常用公文的写作

常用公文的写作

（持证上岗内部培训资料）

江苏苏钢集团人力资源部印制

序言

公务文书是文书学研究的主要对象，应用于我们日常工作中，学习和研究公务文书，目的在于总结公务文书的发展规律，学习公作写作的理论和方法，提升公文写作水平和公文处置科学化。

苏钢集团人力资源部组织管理人员持证上岗培训课程开设《常用公文的写作》，主要讲解常用公文写作及处理的基本知识，具体内容包括以下几个方面；

1．公文的起源；

2．公文文书的基本知识，包括公文的性质、作用、种类、体式等；

3．公文写作的基本知识，包括公文写作的要求及写作方法；

4．公文立卷、归档的基本知识，要求；

5．写作案例分析等。

公文写作属于边缘学科，涉及法学、基础写作学、语言学、行政管理学、档案学、信息科学等多门学课知识，属于应用科学，实践性强，从企业的公文要求来讲，主要是根据企业的有关规定、指示和要求，讲述它的基本原则和方法。

学习公文写作，必须提出以下二点：

一是注意理论联系实际，这就要求我们必须培养基层调研的习惯，掌握最真实的管理信息，从而使所写作的公文不成为脱离实际的夸夸其谈；

二是灵活运用具体的写作方法，学员所处的部门、岗位、职权及工作性质的区别，公文写作也会具有自身的特点，公文写作应从具体

的实际情况出发，运用适合自身性质和特点的公文写作方法。抛弃公文写作的规范而一味地创造性应用是不对的，简单地照抄照搬，机械地应用公文写作体式规范也是不正确的。

信息科学的高速发展，使办公自动化成为管理的发展趋势，财务、统计、计划管理等通过应用软件实现自动化处理极大提高了工作效率，减轻了劳动强度，但不可否认的是，公文写作由于管理环境的复杂性及多变性，尚无法以应用软件取代。有些人写公文，也喜欢到网上搜索现成的公文为我所用，但每个企业的文化区别，战略区别、工作性质区别，不可能有适合自身要求的规范公文下载。

所以，从事公文写作的人员，还是要认真学习公文写作的基础理论和方法，努力实践，把本职工作做好。

编者

二O一四年五月

第一章 公文的起源

公务文书的诞生必须具备二个条件：文字、国家制度。

在中国5000年的历史长河中，古代文明显著的标志就是文字的诞生。

中国最早的奴隶制国家是夏王朝，距今五千多年，也就是公元前二千二百年左右，以王位世袭制的确立，说明夏朝已变革氏族制的原始部落制，成为一种国家形态，但是所有出土的文献资料及史学界研究成果，都表明夏朝尚没有文字诞生。

而最早发现古文字的，是清朝光绪年间王懿荣，字正孺，又字廉生、莲生，晚年自号养潜居士。王懿荣是晚清一流的学者，著名的金石学家，有很高的鉴赏能力。他于光绪二十五年(1899年)首先发现甲骨文,被称为“甲骨文之父”

由于甲骨文最初是从河南安阳殷墟所挖掘，研究发现，殷墟，是中国商王朝后期都城遗址，所以，中国最早诞生文字的年代是殷商时代。甲骨文主要内容是用于占卜，也就是商贵族对祭祀、征伐、田猎、疾病、农业的丰歉、天气的阴晴风雨等，都要用占卜的方法询问鬼神，每次占卜，要将所问的事项、占卜日期、吉凶结果刻在龟骨或牛肩胛骨上，形成一篇长短不等的文章。

目前，收集的甲骨卜辞十万多件，单字总数在4500字左右，可认的有2000字左右。

甲骨文宫迁占卜文书已失传，目前保留的是春秋时期的《虞书》，记载的是夏朝尧舜禹功绩的， 《虞书》是春秋《尚书》的组成部份，也就是上古之书。

所以说，我国最早出现公文的年代是距今三千多年的商朝，商朝所展示的高度发达的物质文明和创造文明成果的技术手段也是独有的。最典型的例子是铸造了包括司母戊鼎在内的巨型青铜器的块范法青铜器铸造技术。殷墟甲骨文是世界三大最古老的文字体系之一（包括汉字（3000多年）、古埃及的圣书字（5150年）和苏美尔人的楔形文字5000年），对3000年以来的中国文化产生了根本性的影响，开启了中国商文明乃至整个中国青铜时代的鼎盛时期。

公文从刻在兽骨上到刻在竹片上，经历了一个朝代，也就到西周时，出现了简牍 ，后来又出现了木片简册，西周晚期，有人将文字统一整理成一种样式，称为“大篆”。春秋战国时期，因为纺织业的出现，公文也写在丝织品上，称为《帛书》。

1500年前东汉时期，蔡伦改进了造纸术。公文逐渐由纸张替代。 秦代出现了“书”、“奏”，它是我国最早的上行文；

到了汉时期出现了“章”、“表”、“疏”等上行文，官员之间出现平行文“移书”，

同时也出现了诸如“令”、“教”、“谕”之类的下行文，秦汉时期是我国封建社会文书工作确立的时期。

秦代同时也是统一文字的朝代,(小篆)是公文的统一文字。

第二章 公务文书的基本知识

一．什么是公务文书

公务文书是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定的处理程序的书面文字材料，作为发布政策法令、传达工作意图，联系公务与

记载工作活动的一种工具。

1． 公务文书是各类机关与组织在工作活动中普遍使用的一种工具，它的内容涉及组织事务及生活的各个方面。

2． 公务文书是一种记录和传递信息的书面文字。

3． 公务文书不同于其他传媒，如照片、报刊、录音、录相、图画、乐谱等等。

4． 公务文书是按照特定的体式和一定的处理程序形成的书面文字资料。

5． 公务文书是机关与组织处理工作的一种工具。

二．公务文书的特点

1．公务文书是由法定的作者制成和发布的。

2．公务文书有法定的权威和效力。

3．公务文书有特的体式并需经过一定的处理程序。

三．公务文书的作用

1．法规作用---法律规范的体现形式

2．书面领导与指导作用---上级对下级工作进行领导与指导的一种工具

3．公务联系作用---机关之间协商与联系工作的手段

4．宣传教育作用---宣传组织方针、战略，教育下属员工的一种方式

5．凭记和记载作用---公务活动的文字记录

四．公务文书的种类

1．从文件的来源分

收文:上级单位或平行单位或下级单位发来的文件,主要包括指示\规定\通知\函\请示\报告；

发文:本单位制作的,需要向上级单位、平级单位、下级单位公文，包括请示、报告、通知、函等；

本单位内部使用的文件、如总结、规章制度、会议纪要、内部通知等。

2． 从行文关系分:

上行文:下级单位向上级部门发送的文件（请示、报告）

平行文：平级单位之间的来往的文件（函、通知）

下行文：对下级单位的发文（决定、通报、通知）

3．从文件的制发机关及其性质分：

法规文件：代表政府意志的文件，是强制执行的文件

行政文件：日常处理公务的文件

企业文件：企业处理管理事务的文件

4．从机密程度分：

公开文件

机密文件（秘密、机密、绝密）

内部文件（不对外公开）

5．从紧急程度上分：

特急

紧急

急件

6.从文件的种类上分:

通用文件(机关团体、企事业单位普遍使用的文种)

专用文件 外交文件如照会、国书、声明等；司法文件如立案、破案报告、通辑令、起诉书等；计划文件如指令性计划及指导性计划等；统计文件如统计报告及报表等到；会计文件如报表、凭证、账册等；科技文件如设计说明书、工程预算书、技术规范；军事文件及教学文件也属于专用文件范畴。

五、通用文件的种类

通用文件，是指在各类机关或组织中普遍使用的文种，2012年4 月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），决定从2012年7月1日起施行新修订的《党政机关公文处理工作条例》 。

《条例》规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 ,这也是常用公务文书的种类。

六、公务文件的体式

1．文体

公务文件采用白话文，一九三三年，国民政府颁布《公文采用简单标点办法》，废除了文言文或半文半白的文体，新中国成立后，要求公文写作无论是上行、平行、下行文必须采用通俗易懂的白话文，公文文体采用兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文，但又不等同于上述三种文体，突出的是说明问题，朴实，不过多描述。

2．标题

公文标题由发文机关、事由、和文种三部分组成，也称标题三要素。

3．正文

正文是文件的主体，除综合性报告或总结之类的文件，一般是一文一事，尤其是请示更是如此，具体写作要求，另章再讲。

4．发文机关

发文机关是文件的作者，并不是文件的拟稿人，签发人，发文机关必须写全称，落款可以是机关名称，如果是以领导人名义落款，应标明职务。

5．收文机关

收文机关也叫受文机关或抬头，指文件要送达的机关，收文机关又分为主送机关和抄送机关。

主送机关是发文机关要求办理或答复的对方机关，抄送机关需要了解文件内容的机关。包括上级或平级机关。抄送机关可以一个或多个，根据需要了解文件内容的机关而定。

6．文件日期

每份文件必须写明成文日期，写在发文机关的下田径赛稍向右错开，成文日期一般是文件生效日期，但文件也可以注明生效日期，

7．盖章和签署

盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，

下压成文日期年月日4～7个字，俗称“齐年盖月”。 如果是以领导人个人名义发文时，应亲笔署名或签名章和机关章，才能生效。

8．附件

附件排在正文之后，处于正文之后和落款之前偏左面，附件是根据文件需要而附带的材料，如报表、图片、其它文字性材料等。

9．发文号

发文号的位置处于文件的头部，由发文机关的代字、发文年度和发文顺序号三部份组成，如苏钢人事字（2014）第1号。

10．文件格式

用纸尺寸 ：一般为A4纸，特殊需要的也可以放大，如张贴的公告、通告、通知等。

文头：占而面的三分之一，铅印的文头一般是套红，又称“红头文件”，表示是很郑重的公文，也有文头不套红的，称为“白头文件”， 一般是用于总结报告、会议纪要、公函及机关内部使用的文件等。

第三章 常用公文写作的基本知识

1．下行文

批复

批复是上级单位对下级单位请示的事项做出批示和答复。

例如：《××市政府对××建设集团关于建设地铁2号线请示的批复》 通报

通报有二种，一种是表扬性质、一种是指评性质，通过表扬与批评典型事例，激励大家学习先进或杜绝发生同类错误。

例如《中纪委通报8起违反八项规定案例 》

命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性

行政措施；嘉奖有关单位及人员。

决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人

员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公

文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任

免人员。

通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2．上行文

请示

请示用于下级单位需要解决的事项，提请上级单位给予答复和审

核批准等。

报告

报告是下级单位向上级单位汇报工作情况和交办事项的处理结

果。

常用的有《专题报告》《综合报告》《月度工作报告》《工作简报》

3．平行文

议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民

代表大会常务委员会提请审议事项。

企业中可以由下级提案向上级提请审议。

函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准

和答复审批事项。

会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4．公文写作方法

a.公文标题“关于”---“的”

①介词，引进某种行为的关系者，组成介词结构做状语：～兴修水利，上级已经做了指示。 ②介词，引进某种事物的关系者，组成介词结构做定语（后面要加

‘的’ ）

b.常见公文写作（开头）

开头：开门见山，切忌空洞“戴帽”。

1.根据式:根据、遵照、按照，作为语言标志，说明发文的权威性；

2.目的式，为了„„让大家明白为什么发文；

3.原因式，由于、随着、鉴于„„

4.引发式，转发、印发文件的时候用得多

c. 5.时间式 常见公文的写作（结尾）

1.总结式，综上所述

2.展望式，总结及报告中常用

3.警告式，如有违反者„„通知或通告常用

4.要求式，希遵照执行，转发或印发文件常用

5.因定式，“妥否，请指示”“特此通知”

5．常用文种的写作

a.请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示

要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上

级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头

请示。请示的内容由三部分构成：

1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；

2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；

3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批

示”,以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX

执行”等。

请示范文：

XX市XX公司文件

XX公司XX字（XX年）第XX号

-----------------------------------------------------------

关于在XX市举办 “XX经营洽谈会”的请示

XX市经贸委：

为了扩大我XX商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消

费者需求，拟于今年X年X月X日至X月X日在XX市举办\“XX洽

谈会\”。洽谈会摊位共XXX平方米，展团由我公司及生产厂家派人组

成，经费自理。

妥否，请批示。

附件：XX洽谈会工作节点表

XXX公司

X年X月X日

b.报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议、回复上级机关

的询问或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

1）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

2）文种性质不同。报告是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上

行公文。

3）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”特此报告”等

词语，有的干脆不用，

报告范文： （苏钢下属生产厂的报告）

报 告

××厂自节能减排分流人员后，为执行公司精神及适应生产形

势，在无法实行四班三运转的情况下进行三班大翻班，并实行不停车

翻班，经与人力资源部共同测算后每月给予××厂100600元加班费；但从今年二月份开始，因最低工资标准的调整使双休日的加班费由原

来的78元/天提高到了88.3元/天，××厂每月就需要115100元(公

式附下)加班费。

恳请领导核实批准，补足××厂每月所需加班费的差额14500

元。 ××厂

2010年5月21日

附：4.345×2×150×88.3＝115100元

4.345:一年平均4.345个星期

2:每星期双休二天

150:共150人

88.3:双休日加班费88.3元

c.通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知,或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”补充“联合”、“转发”、“批转”、“印发等字样。

通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：）

开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。

主体简要叙述通知的事项。

结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明。

通知范文

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

兹定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印，要求：

16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区 党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

指示性通知范文：

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知 国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院 一九九六年十二月十六日 d. 转发、印发、批转通知公文的区别

转发是针对上级单位，没有隶属关系单位来文又需要推行的工作事宜采用转发；

印发是指本系统本单位下级部门来文又需要周知的事项采用印发。

批转是对下级单位来文且对本系统有指导意义的工作事项采用批转。

e. 函：

函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。 ②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：

关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

×××××

为此，我们经过认真研究提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。 专此函达，请答复

广州市人民政府 ×年×月×日 f.决定

决定是党政机关、社会组织、企事业单位对重要事项或重大行动作出决定或安排时向所辖范围制发的指挥性公文。

决定作为一种经常使用的下行公文文种，其应用范围相当广泛。它既可以用于宣布党和国家在某一时期、某一方面采取的重大行动决策，对某一领域或某一方面的工作作出政策性或法规性的规定，也可以用于宣告重要事项或对某一问题处理的结果，还可以用于贯彻上级指示精神，安排具体工作，作出有关机构设置及人事安排，或者用于表彰奖励和批评惩处等。

权威性:

决定是针对重要事项和重大行动，经重要会议或领导班子研究通过作出的安排；一经决定，在所属范围或所辖系统内即具有很强的约束力，受文单位包括个人必须遵照执行，不得违背。如《国务院关于坚决打击骗取出口退税、严厉惩治金融和财税领域违法乱纪行为的决定》明文要求：“各省、自治区、直辖市人民政府要立即采取得力的组织措施，坚决贯彻本决定，国务院各有关部门要根据本决定要求，尽快分别制定贯彻落实的具体实施办法。”从内容到行文、语气上没有丝毫商量余地，充分显示了决定的权威性。

决定范文：

全国人大关于设立香港特别行政区的决定

(1990年4月4日第七届全国人民代表大会第三次会议通过） 第七届全国人民代表大会第三次会议根据《中华人民共和国宪法》第三十一条和第六十二条第十三项的规定，决定：

一、自１９９７年７月１日起设立香港特别行政区。

二、香港特别行政区的区域包括香港岛、九龙半岛，以及所辖的

岛屿和附件海域。香港特别行政区的行政区域图由国务院另行公布。

二OO五年一月二十日

g. 通报：

通报由标题、主送单位、发文单位和日期组成。

通报由表彰性通报和批评性通报两种格式。

表彰性和批评性通报一般分三部份内容：

1.主要事实；

2.分析指出事例的教育意义；

3.决定要求。

通报范文：

××公司关于对新设备安装危险经历的处理通报

各部门、科室：

2011年7月28日下午3点多钟，组立36米东行车厂家正在

安装调试20T新行车，由于高处作业过程中未采取安全监护和警戒措

施，内业科拼板划线人员在下面作业，行车上一直径大约在18CM的

轴承突然从该行车高处发生坠落，我作业人员距离坠落点约80CM左

右，情况十分危险，行车安装交叉作业，我部门强调必须对作业点进

行警戒并落实地面人员进行监护，但设备科对这一要求没有与安装单

位很好地予以落实，与员工生命安全而不顾，险些酿成大祸，为了加

强对公司的安全生产管理，保护员工生命和公司财产安全，根据安全

生产责任制的规定要求，安环部责成设备科立即停止外单位的设备安

装工作，待条件成熟后由安环部\设备科共同组织验收，符合条件后

再进行施工安装，同时，对设备科主要负责人赵小炎给予100元的经

济处罚，并要求设备科对安装单位落实相应处罚。通过本次事故，希

望公司各部门以安全为天职，牢记安全责任，工作不忘安全，认真履

行安全职责，为确保公司财产安全和员工生命安全尽心尽职，为公司

安全发展多做贡献。

二○一一年七月二十八日

h.批复

批复是一种下行文，是上级机关答复下级机关某一请示时使用的

公文。

批复一般是专门就某一事、某一问题的答复，内容都比较单一，

而且是

先有来自下级的请示，才有上级的批复。

一般来说，批复的核心内容是就请示的内容、问题表示上级机关

态度，是同意还是反对，有不同意见等，都要在批复中直接申明。

批复的结构包括标题、主送单位、正文、结尾、发文机关几部分。

正文分为开头、内容和结语三部分。

开头一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，

要求写得严谨、明确。

如“《燕奇国际文化交流公司关于举办‘燕奇杯’书法大赛的请

示》(燕奇字[1994]14号)收悉”，然后，一般写如“经董事会研究，

现批复如下”、

“经研究，批复如下”等。

对请示的批复一般分三种意见：完全同意，不完全同意、完全不

同意。意见不同写法也不同。

批复范文：

关于山东省设立蓬莱市的批复

民行批〔1991〕74号

山东省人民政府：

你省1991年12月20日《关于撤销蓬莱县设立蓬莱市的请

示》收悉。经国务院批准，同意撤销蓬莱县，设立蓬莱市（县级）以

原蓬莱县的行政区域为蓬莱市的行政区域，不增加机构和人员编制，

由省直辖。

民政部

一九九一年十一月三十日

这是一份既表态又有指示的批复。全文先引来文标题，便于收文

者明确这是自己哪篇请示的批复。然后表示对该请示的态度，然后指

示设市的原则。

i.会议纪要格式：

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

标题有两种情况，一是会议名称加纪要；二是召开会议的机关加内容

加纪要。

会议纪要正文一般由两部分组成：

１．会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，

基本议程

２．会议的精神和议定事项 ．工作会议、专业会议和座谈会的纪要，

往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

落款 ：记录人：××× 、主持人签字 ： ×××

年 月 日 年 月 日

会议纪要案例：

苏钢集团综合协调会 2013 年第 032 号会议纪要

时间：8 月 17 日 8：00-10：19

地点：综合大楼一楼第一会议室

参加人员：集团总办会及总办扩大会成员、职能管理部门负责人、主

业（苏信、股份、苏高新港）班子成员、日益升及炼铁主要负责人和

财务负责人、生产厂厂长、苏信安环、能源、装备职能的条线负责人。

【注：集团职能管理部门、生产厂负责人请假不参会者，必须选派本

单位相关人员参加】

主持：刘家善

记录：周鹏

主要议题：

1、苏信特钢公司一周计划跟踪；

2、苏钢股份公司一周计划跟踪；

3、苏高新港公司一周项目跟踪；

4、日益升公司一周计划跟踪；

5、炼铁厂一周计划跟踪；

会议由公司助理总裁刘家善主持，各单位对一周生产运行及其过

程中出现的问题及需协调问题进行了通报，公司领导及相关单位对下

一步工作提出了要求，

会议讨论及决定的主要事项如下：

一、 会议跟踪事项×××××

„„

j.述职报告或总结：

一要以事实和材料为依据。对以往的工作实践进行回顾、分析，

因此以往实践所发生的事件是写作的唯一依据。

二要点面结合，重点突出。写述职报告顾及方方面面，企求十全

十美、天衣无缝，什么工作都写，这样势必犯了大而全的错误。

三要分析事实与材料，找出规律。述职报告的目的是为了以后更

好地工作，扬长避短，因此经验与教训是一篇总结的关键。

问题教训。要实实在在，要有条理，不要避重就轻。

今后计划。包括目标、措施、要求三要素。要切实可行。这部分

与总结不同，数量少一些，占全文1/5以下为好。

k. 议案的写作格式：

议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或

人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案与提案不同。提案一般

由各级政协会议和企事业职工代表大会的出席人或法律、章程上规定

的机构或个人提请会议讨论、处理的意见或建议。

议案的结构（格式）比较固定，一般由标题、案由，提议人、理

由、办法和日期等组成。二、议案的格式

标题。标明××议案，如“××省（市）第×届人民代表大会第

×次会议代表议案”。如果这个议案提交后，则由主管部门在标题下

加上编号，以备查找。

议案范文：

国务院关于提请审议《中华人民共和国著作权法（草案）》的议案

全国人民代表大会常务委员会：

为了鼓励公民积极从事有益于社会主义精神文明和物质文明建

设的教育、科学、技术、文学、艺术等创造性的活动，促进优秀作品

的创作与传播，提高全民族的科学文化水平，保护文学、艺术、科学

作品作者和其他著作权人的合法权益，国家出版局草拟了《中华人民

共和国著作权法（草案）》。这个草案已经国务院同意，现提请审议。

国务院总理：李鹏

一九××年×月×日

l. 意见的写作格式：

意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活

动的原则、步骤和方法的一种文体,意见的格式包括:标题,发文时间

及正文.

意见的指导性很强,有时是针对当时带有普遍性的问题发布的,

有时是针对局部性的问题而发布的,意见往往在特定的时间内发生效

力。

意见范文：

××公司关于发展服务业的意见

×发[19××]××号

随着承包经营责任制的推行,我公司的生产、加工业有了很大发

展,工业产值和利润都比上年同期水平有所提高,广大职工的生产积

极性空前高涨,这是我公司发展的重要优势之一。但是,由于长期以来

人们对服务业的认识不足, 一些基层单位在调整产业结构时,甚至任

意砍掉服务业,致使公司内部职工需办的事情无人去办,服务网点少、

面窄,大量的待业青年得不到安置,公司的压力很大。为了迅速改变这

种局面,拓展就业门路,发挥服务业在我公司的重要作用,特制定如下

意见:

一、确立发展服务业的指导方针,积极发展集体服务业,鼓励和支

持待业青年开办个体服务业。

二、搞好网点建设,鼓励优质服务,实行价格统一管理,反对和禁

止违法违章经营。

三、实行自主经营,自负盈亏,国家统一纳税,不搞统负盈亏,推行

责、权、利相结合的经营承包责任制。

四、公司将加强对服务业的领导和管理,加快人才培养,提高服务

质量。

上述各条请各基层单位,根据实际情况具体组织实施,并将实施

情况及时上报总公司。

一九××年×月×日

m. 命令：

命令（令）是依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行

重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定用

的一种公文。

一般由国家领导人和国家领导机关使用。

n. 通告：

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项,通告由

标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

正文 ：

由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，

事项为须知和遵守的内容。用

对大众的,应简洁明了,叙述清楚,通俗易懂，便于掌握。结尾部分可

提出要求、希望,并用“特此通告”作结。有时也可不写,形式比较灵

活。

通告范文：

中国人民银行通告

明日起发行1990年版壹圆券人民币

经国务院批准，我行定于1995年3月1日起发行1990年版壹

圆券人民币。

一、1990年版壹圆券与1980年版壹圆券比较，总体设计不变，

对局部图案和色调稍有调整，具有以下特征：

(一)由双面凹印改为正面单面凹印；

(二)正面：中间部位的底纹全部由假金色底纹代替了原来的黄色

和桔黄色底纹。两侧部分的底纹全部由大红色代替了原来的大红

色和黄色。背面：以桔黄色代替了假金色。

(三)年号由1980改为1990。

二、新发行的1990年版壹圆券人民币与现行壹圆券人民币在市场

上同时流通使用，任何单位和个人不得拒收其中任何一种人民币。

行长×××

一九九五年二月二十二日

6．常见公文错误案例

错别字：

造成严重后果，民国三十年。蒋与冯玉祥、阎锡山、李宗仁在

河南大战，进入决战时，冯玉祥参谋中下达作战命令，将部队集结地

址沁阳的沁写成“泌”河南而又确有泌阳这个地方，离沁阳100公

里，部队集结地和决战地相差100公里，决战必然大败。

用语不准确：

1945年世界反法西斯战争进入尾声，中、美、英三国于1945

年7月26日在波茨坦发表公告，敦促日本投降。日本天皇收到公告

表示接受，但内阁首相铃木在7月28日接见新闻人士时说了一个歧

义语，对“公告”表示“默杀疙”。但日本的“默杀疙”一词有两种

含义：一是“不加评论、默认”，二是“不予理睬”。盟军认为日本

政府是表示“不予理睬”，即于8月6日在广岛投下了原子弹“胖

子”，随后8月9日又在长崎投下了一个名为“瘦子”的原子弹，共

杀死、杀伤日本居民约45万人。有人称这是一次“灾难性的用语差

错”。

滥用方言土语：

错例：“三先生”、“款爷”、“大腕”、“小姐”、“先生”

滥用流行语言

错例：“追星族”、“打工仔”、“酷”、“帅”、“靓”、“531”

（我想你）、“521”（我爱你）、“584”（我发誓）、“1314”（一

生一世）、“5211314”（我爱你一生一世）、“撮一顿”（吃一顿饭）、

“顶一下”（支持一下）

第四章 公文处理程序及立卷、归档的基本知识

1．收文处理程序

收进启封登记分送 拟办 承办 催办注办清退归卷

2．发文的处理程序

撰稿

盖章

存稿归档 核稿 注发 签发 登记 缮印 装封 校对 发出

3．公文立卷的要求 a. 明确立卷的范畴

立卷的范畴应抓住反映本机关的职能活动的文件立卷归档，如收发文件、记录、图表、簿册等。

b. 立卷工作应在事先划分的类别内进行

为便于检索，立卷应分门别类，如行政类、技术类、装备类等等，而每一个类中又分若干分类，如行政类可以分计划类、经营类、财务类等。

4.公文立卷的方法

a.按作者特征组卷

b.按问题特征组卷

c.按名称特征组卷

d.按时间特征组卷

e.按通讯者特征组卷

5．文件保管期限

组卷划分为永久保存、长期保存、短期保存三种

a. 永久保存

本机关的文件，如决定、计划、报表、纪要、重要的请示、报告、章程、编制、干部名册、奖惩、财务帐册等

上级机关的批示、指示、意见、决定等

b.长期保存

本机关的计划、总结、报告及下级机关一般干部任免的备案文件等，长期保存文件规定时间为16~50年。

e.短期保存

月度工作计划、一般文书、非上级或隶属本机关下级单位的来文，在短期有关联作用，如会议邀请书等，短期保存一般为3年~15年。

公文的立卷一般按年度在年底或次年的年初进行，第二年年内交档案室管理。

文件立卷归档的意义十分重大，既是对现实工作的记载留存，又为后人查阅、研究历史提供依据，只有将立卷归档工作完成，才能说是由始至终地完成了文书的工作。

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