管模式提出了挑战,使得文档工作模式的改革与创新成为一种必然。
再次,实行文档一体化管理,要求文档人员调整自己的知识结构。计算机及网络技术成为文档一体进程中不可或缺的重要因素,文档一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术,加强技术要素。