采购模式分析

采购模式分析

所谓采购就是指“组织为了追求和实现它的战略目标而识别、采办、定位、获取与管理它所需求或潜在需求的所有资源”。采购一般来说包含两层基本含义:一层为“采”,即选择,而“购”,即取得,包括了购买、运输、仓储、收货等环节。狭义上,采购是公司购买货物和服务的行为;广义上,采购是一个企业取得货物和服务的过程。然而,采购过程不仅仅是各种活动的机械叠加,还是一系列跨越组织边界活动的成功实施。采购是生产商为获取与自身生产需求相吻合的货物和服务而必须进行的所有活动以及这些活动的管理。采购工作是供应物流与社会物流的衔接点,是依据生产企业生产——供应——采购计划来进行物资外购的作业层,同时负责市场资源、供货厂家、物资质量等信息的采集和反馈。采购是企业生产的开始。

采购需遵循适价、适时、适质、适量、适地原则, 即在合适的时候,以合适的质量、合适的数量、合适的价格,从合适的供应商获得正确的产品和服务。

1. 传统采购模式

在传统的采购模式下,采购任务一般是由需求方的采购部门来完成的。采购部门在每个月的月末,根据库存情况制定下个月采购计划,并向多个供应商发出采购要求,各供应商收到采购信息后,纷纷对此进行报价,经过双方的谈判与协商,通常采购部门会选择价格最低的供应商作为合作伙伴,并于下个月实施采购。采购回来的物资存放于企业的仓库中,满足下个月对各个单位的物资供应。这种采购,以各个单位

的采购申请单为依据,以填充库存为目的,管理比较简单、粗放,市场响应不灵敏、库存量大,资金积压多、库存风险大。

传统采购模式的主要特点表现在以下几个方面:

第一,传统采购过程是典型的非信息对称博弈过程,在传统的采购活动中,选择供应商是首要任务。在采购过程中,采购方为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商,尽量保留私有信息,而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息,这样,双方都不进行有效的信息沟通,必然导致信息阻塞,形成了非信息对称的博弈过程。 第二,供需关系是临时性或短期合作关系,且竞争多于合作。在传统的采购模式中,供应与需求之间的关系是临时性的,或者短时性的合作,缺乏合作与协调,采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多,很多时间消耗在日常问题上,没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作,未能在双方之间建立长期稳定的信任关系。

第三,验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作,质量控制的难度大。

质量与交货期是采购一方要考虑的另外两个重要因素,但是在传统的采购模式下,要有效的控制质量和交货只能通过事后把关的办法。因为采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动,互相的工作是不透明的。因此需要通过各种有关标准如国际标准、国家标准等,进行查验。缺乏合作的质盘控制会增加采购部门对采购物品质量控制的难度。

第四,响应用户需求能力迟钝。由于供应与采购双方在信息的沟

通方面缺乏及时的信息反馈,在市场需求发生变化的情况下,采购一方也不能改变供应一方已有的订货合同,因此采购一方在需求减少时库存增加,需求增大时,出现供不应求的状况。重新订货需要增加谈判过程,因此供需之间对用户需求的响应没有同步进行,缺乏应付需求变化的能力。也就是说,不能及时适应市场的需求,致使成本的增加,竞争力下降。

2. 招标采购模式

招标采购是招标人(采购方)发出采购招标公告或通知,邀请投标人(潜在供应商)前来投标,最后由招标人通过对投标人所提出的价格、质量、交期、技术、生产能力和财务状况等各种因素进行综合比较分析,确定其中最合适的投标人作为中标人,并与其签订供货合同的整个过程。

招标采购选择潜在供应商时,不仅要了解其财务状况以确保按质按量按期地交货,还要确保其市场信誉,更要考虑其供货历史。总之,要尽力查清其“祖宗三代”,以确保招标和投标的“婚姻”的质量。

招标采购具有公平、公正、公开,一视同仁,杜绝腐败;充分竞争,优中选优;提高质量,降低价格(最佳性价比)等优点。必须有完善的招标法律保障和道德或信誉的保证,并形成有效的监督机制;必须有良好的经济环境,足够的供货渠道和供应能力,及社会认同的技术规范或标准,专家队伍,足够公开的媒体。招标采购的适用于全球范围内的企业、政府;但采购量要足以吸引投标人参标。

招标采购的程序:(1)采购申请:接受企业员工提出的产品申请。(2)

采购审批:对于企业内部提交的,并经审批通过的产品申请,直接向仓库管理系统检查库存,如库存已有,立即通知申请者领用,如库存没有,通知申请者正在采购中。(3)采购管理:首先,采购管理部门针对已经审批通过的采购任务,进行统计整理,进行采购策划、制定采购计划。如:采购程序、进度、政策、招标书的规范、评标小组的策划、评标指标体系等。其次

是设计招标书,发布招标公告。主要说明招标任务、内容和要求,招标程序,时间进度,评标原则、标准和定标方法等。第三,招标公告发布以后,收集各个供应商的投标。并且注意调查各个供应商的情况、进行信息沟通。第四,建立评标小组和评标指标体系,组织评标。评标委员会依照“公开、公正、公平、合理、择优”的原则和招标文件要求进行评标。第五,公布评标结果,确定中标单位。第六,与中标单位签订采购合同。第七,采购合同的实施。

现在政府部门许多物品的采购,均是通过招标采购实施的,在保证材料质量的同时,大量节约了采购资金。

我们局现在一年的产值达到70亿元,各种材料保守估计占到50%,也有35亿元,象水泥、钢材、碎石、粗砂等对工程制造起到重要作用的材料条件允许都可以用招标采购,通过供应商之间的竞争,可以有效的降低采购价格,如果总的价格降低5%,以一年采购费用25亿元计算,可节约资金1.25亿元,有效的增加利润。

3. 供应链环境下的采购模式

在传统采购和招标采购中,采购商与供应商之间一般都是短期竞

争性的对立关系。采购商致力于在保证产品质量的前提下尽量压低进货价格,很少考虑供应商利益;同样,供应商利润空间的急剧缩小迫使它们使用性能较差的低价原材料,最终影响到产品质量。在这样一种对立模式的格局下,采购商与供应商之间毫无合作意识可言,双方都追求自身利益的最大化,常常导致两败俱伤。

随着供应链概念的提出以及对物料需求计划(MRP)、准时制(JIT)生产方式以及对质量及生产力的重视,对传统的采购观念也在进行重新审视。传统的观点认为多货源供货可以增加供应的安全性,但这种观点己经受到了单一货源这一趋势的挑战。在规划与质量保证体系方面,与供应商建立更亲密的合作关系后,可以取得良好的效果,这也对传统的采购者与供应商之间并不友好的关系提出了质疑。同招标相比,谈判正受到越来越多的重视。长期的购买合同正在取代短期的采购技术。所有这些趋势都是一种必然的结果,因为管理层开始日益关注价值的重要性,而且在要求供应商在满足采购目标的同时,对质量、数量、运送、价格、服务、连续性以及产品改进等方面也都做出了更严格的规定。现代采购应该以供应链的最大效益为核心,要求采购商将自身业务与供应商业务集成一起,站在整个供应链的观点考虑增值,建立联盟或战略合作关系,以求共同发展,从而达到双赢的目标。

在供应链管理环境下,企业的采购模式与传统的采购模式有很大区别。

第一,在供应链管理下,采购活动是以订单驱动方式进行的,用户根据生产需要编制制造订单,然后,制造订单驱动采购订单,采购订单

再驱动供应商。准时化的订单驱动模式,使供应链系统得以准时响应用户的需求,从而降低了库存成本,提高了物流的速度和库存周转率。 第二,面向过程的采购作业管理模式。订单驱动的采购方式简化了采购工作流程,采购部门的作用主要是沟通供应与制造部门之间的联系,协调供应与制造的关系,为实现精细采购提供基础保障。

第三,供应链管理的一个重要思想就是在生产控制中采用基于订单流的准时化生产模式,也就是供应链企业的业务流程朝着精细化生产努力,即实现生产过程的几个“零”化管理:零缺陷、零库存、零交货期、零故障、零(无)纸文书、零废料、零事故、零人力资源浪费。 第四,从一般的买卖关系向战略协作伙伴关系转变。在传统的采购模式中,供应商与采购商之间是一种简单买卖关系,因此无法解决一些涉及全局性、战略性的供应链问题。而基于战略伙伴关系的采购方式以供应链整体利益为重,解决了以下问题:

首先是库存问题。供应链管理模式下,通过双方的合作伙伴关系,供应与需求双方可以共享库存数据,使采购的决策过程变得透明,减少了需求信息的失真现象。

其次是风险问题。供需双方通过战略伙伴合作关系,可以降低由于不可预测的需求变化带来的风险,比如运输过程的风险、信用风险、产品质量风险等。

再次是通过合作伙伴关系可以为双方共同解决问题提供便利条件。通过合作伙伴关系,双方可以为制定战略性的采购供应计划共同协商,不必为日常琐事消耗时间与精力。

然后是降低采购成本问题。通过合作伙伴关系,供需双方都从降低交易成本中获得好处。由于避免了许多不必要的手续和谈判过程,信息的共享避免了信息不对称决策可能造成的成本损失。

最后双方形成战略联盟,提高采购的可靠性,减少了谈判、验收等环节,降低了整个供应链的成本。

供应链环境下的采购策略可以理解为一系列为达到基于企业经营战略的采购目标的计划、执行方案和措施。其采购策略的制定需要遵循供应链管理的经营理念,即内外兼顾、纵横联合、战略合作、流畅沟通、信息透明、风险共担与利益共享原则,即达到双方的合作共赢。

采购商与供应商要达成共识,为共同的目标进行正式的承诺和对双方利益的明确界定,以建立稳定的供需合同。与供应商的共识

分为两个层次:较低的层次是以短期关系为基础,以满足顾客现有需求为导向的目标以及行为标准,双方需要就所进行的事业的经济效益、满足顾客需求的能力、事业进行的方向以及为其精心设计的行为准则达成共识;较高的层次是以长期关系为基础的,由于企业与供应商保持的是长期合作、共同发展的关系,需要双方将各自的企业文化与对方的企业文化协调甚至融合起来,同时,作为企业文化的核心层次——价值观也必须互相交流、融合,以形成对未来发展较一致的价值观。 另外,还要建立公平有效的激励机制。要保持长期的双赢关系,对供应商的激励是非常重要的。激励机制的设计要本着公平、一致的原则,通过给予供应商柔性合同,赠权等,使供应商和采购商分享成功,体

会合作策略的好处。

因此,供应链环境下的采购策略中供应商的选择至关重要,不能简单沿用传统的竞标等策略,应该综合考虑供应商的发展前景和现状,以期达成长期合作。在选择合适的供应商以后,需要采用一种综合考虑供应链上供需双方利益的采购策略,这比单纯从需方考虑的采购策略可以获得更大的整体利益,从而降低成本,提高效益,利于供需双方的长远合作。

综上所述,有多种采购模式,企业可以根据本身的实际情况,选择最适合本企业的模式,最大限度的节约成本,提高效益。