物资部工作手册7

沈阳铁路局项目管理机构

物资设备部工作手册

沈阳铁路局 编

沈阳铁路局项目管理机构

物资设备部工作手册

编委会

主 编：王 凡

副主编：赵志刚

委 员：钟 志 田 军

郝金权 刘 宁

勾文清 掌晓南

张 永 刘 新

前 言

标准化管理是推进依法建设、防控风险的重要途径，必须

坚定不移、纵深推进、务求实效。我们以建设标准化项目管理机构为抓手和切入点，打造一批标准化项目管理机构，培养一支标准化建设管理队伍，并以此为龙头，要求各参建单位以项目管理机构标准化为主线，制定本单位与项目相适应的标准化管理手册，全面提升沈阳局的建设管理水平。

按照简捷、实用、适用原则，制定了沈阳铁路局项目管理

机构《人员配备标准化》、《管理制度标准化》、《过程控制标准化》、《现场管理标准化》、《领导班子工作手册》、《安全质量部工作手册》、《工程管理部工作手册》、《计划财务部工作手册》、《物资设备部工作手册》、《综合部工作手册》、《工程调度室工作手册》共计十一本书。本书《物资设备部工作手册》是十一本书之一，主要从物资设备部工作职责，部长、物资管理工程师、物资采购工程师岗位职责及工作内容和工作流程等五个方面对物资设备部的管理工作进行了规范，请各项目管理机构认真执行。

标准化建设是一个不断探索、实践、完善的过程，希望各

单位在使用过程中，不断提出修改意见。

编 者

2013年6月

目 录

1物资设备部工作职责 ............................................................. 1

2部长 ......................................................................................... 2

2.1岗位职责 ......................................................................... 2

2.2主要工作内容 ................................................................ 4

3工程师（物资管理） ............................................................. 5

3.1岗位职责 ......................................................................... 5

3.2主要工作内容 ................................................................. 5

4工程师（物资采购） ............................................................. 8

4.1岗位职责 ......................................................................... 8

4.2主要工作内容 ................................................................. 9

5工作流程 ............................................................................... 11

5.1甲供物资设备招标工作流程图 ................................... 12

5.2甲供物资设备验收工作流程图 ................................... 13

5.3施工单位自购物资管理工作流程图 ............................ 14

5.4供应商信用评价工作流程图 ....................................... 15

5.5物资设备结算流程图 ................................................... 16

5.6物资设备日常检查工作流程图 ................................... 17

1物资设备部工作职责

1.1负责建设项目物资设备管理工作，建立物资设备采购供应管理体系和质量控制管理体系，降低采购供应成本，确保物资设备质量。

1.2负责编制物资设备管理的有关制度和办法，指导、检查各参建单位的物资设备管理工作；

1.3负责甲供物资设备招投标管理工作，编制项目管理机构甲供物资设备招投标管理的有关制度和办法，组织编制甲供物资设备招标公告、招标文件，完成招标评标工作。

1.4负责甲供物资设备合同的签订和执行，对物资设备款的支付进行签认。监控物资设备质量，协调资源分配和采购各方关系。

1.5负责甲供物资设备管理工作。及时上报物资采购计划，按时完成物资采购相关工作，组织物资设备的供货、调剂。

1.6负责建设项目施工单位自购物资设备的监督工作；制定完善自购物资管理制度，核查施工单位提报自购物资采购计划；审批大宗或重要自购物资设备采购文件，严格执行相应许可、认证规定；实行合格供应商目录制度的，要求施工单位在公布的合格供应商名录中采购；督促施工单位全面履行自购物资主体责任，确保自购物资设备质量合格。

1.7负责外资采购物资设备归口管理工作。负责外资采购物资、设备计划的申报和接运、验收工作。并对计价、结算进行签认。

1.8负责对甲供物资设备进场后，及时上报质量监督检测部门，

请求进行落地检测。对检测不合格的物资设备按规定进行处理，并提出处罚意见；加强自购物资设备质量检查，必要时可委托有相应资质的检测机构对进场物资设备质量进行抽检，及时纠正施工单位不符合施组要求和相关规定的采购行为；要求施工单位不得采购被停止在铁路使用的物资设备，不得采购在处罚期内物资设备供应商或代理商的物资设备。

1.9深入施工现场，调查了解物资使用方向、供求进度、供应质量、存在问题和现场物资管理等情况，加强和改进物资管理供应工作。

1.10负责物资供应商信用评价工作。

1.11负责对施工单位签订的自购物资设备采购合同进行核查备案。

1.12完成上级交办的其他工作。

2部长

2.1岗位职责

2.1.1贯彻落实国家、铁路部门基本建设的方针、政策及有关物资、招投标管理方面的法律和法规，组织本部门制定相应的管理实施细则、办法和补充规定。

2.1.2组织制定实施本部门工作计划，并对本部门所负责的工作进行检查、监督、指导。

2.1.3负责甲供物资设备招标工作。组织编制甲供物资设备招标

公告、招标文件，组织招标评标工作。

2.1.4组织编制甲供物资申请计划、甲供物资的招标计划，组织按时采购及调剂供应。

2.1.5负责组织进口物资设备的报关、商检、接运、验收等相关工作。

2.1.6负责组织甲供物资设备供货合同的签订工作。

2.1.7负责甲供物资设备的合同执行，对主要物资设备款的支付进行签认。监控物资设备质量，协调资源分配和采购各方关系。

2.1.8组织对甲供物资设备的进场检测，对检测不合格的物资设备按规定进行处理，并提出处罚意见。

2.1.9负责建设项目施工单位自购物资设备的监督工作；核查施工单位自购物资采购计划；审批大宗或重要自购物资设备采购文件，严格执行相应许可、认证规定；调查了解甲供物资供应进度、供应质量及存在问题，及时协调影响工程进度质量的相关问题。

2.1.10监控工程项目采用的物资设备质量，加强自购物资质量检查，必要时可委托有相应资质的检测机构对进场物资设备质量进行抽检，及时纠正施工单位不符合施组要求和相关规定的采购行为；对施工中采用不合标准的物资设备提出处罚意见。

2.1.11负责物资供应商的信用评价工作。

2.1.12负责受理招标投诉，对投诉内容进行调查处理。

2.1.13完成领导交办的其他工作。

2.2主要工作内容

2.2.1组织与中国铁路总公司选定的物资代理公司签订物资设备代理合同。

2.2.2组织上报甲供物资设备需求计划，配合物资代理公司进行招标采购。

2.2.3起草上报甲供物资招标计划，根据总公司批准的招标计划和核准的施工单位需求计划，向局招标办上报招标申请单，组织编制招标公告、招标文件，按规定组织招标评标工作。

2.2.4根据招标结果与中标单位签订物资供应合同。

2.2.5组织受理招标投诉，对投诉内容进行调查处理。

2.2.6甲供物资设备到达现场后，组织监理、施工及供货单位相关人员共同到现场按有关规定进行落地检查验收。

2.2.7及时向局质量检测部门申请落地抽检，参与抽检工作，对检测不合格的物资设备按规定进行处理，并提出处罚意见。

2.2.8组织配合外资中心对外资物资设备的采购，组织相关单位进行物资设备的接运、验收，配合外资中心进行外资物资设备的结算。

2.2.9组织核查自购物资设备采购计划，审批大宗或重要的自购物资设备采购文件。

2.2.10加强物资设备质量控制，监督检查进场的物资设备质量，检查施工单位进场物资设备的储存保管情况，定期对物资设备质量状况进行评估、总结。

2.2.11组织供应商信用评价。核实认定各参建单位、监督机构及有关部门反映的甲供物资设备供应商在投标、履约过程中存在的不良行为，汇总上报铁路局。

3工程师（物资管理）

3.1岗位职责

3.1.1在部长的领导下，贯彻落实国家有关政策、法规，严格执行基本建设程序，具体负责项目管理机构物资设备采购管理工作。

3.1.2负责与中国铁路总公司选定的物资代理公司签订物资代理合同，上报甲供物资需求计划，配合物资代理公司进行招标采购。

3.1.3按照核准的施工单位需求计划，向局招标办上报物资设备招标申请单。

3.1.4负责甲供物资设备招投标管理工作。编制招标公告、招标文件，参与组织评标工作。

3.1.5根据招标结果与供应商签订物资供应合同。

3.1.6负责物资设备招投标资料的整理、归档工作。

3.1.7配合对招标投标活动的监督、检查。

3.1.8负责受理投诉，对投诉内容进行调查，上报调查结果。

3.1.9完成领导交办的其他工作。

3.2主要工作内容

3.2.1甲供物资设备管理

（1）甲供物资设备到达现场后，组织监理、施工及供货单位相关人员共同到现场按有关规定进行落地检查验收。

按供货清单对物资设备外观质量、数量、规格型号检查验收，查验进场物资设备合格证、试验报告单 、监造证明等资料。

（2）发现数量、质量差异或与所签合同不符等问题时，负责与供应商协商解决。不合格物资设备禁止进入现场，由供应商自行处置，并承担由此造成的损失。

（3）及时向局质量检测部门申请落地抽检，参与抽检工作，检验不合格的物质设备立即清场，供应商承担由此造成的损失，并提出对供应商处罚意见。

（4）甲供物资设备经验收合格后交由承包单位保管。

3.2.2自购物资管理

（1）审核自购物资设备采购计划。

（2）审批施工单位大宗或重要的自购物资设备采购文件，同意后方可组织采购。

（3）对施工单位采购列入国家工业产品生产许可证目录、铁路行政许可目录、铁路产品认证采信目录内的铁路专用设备，要重点审查相应的许可或认证。

（4）铁路行业实行合格供应商目录制度的自购物资设备，应要求施工单位在公布的合格供应商名录中采购。

（5）要求施工单位不得采购被停止在铁路使用的物资设备，不得采购在处罚期内物资设备供应商或代理商的物资设备。

3.2.3物资质量控制

（1）监督检查进场的物资设备质量。抽查产品合格证、试验报告单，检查施工、监理等单位的检验记录，坚决杜绝不合格物资设备进入施工现场。

（2）检查施工单位进场物资设备的储存保管情况。

（3）监督监理单位对重要物资设备驻厂监造工作。

（4）物资设备在工程安装使用过程中，经任何一方检验、检查机构发现存在质量问题时，应要求施工单位立即停止安装使用，并不得进行下一道工序的施工。

（5）加强物资设备质量的管理和检查监督，定期对物资设备质量状况进行评估、总结。

3.2.4外资材料及设备管理

（1）配合铁路总公司利用外资和引进技术中心确定外资使用计划和采购清单。

（2）配合外资中心审查、编制招标文件。

（3）协调外资中心及相关单位，组织国际公开招标采购。

（4）负责组织相关单位进行物资设备的报关、商检、接运、验收。

（5）配合外资中心进行外资物资设备的结算。

4工程师（物资采购）

4.1岗位职责

4.1.1在部长的领导下，贯彻落实国家有关政策、法规，严格执行基本建设程序，具体负责项目管理机构物资设备管理工作。

4.1.2负责编制物资设备管理的有关制度和办法，指导、检查各参建单位的物资设备管理工作；配合工程进度做好物资供应管理工作。

4.1.3负责甲供物资设备合同执行，对物资设备款的支付进行签认。监控物资设备质量，协调资源分配和采购各方关系。

4.1.4负责建设项目施工单位自购物资设备的质量监督工作。

4.1.5负责组织进口物资设备的报关、商检、接运、验收等相关工作。

4.1.6负责对甲供物资设备进场后，及时上报质量监督检测部门，请求进行落地检测。对检测不合格的物资设备按规定进行处理，并提出处罚意见。

4.1.7跟踪检查甲供物资设备质量，了解掌握使用方向、供求进度、供应质量，对存在问题及时进行处理。

4.1.8监控工程项目自购物资的设备质量，加强自购物资质量检查，必要时可委托有相应资质的检测机构对进场物资设备质量进行抽检，及时纠正施工单位不符合施组要求和相关规定的采购行为；对施工中采用不合标准的物资设备提出处罚意见。

4.1.9负责物资供应商的信用评价工作。

4.1.10对建设项目总包单位所签订的物资合同进行备案、核查。

4.1.11完成领导交办的其他工作。

4.2主要工作内容

4.2.1工管中心组织招标采购的甲供物资设备

（1）按照相关规定与中国铁路总公司选定的物资代理公司签订物资设备招标采购和供应的服务合同，参与对物资代理公司采购和供应服务工作的考核。

（2）根据施组安排，上报全部甲供物资招标计划，经铁路总公司批准后分批实施。根据工程建设进度及时向工管中心上报采购建议计划。

（3）每年上报项目建设滚动计划，并将当年甲供物资采购供应的调整计划以及次年和第三年的甲供物资采购建议计划同时上报工管中心，抄送物资代理公司。

（4）根据审批后采购计划及时编制招标物资一览表，上报工管中心。

（5）组织相关部门编制招标物资技术规格书，并对物资代理公司统一编制的招标文件进行审核。

（6）参加工管中心组织的甲供物资招标评标工作。协调物资代理公司统一办理招标公告、交易表格、评标结果公示等招标交易手续。

（7）评标报告核准后，根据评标委员会推荐的中标候选人和公示结果发中标通知书，与中标人签订采购合同。

（8）负责起草招标情况报告报局。

4.2.2建设单位招标采购甲供物资设备

（1）根据总公司批准的甲供物资招标计划和核准的施工单位需求计划，向局招标办上报物资设备招标申请单，批准后按规定程序组织招标采购。

（2）编制招标公告并上报路局审批，批准后在“中国采购与招标网”、“辽宁省招标投标监管网”、“沈阳公共资源交易网”上发布招标公告。

（3）负责组织编制招标文件，报路局核备，在规定的时间、地点出售。按规定进行招标文件的澄清和答疑工作。

（4）办理招标项目进入交易市场的相关手续，在监督部门的监督下按规定抽取评委。

（5）受项目管理机构委托，参与招标及评标工作。

（6）评标报告核准后，根据评标委员会推荐的中标候选人和中标人进行公示，公示结果无异议后，发中标通知书，与中标人签订采购合同。

（7）负责编制招标情况报告并报局招标办。

（8）负责受理投诉，对投诉内容进行调查，上报调查结果。

4.2.3资料存档

（1）负责招标、投标资料的收集、整理、归档工作。

（2）每月（季、年）度末向局招标办报送工程招投标完成情况汇总表和未招标工程项目汇总表和存在问题说明。

5工作流程

5.1甲供物资设备招标工作流程图

5.2甲供物资设备验收工作流程图

5.3施工单位自购物资管理工作流程图

5.4供应商信用评价工作流程图

5.5物资设备结算流程图

甲供物资结算流程图

5.6物资设备日常检查工作流程图

现场日常检查工作流程图