来源原则仍是电子档案管理的基本原则

来源原则仍是电子档案管理的基本原则 The source principle is still the basic principles of electronic records management

内容提要：概述了来源原则的产生和形成过程。来源原则的核心思想实质是确立全宗并保存全宗的完整性。逐步分析和例证了来源原则仍是电子档案管理的基本原则，并指出：电子文件时代来源原则也需要不断辩证的发展。

Abstract: Outlines the sources of the principle of generation and formation process.The core idea in real terms of the source principle is to establish the integrity of fonds and save the Fonds.Step by step analysis and examples of the source principle is still the basic principles of electronic records management, and pointed out: the source principle of the era of electronic documents need to continue the development of dialectical.

关键词：来源原则;基本原则;档案管理;电子档案管理;新来源观

Key words: Source principle; basic principles; file management; electronic records management; new sources of concept

一、来源原则的肇始和流变

来源原则是档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。

按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予了理论论证。

尊重全宗原则是法国在1841年 2月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》 中首次提出的。其主

要内容包括：①要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案归集在一起,组成全宗。档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。②每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。德国汲取了尊重全宗原则的核心内容──来源，并加以延伸和发展。1881年7月1日颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。其基本要点是：①要求档案馆把从各机关登记室 (相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管,不同来源的档案不得相混淆。②要保持档案在原登记室的整理顺序,不得再重新分类整理,以保持档案中已有的联系。这样,德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。荷兰1897年正式采用来源原则管理档案， 三位档案学家于1898年合著了《档案整理与编目手册》，从理论上进行了论证：书中指出，来源原则的实质在于来源的一致性。同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。

在廿世纪，来源原则获得更加广泛的传播、运用和发展。首先，各国都以来源原则为基础，提出并采用了符合本国档案实际的基本管理单元──档案全宗、档案组合、文件组合

等。其次，与来源原则相关的一些概念得到了进一步的论证。如美国档案学者D.格雷斯在其《档案与手稿的整理和编目》(1977)中对"来源"的定性叙述。他说："来源就是指原来的机关，即在处理事务中产生或收到并积累文件的机关或行政单位。个人、家庭、公司或者其他的个人文稿来源，也包括在内。"国际档案理事会1984年出版的《档案术语词典》，不仅为来源原则下了定义，介绍了它的起源和发展，还对一些相关概念──来源、全宗、组合等，以及相关原则──事由原则、尊重原有次序原则等，分别设条目进行论证。第三，出现了自由来源原则、马列主义来源原则和资产阶级来源原则的新概念和新提法。德国档案学家A.布伦内克在20世纪30～40年代提出了自由来源原则，试图修正和发展来源原则。他要求从哲学的观点而不是从生物学的观点来理解档案有机体的思想，不要因保持原有次序而把来源机关在整理工作中的缺点和错误也原封不动地保留下来。对布伦内克的论点评价不一：一种认为他使来源原则得到升华，发展到一个新的阶段；另一种则认为并无实质性的理论突破，因为人们遵守了来源一致，但并没有把保持原有次序绝对化。马列主义来源原则和资产阶级来源原则是德意志民主共和国的某些档案学者提出来的，他们认为两者的区别在于前者能够表明档案在一种社会形态内的组织联系，后者则只局限于一个机关的档案文件之间的相互联系。

来源原则被公认是组织档案基本管理单元的理论依据和档案学的基础理论。它使档案与图书在整理和分类上严格划清了界限。

二、来源原则是档案管理的基本原则

一九一〇年召开的国际档案图书大会上，来源原则被确定为档案专业的基本原则。在应用的过程中，来源原则的内涵日臻完善，成为档案分类中的至善、最高的基本原则。

来源原则是历史唯物主义方法论运用于档案实体管理的具体体现，它强词了档案与其形成者的来源联系是档案诸多历史联系中的最重要联系。来源原则要求在档案管理过程中按来源划分档案实体，要求将档案按其形成者的来源进行分类，以保持档案实体的有机联系。来源原则在档案整理过程中，将源出同一形成者的档案组成一个全宗，并以全宗作档案实体整理的基本单元，一个全宗就包括同一形成者来源的所有档案。其优点在它有利于保护文件的完整；有助于说明文件的重要性，即有助于保持文件的证据价值；它为档案工作者在文件的整理、编目和提供利用方面提供了经济可行的指导方针。

来源原则在档案价值鉴定中也起着重要作用。档案学者冯惠玲指出：“来源原则不仅是档案整理与编目的原则，而且它涉及到整个档案学科，包括在档案检索中具有特殊的价

值，以及在档案价值鉴定中具有极端重要的作用”。我国的档案法规中关于档案保存价值的规定也体现了来源原则。例如档案馆对机关档案室保存的档案的接收，首先是对属于本馆接收范围的档案进行接收，这就是根据来源是否接收外来档案。另外，机关档案、归档范围及其保管期限的划分，也是结合档案的来源特征来确定的。在保管期满的档案的存毁鉴定中也体现了来源原则的思想。

三、来源原则仍然是电子档案管理的基本原则

随着电子计算机技术以空前的速度急剧发展，电子计算机在政治、军事、经济、文化以及人类生活各个领域的应用也愈加普遍，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。 由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件。电子文件归档后即形成了数量庞大的电子档案。

各国档案工作者在研究如何管理电子档案时，对百多年行之有效的来源原则进行了重新思考。其结果,仍然对来源原则在电子文件管理中的指导作用持肯定态度。认为来源原

则在电子文件时代仍然是档案管理的基本原则。

到二十世纪八十至九十年代，美国档案界越来越认为来源原则在现代文件，特别是电子文件管理中有不可替代的重要作用。例如美国国家历史文件和出版委员会在1991年一次读者讨论电子文件的会议上达成共识— — 获取电子信息的形成和使用的背景信息在电子文件管理中至关重要。这一提法扭转了过去认为来源原则对电子文件管理已没有意义的观念，标志着美国档案界对来源原则基础地位的再度肯定。

电子档案这种信息技术的全新产物,对传统档案理论产生的重大影响虽然已是毋庸置疑,但这种影响不会是颠覆性的。一九九六年在北京召开的第十三届国际档案大会上,意大利的A. 穆勒和加拿大的特里·库克分别评价了来源原则在电子文件时代的作用。穆勒认为尽管来源原则可能不会提供解决每一个问题的数学公式,但它肯定能成为指导我们努力方向的一个指针。库克进一步指出, 在电子文件时代对来源原则的重新审视，有可能促使“来源”观念的转变，即从等级结构原始文件产生部门为中心的实际来源，转变为以变动、临时，甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源；从传统理论对实体保管对象— — 实态文件的关注，转变为对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系，目的，意图，相互关系，职能和可靠性的关注。

在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成或保管过程，文件将很可能不存在，或者至少不可能被鉴定，保存编目或提供利用。他认为只有坚持“来源、尊重全宗、前后联系”等档案专业和理论的传统核心,才能更好地适应电子时代的挑战;只有保持传统档案原则的稳固基础,才能应付新技术和新载体带来的未来挑战。

电子文件时代来源原则也需要不断辩证的发展，这是当今信息爆炸时代对档案管理理论的更高要求。电子文件时代的来源原则被赋予了新的内涵，这就是所谓“新来源观”。传统的来源一般指文件的形成机构或形成者，是一种实体的来源；而在电子文件时代，由于计算机技术，通讯技术和数据库技术的广泛运用，使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据成为现实。这就使各种不同结构的组织体成为档案数据的共同来源，而传统的单一来源的概念发生了变化。这种来源不仅指文件的形成机关，而且更加强调关注文件形成者、形成过程等相关的信息。因此档案人员的关注焦点不仅包括文件形成机关这种实体来源，而且更要关注变动、临时、甚至虚拟机关中文件形成者的职能和业务活动这种概念来源。

【参考文献】

1.薛四新等主编《现代档案管理基础》 机械工业出版社 2007年1月版

2.意大利--A. 穆勒和加拿大--特里•库克的发言稿 第十三届国际档案大会 北京 1996年

[ Ref. ]

1. Xue Sixin," the management of the modern archives foundation" Machinery Industry Press2007January Edition

2. Italy - Muller A and Canada -- Terry Cook's speech in Beijing in 1996Thirteenth International Congress on Archives