人事档案登记表

人事档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完

第二条 第三条 第四条第五条 第七条 整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。特制订本制度。

档案与借阅的定义。

档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。

本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。

第二章 人事档案分类

员工人事档案具体分为分四大类：即入职档案、职位档案、薪酬考核

档案、其他档案。

入职档案。

1. 个人简历、员工入职登记表、面试评价表、身份证、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

2. 动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

职位档案。

职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。

第八条 薪酬考核档案。

试用期考核表、员工试用期总结表。季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

第九条 其他档案。

个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交

接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议

第三章 档案的归档、核对与传递

第十条 归档的程序如下：

首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。登记《人事档案登记表》，见附件1。最后，在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案盒中，同时备份电子版。

第十一条 人事档案的核查核对。

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

第十二条 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 第十三条 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑

问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第十四条 人事档案的转递。

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： ⑴取出应转走的档案。 ⑵在档案底账上注销。

⑶填写《转递人事档案材料的通知单》。 ⑷按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第四章 人事档案的利用

第十五条 人事档案的利用有以下三种方式：即查阅、借出使用、出具证明材

料。

第十六条 查阅。

设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

第十七条 借出使用。

相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。见附件

第十八条 出具证明材料。

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖

公章后方能生效。

第五章 人事档案的管理

第十九条 在通过以上方式管理人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护

人事档案完整安全的重要保证。具体分为以下三种：

第二十条 查阅手续。

查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者填写《档案利用申请表》，见附件2。在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

第二十一条 外借手续。

首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。

第二十二条 出具证明材料的手续。

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门) 提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第六章 人事档案保密规定及保存期限

第二十三条 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类

存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

第二十四条 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人

员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

附件1

人事档案登记表

一、基本情况

二、入职情况

三、档案所含资料

二、员工变动审批表

调动事项：

调职专用：

离职专用：

审批：

直属上级： 行政部/人力资源： 财务部： 总经理： 董事长：

日期：______年____月___

三、员工奖惩记录表

填表日期：

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