采购管理过程

密级：内部公开

文档编号：xx_SAM_PROC_GFXDGLGC 版本号：V1.1

采购管理过程

xx 有限公司

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文件更改摘要：

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. 10. 11. 12.

目录

目的/方针.................................................................................................................................. 4 范围 . .......................................................................................................................................... 4 术语 . .......................................................................................................................................... 4 角色与职责 . .............................................................................................................................. 4 入口准则 . .................................................................................................................................. 4 输入 . .......................................................................................................................................... 4 流程图 . ...................................................................................................................................... 5 主要活动 . .................................................................................................................................. 5 8.1. 供方管理 . .................................................................................................................. 5

8.1.1. 供方初选 . .......................................................................................................... 5 8.1.2. 合格供方的考核及评定 . .................................................................................. 6 8.2. 采购程序 . .................................................................................................................. 6

8.2.1. 提出采购申请 . .................................................................................................. 6 8.2.2. 建立供方协定 . .................................................................................................. 6 8.2.3. 执行采购 . .......................................................................................................... 6 8.2.4. 采购验证 . .......................................................................................................... 7 8.3. 产品转移 . .................................................................................................................. 7 8.4. 记录保存 . .................................................................................................................. 7 8.5. 对于开源软件使用的规定 . ...................................................................................... 7 输出 . .......................................................................................................................................... 7

出口准则 . .......................................................................................................................... 8 引用文档 . .......................................................................................................................... 8 使用模板 . .......................................................................................................................... 8

1. 目的/方针

供方协定管理（Supplier Agreement Management,SAM）的目的，是通过对供方与采购活动实行控制，确保适质、适价、适时、适量地满足采购要求，并实现产品的转移。

组织按照本过程进行供方管理、采购控制和产品转移。 2. 范围

适用于公司采购软、硬件产品的控制。 3. 术语

✧ COTS ：Commercial Off-The-Shelf 商业现货 4. 角色与职责

5. 入口准则 ● 采购需求

● 供方选择时机发生时 ● 采购申请发生选择供方时 ● 周期性进行供方评价 6. 输入 无

7. 流程图

图1: 供方协定管理过程示意图

8. 主要活动 8.1.

供方管理

供方管理的目的是通过对供方的选择、评定与考核，建立合格供方名录，确保供方的选择能够满足组织采购控制的要求。 8.1.1. 供方初选

选择时机：

✧ 客户授权我司寻找供方。

✧ 原供方供应能力不足，需增加供方。

✧ 原供方经考核从《供应商一览表》中剔除时，须重新寻求供方。 ✧ 为了提高质量、降底成本，寻找更优的供方。 ✧ 新产品配套需要。 选择方式：

✧ 上网收集、直接上门、用户指定等。 ✧ 要求供方尽可能地填写下列内容：

✓ 企业名称、地址、邮编、电话、传真、以及企业性质。 ✓ 总经理、技术、品管及联系人姓名。

✓ 主要产品、执行标准、质量状况及主要用户。 ✓ 供货能力。

✓ 质量体系及产品认证情况等。 ✧ 尽可能要求供方提供营业执照、生产或经销许可证或经销授权书等复印件，及其它

资料如产品检测报告、执行标准、质量体系认证、产品认证证书等（如有）的复印件。

✧ 必要时，派出人员进行现场调查。 优选原则：

✧ 已获质量体系认证和产品认证证书。 ✧ 已取得生产许可证。

✧ 公认的知名品牌，市场信誉高。

通过以上活动，对预选的供方情况进行分析，按照《供应商评定表》进行评定，符合优选原则的予以认可。初选合格后进入合格供方的评定。对《合格供方评定表》中已存在的供应商应定期对其评定, 周期为每半年一次, 把评定不合格的供应商删除。 8.1.2. 合格供方的考核及评定

根据《合格供方评定表》，对初选合格的供应商进行质量、项目管理制度、价格、维护服务等方面进行考核及评定，并建立或修订《供应商一览表》。 8.2.

采购程序

8.2.1. 提出采购申请

内部使用的办公电器类设备（如PC 、打印机、服务器等）由物品使用部门填写内部《物品领用单》和《物品领用记录》，《物品领用单》报分管领导批准，再递交综合管理部；综合管理部在公司内部进行内部调配，无法内部调配的项目由综合部通过填写《采购申请单》提交总经理审批。

《采购申请单》上应明确性能技术指标、质量要求等，如有指定品牌或厂家、对采购产品有培训需求或维护需求的，也应注明。 8.2.2. 建立供方协定

负责采购的部门依据审核通过的《采购申请单》在《合格供方名单》中查找所购产品的供方。

选定供方后，采购人员与供方订立采购协定， 协定形式可以是： ✧ 购销合同 ✧ 订购单 ✧ 工作说明 ✧ 口头协定等

购销合同/定购单须经过分管领导审批后签订。

供方协定也可由商务部与供方签订总协定（或总合同），每次订货时则以传真或口头形式作为订单。

对于没有合格供方选择的零星采购，在得到分管领导的审批情况下可由物品使用部门选择具有一定规模或信誉度的商家实施采购，若供货情况良好，可依据本规程的相关规定增加到《合格供方名单》。 8.2.3. 执行采购

采购人员按照采购协定及《采购单》进行采购。

采购人员应跟踪督促交货期的实施。若确定供方不能如期交货将影响项目进度时，应转

调其它合格供方订购，若没有办法时应向主管报告，提请软件开发部配合作相应变动，确保项目顺利进展。

完成采购后，采购单中还应体现采购合同号、签订日期及到货等信息。 8.2.4. 采购验证

1）内部验证

在公司内部使用的办公电器类、开发工具类由客户服务中心或软件开发部协助按照供方协定的规定进行验收，填写《采购验收单》，并签字确认，填写《入库单》后归入公司仓库。其它办公类用品由仓库收货人员对到货物品的数量、包装的完好性进行清点与检查。

采购进货验证发生不合格，应及时反馈软件开发部，软件开发部依据不同的情况进行处理。

检验标准：

✧ 采购物品具备供方出具的质检报告； ✧ 到货数量与商品型号与订货合同一致； ✧ 物品包装无明显损坏、物品本身无明显损坏 ✧ 采购协定里规定的验收标准等。

对于验货通过的办公电器类和办公家具类由综合管理部门移交给物品申请部门并进行固定资产登记。 8.3.

产品转移

确保拥有适当的设施来接收、存储、使用和维护所采办的产品。

需要从仓库领用物品时，领用人员应填写《物品领用单》和《物品领用记录》，转移物品时，仓库管理员填写《出库单》。

若采购协定里有培训协议，或各部门存在采购产品使用的培训需求时，人力资源部门负责组织安排对涉及接收、存储、使用和维护采购产品的人员进行培训，确保采购的产品能够得到正确的使用。同时制定相应的支持和维护计划。 8.4.

记录保存

采购协定由商务部妥为保管。 8.5.

对于开源软件使用的规定

项目组在开发过程中如需要使用开源软件，则下载后要对开源软件进行评价，形成相应的评价记录，未经评价的软件不能使用。 9. 输出 ● ● ● ●

《供应商评定表》 《合格供方评定表》 《合格供方名单》 《供应商一览表》

● 《采购申请单》 ● 《采购单》

● 《项目试运行确认单》 ● 《入库单》

● 《物品领用记录》 ● 《物品领用单》 ● 《出库单》

10. 出口准则 ● 供方选定 ● 周期性评价完成 ● 采购产品实现转移 11. 引用文档 ● 设备管理办法 12. 使用模板 ● 《供应商评定表》 ● 《合格供方评定表》 ● 《合格供方名单》 ● 《供应商一览表》 ● 《采购申请单》 ● 《采购单》

● 《项目试运行确认单》 ● 《入库单》

● 《物品领用记录》 ●

《出库单》