公文的收文办理

公文的收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

一、签收

签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。收取公文时，收件人需要在送文人员的送文簿或回执单上签名或盖章，并注明收件日期，以明确交接责任的工作环节。如果收到的是急件，还应注明收件的具体时间。签收是收文办理程序的起点。

二、登记

收文登记，是指收到的公文在启封后，由收发人员记载收文标题及文号等专指性信息，以便于收文办理与管理的工作环节。

收文登记的形式主要有簿册式、卡片式、联单式三种。目前较为常用的是簿册式登记，即使用装订成册的登记簿来登记收文情况。

收文等级的项目主要包括：收文顺序号、收文日期、来文机关名称、来文字号、文件标题、密级、附件、份数、承办单位、承办人、办结情况、清退情况、归入卷号、备注等。这些项目中有的在收文登记时可以一次填写完毕，有的属于收文阅办归档的记录，需要在收文办理过程中，随着文件办理进程来填写。

三、审核

收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 收文经审核之后，对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

四、拟办

在实际工作中，收文审核和收文拟办是结合起来进行的。拟办，就是对收文提出如

何处理的初步意见，以供领导人批示或批办。“拟办意见”通常应包括：一是，明确牵头承办的部门；二是，来文中如有要求制定实施方案、向上级部门报告贯彻落实情况等内容的，要在拟办意见中列出，明确由主办部门牵头办理；三是，提出是否翻印的意见；四是，提出办理时限要求。有些收文，经领导授权，文秘部门可直接转承办部门办理，但应将注办意见同时复印分送分管领导同志阅知。写“拟办意见”，是办公部门的一项基本业务，是为领导当参谋助手的一种形式。拟办意见正确与否，关系到公文办理的效率。对送领导人审批的公文，办公部门也可以提出建议批准或建议不予批准的拟办意见供领导批示。

拟办实际上是一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可供选择的方案。拟办工作充分体现了办公厅（室）的参谋助手作用。因此写拟办意见，要有政策依据、党性观念、大局意识；要熟悉本单位的机构设置、业务分工、人员情况；要清楚来文的背景、意图、目的和要求。

五、批办

批办，是指收文机关法定责任者对送批文件如何办理提出决定性意见的工作环节。批办对公文效用的实现具有决定性影响。公文一经批办，批办意见就是承办人员办理公文的根据，只能认真领会执行而不可违背。

我国各级行政机关的公文批办工作实行合理分工、分层负责的制度。审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，应该指明文件的承办单位或承办人；如果需要两个或两个以上单位共同承办，必须明确主办单位；交代文件办理的原则、方法、要求及时限。其他审批人圈阅视为同意主批人意见。对阅件圈阅表示已阅知。主批人，一般指收文单位分管该项业务的负责人。

六、承办

承办是指收文单位的有关部门及工作人员按照批办意见落实来文要求的工作环节。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

由于公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是公文办理过程中的中心环节。承办公文是公务机关各级工作人员的重要职责。

承办部门办理交办的公文,属承办部门职权范围内的事项，由承办部门径复呈报机关，同时抄送交办机关；涉及其他部门职权的，主办部门要与有关部门会签后答复呈报

机关或与有关部门联合行文答复呈报机关，同时抄送交办机关。如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。须以政府名义答复的，承办部门要代拟政府发文稿报交办的政府机关审定。

承办的形式主要有

承办人在文件办理结束后，需在《文件处理单》的相应位置简要注明承办经过与结果，即注办。注办的主要作用是备忘待查，为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时，这顶活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱。 注办应由承办人完成。

七、催办

催办，是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。这项活动有利于加速公文的有效运转，防止失控，有助于避免公文的积压延误，对公文效用的迅速有效地实现具有推动作用。

催办原则是谁经手拟办的公文,谁负责催办。

催办有两种形式，一是对内催办，即收文单位的文秘部门对收到文件的拟办、批办、传阅、承办中各个环节的催办；二是对外催办，即发文单位对发出文件在收文单位的办理情况进行催办。