质量数据.信息和知识
质量数据、信息和知识
质量数据、信息和知识
∙ 质量数据和信息在哪里?
∙ 如何收集质量数据和信息?
∙ 如何处理质量数据和信息?
∙ 如何管理质量数据和信息?
∙ 如何增进质量知识?
我们做质量管理的都很清楚,也经常会听到质量前辈和质量专家说:“质量,如果要说服领导或别人,最好的方式就是用“数据”说话,因为用“数据”说话最直接,最清晰明了,也最有说服力。”可是,很多人并不清楚,这个“数据”是一个广义的概念,不仅包含数据,还包括了“信息”,以及你拥有的“知识”,通过你拥有的知识给出了相应的判断,以此来说服领导和别人。
但是数据在哪里,你要搜集哪些信息,你还需要掌握什么知识,才能做出正确的判断,却不是每个做质量管理的人都能够做到和做好的,甚至很多朋友还搞不清楚数据、信息和知识之间的关系。而且这种情况还不在少数,很多管理人员在还没了解清楚实际状况,也不具备相应知识的情况下,就单凭直觉、经验去做决策和判断,而且还听不得别人的建议,振振有词的反驳道:“以前都是这样做的,为什么现在不行?”非常不科学和不可取,希望通过今天的分享,能够给大家理清思路,明确方向,以后再下判断时,先调查清楚,多想一会,结论慢三分钟再说出来,重大决策可以晚一天再发布,想清楚了,避免让自己后悔和减少出错。
首先,讲一下数据、信息和知识,这三者如何理解,它们之间有什么联系,下面我把在“《你的知识需要管理》——田志刚”这本书里看到的一个案例分享给大家,让大家有个更加直观和正确的感受。
别把数据、信息和知识相混淆!
下面用一个例子来区分数据、信息和知识
数据:37.5
通过这个你能看出什么吗?估计很难!
信息:
姓名:陈浩男 年龄:1岁半
性别:女 地址:广东省广州市天河区
时间:2006年6月8日13点20分 腋下体温:37.5度
家长自述:孩子在楼下玩,回来后看到小脸特别红,测量腋下体温为37.5度。
这个时候,这个37.5有意义了,是一个广州的1岁半的小女孩在夏天午后玩耍后测量的体温。在这一的背景下,37.5成为了有意义的信息中的一个关键指标。
知识:
奶奶问了,孩子是不是发烧,该去医院?妈妈也束手无策!
这个时候该知识出场了„„
“正常小儿的基础体温为36.9~37.5度。一般当体温超过基础体温1度以上时,可认为发热。其中,低热是指体温波动于38度左右,高热时体温在39度以上,连续发热两个星期以上称为长期发热。” 上述基础体温是指直肠温度,即从肛门所测得,一般口腔温度较其低0.3~0.5度,腋下温度又较口腔温度低0.3~0.5度。若37.5度是从口腔测得,则直肠温度在37.8~38.0度,刚刚有一点点低烧。 为什么以上的信息是知识呢?并不是因为这些信息是写在教科书上的或者是哪位专家说到底,而是因为这是通过许多病例、试验总结出来并在实践中公认是正确的。 通过信息作为基础,用以上的知识进行判断:
腋下温度37.5度,那么体内温度应该是38.1~38.5度,超过正常小儿的基础体温1度左右,是否属于发热还不能确定。
利用知识,以信息为基础做判断:小孩在下面玩得比较热,穿得较多,回来就测,是否能真正反映
小孩体温,先减少衣服观察一下。1个小时后,再测量。1小时后测量为36.8度,在正常范围内,不用去医院。
数据、信息和知识的区别
经过以上简单分析可以看出:
第一,如果一个医生拥有了医学知识,但没有人找他看病,因为无法获得信息的输入,就会导致他的知识无法得到发挥,即没有信息,知识就无法发挥作用;
第二,如果只有数据和信息,没有知识来参与判断,信息毫无作用;
第三,数据和信息的获取相对比较简单。在本案例中,一般体温的测量都是家长自测或者护士就可以完成的工作,而医生的诊断则需要知识(虽然本案例中的知识十分简单,已经成为父母的常识)。
一、质量数据和信息在哪里?
数据和信息来源包括:
* 直接来源:记录、报告、调查、访谈、问卷、观察、检验、测试、实验、审核、现场、现物、现实、案例、经验总结„„
* 间接来源:网络、报刊、杂志、电视媒体、统计局、咨询公司„„
二、如何收集质量数据和信息?
为方便保存和查询,要求收集的数据和信息以表格的形式记录下来,这就需要各种各样的表单来满足数据和信息收集的需求,我们做质量的建议在企业内建立“质量信息数据库”,如果有条件做系统或使用ERP 来管理是最好的,如果没有系统,建议用微软OFFICE-Excel 或Acess 进行表单设计,按如下步骤去设计“质量信息数据库”需涵盖的表单:
1. 利用头脑风暴法搜集需要哪些数据和信息,确定数据和信息收集责任部门;
2. 责任部门拟定表单,表单要求明确标题、版本、编号、收集内容、使用部门和归档部门。表单内容要求简洁、清晰、高效、方便使用、记录、阅读、查询和汇总;(表单设计尽量避免多部门同时使用,如遇这种表单:例如签核类表单,不允许表单流转,要求有主导部门单独管理,避免传递断裂、拖拉和表单遗失。)
3. 利用亲和图对表单进行归类;
4. 表单审核和发布;
5. 表单使用;
6. 调查表单使用效果,收集表单使用问题,调整表单;7. 表单使用;(重复2-7步骤。)
备注:如需新增表单,仍然由责任部门拟定,再按2-7步骤重复。为避免数据录入时错误、误差太大、随意性大„„问题,建议在设计表单时即考虑标准化和固定格式,数据录入人员无法人为修改。例如:将数据范围和数据内容标准化,采用序列选择的方式,或数据精确度固定,或只能采用勾选方式,或采用判断是/否。总之,尽量减少录入人员自主选择的权力,保证数据准确可靠。
使用已经设计好的表单,把表单使用融入企业工作流程,明确使用责任人,作为流程的输入和输出,
做到有组织有计划地去搜集数据资料,质量部门作为监督和归档部门,定期和不定期检查表单使用和输出结果,然后去伪存真,去粗取精的分类整理,为后续统计分析提供基础信息,数据检查和稽核过程注意以下事宜:
1. 数据是否记录;
2. 记录时间是否及时;
3. 记录是否正确;
4. 记录是否完整;
5. 记录是否真实可靠;
做到以上这些是进行统计分析的必要前提,是保证统计结果客观、真实、准确、可靠的关键。
三、如何处理质量数据和信息?
数据本身是没有任何意义的,部分数据给其赋予环境后,其可以成为信息为决策人员提供判断依据。有些信息本身就可以直接用来作为决策依据。
一般情况下,数据和信息都必须经过处理、分析后才能被使用,以下方法是质量管理人员经常使用的数据和信息处理方式:
* 旧QC 七大工具(检查表、层别法、柏拉图、因果图、散布图、直方图、管制图) ;
* 新QC 七大工具(关系图法、KJ 法、系统图法、矩阵图法、矩阵数据分析法、PDPC 法(过程决策程序图) 、网络图法) ;
* Excel中的数据透视表方法和图表;
* MINITAB软件;
* 失效模式分析FMEA ;
* 统计过程控制SPC ;
* 六西格玛中的统计方法;
* 实验设计DOE ;
* 质量功能展开QFD ;
* 测量系统分析MSA ;
* 头脑风暴法;
* „„。
通过以上工具和方法,可以对数据和信息进行分类、整理、统计和分析,最终为管理决策提供判断依据。
四、如何管理质量数据和信息?
前面有提到管理质量数据最好的方式就是系统,如果没有系统,就自己建一个“质量信息数据库”来管理,但需要注意的是,数据库并不是简单把这些表单汇总在一起,而需要对数据和信息进行分级,一般建议信息分级3-4个等级即可,不需要太多,根据信息等级不同,处理周期是不一样的,处理人员:包括负责人、批准人员,告知人员和咨询人员都需要注意。我的建议:
1. 按对公司重要性分级;
2. 按与部门相关性分级;
3. 按客户重视程度分级;
4. 按物料等级分级;
5. 按问题严重度分级;
6. 按影响范围分级;
7. 按重要性和时间紧迫程度不同分级(重要紧急、不重要紧急、重要不紧急和不重要不紧急);
8. „„
五、如何增进质量知识?
数据有了,信息有了,但是如果没有相应知识,对你来说,这些仍然没有任何意义,你必须拥有可以正确理解这些数据和信息的知识,它们才能为你所用,作为你作出正确判断的基础和依据。可以通
过如下途径增进质量知识:
1. 学习并理解质量管理体系;
2. 读质量专业书籍和资料,并做读书笔记; 3. 浏览网络质量论坛、博客、论文、文章„„
4. 研读公司质量案例、问题报告、客诉处理记录、索赔处理记录„„
5. 和质量前辈、质量专家多交流;
6. 参加质量研讨会、质量培训;
7. 实际工作中注意积累,经常总结经验和教训;
通过以上方法,你已经积累了相当的质量知识,相信你拥有这些知识后,就可以很自然的对获取到的数据和信息进行处理,并以此作出正确的判断。但切记一定要做好知识管理工作,做到随用随取,我这个人就比较懒,喜欢清空大脑,很少去记住,但一定在用的时候可以很方便的找到你想要的东西。