成本数据建议

关于完善基础数据报送的建议

老板、纪总：

成本核算是公司所有数据最主要的来源地，是公司进行成本控制、监督生产效率和出成、分析公司盈余亏损的基础，因此，成本核算必须正确，要不然，公司的盈余亏损只是主观想象。然而成本核算的正确性一方面来源于成本核算方法的选择的正确性, 另一方面来源于整个公司报送到财务成本管理的基础数据的正确性。其中，基础数据是整个公司各方面核算的根本，没有基础数据或基础数据不正确，成本核算只是空谈，好比没有油盐姜醋，厨师技术再好也作不出丰盛的佳肴。

我们公司的统计人员报送的基础数据从目前来看，虽然比建厂初期有很大的改观，但是还是存在着很大的问题，主要表现在：

一、不规范：公司统计人员报送的基础数据是反映公司生产的真实信息，是公司管理人员工作运用的第一数据。但是因为工作不同，公司各个部门考虑的角度也不同，因此要求的数据并不一样。车间管理者有自己的要求，成本核算人员也有自己的要求，报送给成本核算人员的基础数据必须按照成本核算人员的要求报送。但是我们统计人员报送的数据千篇一律，形式主义很强，给成本核算人员提供的数据没有可读性、可操作性，可用性不大，不规范。

二、不全面：这从一个方面就可以说明，例如用电情况。我们公司的用电是一笔很大的费用，在我们公司的每月可变费用中占相当大的一个比例。如果这个数据每月、每天不真实准确及时地报送，我们核算出来的成本就与真实数字有很大的误差，核算出来的数字就没有任何意义。但是我们公司就没有及时报送过，这已经要求过很多次。

三、没有真实感：这时一个相当大的问题，因为数据报送的不正确，报送再规范、再及时、再全面都没有意思。也许这只是我的一种猜测，一种感觉，但是确实如此，特别是车间统计人员报送的数据。她只是根据各班序报送的数据，自己没有去核对，去调查数据的真实性。各班序报送的数据为了谋求自己的利益，有些数据他们要夸大，这样可以增加某些人的工资，减少次品率。如果统计人员不要求严格，就不能杜绝类似的事情，报送的数据就不真实。这是统计人员的职责所在，她不单单是报送数据者，还是一个成本监督者。

四、费用反映不及时：当月的费用就是当月的费用，如果当月的费用下月报，那么当月生产的产品就不能全部反映所有的成本，而下月生产的产品负担的成本就大。特别是我们公司的产品品种很多，生产周期短，如果不注意这一点，计算出来的产品的成本就忽高忽低，不真实。

产生上述问题有些是公司统计人员的素质问题造成的，有些是公司管理混乱造成的，还有就是一些历史遗留问题一直没得到解决。

公司要想提高成本核算出来的数据的可应用性，必须加以完善基础数据的报送工作，重视基础数据的重要性。成本管理牵涉到公司的各个方面，与公司的各部门都有联系，基础数据的报送同样也是如此。从我们公司的目前情况来看，我建议可以从以下方面来进行操作：

一、 完善公司管理制度，加强各部门的工作衔接：这是基础数据报送工作的基础。管理混乱，没有监督、没有奖罚，上行下效，基础数据报送工作也会混乱不堪，没有秩序。上已述及，基础数据报送不能游离于各部门之外，它是一条绳索，把公司的各个部门连接在一块。财务部门就是财务部门的工作，行政部门不能横加干预；生产部门就是生产部门的工作，

销售部门的人不能越过生产部门负责人去指挥生产工作，要不然，天下大乱，基础数据报送工作将无所适从，以上仅是举例说明。

二、加强预算计划编制工作：俗话说，不成规矩就没有方圆。一个公司没有预算，没有计划，工作也将没有头绪，失去方向，随心所欲，没有对比。我认为我们公司是以销定产，先确定什么时候销售什么产品，销售金额是多少；再确定什么时候生产什么，生产多少；再确定应在什么时候采购什么，采购多少数量，金额是什么；生产该产品需要多少工序，每个工序需要多少人，需要多少直接人工等等。我已经在后面附有四张表格（附表一、附表二、附表三、附表四），希望能说清楚预算工作的编制情况，而且这只是一个很小的预算，但是，必须要和规范基础数据报送工作一块进行的，公司的整个预算工作是一个很复杂的事，也需要尽快确立，在这里我不涉及。

三、强化存货档案建立，重视存货编码的编制和应用：公司的产品、购买的原料、包装、低值易耗品、水电等都是公司的存货，存货是公司的生命细胞，不重视存货的保管，就好像人类不重视自己的血液。我们公司的存货千千万万，名称各式各样，有同名的，也有差一两个字的，如果存货没有档案，那将杂乱无章，指东说西。存货的档案和存货的编码是一块编制的，一个存货编码就代表一个存货，即使它名称一样，但不是同一种东西。你说一种存货的名称，有可能仓库的管理人员不知是什么东西，但是说一个编码，他立刻就知道。一个存货的编码代表了这个存货的名称、规格型号、税率、退税率、数量单位等等。存货的编码也是ERP 里的BOM 的要素之一，没有编码也就没有好的ERP 管理，可见存货编码的重要性。

我们公司的存货也有编码，但是第一：编制的不规范，当初产品开发部门编制的存货编码是从他自己的角度开发的，实际上是食品开发行业的编码，在我们公司不实用，因为存货编码产品开发部门一般不用，经常用的部门是仓库、财务、车间等部门，存货的编码编制一定要从公司实用的角度出发，简单、扼要、明晰，填写、输入电脑方便。例如：11301A0003 是指菠菜原料，114A0004 是指菠菜半成品，412A0011 是指菠菜成品。这个编码不规范的原因是数字中间的字母A 没有任何实际意义，是多余的，但是要输入电脑很麻烦，还要牵涉到电脑键盘的右侧；不能说明哪一个数字是代表原材料，哪一个数字是代表半成品，哪一个数字是代表产成品，后面附有原来编制的编码表。

第二是公司的很多人、很多部门不重视，不应用，特别是填写存货出入库单时没填写存货编码。既然存货的编码代表那么多意义，如果不填写，仓库的管理人员咋知道是哪一种存货出入库，成本核算的人糊涂，统计也糊涂，整个公司都糊涂，就只有填写出入库单的人自己清楚到底是领出什么东西。

存货编码的编制规范、重要性，不经常用的人不知道这些，认为随便就行，但是，经常用的人就知道，如果编码稍微多了一个数字或稍微不大好记，工作效率就会打折扣，而且说不清讲不明。有些人说已经用了几年，要从新开始不好，但是公司是要发展几年，几十年，几百年的，现在不规范，以后就更难规范。后面附有我编制编码的分类和原则，以便共同探讨，实际上公司部门的编码也不规范。

四、解决电表数的报送问题：这是一个历史遗留问题，特别是车间用电情况更是复杂，我们公司的电工如果不好好想想有可能不能详细讲清楚那块电表是控制那些地方的，如果重新设电路和电表的话，费财费力。因此我建议配电室每天必须报送车间用电情况（包括电表数，用电时间等），各冷冻室每天用电情况，大雄公司和公司管理每月用电情况，公司每天每月用电情况，车间间接用电我月底用某种方法进行摊销。

五、提高统计人员的素质，加强统计人员的培训工作：统计工作在公司的所有岗位中是比较重要的一个岗位，因为一切基础数据都是由统计进行统计和报送的。但是我们公司没有一个专业的统计人员，统计水平低下，而且统计众多，分散凌乱，各管一滩，有些工作是重

复做，这样即不方便统计和管理，效率又低下，分不清责任。我建议公司应该在车间设一名统计，负责三个车间的用料、直接人工的统计工作，去除孙海燕、调理车间主任的统计职责，减轻他们这方面的负担，留出时间干其他工作。

既然统计如此重要，我认为我们公司招聘统计必须专业，上岗必须培训和试用，必须具备基本的财务和统计知识，而且我们公司的统计还要懂基本的食品生产和加工，不是像现在拉上一个人就可以干统计。前面已提到，统计不但只是单纯的统计基础数据，他还是一个成本控制和监督者，这就要更多地赋予统计人员的权利和义务。我建议公司应该提高统计的地位，他不应该由车间考勤和奖罚，他与车间生产是对立面，而且统计不单纯是生产部门的统计，他应该是公司的统计，是为公司服务的。

六、明确计时、计件工资的划分、定义、报送：我认为有些人说公司直接工人（即生产一线工人）的工资是分成两块，即基本工资和计件工资，是不对的。直接工人的工资只有计时工资和计件工资之分，没有基本工资一说，要达到这些人所认为的基本工资，只有使直接工人的计时和计件工资达到保底线。

我建议公司，第一：一定要确认基本工作时间每个小时的工资，加工时每个小时的工资，而不能笼统地分为每天的工资是多少，这就是计时工资。因为单个班序单个人每天生产的产品不是一个，他有可能是好几个，如果单以每天的工资是多少，就不好划分产品的直接人工。第二：在生产某个产品之前，一定要确定计件工资额，即每公斤的工资是多少，而不是在生产之后才确认。

计时、计件工资额不是生产部门单个确认的，而是生产部门、人事部门、财务部门、统计协商确认的结果，必须报与各个部门备案。因为工人是人事部门招聘的、工人的工作是生产部门安排的、工资是统计人员报送的、资金是财务部门核算和支出的，如果工资的确认只有生产部门知道，其他部门不知道，那将是管理混乱、数据报送不准。

统计人员报送直接人工必须每天按工序、按产品品种报送，必须报送工时和产品数量，每月还要按品种或按班序汇总，这在后面有更详细地说明。

七、基础数据资料的保存：这不单纯是统计报送的资料的保存，而是整个公司基础数据资料的保存，包括生产车间各班序的生产记录、考勤记录的保存。必须按月、按期，甚至按品种、按批次、按客户、供应商保存，必须装订成册，装好标记。一般的资料必须保存5年以上，重要的资料必须保存10年以上，以供日后随时翻阅查询。

八、成本费用反映要及时：公司每天每月每个部门都要发生费用，当期的费用必须计入当期利润，当期的成本必须和当期的收入挂钩配比，是这个产品负担的成本必须要计入到这个产品中。如果成本费用反映不及时，当期的成本费用当期不反映，上面一切只是一种空谈，只是一种愿望，成本核算也只是主观想象，不切合实际。有些成本费用支出是当期发生当期全部计入，有些成本费用支出是当期发生必须分摊到当期和以后各期的（待摊费用），还有些成本费用是以后将要支出当期必须计入的（预提费用），具体成本费用要具体情况分析。

我建议：第一：采购部门（是指包装采购、原材料采购、贸易采购、劳保采购、低值易耗品采购、固定资产采购等）不论已付款还是未付款，每月底即每月25日必须报送当月经办人采购资财的汇总表，后附表五；第二：销售部门（包括国内国外）每月底即每月25日必须报送当月资财销售汇总表，附表六；第三：设备科每月底即每月25日不论已付款还是未付款必须报送维修房屋、设备和建设情况汇总表，附表七。这样报送一是为了和财务对帐，二是为了把没有付款的成本费用及时报送到财务，三是为了收入成本的配比。当然上面情况的报送是必须把发生成本费用的发票交到财务，具体情况具体对待。

九、明确各车间、各班序的范围：这是指生产部门，很多基础数据都是来源于生产部门的各车间、各班序。我现在还不清楚公司生产部门是分为三个车间，即分冻菜车间、调理车

间、包装车间，还是要加上一个草莓车间，应该四个车间，还有各车间的负责人到底是谁，有没有明确的责任。而且我们公司产品加工复杂（不是指加工工艺复杂，而是指加工的部门复杂），例如加工草莓就是三个车间一块加工，不分车间、不分班组。草莓加工到底分哪几个工序，每个工序有哪些人、那些班组在加工，每个工序的负责人是谁，数据统计有谁负责，这都要明确，如果不明确，基础数据报送就是乱糟糟的。

我认为，在生产某种产品之前，开发部门一定要设计好应该有什么工序，各工序的名称、编码是什么，生产部门根据这些工序合理安排生产，安排各工序的生产人员和人数，负责统计基础数据的人是谁。成本核算的人要了解这些，公司生产统计人员也要了解这些。

十、划清公司部门编制和人员编制：我自己认为我们公司部门划分凌乱，职责不明，具体要怎样划分，因为水平有限，我也提不出更好的建议。但是公司部门必须要分清楚，部门职责也要分清楚，要不然基础数据报送还是会混乱的。

十一、规范生产统计日报表的填写：实际上，以上情况解决好了的话，这个问题也就很好办了，各统计自然会按照要求填写。

公司的生产统计分为两个部分，一是最基层的各工序的统计，一是各基层的汇总统计，汇总统计人员才是我们应该控制好的统计人员，就是我们所指的公司统计。后面附有基层的统计报表（附表八）和汇总统计报表（附表九），各统计人员要分产品分情况不同每天报送。

实际上，以上基础工作做好，我们公司原来应用的ERP 软件应该能够顺利地实施下去的，当然，ERP 软件还要完善，有些没有操作性。

以上仅是代表我个人的建议，具体情况还要和公司的领导、公司的各部门协商。 当否，请批示！

财务部：鲁ⅹⅹ

2004年6月23日星期三