企业信息化管理体系的构建与策划技术研究
第15卷第8期2009年8月
计算机集成制造系统
ComputerIntegratedManufacturingSystems
Vol.15No.8Aug.2009
文章编号:1006-5911(2009)08-1571-07
企业信息化管理体系的构建与策划技术研究
张根保,曾旭杰,朱瑜庆,任显林
(重庆大学机械工程学院,重庆 400030)
摘 要:,,想。首先,定义信息化管理体系的概念并阐释其理论基础。,系包含的11个要素;对应ISO9000质量管理体系,项目实施、测量和改进四大过程及其相互联系;设定体系层;。最后,,有效控制了企业信息化建设的运行过程。
:IT;IT过程;体系要素;H166 文献标识码:A
Constructionandplanningtechnologyofenterpriseinformatizationmanagementsystem
ZHANGGen2bao,ZENGXu2jie,ZHUYu2qing,RENXian2lin
(CollegeofMechanicalEngineering,ChongqingUniversity,Chongqing400030,China)
Abstract:Duetolackofconsistentmanagementmethodinenterpriseinformatizationconstructionandoperationprocesses,anewideatoestablishinformatizationmanagementsystem(IMS)wasproposed.First,theconceptofIMSwasdefinedandbasictheorieswereintroduced.Then,11elementscontainedbyIMSwereanalyzedfromtheperspectiveofmanagementsystem;correspondingtoinISO9000qualitymanagementsystem,fourprocessesof
‘managementresponsibilityestablishment’,‘resourcesmanagement’,‘ITprojectimplementation’,‘measurement
andimprovement’andtheirrelationshipswereidentified;three2layersystemtargetsincludingsystemlayertargets,processlayertargetsandfunctionlayertargetswereset;themajorandminorrelationshipsbetweencontrollerswereanalyzed.Finally,aplanningexamplewasgiveninwhichtheIMSwasestablishedtoensuretheeffectivecontrolduringinformatizationconstructionandoperationprocesses.
Keywords:informatizationmanagementsystem;ITgovernance;IMSplanning;ITprocess;IMSelements
0 引言
根据对企业信息化建设的长期观察与研究,不
论是学术界还是企业界都逐渐意识到:要想让IT系统得到有效的应用,并让信息系统绩效最优,最根本的不是取决信息技术和设备的先进性,而是要向管理要效益。因此,我国信息化建设迫切需要解决
的不是技术问题,而是IT管控理念和方法论的问题。探索一套操作性强的思想或方法,用来有效地规范、指导和管理企业实施信息化工程,提高信息化实施成功率,已成为一个迫切需要解决的现实问题。在此背景下,笔者提出了信息化管理体系的概念[122],其基本思想是参照ISO9000:2000质量管理体系的原理和做法,把标准化管理体系理论应用到
收稿日期:2008207211;修订日期:200921214。Received11July2008;accepted14Jan.2009.
基金项目:国家自然科学基金重点资助项目(50835008)。Foundationitem:ProjectsupportedbytheNationalNaturalScienceFoundation,China
(No.50835008).
作者简介:张根保(1953-),男,山西新绛人,重庆大学机械工程学院教授,博士生导师,主要从事企业信息化、现代质量工程和先进制造技术等
的研究。E2mail:[email protected]。
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IT管控领域,通过在企业建立和运行一套信息化管212 IT治理的思想
IT治理是一个由关系和过程所构成的机制,用
理体系,实现对企业信息化全过程、全方位的指导和管控,解决信息化建设无章可循,无法有效控制的问题。文献[1]和文献[2]对信息化管理体系的相关概念等基本理论进行了阐述,本文在此基础上,重点研究信息化管理体系的构建与策划技术。
1 企业信息化管理体系的概念
根据ISO9000:2000对体系和管理体系的定义,可将企业信息化管理体系理解为:以企业信息化建设各阶段的过程为控制对象,以提高信息化项目(主要是信息系统的建立与运行)实施成功率为目的,管理体系。过程、文档。信息化管理体系建立起一套指导、控制和管理企业信息化建设的规范化的运作程序,与其他标准化管理体系一样,信息化管理体系通过控制各种过程来保证信息化建设的顺利进行。
于指导和控制企业,通过平衡信息技术与过程的风险、增加价值来确保实现企业的目标。IT治理过程开始于IT目标的设置,以便为IT活动提供方向性的指导。在接下来的过程中,企业通过控制IT活动管理风险、管理资源和交付价值。然后,衡量IT活动的绩效,并与事先设定的目标进行比较,以此为据调整IT活动,开始新一轮的循环过程。这一循环与管理体系的PDCA,由此为两者Informationandrelated,COBIT)模型,最早于1996年公布,目前己经更新到第三版。COBIT的控制原理源自这样一个假设:IT部门的最高准则和目标是及时向企业提供实现其战略或业务目标所需的、准确的信息。在此准则下,将IT资源划分为一系列IT过程进行管理,这样,COBIT将信息准则、IT资源和IT过程联系起来,形成一个三维结构[4],如图1所示。IT治理和COBIT模型是构建信息化管理体系内容的基础。但COBIT模型的使用对象仅为IT部门,而信息化管理体系的使用对象可以是整个企业各个部门
。
2 构建信息化管理体系的理论基础
构建信息化管理体系需要充分吸取ISO9000质量管理体系理论,以及策划—实施—检查—处置(Plan2Do2Cheek2Action,PDCA)过程方法、项目管理方法、软件工程思想、系统工程思想、IT规划、IT治理、IT战略管理等优秀理论和思想,但其最主要的理论基础是管理体系理论方法和IT治理的思想。
211 管理体系理论方法
管理体系是管理学和系统工程的结合。体系是指相互关联或相互作用的一组要素[3];管理体系是指建立方针和目标并实现这些目标的体系[3]。管理体系方法是指采用文件化的管理方式,遵循PDCA的运作模式。要求体系建立方针目标,通过体系策划、运行、内审和管理评审等活动,保持体系的有效运行,并强调持续改进。
管理体系理论在ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系和ISO18000职业安全健康管理体系的应用已经非常成熟。管理体系理论方法是构建信息化管理体系框架的基础。
3 信息化管理体系的策划技术
与ISO9000质量管理体系类似,信息化管理体系的策划技术包括了体系要素分析、体系过程识别、体系目标设定和控制主体分析四个方面。311 体系要素分析
从管理体系的角度,要素一般可分为组织结构、职责、制度、标准、文档、过程、程序、活动、资源、文化和问题等,如表1所示。
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1574计算机集成制造系统第15卷续表1
过程
可分为“管理职责”、“资源管理”、“IT项目实施”、“测量和改进”四大过程及其子过程。
程序是指为进行某项活动或过程所规定的途径,包括工作程序、管理程序等。
规划项目、软件开发项目、硬件项目、网络建设项目、信息系统建设项目、信息服务咨询项目等。
人员、资金、硬件、软件、工作标准、信息、数据等。
物质文化:作为物质形态的企业信息文化,是立足于企业信息和信息资源的累积和沉淀,是信息技术和管理方法的更替和勃兴;
精神文化:精神文化的基本内涵是价值体系,过程方法是管理体系理论的核心原理,本文312节对信息化管理体系的过程进行了识别。这项内容可以集成到体系文件中去。
程序
活动企业信息化的主要“活动”就是信息化建设的“项目”。要对信息化建设所需的硬件、软件、数据、工作标准和人员等资源进行合理的安排,对其进行科学的管理。
资源
文化活动的性质、目标、运作方式时所作的选择,基本性质和方向;
制度文化:和总体要求,问题问题管理的关键是找出问题的根源,继而找到解决方案和预防措施。
312 体系过程识别
输入
→处理→输出,然后对输出的结果进行衡量和检查,以期符合预定的目标,这是过程的一般模型。参照三大管理体系的过程划分模式,信息化管
理体系包括了管理职责的制定、资源管理、IT项目实施、测量和改进四大过程。在借鉴COBIT的基础上,本文定义了信息化管理体系的39个控制过程,如图2所示。
这四大过程并非相互独立,而是按照图3所示循环开展。通过管理职责的制定,明确了相关人员的职责和权限,不仅为企业信息化所需资源提供了承诺,也为企业信息化的建设运行过程奠定了组织基础。管理职责制定这一过程,为资源管理该过程提供资源和组织保障,资源管理为IT项目实施提供了人员和物资的保障。资源管理为IT项目实施
提供各种资源。在IT项目实施过程中和项目结束后,利用IT治理对其进行测量和分析,找出改进机会,提出并实施改进措施,形成新的管理职责。如此循环开展,持续改进企业信息化建设和信息系统运行,促使企业信息化水平不断提高,增加企业经济效益。
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的信息化发展规划,约束条件,管理特点等,对本文提出的过程进行整合和修改,重新定义和确认适合企业实际的控制过程,落实各个过程的职责与权限,形成文件并加以控制。313 体系目标设定
信息化管理体系分为体系层、过程层和活动层三个层次,相应的,体系目标的设定也分为三个层次,分别对应为战略目标、流程目标和活动目标。信息化建设活动主要是由具体的信息化项目构成,因表2描述了三层。
企业在实施信息化管理体系时,并不需要完全按照本文识别出的过程来实施控制,而是根据自身
表2 体系层次体系层过程层
目标层次
IT战略目标,COBIT的控制目标体系[4]。
IT成果目标和价值目标。IT项目目标的制定要同时考虑这三方面的内容。
①管理目标:
制定管理目标应考虑对QTSIC的控制:Q(Quality)———质量;T(Time)———进度;S(Security)———安全;I(In2
tellectual)———知识产权;C(Cost)———成本;
②价值目标:
活动层
IT项目目标
制定价值目标应从信息系统工程提出的7个性质来考虑:有效性、效率性、保密性、完整性、可用性、一致性、可靠性;③成果目标:
成果目标通常是定量的描述,成果目标可表述为缩短客户需求报价周期
%;降低库存量
%;降低库存资金
%;提高客户订单准时交货率
万元;减少采购资金
%等等。
万元;缩短生产周期
天;工时;成本降低
314 体系的控制主体
企业信息化建设过程中的控制主体包括战略指导
层的信息化建设委员会和CIO,以及业务运作层的信息化项目主管、信息化体系管理部门、信息化运行部门、信息化监理部门等。企业信息化建设委员会和CIO负责企业信息化策略和规划的制定、风险管理、监控企业资源的合理使用。信息化项目主管负责企业信息化项目立项和实施中的控制;信息化体系管理部门(一般是企业的信息中心
)负责信息化管理体系的实施和控制;信息化运行部门负责企业信息化系统的运营;信息化监理部门负责企业IT治理和持续改进。业务运作层直接向CIO负责,只接受CIO的领导。
具有很强的科学性、实践性和指导性,并尽量保证体系的全面性和系统性。体系策划的输出是体系文件,体系文件是体系策划的灵魂,策划的结果由体系文件的内容来体现。也可以说,体系策划的过程和成果由体系文件的编制过程和内容来体现。笔者所在的项目组在充分调研的基础上,与重庆市一家大型制造企业合作(简称A公司),历时一年的时间,完成了该企业的信息化管理体系策划工作,制定出一套三层次的体系文件,如图4所示。现将其内容简要介绍如下。
4 体系策划案例
下面以某大型制造企业策划的信息化管理体系为例,说明体系策划的流程和内容。体系策划必须以企业信息化建设活动作为出发点和切入点,策划结果应
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的信息化发展规划,约束条件,管理特点等,对本文提出的过程进行整合和修改,重新定义和确认适合企业实际的控制过程,落实各个过程的职责与权限,形成文件并加以控制。313 体系目标设定
信息化管理体系分为体系层、过程层和活动层三个层次,相应的,体系目标的设定也分为三个层次,分别对应为战略目标、流程目标和活动目标。信息化建设活动主要是由具体的信息化项目构成,因表2描述了三层。
企业在实施信息化管理体系时,并不需要完全按照本文识别出的过程来实施控制,而是根据自身
表2 体系层次体系层过程层
目标层次
IT战略目标,COBIT的控制目标体系[4]。
IT成果目标和价值目标。IT项目目标的制定要同时考虑这三方面的内容。
①管理目标:
制定管理目标应考虑对QTSIC的控制:Q(Quality)———质量;T(Time)———进度;S(Security)———安全;I(In2
tellectual)———知识产权;C(Cost)———成本;
②价值目标:
活动层
IT项目目标
制定价值目标应从信息系统工程提出的7个性质来考虑:有效性、效率性、保密性、完整性、可用性、一致性、可靠性;③成果目标:
成果目标通常是定量的描述,成果目标可表述为缩短客户需求报价周期
%;降低库存量
%;降低库存资金
%;提高客户订单准时交货率
万元;减少采购资金
%等等。
万元;缩短生产周期
天;工时;成本降低
314 体系的控制主体
企业信息化建设过程中的控制主体包括战略指导
层的信息化建设委员会和CIO,以及业务运作层的信息化项目主管、信息化体系管理部门、信息化运行部门、信息化监理部门等。企业信息化建设委员会和CIO负责企业信息化策略和规划的制定、风险管理、监控企业资源的合理使用。信息化项目主管负责企业信息化项目立项和实施中的控制;信息化体系管理部门(一般是企业的信息中心
)负责信息化管理体系的实施和控制;信息化运行部门负责企业信息化系统的运营;信息化监理部门负责企业IT治理和持续改进。业务运作层直接向CIO负责,只接受CIO的领导。
具有很强的科学性、实践性和指导性,并尽量保证体系的全面性和系统性。体系策划的输出是体系文件,体系文件是体系策划的灵魂,策划的结果由体系文件的内容来体现。也可以说,体系策划的过程和成果由体系文件的编制过程和内容来体现。笔者所在的项目组在充分调研的基础上,与重庆市一家大型制造企业合作(简称A公司),历时一年的时间,完成了该企业的信息化管理体系策划工作,制定出一套三层次的体系文件,如图4所示。现将其内容简要介绍如下。
4 体系策划案例
下面以某大型制造企业策划的信息化管理体系为例,说明体系策划的流程和内容。体系策划必须以企业信息化建设活动作为出发点和切入点,策划结果应
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其中:手册是企业信息化建设的纲领性文件,制定了企业信息化建设的方针和目标,识别了信息化建设应覆盖的过程,以及每个过程应开展的控制活动;程序文件对手册中提出的各项控制要求作出可操作的安排;其他与信息化建设相关的文件包括对具体项目的管理规范、管理的记录、相关的标准和规范等。
体系策划的过程可以和体系文件的编制过程结合起来,它遵循PDCA循环,图5为信息化管理体系文件的编制流程
。
图5中,P(计划)为体系策划准备阶段,包括七项内容:成立信息化管理体系策划小组,现状分析,确定体系文件条款,明确信息化管理体系文件编制的原则、方法、要求等,分配职责,制定编写计划,培训。
在体系文件开始编制前,信息化管理体系策划小组首先要对企业现状进行分析,包括识别出体系的控制过程,对现有的IT管理办法和制度进行总结和分类等,以此确定出体系文件的条款;然后确定出体系文件的编制原则、方法、要求等。根据体系文件编制的职责(包括落实各层次体系文件的责任人),,进度安排。最,、注意事)为体系文件编制阶段,是指信息化管理体系策划小组编写各类体系文件的过程。
C(检查)为体系文件评审阶段,企业各个部门参与对体系文件的评审,检查体系文件是否完善和适用。
A(改进)为体系文件持续改进阶段,对总审发现的体系文件不完善或有误的地方,必须加以改正。
通过分析该公司的现状与需求,结合该公司的特点,编写了信息化管理手册,手册的内容主要由:110体系建立的目的和范围、210引用文件、310术语和定义、410管理职责、510资源管理、610IT项目实施、710测量和改进等七个部分构成,并在信息化管理体系的39个控制过程基础上,进行整合和客户化,为该企业定义出36个程序文件,分别从属于手册的410管理职责、510资源管理、610IT项目实施、710测量和改进四大过程域。图6
为体系文件的主要内容。
第8期张根保等:企业信息化管理体系的构建与策划技术研究1577
体系文件的发布是体系策划阶段的里程碑事件。后续的体系运行就是指根据体系策划的内容,按照体系文件的要求,开展各种管控活动,并采取措施保证这些活动的持续有效。通过信息化管理体系的建立和运行,以此指导和管控企业的信息化建设。
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5 结束语
本文立足于标准化管理体系的思想,系统分析了信息化管理体系的11个要素和39个过程,并制定了三层次体系目标,提出了一些新的见解和观点,部分研究已用于企业的具体实践。体系的构建与策划技术属于信息化管理体系理论的关键技术之一,法,践指导和参照。参考文献:
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