浅析高校档案的利用

浅析高校档案的利用

摘要:搞好档案利用有利于高校工作的全面发展,有利于发掘档

案的利用方式和利用功能,实现档案的使用价值。高校档案人员要

深入研究档案利用工作的理论和方法,转变传统的被动服务观念,

以适应时代要求。

关键词:高校档案;档案管理;档案利用

中图分类号:g27文献标识码:a

文章编号:1009-0118(2012)09-0210-02

档案利用的目的在于提供档案以及档案信息为社会各方面服务。

档案利用工作实际上就是以档案工作人员的服务活动为媒介,在档

案与利用者之间架起一座桥梁,从而实现档案的有效利用。改革开

放和社会主义现代化建设发展的新形势,使档案工作面临新的发展

机遇,同时也面临新的挑战。档案管理体制改革的总趋势是建立社

会档案意识,使档案管理工作由封闭式服务走向社会化服务,最大

限度地发挥档案信息的社会效益。在这种大趋势下,高校档案的管

理工作也面临同样的问题,同样需要改革。高校档案的利用是高校

档案管理体制改革的一个重要方面。

一、高校档案利用的方式

高校档案的利用,是发挥档案自身价值,实现档案信息共享的最佳

途径。与之相适应,在档案利用方式方面,原有的接待查阅、汇集史

料等常规方式已不能满足社会各方面的需求。笔者认为,下面几种

方式对高校档案的利用会有所裨益。

(一)编纂档案目录供图书馆收藏。目前人们的图书资源意识要强

于档案资源意识,人们寻找信息,更常去的地方是图书馆而不是档

案馆或档案室,在学校内部也是如此。在这种情况下,高校档案管理

人员要积极寻求与本校及本地图书馆的合作,将重要档案的目录甚

至内容分类汇编成册,供本校及本地图书馆收藏,使人在查阅图书

资源的同时也能接触到档案资源并加以利用,同时也可以增强人们

的档案意识。

(二)举办高校档案陈列。档案展览是档案宣传的有效手段。可以

在学校内建立固定的陈列室,供校内外人士参观利用;也可以走出

学校,与有关部门配合,举办短期或长期的展览,使档案资源为公众

所知,最终达到为公众所用的目的。

(三)通过互联网、科技教育网等现代媒体宣传。互联网可以超越

时空进行信息的广泛交流。高校科技教育网的兴起和普及,必将带

动档案的全面信息化。我们可以利用校园网的网站技术,通过筛选、

调整,建立档案数据库,制作档案资料的查询网页,使档案利用新技

术走出档案馆,走入社会,更好地为大众服务。

二、高校档案利用的功能

一般来说,高校档案利用功能主要在于以下四个方面:(一)决策功

能。可以给领导进行广泛的调查提供方便和科学依据,成为高校领

导进行准确决策的有效途径;(二)宣传功能。档案是对广大教职员

工、学生进行爱岗敬业教育的直接材料,也是对外宣传、扩大影响

的最有力凭据;(三)查询功能。这是档案利用的传统功能,能满足校

内外不同职业、不同层次人员的业务查询要求;(四)保存或保密功

能。这是与机关档案相似的最一般功能。在以经济建设为中心的新

形势下,高校档案利用工作应是高校档案工作之目的所在和最后一

个环节,也理所当然应成为高校档案工作赖以存在和发展的基础。

三、如何做好高校档案利用工作

(一)深入研究高校档案利用工作的理论和方法

这是做好高校档案利用工作的前提。但这一点也偏偏是档案工作

人员的薄弱环节。理论是实践的指导,理论体系不健全,它对实践所

发挥的指导作用就有限,就不能使档案工作实践有质的飞跃。为此,

档案工作人员要不断提高自身的业务理论素养,深入研究档案利用

的理论和方法,注意档案工作走势。

(二)转变传统的被动服务观念

高校档案工作是高校管理的一项基础性工作,既有保密性更具有

服务性。笔者认为当务之急是必须让档案工作人员摆脱过去的依赖

思想和被动观念,大胆变革,变被动服务为主动提供利用。工作人员

要不间断地深入实际,及时了解各相关部门对档案的要求,熟悉高

校工作各个环节的运行规律,有针对性地收集和编研各种资料,做

到档案工作延伸与高校各部门的发展基本同步。

(三)努力实现档案管理现代化

档案管理工作的好坏直接影响档案利用的质量。因此,建立健全高

校档案规章制度,早日实现档案管理规范化、科学化、现代化就显

得尤为重要。起码要做到以下两点:一是要形成一套科学、严密的

管理方法;二是要加强档案干部队伍建设,将岗位培训与个人自修

相结合,建立一支具有较高理论素质和业务素质的档案干部队伍。

就目前来讲,档案工作人员要善于应用计算机数据库、通讯、网络

等技术,将档案信息收集、整理、存贮和计算、分析等过程有机结

合起来,建立一个科学完整的档案信息分析、传播系统。这样操作

过程的简单化就可大大缩短档案信息的传输时间,为档案信息得到

更充分、有效、及时的利用提供了条件。

四、高校档案利用工作的意义

(一)高校档案工作的根本目的和中心任务应是档案利用

高校档案是一种极为重要的信息资源,其使用价值是客观存在的,

但是,要使这种使用价值充分发挥出来,则是当前高校档案工作的

难点。第一,高校档案工作处于相对自我封闭的状态,明显滞后于形

势的发展;第二,档案工作者思想僵化、安于现状。因此,必须转变

观念,将档案工作重心适当转移到“利用”方面来。要充分认识到

时代的要求和档案工作的发展趋势。我们原来将高校档案信息收集

起来并加以科学管理,只是为了有效发挥它的作用创造了前提条件,

但如果就此宣告档案工作的完成,将档案锁入柜中,使其处于“静止

状态”,则高校档案的使用价值仍然无法实现,收集和管理工作也就

失去了应有的意义。因此必须加强对高校档案管理工作的领导,深

化高校档案工作改革。作为领导和档案工作者首要的一点就是要确

立开放观念和效益意识,明确档案工作的地位,将档案工作中心定

在积极主动为教育教学改革服务方面上来。

要让高校档案进入流动状态,直接同高校教学、研究与学生管理等

活动的需要紧密结合起来。这样以来,高校档案利用工作开展得怎

样,能否及时、准确、系统地提供档案信息,就成为评价高校档案工

作质量的重要尺度,成为衡量档案中心任务完成情况的标准。

(二)档案利用工作的进行,有利于高校档案工作的全面发展

高校档案工作的发展,必须有两个前提:一是正确处理高校档案工

作内部各项业务之间的关系,使之协调发展;二是高校的教学、科研

及学生管理等各项活动有利用档案的需要,并向档案馆(室)提出要

求。无疑这两项工作都需要通过所在高校的档案利用工作去反映,

因此说档案利用工作又进一步促进了档案工作的完善。

1、高校档案利用工作对高校档案管理工作具有反馈和推动作用,

可以检验和促进高校档案各项业务管理水平的提高。从理论上来讲,

整个高校档案管理工作可以自成一个系统。高校档案的收集、整理

和管理是系统的输入和有序处理,高校档案的利用则是系统的输

出。输出的质量能反映输入和处理过程的质量,因为只有归档的完

整、准确,系统才能保证较高的档案利用率,才能使高质量的档案满

足高校建设需要。案卷质量是否科学和规范,案卷保存和销毁的界

限规定是否恰当,保管工作是否严密可靠,统计是否准确等,都能在

档案利用环节得到验证,从中可以发现高校档案管理工作存在的问

题。档案馆(室)则可针对存在的问题采取具体措施改进工作,提高

工作水平,为利用工作的进一步开展提供条件。

2、开展利用工作是对高校档案工作最有效的宣传。高高校档案利

用工作是高校档案工作在高校教学、管理等方面的直接体现。也是

高校档案工作同利用者联系的纽带。通过利用环节能使领导和有关

部门认识到档案的价值和档案工作的重要性,扩大档案工作的影响,

相应也给高校档案工作的发展创造了条件。

3、做好档案利用工作,才能提高服务效益

为领导决策提供依据是档案服务的关键所在。领导决策是否科学

实际,是否具有前瞻性,很大程度上取决于所建立的信息服务系统

是否完备,能否为领导提供及时、准确的信息。因此,只有重视并开

展档案利用工作,才能使档案工作成为高校发展的可靠保证,从而

取得应有的社会效益。另外,可以将档案信息中的一部分作为商品

推向市场,进行咨询、查阅服务,为高校直接创造经济效益。

总之,高校档案管理的科学化、现代化对高校档案利用提出了新的

更高的要求,高校档案馆(室)应加强对各种档案的综合管理,搞好

档案信息开发和开发利用功能,及时、准确、高效地为高校发展提

供服务。