差旅费报销管理制度
差旅费报销管理制度
公司所属各单位:
为进一步加强对差旅费的管理,适应当前的物价水平,根据河南省财政厅文件精神,结合公司总部搬迁北京,原河南总部变为华中生产配送基地的实际情况,重新修订出差人员差旅费报销管理制度。
第一条 出差申请
(一)各单位团购业务人员在开展团购业务需出差时,须提前向所在单位负责人请示,并说明业务进展情况,经批准后方可外出(同时须办理相关出差手续);业务单位负责人因团购业务外出时,须向上级主管领导请示;职能部门人员到外地出差,须经过有关主管领导批准。
(二)出差人员在“出差申请报告”中须写明出差理由,拜访客户单位,核定出差任务、人数、地点、时间、所乘交通工具、差旅费借款金额等。有关领导批准后,到财务办理预支手续。
(三)未经请示或批准并且业务未达成协议所产生的差旅费由本人承担。如果超过原定计划天数须经有关领导批准,否则对超过天数的费用不予报销。
第二条 出差人员的住宿费:
(一)住宿费
出差地区有公司分支机构可提供住宿条件的,出差人员应在分(子)公司提供住宿的地方住宿,无住宿条件的按下列住宿标准执行。
住 宿 标 准
以上标准为1人/夜.床。超出标准部分自理,达不到标准,凭住宿单据实支金额报销。
出差人员到北京(不含北京人员)、上海、广州、深圳、厦门等地区出差,住宿标准在以上标准的基础上另外提高100元,凭住宿发票报销,如副总经理以下省外住宿标准为160元,到北京出差,省外住宿标准为260元。
出差人员乘坐车、船等交通工具过夜,由接待单位免费接待或住在亲友家无住宿费发票及公司安排住宿的,一律不予报销住宿费。
(二)交通费
1、乘坐车、船、飞机等级的标准:
(1)董事长:飞机(头等舱);火车(软席);轮船(一等舱);
(2)总裁:飞机(普通舱);火车(软席);轮船(二等舱);
(3)副总裁:经请示后可做飞机(普通舱):火车(软席);轮船(二等舱),高铁(二等座);
(4) 其他人员:火车(硬卧);轮船(三等舱);长途汽车(大
巴、中巴、普通);动车(二等座),总经理可以乘坐高铁二等座,副总经理及以下人员坐高铁按动车(二等座)报销。
2、对于有车的业务人员(不含有车补的人员),出差开车办业务,按所去的目的地的普通长途汽车费用进行报销(不含过路费)。
3、乘坐火车的改签费用、补票费用、退票费用予以报销。
第三条 差旅费补助标准
(一)补助标准:补助按日历天数计算,即超过每日夜里12点为一天,不计算从几点走。如去洛阳办公事当日下午从郑州乘坐火车到洛阳,第二天12点回到郑州,只算一天补助)。
补 助 标 准
注:监事会主席同总裁标准;分(子)公司总经理、部门总监、总裁助理按总经理标准;团购总监、部门副总监、资深主管同副总经理标准;其他按副总经理以下标准。
(二)在郑州或北京本部举行的月度、季度、半年度、年度述职会议、新品发布会议、大型营运活动、开业活动、学习培训等无补助费,只报销市内往返的公交车票及地铁票据。
(三)外派至北京总部的职能部门人员回到郑州市内巡店、培训指导工作,无补助费;到郑州以外的店面(不含北京、含石家庄及南京)巡店、培训指导工作,每日补助费50元。出差途中回家探亲,补助天数需剔除探亲天数计算。非外派人员按正常出差报销。
(四)省级公司职能部门人员到北京相关职能部门实习,每日补助费为50元;省级公司职能部门人员到郑州职能部门或生产车间实习,每日补助费30元;公司不安排住宿的,住宿费按属地标准报销 。
(五)河南省内大区人员(包括店长、业务人员、总经理等)回郑州报账、开会(不包括月度、季度、半年度、年度述职会议、新品发布会议)住宿费为40元(不含公司安排住宿及家在郑州人员),每日补助费30元。报账补助按财务通知报账天数计算。
(六)业务人员因公下县出差,每日补助费30元。
(七)出差人员到北京(不包括北京人员)、上海、广州、深圳、厦门等地区出差,补助标准在以上标准的基础上另外提高50元/天,凭发票报销(不含餐费及礼品费发票)。
第四条 境外及台、港、澳出差
公司人员因公需要出差到境外办事,按照实报实销的原则处理,凭发票进行报销。
第五条 外派人员回家探亲管理
(一)省外外派人员每年享受探亲假。原则上3个月一次,每次5天;省内外派人员每年享受探亲假,原则上3个月一次,每次3天。当季有效。
(二)具体休假时间根据工作需要由本人申请、按照公司考勤管理规定逐级审批。
(三)外派人员回家探亲无补助费;
(四)报销路途费用(含火车、长途汽车)为外派人员工作场所地到外派人员入职地(即初到公司所在地),如外派人员在漯河进入公司外派到北京工作,只报销北京到漯河,漯河到家庭所在地不予报销,回程同样方法处理。
(五)外派没有车补的人员回家探亲,按本规定第五条第四款执行(不含有车补人员)。
第六条 差旅费审核程序
出差人员填写差旅费报销单的实际内容,包括:车票、住宿发票、其他发票的金额、补助标准,差旅费报销单及粘贴单各要素填写齐全粘贴完备后,由所在公司总经理审核差旅费报销单所填的起止时间、地点是否属实,发生的实际开支是否合理,等等,然后按公司规定履行报批程序,经公司领导审核无误签字批准后,财务报销。
(一)报销人持报销单据至财务部, 由主管会计对差旅费报销单所填写的金额与粘贴单上的车票、住宿发票、其他发票的金额进行核对,对不符金额予以退回,重新办理。在审核时,对审核扣除的不合规票据,需全额扣除的必须在票面上注明作废,需部分扣除的必须标明实报金额,审核补助标准是否超标,对于有个人欠款的,相关领导必须标明“冲个人借款××元,余款予以报销”字样。
(二)经相关领导签字批准后,对于欠款的报销单,出纳必须给经办人员开具收据(收据上必须盖有财务专用章),同时做账冲个人欠款,出纳按照相关领导所签的金额予以报销,并在已报销的发票上盖上“现金付讫”章。
第七条 差旅费单据审核标准
票据本身不合规定的不予报账:
(一)发票抬头不符的,兑奖区已撕掉的;
(二)发票填开项目不全(包括无金额、超出发票规定的限额等)、填开项目错误、二次添加涂改、复写式发票非正常复写开具、电脑版发票手工填开等;
(三)裁剪式发票裁剪错误;
(四)加盖多种不同名称的印章或虚假印章的;
(五)发票票面印有“盖章有效,单位盖章、发票专用章”等字样,而未按规定加盖相关有效印章的;
(六)白条收据、假发票、过期作废发票、票据类型与经营项目不符的;
(七)超过公司规定的报销时间的;
(八)未经请示或未经批准并且业务未达成协议所产生的差旅费。
第八条 单据粘贴及填写要求:
(一)原始票据要粘贴牢固,不能有自动脱落现象,发生缺少票据时视同多报予以扣除。
(二)票据要严格按行程时间先后顺序粘贴(即按抵达车票在前,住宿发票在中,离开车票及到达下一地点车票在后,以此类推),不准按后先顺序、住宿发票和车票分别粘贴或不按顺序随意粘贴。
(三)票据粘贴要统一由右向左、票面向上、均匀整齐地排列粘贴在粘贴单上,上、下、右不能超出粘贴单,左不能超出粘贴线。票据较大时应予以适当折叠。票据较多时,可按顺序粘贴在多张粘贴单上,差旅费报销单要统一面朝上纵向粘贴在最后。
(四)差旅费报销单、粘贴单必须使用公司统一的格式和要求,各要素填写齐全。差旅费报销单所填的行程路线上的起止时间、地点前后必须连贯,无车票的、自带车和乘坐客户车也必须
填写出差起止时间和起止地点,然后在备注栏予以备注。
(五)报销单、粘贴单之间必须上下对齐,用胶水粘贴,不能用订书钉、大头针或回形针装订。
(六)所有票据粘贴时,不能覆盖票据金额、乘车时间、发票号码等票据信息,特别是手工车票及火车票,实报金额和票面金额不符的,一定要注明“实报××元”字样。
(七)所有票据必须由经办人签名,差旅费报销单由部门主管领导、主管会计审核签字,所有人员签字不得覆盖票据金额、乘车时间、发票号码等票据信息。
第九条 各公司各部门人员,应在回程后7天之内到财务部门报账,外地分(子)公司应在报账日到财务部门报账。
第十条 本制度适用于各公司。
第十一条 本制度从下发之日起执行,由公司财务部负责解释。同时废止公司原有的差旅费报销制度。
年 月 日