外贸出口流程训练
第一章 外贸业务流程概述
附1:外贸出口流程图分解
第3节 外贸出口流程演练
1)
2) 实战训练要求:每个学员必须并能熟练描述《外贸出口业务流程图》 熟练掌握外贸各业务环节:主要包括建立业务联系、商品报价、外贸磋商(询盘、报盘、还盘、接受),签订合同、生产备货、包装、商检、报关、运输、保险、制单、结汇、核销、退税等业务环节。
下面对外贸出口业务流程的详细介绍:
一、建立业务联系
1.1.外贸企业要开拓国际市场进行产品销售,首先要明确自己公司产品定位(高度、中端、底端),通常欧美国家客户比较关心产品的质量,销售高端产品比较适合;中东的客户比较关心产品价格,销售中低端产品比较适合。寻找到合适的目标客户群,并主动与国外客户建立业务联系。
1.2.与国外客户建立业务联系的方法主要有:通过外贸开发函电(Business Letters)、B2B网络贸易平台、网络搜索客户信息(Google、Yahoo等)、国际展会、国外出差考察、朋友介绍等方法途径。
二、询盘
国外客户收到我们的外贸产品推广函电或看到产品广告后,会根据自己的需要,对有意向的产品进行询盘。
询盘(Inquiry)又称为询价。一般在客户下采购订单(Purchase Order)之前,都会有相关的询价,做一些产品和贸易条款等方面的细节上的了解。
三、发盘、还盘
外贸业务员根据客户发来的询价信函,应该及时回复客户的询价,即进行发盘:
3.1.发盘:又称为报价(Offer)。主要是确定并回复客户关心的货物的相关信息,交流内容包括货物的品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及生产厂家等内容。
3.2.还盘:又称为还价(Counter Offer)。客户对我们发的报价不满意通常还会还价,在这外贸业务磋商期间,双方可能需要进行函电多次的发盘/还盘往返交流。
四、签订合同
4.1.外贸业务员与国外客户经一番讨价还价磋商后,就各项交易条件达成一致,即可正式签订外销合同S/C(Sales Contract)或采购订单Purchase Order。也可给客户做一份形式发票P/I(Performa Invoice)作为简单合同。
五、确认付款事宜
在签订外销合同之后,安排货物生产之前;需与客户确认相关的货款支付,具体情况分别如下:
5.1.如果是信用证L/C付款的客户:通常是在交货期前1个月确认信用证已经收到,收到信用证后应该审查信用证,检查是否存在错误,与合同条款是否相符,交货期能否保障等;如有问题应立即向客户提出申请、修改信用证。
5.2.如果是前T/T付款的客户,要及时确认定金已经到账。
5.3.如果客户是后T/T放账,或通过银行托收D/A等方式收汇等,通常需经理审批确认。
六、生产备货
在确认相关的货款支付情况后,需下达生产通知,让工厂安排生产备货。
6.1.如果是外贸生产企业,外贸订单直接转生产部门自行加工,完成备货即可。
6.2.如果是外贸公司,需向工厂下采购订单,让工厂安排生产备货,。
七、验货
7.1. 当货物生产完毕,备货好后,外贸业务员或跟单员需进行验货。
7.2. 如果客户要求自己或指定验货人员来验货,最迟应在交货期一周前,约客户来查货。
7.3.验货无误后对货物进行包装,根据货物的情况来选择不同的包装形式(如:纸箱、木箱、编织袋等);并在外包装上刷唛。
7.4.货物的包装和唛头(运输标志)应进行认真检查核实,使之符合外贸合同和信用证的规定。
八、核销
外贸出口企业的财务人员,提前到外汇管理局办理“出口收汇核销单备案”:
2012年8月1号开始,就取消了纸质《出口收汇核销单》形式
8.1.取消核销单后,外管局的核销单无纸化,网上在电子口岸里退税核销模块中全体报送批量核销就好了。
8.2.外汇核销从原来以核销单为单位一个一个核销,改成以网上核销系统方式的批量总量核销。
8.3.报关时,不需要提供核销单,也不需要预录核销单号。
九、商检
当货备好后,就可以安排商检、租船订舱事宜。
9.1.在我国,凡列入国家商检机构规定的“法检”的商品,以及根据信用证、外贸合同中约定的由商检机构出具商检证书的商品,均需在出口报关前申请商检,并填写《出境货物报检单》。或根据海关监管条件,B出口需要商检,A进口需要商检。
9.2.如果是外贸公司向工厂采购,凡国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,告诉工厂关于产品的出口通关口岸,便于工厂办理商检。并向工厂提交“报检委托书”。
9.3.商检应提供单据包括:出境货物报检单、报检委托书(委托代理人报检时需要)、外贸合同、信用证副本、商业发票、装箱单、厂检单、其他所需单据资料等。
9.4.报检员在商检局电子报检系统中,填写并提交完报检数据后,商检局工作人员通常会在2个工作日内回复外贸企业,关于具体的检验时间、地点的相关安排。(如果是免检商品,就免除了商检局工作人员到工厂进行检验的环节,货物直接通关。)
9.5.商检通过后,一般当天就可以拿到通关单、或商检换证凭单/电子换证凭条。这里需注意区别:
(若是本地商检、本地报关,商检局出具通关单;例如天津商检局报检、天津报关(天津新港口岸装运)、那么天津商检局直接出具通关单。)
(若是本地商检、外地报关,商检局出具换证凭单/电子换证条;例如北京商检局报检、天津报关(天津新港口岸装运)、那么北京商检局出具换证凭单/换证凭条,需要到天津商检局换取正式的通关单)
十、租船订舱
10.1货物备好后,应及时租船订舱,其中:
如果跟客户签定的合同是在CIF或CFR术语条款下,外贸企业应提前做好订舱装运准备;
如果跟客户签定的合同是在FOB术语条款下,应及时通知客户,让其指定货代公司或船公司。
10.2提前了解航线:应尽早与货代联系告知发货意向,了解船期、运价、开船口岸等航线情况,并确认工厂的交货能否早
于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客户要求的交货期。
10.3租船订舱:向货代公司订舱时,一定要传真书面订舱通知,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。出口企业填写订舱委托书(shipping note)即(托运单),给货代公司作为订舱依据。货代公司收到托运单后,审核托运单,确定装运船舶后,将托运单的配舱回单退回,并将签出全套装货单S/O(shipping order)交给出口企业填写,然后由货代公司代表出口企业作为托运人,向国际船运公司办同物托运手续。当船公司或其货代签出装货单,订舱工作即告完成,就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经签订生效。
10.4通常出口商在交货期两周之前应向货运公司发出订舱通知,在开船一周前可拿到装货单S/O(SHIPPING ORDER)。
十一、安排拖柜
11.1.货物备好并商检通过后,货代公司将委托拖车公司装柜、提柜,将货物送抵指定的货物集运港码头地点,以便办理报关放行。
11.2.拖柜要给拖车公司传真以下资料:包括订舱确认书/放柜纸、船公司、订舱号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、装船口岸等。并要求拖车公司回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.3.如果客户安排有验货人员看装柜,要提前通知并声明不能晚到。
十二、委托报关
12.1. 在拖柜送出货物后,外贸出口企业把所有的报关资料交给货代,让货代帮你代理报关;外贸出口企业需提交空白的《出口货物报关单》(盖单位报关章)、报关委托书等给货代。
12.2. 报关需提交单据包括:出口货物报关单、报关委托书、装箱单,商业发票,外销合同或信用证副本、出境货物通关单、海关认为需要的其它单据等。通常要给报关至少留出两天时间(船截关前)。
12.3. 出口通关: 在货物集中港区(口岸),将报关所需的单据提交给海关,经海关关员查验合格后将办理通关放行手续,将在装货单/运单上加盖海关放行章、出口报关单(退税联)的上盖有验讫章,以便出口商办理核销退税。
十三、办理保险
13.1.通常在货物订妥舱位后、货物起运前,办理货物运输险的投保手续。若交易条件如是CIF,保险由出口商办理;若是FOB或CFR,则应由进口商办理保险。
13.2.办理投保:在CIF术语下出口商办理保险,出口商须根据信用证和外贸合同的规定填写《货物运输保险投保单》,并附商业发票向保险公司投保。保险金额通常是以发票的CIF价的110%加成投保。保险单内容上一般有:船名船次、起运港、目的港、保险金额、险别、保险费、投保人„等内容。
13.3.取得保险单:保险公司承保后,签发《货物运输保险单》给出口商。
13.4.现在外贸出口企业,通常采用填写预约保险单的方式投保,当船舶一经起运发装运通知给保险公司,盖章回传,货运保险合同即自动按预约保单上的承保条件生效。
十四、装船出运
14.1.通关手续完成后,货物即可装上船,开航。
14.2.装船工作:在装船前,理货员代表船方,收集经海关放行货物的装货单/货运单,经整理后,按照积载图和舱单,分批接货装船。装船过程中,托运人委托的货运代理应有人在现场监装,随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。装船完毕后,理货组长要与船方大副共同签署收货单。理货员如发现某批有缺陷或包装不良,即在收货单上批注,并由大副签署,以确定船货双方的责任。但作为托运人(出口方),应尽量争取不在收货单上批注以取得清洁提单(Clean On Board B/L)。
十五、取得提单
船公司须等到货物已装上船(B/L上有记载On Board Date),并启航后才签发提单,因此货物出运后,出口商就可到船公司或货代公司领取《海运提单》(Bill of Lading;B/L)。其中应注意:
15.1.提单补料内容:最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理,货代需要这些资料来做提单。所谓的提单补料,也就是关于你的客户资料,柜号,封号,毛重,总立方数,唛头,货物描述等。补料要按照L/C或客户的要求来做。
15.2.核对提单样本:督促船公司尽快开出提单样本及运费单。仔细核对提单样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的,要先传真提单样板给客户,得到客户确认后再要求船公司出正本提单。关于提单确认,在船走以前或者船走以后,都可以。
15.2.等船开航走后,一般3天之内,就能拿到正本提单。
十六、发送装运通知
16.1.在开船出运后,应向客户寄发《装运通知》(Shipping Advice)。告知客户发货的细节:包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。
16.2.尤其是在FOB、CFR术语下,保险由客户负责办理时,须尽快发送装运通知,以便客户及时办理货运保险。
十七、备齐相关单据
货物装运完成取得提单B/L后,出口商按外销合同或L/C上规定,备妥结汇全套单据(包括外贸合同、信用证、商业发票、装箱单、海运提单、保险单、商检证书、产地证),跟单汇票(Bill of Exchange),向出口地议付银行办理结汇。
十八、交单结汇
将全套结汇单证备齐后,在合同或信用证规定的议付有效期限内,向银行交单结汇。根据支付方式不同应注意:
18.1.若采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误;把信用证要求的单据交到议付行,由通知行转交给议付行。
18.2.若采用后T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客户付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。寄送的单据通常包括(提单B/L,装箱单,商业发票,原产地证,保险书,其它需要的单据等)。
18.3.若采用前T/T收汇的,拿到提单后可立即寄正本提单给客户。
通常在T/T付款的情况下,如果船期很短的话,为了便于提货,客户可能会要求电放,为了保证公司利益,电放必须是在收到客户的全部100%货款以后再做;电放其实很简单,外贸企业先填写一份保涵盖上公章给货代传过去,等收到货代盖有电放章的提单传真件后,马上给客户转传过就行了。不过做电放的话,要把正本提单还给货代(或船公司)。
十九、核销、退税
出口货物结汇完成后,出口商需及时办理核销退税业务。通常核销退税,应该在从报关出口之日起90天内申报,核销的期限是180天;过期后将不予以办理退税。
19.1. 核销流程:核销现在主要是在电子口岸系统的“退税核销模块”中全体报送就好了。
核销退税都是通过IC卡申报系统来完成的,因为商检局、海关、外汇管理局、国税局的系统都是联网的,所有相关数据都能查到。
19.2. 出口退税:核销完成后,先网上退税申报,预审合格后外贸出口企业再凭:报关单(出口退税联)、商业发票、银行结汇水单、采购增值税发票、其它纸质单据资料,由财务人员前往国税局办理出口退税。
(备注:国家为鼓励外贸企业出口,制定出口退税政策;且大多数外贸商品是不征收出口关税的。通常进口商需向当地海
关缴纳关税)
二十、善后业务管理
当一笔外贸业务完成后,外贸业务员还需要做善后处理的工作,主要包括:
20.1. 业务管理:每单外贸出口合同业务在完成后,客户的跟进和管理,Excel表查统计等,重点客户/意向客户/潜在客户A/B/C分类;现在企业很多使用ERP、CRM等信息化管理软件,对外贸业务所有的数据进行管理,查询高效、方便日常工作。 20.2. 文件存档:所有的合同文件、L/C信用证、议付文件、单据文件等必须留存一整套档案保管,以备查用。
20.3. 商品更新:外贸业务员平时也应收集商品价格、运价变动、船期、航线等信息,为报价提供帮助。
20.4. 客户关系维护:定期询问客户销售我们产品的情况,适当的推荐公司新产品,做好老客户关系维护。
这就是整个的外贸出口流程知识,外贸人员必须熟练掌握。
总结:外贸业务流程的三个阶段:
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