成本管理软件的重要作用

成本管理软件的重要作用

合理报价，提高项目中标率。由于市场竞争的不断加剧，许多施工企业都以低价中标，利润空间越来越小，结果是工资低、取费低。管理好的企业尚能微利，稍放松管理便发生亏损。项目成本管理中“黑洞”的出现，究其原因是管理上的问题，突出表现在无章可循，或有章不依。因此，如何降耗堵漏、节支增效是项目成本管理永恒的主题。在工程项目成本的直接费用中，材料往往要占60%左右，因而材料费用管理是成本管理的重中之重。材料管理必须首先从采购这一环节抓起，大宗材料以公司相关部门统一供应为宜，也可实行批量招标采购制，同城竞质竞价，或按施工计划和价格信息，采取现货和期货兼备采购。项目部自行采购的材料必须做到货比三家，材料采、运、收、管、发的每一个环节都必须建立严格的监督制约机制。要切实加强人工费控制，建立劳动力整体优化、实现劳动力供给与项目需求最佳组合的人力资源管理运行机制，并定期跟踪检查，使劳动力资源得到最大限度的利用 .要精简项目机构，合理配置项目部成本，降低间接成本。

教育灌输，提高全员成本控制意识。加强项目成本管理，营造企业整体重视，项目部全员参与，施工生产全过程控制成本上升的良好氛围。项目经营无论采用何种形式，都必须建立严格的风险抵押和项目成本管理奖励及处罚机制。要在正确制定标准成本的前提下，确保承包基数上缴。如因管理不善或项目成本管理中出现“黑洞”而导致项目亏

损，则必须视具体情况追究项目经理的责任，切实解决包盈不包亏的问题。

选贤任能，建立项目经理成本责任制。要把选准项目经理，建好项目管理层，作为加强工程项目管理的“龙头”。近几年来，不少企业承接的工程项目在规模和含金量基本相同的情况下，原本微利的项目却实现了较好效益，有的本应赢利的项目反而出现严重亏损，关键取决于项目经理和项目管理层的素质。因此，提高项目经理的管理水平是建立施工项目承包机制中最重要的一关。项目中标确定项目成本管理指标和责任，并层层落实到各个岗位。 通过深化责任成本管理，有效堵住工程分包、材料采购、设备购管和非生产性开支等效益流失渠道，有助于材料采供质价对比招标制、购置设备开支计划审批制、管理费用开支定额制、项目经理对资金回收终身制等各项制度落到实处。

严格稽核，加强施工项目成本检查。责任成本分解只是明确成本管理目标，在施工过程中必须及时以实际成本相比较，当发现差异后即采取改进完善管理，保证责任成本目标的实现。为此，进行不受各下属建制单位项目部、各管理部门制约的成本稽核工作，加以监督检查控制成本情况。稽核内容包括项目部开支情况、按成本费用项目与预算比较等差异、材料耗用情况、分包工程清算情况、各种往来款项和现金银行存款情况、工程应预提待摊费用及临时设施摊销等情况，从而确保及时发现问题、防耗堵漏，不断提高项目创效水平。

一、 软件在材料管理方面的重要作用

工程成本控制的关键是材料成本控制：一般来讲，建筑工程中的材料成本占工程总造价的60%左右，最大限度的减少材料浪费是工程成本控制的关键问题。工程项目成本管理软件，可为项目经理提供各种材料（包括：主材、地材、辅材）的消耗数量和消耗金额两种数据，帮助项目经理分析材料成本超支或节省的具体原因。此外，软件在材料出、入库统计、库存查询等方面，也将发挥无可替代的重要作用。

二、 软件在人工费管理方面的重要作用

人工费开支一般要占到工程总造价的20%左右，所以，人工成本控制也是工程成本管理的一重点。人工费有多种计算标准：

（1） 管理人员工资一般按月支付；

（2） 外包工队一般按已完工工作量和合同单价计算；

（3） 临时雇佣人员工资一般按日支付。

尤其是外包工费：既要按照合同商定的工程量和单价计入工程成本，又要按施工进度预付人工费，最后还要在竣工验收后进行结算。金额虽不大，但外包工单位的数量和支付次数却非常多，极容易发生错误和纠纷。

工程项目成本管理软件，除了可以按照各种标准计算各类人员工资外，还可以自动记入相应单位的往来帐；每次预付人工费时，也会自动记入往来帐；另外，您还可以通过软件及时查看每个往来单位余额和每次人工费计算、预付等详细情况。

三、 软件在往来单位管理方面的重要作用

工程施工过程中，项目部需要向各类供货商购入材料，另外还要与建设单位、银行、租赁公司等等，发生各种各样的往来款项。每种往来业务都有其特定的发生时间和特点，如果用传统的手工方式来处理，不但费时费力、容易出错，而且很难做到即时查询，而软件却可以轻松解决这些问题。

四、 软件在现金及银行流水帐管理方面的重要作用

项目部的资金有多种来源渠道：建设单位拨款、银行贷款、外单位借款和自有资金垫支等。工程施工过程中，需要用现金来支付各类材料款、人工费、工程杂费，以及与各种往来单位平帐。如果用手工来记录和管理这些开支，将是杂乱无章、难以统计和查询的。在这个问题上，软件将发挥重要作用。

五、 传统会计报表在项目部成本管理中的局限性

1、 传统手工记帐和财务软件所提供的传统财务数据，带有很大的局限性：项目部成本管理和控制需要的是实时成本数据，而财务部门只能在月末、以固定的报表格式提供一些静态的数据。数据的详细程度和针对性，也不可能满足项目成本管理的要求。这一点在上面已经提到，在此不再多说。

2、 施工企业财务部门与基层项目部在地理位置是脱离的：二者之间的数据传递，难以做到及时有效。即使运用当今比较先进的计算机网络实现了数据传递的及时性，财务帐目和财务报表的专业性，对一般的项目经理来讲也难以看懂，更不必说有效的用于成本控制了。

六、 软件可以为财务部门和管理层提供大量的实时、有效的数据 施工企业基层项目部配备工程项目成本管理软件后，可以向公司财务部门和管理层提供实时、有效的工程成本、材料消耗、费用开支、往来单位结算等方面的第一手详细数据；便于公司财务部门与项目部、各往来单位间核对帐目；软件报表是完全按咱们施工企业帐目科目设计的,便于公司管理层及时掌握各工程项目的资金投入、成本开支、往来帐款等重要数据,有利于公司对各项目部报表实行统一口径,统一汇总的管理。

第一章 项目部成本管理的重要性

一、 工程成本管理在施工企业中的重要性：

“企业是利润中心，项目是成本中心”这是施工行业中广为流传的一句管理用语。任何一个企业的发展和壮大都离不开“企业利润”这一源泉，施工企业也不例外。不管您的施工资质有多高，不管您能揽下多少工程，不管您的预算做得有多准确，不管您做了多少个优良工程和获得多少个各种奖项，离开了基层项目部对工程成本的有效管理和控制，您的企业就不能实现利润最大化，也不可能获得长足发展。

施工企业的基层项目部相当于生产型企业的生产车间，如果产品的生产成本无法得到有效的控制或是超过了它的销售价格，那么企业又将到哪里去寻求利润呢？所以说，项目部成本管理问题是企业的核心管理问题。

二、 工程项目成本管理的特点

1、 工程项目属于单件式、一次性整体投入的特殊产品：由于每一工程的设计图纸和施工条件都不一样，各个工程的施工过程和成本形成都将千差万别，很难用一定的模式来评价和预测工程成本。

2、 工程项目成本是随工程进度逐渐投入的，其形成周期较长：这就需要项目负责人对各施工阶段的工程成本进行动态控制；否则，到了工程竣工时，工程成本已经形成，任何人将再无回天之力了。

3、 工程项目成本的构成比较复杂：传统工业产品的成本构成内容几乎固定的，例如：原材料只用有限的几个品种，甚至各种材料的配比也是相对不变的；而工程项目成本的构成则是千差万别，所用材料的品种和数量也是异常繁杂。

4、 建筑施工行业是一个劳动密集型行业：建筑工人的素质普遍较低，人员构成也比较复杂，是最难管理的一个人群，如果指望他们自觉减少浪费、不怠工，真是比登天还难。在这种情况下、带领这样一群人，要在有限的时间内、按照建设方的要求、保质保量的完成整个工程建设已经是比较困难的事了，如果还要确保工程项目利润达到事先确定的盈利水平，其难度是可想而知的。

由此可见，要准确核算工程成本，实时掌握成本构成的详细资料，仅依靠传统的财务记帐是远远不能满足要求的。传统财务软件也只能采用“借贷记帐法”，严格按照会计制度、会计期间对工程成本进行事后核算，根本无法实现实时核算，更谈不上为工程成本控制提供有用的数据和资料了。

三、 动态成本控制的重要性

建筑工程成本是随着工程进度而逐期、顺序投入的，所有建筑材料、人工、费用的投入都是一次性的，一旦出现施工错误需要返工时，多数材料的可回收价值几乎为零，并且还要投入大量的工时、机械用于清除不合格部分。因此，对建筑工程成本来讲，不能用传统的事后核算方法来管理，必须采用实时核算、动态控制的方法来管理。

所谓动态成本控制：是指随工程施工进度，逐渐将料、工、费投入到工程中，实时核算出工程实际成本，并将其与目标数（即：控制数）相比较，观察有无偏离，如果没有偏差则继续，否则要找出具体原因，采取相应措施后再继续施工。

如果成本控制不能动态、有效的贯串整个施工过程，工程项目的竣工成本将是不可预料的。

人类社会发展到今天的文明程度，如果连一个工程的成本都无法控制，是不可想象的。 动态成本控制的核心是实时核算工程实际成本：成本动态控制的基础有两个：“目标控制数”和“实际数”。“目标控制数”可在工程预算数据的基础上确定，而“实际数”只有通过计算才能取得。传统财务会计，只能在月末提供各种财务数据，而且数据的详细程度和时效性都不能满足成本动态控制的需要。动态成本控制如果缺少了实时成本核算数据的支持，就会变成“无源之水，无本之木”。要对工程项目成本实施有效的控制，就必须有一个科学、易用的实时成本核算工具。我公司专门为施工企业项目部定制的《工程项目成本管理软件》就是为满足这一需要而设计的。

第二章 基层项目部使用工程项目成本管理软件的必要性

一、 软件在材料管理方面的重要作用：

工程成本控制的关键是材料成本控制：一般来讲，建筑工程中的材料成本占工程总造价的60%左右，最大限度的减少材料浪费是工程成本控制的关键问题。工程项目成本管理软件，可为项目经理提供各种材料（包括：主材、地材、辅材）的消耗数量和消耗金额两种数据，帮助项目经理分析材料成本超支或节省的具体原因。此外，软件在材料出、入库统计、库存查询等方面，也将发挥无可替代的重要作用。

二、 软件在人工费管理方面的重要作用：

人工费开支一般要占到工程总造价的20%左右，所以，人工成本控制也是工程成本管理的一重点。人工费有多种计算标准：

（1） 管理人员工资一般按月支付；

（2） 外包工队一般按已完工工作量和合同单价计算；

（3） 临时雇佣人员工资一般按日支付。

尤其是外包工费：既要按照合同商定的工程量和单价计入工程成本，又要按施工进度预付人工费，最后还要在竣工验收后进行结算。金额虽不大，但外包工单位的数量和支付次数却非常多，极容易发生错误和纠纷。

工程项目成本管理软件，除了可以按照各种标准计算各类人员工资外，还可以自动记入相应单位的往来帐；每次预付人工费时，也会自动记入往来帐；另外，您还可以通过软件及时查看每个往来单位余额和每次人工费计算、预付等详细情况。

三、 软件在往来单位管理方面的重要作用：

工程施工过程中，项目部需要向各类供货商购入材料，另外还要与建设单位、银行、租赁公司等等，发生各种各样的往来款项。每种往来业务都有其特定的发生时间和特点，如果用传统的手工方式来处理，不但费时费力、容易出错，而且很难做到即时查询，而软件却可以轻松解决这些问题。

四、 软件在现金及银行流水帐管理方面的重要作用：

项目部的资金有多种来源渠道：建设单位拨款、银行贷款、外单位借款和自有资金垫支等。工程施工过程中，需要用现金来支付各类材料款、人工费、工程杂费，以及与各种往来单位平帐。如果用手工来记录和管理这些开支，将是杂乱无章、难以统计和查询的。在这个问题上，软件将发挥重要作用。

五、 传统会计报表在项目部成本管理中的局限性：

1、 传统手工记帐和财务软件所提供的传统财务数据，带有很大的局限性：项目部成本管理和控制需要的是实时成本数据，而财务部门只能在月末、以固定的报表格式提供一些静态的数据。数据的详细程度和针对性，也不可能满足项目成本管理的要求。这一点在上面已经提到，在此不再多说。

2、 施工企业财务部门与基层项目部在地理位置是脱离的：二者之间的数据传递，难以做到及时有效。即使运用当今比较先进的计算机网络实现了数据传递的及时性，财务帐目和财务报表的专业性，对一般的项目经理来讲也难以看懂，更不必说有效的用于成本控制了。

六、 软件可以为财务部门和管理层提供大量的实时、有效的数据：

施工企业基层项目部配备工程项目成本管理软件后，可以向公司财务部门和管理层提供实时、有效的工程成本、材料消耗、费用开支、往来单位结算等方面的第一手详细数据；便于公司财务部门与项目部、各往来单位间核对帐目；便于公司管理层及时掌握各工程项目的资金投入、成本开支、往来帐款等重要数据。

第三章 软件在项目部推广应用的可行性

一、 项目部已经具备的硬件条件：

项目部一般都已经配备电脑，不需要额外的硬件投资。

二、 项目部软件操作人员的配备：

软件在设计开发阶段，就一直贯彻“低起点，零培训”的设计理念，因此软件自身具有极强的易用性，不需要为项目部配备专门的软件操作人员。项目部现有的成本核算员、资料员、统计员、材料员，甚至是项目经理本人，都能完全胜任数据输入工作，并可以熟练操作该软件。

三、 一次投资，多年受益

软件与其他固定资产投资不同，它没有使有年限的限制，也不会折旧。企业一次性投入可无限期的、在多个工程中受益。

四、 有利于树立企业形象、增强企业核心竞争力

基层项目部配备成本管理软件后，既可以树立公司在业界的形象，还可以提升企业的整体管理水平，增强企业的核心竞争力。

第四章 软件提供的功能模块

一、工程管理：

一套软件可同时管理任意多个工程

二、材料成本管理

1、大宗材料购入、调入

2、甲方供材

3、辅助材料入库

4、材料出库

5、现场材料退库

6、库存材料出售

7、库存材料调拨到外部单位

8、库存材料在工程之间调拨

7、现场材料盘存

三、人工费管理

1、外包工费按工程量计算

2、外包工费分次预支

3、临时用工、管理人员、后勤人员工资管理

四、工程杂费管理

包括各类规费、办公费、餐费、摊销费、租赁费、装卸费、运杂费等

五、往来单位结算管理

1、 外包工单位结算管理

2、 材料供货商结算管理

3、 建设单位供材、预付、结算管理

4、 公司内部员工、贷款银行、其他项目部、个人的收付款结算

六、现金、银行流水帐管理

在购入材料、支付人工费、支工程杂费、支付或收取往来单位各类款项的同时，自动记入相关业务的现金、银行流水帐，不需要用户再次输入。

七、 工程成本报表分析系统

包括30余种各类成本报表，涵盖材料出入库、材料成本、人工费、工程费用、往来单位结算、建设单位结算、现金银行流水帐等等。

第五章 长风工程项目成本管理软件的主要特点

这不是一套施工企业财务管理软件，也不是一套单纯、平庸的项目部材料管理软件。它是我公司面向建筑施工企业及其基层项目部推出的一套实时成本核算管理系统。

一、软件在材料管理方面的特点：

1. 大宗建筑材料（如：地材、主材等）一般采用“以用定购、即购即用”管理方式。软件采用输入入库单后自动生成出库单，并自动记入现金银行帐（赊购时：往来帐）的模式；

2. 重要材料（如：钢材、木材、水泥等）一般由甲方直接供货，不需要施工企业安排采购，甲方供货时直接运送到施工现场。软件采用输入入库单后自动生成出库单，并自动记入建设单位往来帐的模式；

3. 辅助材料和小型工器具，一般采用“一次购入，多次领用”的管理方式。软件采用输入入库单后，自动记录现金银行帐（赊购时：往来帐）的模式。工程需要材料时单独生成出库单；

4. 一个项目部有几个单项工程同时施工时，可能存在各种材料在工程间相互调拨的情况。软

件在生成调拨单后，会自动在另一工程中生成入库单和相应的出库单，极大减少了用户的工作量；

5. 月末、季末、年中、年末等重要时点，对施工现场材料盘点时，软件可自动记录现场剩余材料。在核算工程成本时，会自动扣除这部分材料，计算出工程材料实际消耗；

6. 工程竣工后（或：施工过程中），出售或调出剩余材料时，软件在生成出售或调出单的同时，会自动记入现金银行帐（或：往来帐）。

此外，我们考虑到材料品种、规格的复杂多样性，优化了材料输入界面。对用户来讲不需要过多的点击鼠标和键盘，只需输入几个数字（数量和单价）即可完成所有单据的输入工作，最大限度的减少了用户的工作量。

二、 软件在人工费管理方面的特点：

1、 软件自动对每一外包工单位设立了一套往来帐，用户输入工程量时会自动记入该往来单位的应付方，支付人工费时会自动记入该往来单位的已付方，并可随时查询打印每一外包工单位的结算、支付明细；

2、 临时雇佣人员工资一般采用“随用随支，当日结算”的管理方式。支付该类人工费时，软件自动登记现金流水帐；

3、 管理人员工资多采用按月结算的支付方式。支付工资时软件自动登记现金流水帐。

三、软件在工程费用管理方面的特点：

项目部一般采用“随支随报”的管理模式。用户可一次输入多项费用，发生工程杂费时，软件自动记入现金流水帐或相应单位的往来帐上。

四、 软件在周转材料租赁管理方面的特点：

每个项目部一般都需要从多个租赁（站）公司租入各种周转材料和施工设备，当项目部有几个工程同时施工时，就会出现多个工程与多个租赁公司的交叉结算问题；针对这个难题，我公司提供另外一套软件来计算周转材料租赁费，即《周转材料租赁管理软件》。该软件不仅可以计算周材租赁费，还可以计算周材的损坏维修费、运杂费等项目，并提供了16种各不相同的结算清单。

五、 软件在往来单位结算管理方面的特点：

施工过程中，项目部与外包工队、材料供应商、建设单位之间会发生各种挂帐、收付款、结算等业务，而每一类型的往来单位都有自己的业务发生特点：例如：外包工队会在预支和验收结算时发生业务；材料供应商会在供货和支付材料款时发生业务；建设单位会在供货、拨款、结算时发生业务。本软件充分考虑到以上各种往来单位的业务的特点，全部随业务数据的输入而自动登记各自的往来帐，并可随时查看任一时间段的业务往来明细记录。

六、 软件在项目部现金银行流水帐管理方面的特点：

工程施工过程中，项目部经常需要用现金来支付各项材料款、人工费、工程杂费、规费，以及与各个往来单位平帐等。本软件中的所有现金银行收付款业务都是随业务数据的输入而自动记入现金银行流水帐的，不需用户作任何操作。

七、 实际成本与预算成本、目标成本实时对比的重要性：

工程实际成本与预算成本相对比，可以验证工程预算的准确性，为今后的工程预算总结经验；实际成本与目标成本实时对比，既可以及时反映各项成本开支的合理性，又可以验证目标成本制定的合理性，为今后制定更加合理的目标成本积累经验。用户只需输入各项费用的预算数和目标降低比率，软件会自动计算出目标成本，并自动将实际成本与预算成本、目标成本相比较，计算出超支、节约差异金额和百分率，为项目经理实施成本控制提供最重要的决策依据。

第八章 长风工程项目成本管理软件相关报表

1. 材料出入库明细表

2. 材料库存明细表

3. 材料实际消耗数量与目标消耗对比

4. 材料实际消耗数量与预算消耗对比

5. 工程实际成本与目标成本对比

6. 工程实际成本与预算成本对比

7. 工程成本按施工阶段汇总

8. 工程费用按施工阶段汇总

9. 人工费按施工阶段汇总

10. 领用材料（按规格）分施工阶段汇总

11. 领用材料（按品名）分施工阶段汇总

12. 领用材料（按类别）分施工阶段汇总

13. 进场材料（按规格）分供应商汇总

14. 进场材料（按类别）分供应商汇总

15. 进场材料（按品名）分供应商汇总

16. 进场材料（按规格）分期累计汇总

17. 进场材料（按品名）分期累计汇总

18. 进场材料（按类别）分期累计汇总

19. 赊购材料分期累计汇总

20. 领用材料（按规格）分领用单位汇总

21. 领用材料（按品名）分领用单位汇总

22. 领用材料（按类别）分领用单位汇总

23. 消耗材料（按规格）分用途汇总

24. 消耗材料（按品名）分用途汇总

25. 消耗材料（按类别）分用途汇总

26. 消耗材料（按规格）分期累计汇总

27. 消耗材料（按品名）分期累计汇总

28. 消耗材料（按类别）分期累计汇总

29. 赊购材料明细表

30. 购入材料明细表

31. 领用、退库材料明细表

32. 出售、调出材料明细表

33. 往来单位欠款分期汇总

34. 往来单位收、付款明细帐

35. 往来单位结算明细表

36. 建设单位拨款及供材分期汇总

37. 建设单位拨款及供材与工程进度对比

38. 现金银行流水帐

第七章 总结

项目部成本管理软件的应用，是施工企业信息化建设的核心组成部分，也是施工企业信息化建设中发挥作用最大、产生管理效益最明显、见效最快的部分。所以说，企业信息化建设应当首先考虑工程项目成本管理软件。

一个工程项目，从投标、中标、筹措资金、开工准备、工程施工到竣工结算，最少也需要一年多的时间，有的工程则需要几年甚至十几年。几年磨一剑，既然非磨不可，就要磨好、磨利，只要抓住了工程项目成本管理这个“牛鼻子”，就可以实现企业利润最大化。我们相信：《长风工程项目成本管理软件》可以帮助您实现这个愿望。