归档文件整理的基本知识
归档文件整理的基本知识
2006-9-13 21:24:41
(一)文书处理部门的具体工作内容
1、根据有关文件处理工作的法规、制度和规范,制订本机关的文件处理工作的具体规定和制度,并对本机关及所属单位的文件处理工作进行监督。
2、文件形成过程的管理。包括拟写、审核、签发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理。
3、文件处理的具体业务工作。包括文件的收发、登记、分发、拟办、批办、传阅、催办和住办等。
4、文件的管理与立卷归档工作。包括文件的管理、调阅及文件材料的系统整理、立卷、编目、归档等。
(二)机关文件分类的基本原则
机关文件分类的基本原则就是根据文件的形成规律和特点,保持间的自然联系,适当顾文件的保存价,便于保管和利用。
(三)、编制立卷类目的依据
立卷类目编制的依据主要有以下四个方面:
一是依据本机关工作职能和任务,内部机构的设置及基本任务。
二是依据本机关年度工作计划和工作实际,研究本机关年内可能形成文件的数量和类型。
三是依据本关上一年度立卷情况(修订立卷类目则还要参考上一年度立卷类目的内容)。
(四)、归档文件的整理
归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化;机关文件在分类方案的最底一级类目内,按事由结合时间、重要程度排列。一是正文与定稿,应正文在前,定稿在后;二是正件与附件,应正件在前,附件在后;三是历次重要文件的修改稿,应按稿次排列在后;四是原件与复制件,应原件在前,复制件在后;五是转发文件与被转发文件,应转发文件在前,被转发文件在后;六是请示与批复,应批复在前,请示在后;七是案件性文件组,应结论、决定、判决性文件在前,综合性报告其次,查证依据性(旁证、罪证)等在后。