建立目标参展商数据库

一、建立目标参展商数据库

（一）、收集目标参展商信息的渠道

目标参展商的有关信息可以通过以下各种方法来收集：

1、通过行业企业名录收集

2、通过商会和行业协会收集；

3、通过政府主管部门收集；

4、通过专业报刊收集；

5、通过同类展会收集；

6、通过外国驻华机构收集；

7、通过专业网站收集；

8、通过电话黄页收集。

（二）、招展价格折扣制定

1、统一折扣。

所有的参展商都适用于一个统一的折扣标准。折扣标准按照参展商参展面积的大小来制定。

2、差别折扣。

将价格折扣标准按需要分为几种，针对不同的标准执行不同的价格折扣。

3、特别折扣。

通常是给予那些参展规模较大、在行业内有较大影响力和知名度的企业以特别优惠的价格。

4、位置折扣

针对展馆内场地位置的优劣而制定的折扣标准。 第十章：招展过程中的电话回访

三、回访应达到的什么样的目的？

1、进一步搞清楚对方展会负责人到底是谁（或相关人员是哪几个）。

2、搞清对方的负责人是否收到邀请资料。

3、对方的负责人对展会有什么看法和建议。

4、加深对对方的了解和实力的认识，判定参加展会的可能性。

四、招展人员在回访前应做哪些预备

1、首先对招展邀请函的文字内容要完全掌握、理解。重点是展会“名称”、“时间”、“地点”、 “展会特点”、“观众组织方式”、“价格”、“报名程序”、“展位安排”。

2、对对方情况有个简朴的了解。重点是对方的“企业实力”、“市场走向”、“销售网络”、“产

品及用途”。

3、对对方同类企业或产品有初步的了解。

五、回访中常见的“意外”问题及解决办法

1、对方不愿告诉负责人姓名

解决办法：打不同的电话，没有其他电话就变换身份，绕开“不合作”的人。

2、负责人不在或经常不在

解决办法：设法得到负责人手机，直接打负责人手机。

3、以前找到的负责人是假的或不是真正的负责人

解决办法：设法找到总经理，总经理肯定是负责人。

4、对方不止一个负责人

解决办法：只有大公司或治理混乱的公司才会出现这种情况，设法找到总经理，总经理可能

会指派负责人，或者每一个可能负责的人都电话联系以下，再做判断。

5、没有负责人的直拨电话

解决办法：路在脚下，电话在嘴上，问一问就知道了。

6、负责人不愿交谈

解决办法：人有悲欢离合，可能是对方碰到不顺心的事情了，要礼貌客气地回避。可以打个

电话咨询对方其他人，了解原因，必要时发个短信问候一下，或找机会再谈。

7、对方不知道负责人是谁

解决办法：可能对方是新来的，或者对方级别太低，对方是大公司，部门太多。可以问一问

对方有那些部门，设法要到部门经理或总经理办公室的电话，再逐级落实。

六、回访时对方常提到的问题

1、价格能不能优惠？

2、如何保证展会效果？

3、全国/球展会这么多，为什么要参加你的展会？

4、展会是怎样宣传的？你们的展会都做了哪些宣传？

5、现在有哪些企业已经报名参加？我的竞争对手（同行）哪些企业已预备展位？

6、专业观众(买家)怎样邀请组识的?

2、展会日期不太适合？

3、同期有别的展会举办吗？

4、展会地点不太方便？

7、

13、你们为参展商的推广提供什么协助？

14、

15、我们通过参展能得到多少回报？组展机构可以提供参观买家专业性的保证吗？

21、参展大约需要多少预算，是否有补贴？

22、我们已经确定参加另一个展览会了？

23、必须先交纳展位预定金吗？

25、我们预定的展位，周边都是哪些企业？

2634、现场直接交费，可以吗？

35、如何预定酒店服务？

36、展位付款的最后期限是什么时间？

37、39、企业信息登录会刊，需要额外支付费用吗？

42、同期的会议，我们如何参加？

43、我们需要准备多少印刷品？

45、展装手册何时寄出？

47、我们可以组织什么样的现场推广活动？赠品

50、参展企业赠送多少门票？

51、开幕式我们的企业领导可能参加吗？以何种形式？

53、现场服务找哪位较好？

54、展区经理是哪位？

56、您的展览和其他展览有何区别？ 57、参加展览我们能获得多少收益？

七、回访举例

例一、回访测绘设备生产企业

回访对象：北京******有限公司

企业情况：*****

负责人：张***经理联系人：殷***小姐

电话：010—87654321 传真：12345678

以前信息处理的情况是：邀请函已于11 月12 日发给殷小姐，当时张经理不在，邀请函已注 明张经理收，请殷小姐转交

回访的程序：

1） （拨电话，电话接通）

2） 招展人员：“您好，北京***国际展览有限公司的张*，请问张经理在吗？

3） （若接电话的就是张经理）张：“我是张****。”

4） 招展人员：“打扰您，张经理。是这样的，11 月12 日，我给您传真了一份******展览 会的资料，展会是*****主办办的，是*****（展会亮点）的展会，时间是****，委托贵单位 殷小姐转交的，张经理看到过吗？”

5） （若张看过）张：“看过，但还没有考虑”。

招展人员：“****展会是****的展会，上届****，目前中国有****企业报名/****正在

积极咨询/正在选择展位....。不知张经理对展会对有没有兴趣？贵公司是否有做****市场 呢？”

（若张有做***市场）张：“我们有做****市场”

招展人员：“那，要不您参考一下资料吧，这个展会效果确实不错，(像上届***去的本

届还计划去/已经报名了) or (是**地方最专业的/影响力最大的/规模最大的.......展会，每年都 有来自**国、**国......来参展）。上次转交给您的资料您手里还有保留吗？要不您是否方便告 诉一下您的个人邮箱，以后有相关展会信息或市场新闻，我都可以发到您邮箱里参考？ “另外，贵公司以前主要参加哪里的展会呢？”

........

（若张有无***市场）张：“我们不做****市场”

招展人员：“那，张经理主要做哪里的市场呢？ 我看看是否有与贵公司市场方向相匹配 的展会？

（若张无展会经历）张：“我们（以前）不参加外展/距离太远/听人说效果不好..... 招展人员：“哦，那贵公司主要通过电子商务网络推广外贸业务？ 其实展会呢，是搭建 与潜在客户/当地经销商/分销商/渠道商的直接的面对面交流的机会，一些大的单子一般还是 要经过面对面的交流完成的，像上届***展会，****公司在会展期间就签了****万美元/欧元 的单子，他们海运过去的样品在展会现场就直接被客户定走了。（客户犹豫中.......);要不这样 张经理，去不去没有关系，上次发给您的资料，您先保存，如果以后有需要或有相关其他计

划，咱们再联系；您看您是否方便把您的邮箱和直拨电话告诉我呢？ 以后有相关的信息， 我可以发给您参考。（如果感觉到上次发的资料客户早丢了，“要不我再发您一次参考？”， 客户没丢，自然会说“我这里有你的资料”如果丢了，目前在犹豫状态中，可能会说“好的， 你再发一次吧”，则顺便和客户核对传真，并顺便要下客户的邮箱和直拨电话。）

备注：以上回访中，如果张经理没有看到资料，则需要重新给张经理发传真，最好能约定 20 分钟以后再给张经理打电话。（如果感觉到上次发的资料客户早丢了，“要不我再发您一 次参考？”，客户没丢，自然会说“我这里有你的资料”如果丢了，目前在犹豫状态中，可 能会说“好的，你再发一次吧”，则顺便和客户核对传真，并顺便要下客户的邮箱和直拨电 话。）

再次跟单时，则可尝试着问问，是否有相关计划？大概什么时候能确定？ 主要是他/她确定 还是另有相关领导？他们一般参加展会去几个人多大面积？这个展会要不要预留摊位计划 几个人要不要做个报价？通过摊位比较紧张、谁谁已经报名、货运需要提前3 月集货、办理 签证用的邀请函时间紧张、相关节假日时间扣除后实际时间不多、机票酒店紧张等方式催单。