房地产公司研发中心技术档案管理制度

技术档案管理制度 1 目的、内容与适应范围

1.1 为规范本公司技术档案管理，确保档案资料完整保存，方便利用以及检查与考核。

1.2 本公司技术档案内容：由本公司承建开发的工程项目，凡是具有保存价值的委托书，

设计合同、地质勘察报告、政府有关部门审批文件、设计任务书、工作联系单、计算书、概（预）算和底图、蓝图（方案图、初步设计图样、施工图）、变更说明、以及相关电子文件等，都属于归档范围。

1.3 适应于本公司所有的竣工前技术档案管理。

2 引用标准

a) 国档发[1987]6号《科学技术研究档案管理暂行规定》；

b) 国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》CB/T11822—89；

c) 省标《工业企业文件材料整理规程》DB37/T251—1998；

d) 省标《工业企业档案分类编号规则》DB37/T180—93；

3 职责

3.1 分管总经理

a) 负责为归档文件资料的交接鉴证；

b) 负责档案室的检查和管理；

c) 归档文件材料的修改、销毁鉴审。

3.2 研发中心

a) 负责技术档案的归档检查、整理编目和保存管理；

b) 提供借阅利用；

c) 过期文件资料的清理、销毁报审和处理。

3.3 各相关项目部（项目经理）

a) 建设依据、资料的收集整理归档；

b) 设计文件的收集整理归档；

c) 工程项目合同正、副本整理归档；

d) 来自顾客的文件资料整理归档。

4档案归档

4．1 归档程序

4.1.1 资料整理

由项目负责人配合档案管理员参照〈BTJS-07建设项目归档文件范围〉规定的归档资料范围，对归档技术材料进行分类整理，并由项目负责人填写移交清单。

4.1.2 资料移交

归档资料由各承办部门的项目负责人移交给档案管理员，交接双方按照技术资料移交清单清点，核对无误后，由档案管理员填写《归档文件一览表》，明确归档时间和已归档的内容清单。档案管理员和交接人分别签字确认，并由档案管理部门负责人审核签字，《归档文件一览表》由交接双方各保留一份。

4.1.3 分类编号

4.1.3.1编制类目号

一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即KY：科学技术研究、SJ：设计文件类等。在此前提下按照文件所处阶段二次分类，即方案：FA、施工图：SG等。

4.1.3.2编制案卷号

对技术档案分别按年度按项目编写案卷顺序号，阿拉伯数字编写的类目层次中间用隔号“·”隔离，分类号与案卷号中间用间隔号“—”隔开。

4.1.4编写归档说明

对重要的技术资料编写归档说明，并经过档案部门负责人审核签字。

4.1.5档案排架

由档案管理员对归档技术资料按照青岛市相关标准，分别按大类、属类、项类等分类整理排架。档案排架按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类类目设置的具体顺序。

4.1.6编制检索目录

档案管理员以项目为单位，根据排架顺序对归档资料编制便于查找和使用的检索目录。

4. 2管理规定

4.2.1归档时间

4.2.1.1每个项目一个阶段结束后，对所形成的科技文件加以系统整理，经审查验收后

归档。

4.2.1.2一般的工程相关环节完成后七天内移交归档，规模较大的工程应在竣工完成后

十五天内移交归档。

4.2.1.3下列文件材料应随时归档:

I.没有及时归档的零散技术文件材料；

II.变更、修改、补充的技术文件材料；

III．应归档的非纸质载体材料；

IV．其它临时活动如会议中形成的意见和技术文件材料。

4.2.2 归档要求

4.2.2.1 归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；

4.2.2.2归档文件材料的整理应当系统、规范，归档文件的制作和书写材料应当有益于长

久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；

4.2.2.3应归档的技术材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定

归档份数。

4.2.2.4技术资料归档时，同时归档相关的电子文件，由档案管理员确定电子文件是经过

审批的最终“版本”后，对电子文件进行整理、鉴定、检测，并编制目录，存入存储载体；

4.2.2.5 电子文件应复制备份文件，确定保存方法和地址；

4.2.2.6 档案部门根据《档案工作考核办法》的规定，按时考核各项目立卷归档情况。

4.2.2.7音像材料（包括照片、录音、录象等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料

要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸制文件一起归档。

5档案借阅

5.1借阅程序

5.1.1 借阅申请

如本单位工作人员借阅档案资料，需填写《档案查阅申请单》，经所在部门负责人同意并签字确认；如外单位查阅档案，需出具本单位有关领导同意并签字确认的介绍信。

5.1.2 借阅登记

在阅览室查阅需填写《借阅登记表》中与借阅相关的内容；借出档案需出具单位负责人同意并签字确认的《档案借出申请表》，由档案管理部门负责人批准并签字确认后，填

写《借阅登记表》与借阅相关的内容。

5.1.3 归还登记

利用者借阅档案后，归还档案。由档案管理人员当面核点，确认无误后由借阅人登记填写《借阅登记表》中与档案归还相关的内容。

5.2 管理规定

5.2.1 利用档案一般只限在阅览室查阅，因特殊情况确需外借着，一般档案应经过档案管

理部门负责人同意，电子文件、重要的属专有技术、专利、引进技术、商业秘密等方面的档案，须经本单位主要领导批准方可借出。

5.2.2 利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制档案者，须经档案管理部门

和有关业务部门负责人批准，重要档案须经本单位主要领导批准。

5.2.3 档案利用者要爱护档案资料，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发

现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。

5.2.4 借阅档案极限一般不超过一周，到期后仍需利用的，应向档案室说明情况，重新办

理借阅手续。退还档案时，档案管理人员应当面核点，如发现有缺页、缺卷等现象，应当追查处理。

5.2.5 凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有

关手续。

5.2.6 网上查阅档案由档案管理部门根据不同部门和职位统一设置查阅密码。

6档案鉴定、销毁

6.1鉴定、销毁程序

6.1.1鉴定、销毁申请

档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。

6.1.2成立档案鉴定小组

档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关部门人员参加。

6.1.3档案鉴定

鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见。

6.1.4档案销毁

成立档案销毁小组，在销毁档案前由两名监销人清点复核销毁档案。档案销毁后，销毁小组及监销人分别在销毁清册上签字，档案管理人员将销毁清册存档备查。

6.1.5档案整理

档案鉴定、销毁工作结束后，档案部门及时进行档案整理、调整检索工具等善后处理工作。

6.2 管理规定

6.2.1档案鉴定工作一般每3～5年进行一次。

6.2.2档案鉴定应以国家有关规定和本单位《建设项目归档文件范围（简化）》中对档案

保管期限的规定等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确规定档案的销毁范围。

6.2.3学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。档案的鉴定应采取逐卷逐件审查的直接

鉴定法。

6.2.4档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档，妥

善保存。

6.2.5任何部门或个人不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。

7 档案库房管理规定

7.1 档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科

学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。

7.2 档案库房应配备问湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应

控制在45%-60%。

7.3 库房湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累、保存好测试的数据、采取的

措施及其变化情况记录。

7.4 严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。

7.5 每年定期对室藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。

7.6 非工作人员不得进入档案库房。

7.7 库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案物无关的物品。

7.8 档案管理人员应保持库房的清洁卫生。离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进

行安全检查，切断电源，关好门窗。

7.9 在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案橱柜应有统一

的反映存放档案内容的标牌。

7.10 档案厨具排列应避免阳光直射。厨具间的通道间距不少于80cm，厨具与墙壁应保

持一定距离，厨具间的通道应为可迂回式。

8 检查与考核

本制度的管理内容和相关规定应纳入有关部门和个人的工作职责，按本公司的岗位责任制考核办法进行检查考核。

9 相关文件

1. Q/QPADI·C04·2002 工程设计文件归档管理规定

2. BTJS-02

3. BTJS-03

4. BTJS-04

5. BTJS-05

附加说明：

本规定由研发中心负责组织编制、修订和解释。

本规定由总经理审核、董事局主席批准。

本规定实施日期：2006年__月__日。