论沟通在现代图书馆管理中的意义

　　[摘要]在剖析沟通内涵的基础上，提出有效沟通的目的，分析了沟通在图书馆管理中的具体作用，并提出了沟通在提高图书馆管理效率中的对策和措施。 　　[关键词]图书馆管理；信息沟通 　　沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。现代图书馆技术日新月异，但在现实工作中，我们不得不承认，图书馆大量的日常基础工作是枯燥、机械和重复的。要在这样的环境中提高大家的工作积极性，稳定图书馆队伍，重要的是要创造员工与员工之间信息通畅、资源共享的和谐环境。因此，在“以人为本”的现代图书馆管理中，高度重视沟通机制的有效运用对于建立与现代化图书馆相适应的管理机制具有重要的意义。 　　1、沟通的内涵 　　切斯特・I.巴纳德认为，沟通就是把组织中的成员联系起来以实现共同目标的手段。确切地说，所谓沟通是指将某一信息从发送者传递给接收者，以期取得接收者作出相应反应效果的过程。沟通的三大要素包括：（1）要有一个明确的目标；（2）达成共同的协议；（3）沟通信息、思想和情感。 　　2、沟通的目的 　　在广义上，加强沟通的目的就是要实现变革，即对有利于图书馆利益的活动方面加以影响。由于沟通把各项管理职能连成一体，所以它对图书馆各项管理职能的行使是必不可少的。特别是需要沟通来达到的目的有：（1）设置并传播一个图书馆的目标；（2）制定实现目标的计划；（3） 以最有效果和效率的方式来配置图书馆的人力资源；（4）选拔、培养图书馆员工；（5）领导和激励员工并营造一个想要做出贡献的环境；（6）控制目标的实现等。 　　3、沟通在现代图书馆管理中的作用 　　3.1提高工作效率，实现知识管理 　　知识经济条件下，图书馆工作的目的就是要努力实现在新的信息技术环境下的知识传播与利用，因此，图书馆工作的本质就是知识管理。网络化环境为图书馆运用知识管理提供了机遇，但要把上述可能性转化成现实性还必须重视并发挥沟通职能，进而提高工作效率，实现图书馆的可持续发展。 　　3.2协调组织成员行为，提高组织凝聚力 　　我国绝大多数图书馆采取直线型组织结构，信息横向沟通不畅，容易造成各部门间、员工间互相推诿，导致团队工作效率下降。同时，由于缺乏足够的沟通，在图书馆的管理中还易造成员工之间发生冲突，由此破坏组织的凝聚力。因此，加强沟通，增强各成员间的对话和交流，对于工作的协调一致、改善相互之间的关系、营造良好的工作氛围、提高组织凝聚力、树立良好的社会形象，有着不可低估的重要作用。 　　3.3使决策更加科学、合理、有效 　　科学决策是图书馆科学管理的重要组成部分，管理者决策正确与否，直接关系到图书馆的发展；任何组织的决策过程，都是把信息转变为行动的过程，因此，准确可靠而迅速地收集、处理、传递和使用信息是决策的基础。上述分析表明获取信息必须依赖沟通，若要实现信息资源的共享，更少不了沟通。因此，充分、良好的沟通是检验决策正确与否的基础。 　　3.4稳定员工的思想情绪，统一组织行动 　　有效的沟通，使员工能尽快地熟悉他们的工作环境，使他们感到工作生活有安全感，从而使员工在物质上、精神上感到满意，这样一来他们的工作就会有效率，就愿意留在这一轻松愉快的工作之中，就容易统一组织的行动，并通过团队队员共同的、有效率的工作创造更大的成绩。 　　4、促进图书馆有效沟通的策略 　　在沟通的每一个阶段都可能存在障碍，发生沟通断裂。同时，上述分析已表明了沟通在图书馆管理中具有举足轻重的作用。因此，要提高图书馆管理绩效，就必须提高图书馆沟通的效率，采取适当方法消除沟通过程所存在的障碍。 　　4.1全面的沟通检查 　　提高图书馆沟通效率，首先是要进行沟通检查，并把检查中发现的结果作为图书馆组织变革与制度变革的基础。沟通检查是检查沟通活动的一种方法，它把沟通看成是实现图书馆组织目标的一种手段，而不是为沟通而沟通。只有对沟通活动全面检查，才能找准阻碍提高图书馆沟通效率的原因，从而为提高图书馆沟通提供可靠的决策依据。 　　4.2构建正式沟通渠道体系 　　为了实现图书馆组织的沟通目标，关键在于构建稳定合理的正式沟通渠道网络体系，明确各种渠道的功能，使其始终通畅无阻，让每一部门、每一员工都能在正式渠道上获取信息，使其知道该从何处获取信息，该知道些什么，该传递些什么，以保持信息畅通，减少噪音感染而干扰工作正常进行。 　　4.3发挥非正式沟通渠道作用 　　正式沟通渠道是组织管理中沟通的主要渠道，具有连续性、稳定性、约束力强等特征，但沟通路线比较固定，沟通速度较慢，信息失真程度较高。而非正式沟通渠道不仅能够真实地表露和反映人们的思想、动机，而且往往能提供正式沟通难以获得的信息。同时，非正式沟通渠道还有沟通形式不拘、直接明了、速度快、巩固人际关系等正式渠道无法比拟的长处。因此，要提高图书馆沟通的效果和效率，就必须发挥非正式沟通渠道的作用，并使正式沟通与非正式沟通相互补充、相互促进，从而真正解决信息沟通过程中可能发生的障碍和断裂。 　　4.4掌握沟通技巧，提升沟通档次 　　提高图书馆沟通绩效一个很重要的途径在于对沟通技巧的掌握，有意识地培养和锻炼自己的表达能力和调控沟通环境的能力，对提高沟通水平是必要的。我们通常要掌握和运用以下沟通技巧：（1）提高表达能力，增加信息的准确性；（2）注意面部表情、动作、态度等非语言的运用，以达到在情感、人格上的平等交流；（3）聆听是理解的关键，对于沟通者的信息要付出时间、同情、共鸣和全神贯注。 　　参考文献 　　[1]哈罗德・孔茨，海因茨・韦里克.管理学（第10版）.北京：经济科学出版社，1998. 　　[2]杨文士，张雁.管理学原理.北京：中国人民大学出版社，2000. 　　[3]吴照云.管理学原理（第3版）.北京：经济管理出版社，2001. 　　[4]苏勇，罗殿军.管理沟通.上海：复旦大学出版社，1999. 　　[5]贾晓东.图书馆信息不对称研究.情报杂志，2002（4）.