英语商务信函的文体分析

　　摘要：随着全球经济的发展，各国之间的交流和往来也日益密切，世界逐渐成为密切联系的不可分割的一个整体。我国加入WTO之后，与国际间各方面的交流和合作也在加强，对英语的运用和英语人才的需要也进入到日常的工作和生活当中，尤其是在国际贸易往来方面。英语商务信函是国际交流当中相当常见的交流方式，正确规范地使用英语商务信函对加强国际间的交流，提高沟通效率，减少误会有非常重要的作用。除了对英语词汇和语法的熟练掌握，还需要了解国际商务礼仪习惯，保证内容简洁明了，思路清晰，用词谦逊，指代准确。

　　关键词：英语 商务信函 文体

　　中图分类号：H315.9 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2013）02-0032-02

　　近年来，随着我国经济的飞速发展，国际地位的持续提高，我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务信函不同于私人信函，是贸易往来当中必不可少的沟通方式，是传达信息的必要工具，用途和用词都与私人信函有很大的不同。尤其是在我国加入WTO以后，英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了。在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范，有助于帮助商家达成贸易，提高沟通效率。熟练地掌握英语词汇和语法，充分了解英语的语言习惯和特色，并且符合商务信函的礼仪，对于书写一封用词恰当，礼节到位的英语商务信函是非常必要的。商务信函是以达成商务合作为目标的，具有内容格式相对固定，表达简洁明了的特点。对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函属于正式的公文写作，首先应该符合商务英语写作的7大原则，即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅。在写作文体的运用上，也应该符合商务英语的写作要求和习惯，主要为以下几个方面：

　　1 格式规范

　　商务信函作为公文写作中的一种，有着相对来说比较固定的文体格式，有着明显的公事公办的文体特色，一般要包括以下几部分的内容：

　　（一）信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。

　　（二）写信日期（Date Line）：写信的年、月、日。

　　（三）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址，以及收信人的名字和职务。

　　（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。通常为“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用对方的姓氏或是职位名称。

　　（五）正文（Body of the Letter）：英语商务信函一般采用的是开门见山的写作技巧，在正文的开头就清晰地表达出写信的目的和来由。如果是对对方来函的答复，一般会首先简单交代一下对方的来信时间和主要内容。从而节约读信者的阅读时间，提高沟通效率。然后对自己要传达的事宜进行简洁的说明，是正文的核心部分。为了读信者能够更加方便快捷地抓到核心内容，一般每一件事要分一个单独的段落来阐述。接着是需要对方给予答复的内容，或者是需要对方完成的事件的表达。如果有附件的话，也要告知对方，提醒对方查收。

　　（六）结尾敬语（Complimentary Close）：书信结束时的礼貌用语。是商务信函的礼貌性和完整性的保证。

　　（七）签名（Signature）：写信人的署名，包括姓名和职务等。

　　自此，才能算是一封格式完整的商务英语信函。

　　2 用词规范

　　由于商务信函区别于普通私人信函的特点，和其明显的商务特征，在用词的选择方面，也需要注意。商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点，还具有自身专业性的特点。商务英语信函需要使用正式的，官方的书面词汇，尽量不使用非正式的口语词汇。词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现，是专业知识和英语的综合运用。例如：表达完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表达购买的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表达意向的时候，要使用“intent”，而非“want”等。

　　而且用词的选择上，要多用单词，减少短语的使用。商务信函的目的是传达商务信息，而不是对文章进行美化和抒情。因此要多使用简单易懂常见的词汇，而不是用复杂的高级的生僻的形容词汇，还要注意减少没必要的形容词和状语。对时间、数量和程度的说明要具体，尽量不使用也许、大概、可能等模糊的词汇，具体到数字和日期。意思表达不准确，不清楚的词汇尽量不要使用，以免造成歧义。

　　对专业词汇的使用要特别留意准确性。商务英语信函中对术语的使用频率很高，缩写也较多，熟练掌握这些词汇和缩写，也是商务英语信函能力的体现，避免因术语使用错误造成误会甚至损失。

　　3 注重礼貌

　　俗话说“礼多人不怪”，在日常生活中是如此，在商务往来活动中，更是如此。双方的贸易往来是建立在互惠互利，互相尊重的原则基础上的，因此商务英语信函也应该符合这样的原则。双方互相尊重，遵守合作原则，形成一种默契，才能保证商务贸易的顺利开展和进行。如果在来往中缺少应有的礼貌，合作是很难进行下去的。因此商务英语信函中，语气礼貌是非常重要的，影响着企业的商务形象和信誉。信函要写的礼貌且有分寸，并且要符合商务英语体谅的原则，措辞和用于要站在收信人的立场上，还要尊重对方的风俗习惯。信函中减少第一人称的使用，多使用第二人称做主语，或者是第二人称物主代词。

　　正确使用情态动词，如“would”，“should”等，可以使信函的语气更加的礼貌和委婉。以商量的口吻来叙述，让读信者可以感受到被尊重和重视的感觉。需要对方完成的事件，注意请求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“let us…”等。还要多使用表达积极意义的词汇，给读信者带来愉快的感觉。读信者的心情愉快，更有助于商务合作的达成和实现，对商务活动的开展具有推进效果。 　　4 句式简洁完整

　　在句式的选择上，应该尽量使用正式的，简单易懂的句式，不使用结构复杂的从句或者过于冗长的句子，减少读信者在句式的理解上花费的时间。复合句并不适合在商务信函中使用，短句虽然简单，但是表达清晰，理解容易，和商务信函的原则相符，是商务英语信函中最好的表达句式。

　　巧用被动语态。因为被动语态弱化了动作的实施者，强调突出动作的本身，表达更为缓和，婉转；并且避免了过多的人称代词的使用，使整个句子的陈述显得更加的客观；被动结构的简洁，也使得商务信函的结构更为紧凑。被动语态的使用，最能体现商务人员的英语沟通能力和书面语的掌握程度。为了表达更加委婉，语气更加礼貌，还经常使用It作主语的句式。

　　多使用肯定句和陈述句，减少否定句和疑问句的使用。肯定句和陈述句更加积极正面，使人往好的方面去联想，商务往来的活动中，最重要的就是信赖感，肯定句和陈述句的使用能给读信者增加信赖感，从而产生合作的信心，更有助于商务双方达成一种合作默契。

　　在商务信函中，为了避免误会和损失的产生，对代词的使用要特别注意，指代要清晰明确，让读信者一下子就明白句子的主语和宾语，明白写信者所要表达的意思。逻辑性要强，避免含糊和混淆的出现。

　　句式要完整，避免出现省略句。商务信函最重要的原则就是表达要清晰，商贸活动最重要的就是要明确，清晰，交易双方要明确地表达自己的立场和态度，也要能够迅速地领会到对方的意图，因此省略句的使用最好不要出现在商务英语信函当中，避免因意思表达不够明确，引起的交易损失。

　　5 对固定句式的使用

　　在商务英语信函中，有一些句型和套句的使用频率非常之高，可以作为固定句型来记忆和运用。例如：

　　Please do not hesitate to...

　　Should you have any questions，please...

　　We are pleased to inform you...

　　We wish you a bright and successful New Year.

　　It is regretful to learn of...

　　We would be interested to learn...

　　在大量的实践中，这些句型被频繁使用，成为商务英语信函当中的经典句型，熟练掌握巧妙使用这些句型，可以增加信函的商务气息和职业度，让商务英语信函更加的礼貌和正式。

　　6 结语

　　我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务英语信函属于正式的公文写作，对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函的表达应该简洁明确清晰，让商贸的双方都能更好地理解对方的意思，更高效地进行沟通，在商务英语信函的文体上对格式、用词、句型和礼节都需要加强注意。

　　参考文献：

　　[1]王彦昌.商务英语信函的文体特征探析[J]. 商业视角，2008（5）.

　　[2]张岩.谈商务英语信函的写作技巧[J].辽宁高职学报，2008（11）.

　　[3]杨红英.商务英语信函的文体特征[J]. 科技资讯，2009（6）.

　　[4]张龙然.商务英语信函的文体和语言特征[J]. 池州师专学报，2006（2）.