社保中心文书档案管理办法
社保中心文书档案管理办法
一、为进一步贯彻落实《档案法》，加强我中心文书档案管理工作，结合我中心实际和文书档案形成的特点，特制定本办法。
二、文书档案是我中心档案的重要组成部分，是我中心各项工作的真实记录，应把文书档案的收集、整理、立卷、归档工作列入本中心的经常性工作，同其它工作同考核。
三、文书档案的立卷归档。凡是反映我中心管理等各项工作活动，具有考察利用价值的文件材料均属归档范围。凡是归档的文书档案材料，有关档案工作人员必须将其收集齐全，遵循档案的自然形成规律，进行整理、立卷、编目、装订后按规定时限入室归档。
（一）质量要求：
1、归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔复写、书写、签发、修改文件。
2、归档的文件正本、附件、印件、底稿和请示、批复、转发文件与被转发文、多种文字形成的同一文件作一件订在一起，不得分开。
3、不同年度的文件不得一起立卷。跨年度的请示批复放在批复年立卷，没有复文的就在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在总结针对的最后一年度立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
4、卷内文件排列秩序，对密不可分的材料依顺序排列，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要的法规性文件历次排列在定稿之后，其他材料按形成的规律特点排列。
5、卷内文件材料要用铅笔依次编写页号，应统一在有文字的每页材料正面右上角，背面左上角填写页号，页号不得重编或漏编。
6、对永久、长期和短期案卷，按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名，不得随意更改和简化，没有题名的应拟写清楚，填入有关项内。
7、对与文书档案有关的照片要有文字说明。
8、有关卷内文件材料的说明，应逐项填写在备考表内，并将立卷人姓名、立卷时间填上，以示负责。
9、案卷封皮逐项按要求填写，案卷标题简要、准确地反映卷内文件内容，基本结构是：责任者—问题—文种三部分，要求文字简练、通俗易懂、字迹工整清晰。
10、案卷装订前要取掉金属物，对破损的文件材料要裱糊，字迹不清的要复制，并与原件一
并立卷。
11、文书档案的封皮、卷内文件目录、备考表、装订方法及案卷目录，编制要符合《文书档案案卷格式》的要求。
（二）归档时限：文书档案的整理归档时间一年一次，各科室必须在每年三月底前交清上年文件材料，由档案科集中组卷、编目、装订、编号，于每年六月底前排列上架完备。
四、文书档案的保管。实行集中统一管理、分柜存放、排列要科学，便于查找。
五、文书档案的利用。在档案整理的同时，编制案卷目录、全引目录、著录卡片等检索工具，凡我中心领导和工作人员因工作需要利用文书档案，经档案科同意并办理查阅手续后均可利用，外单位工作人员利用我中心文书档案，须持单位介绍信和本人身份证，经主管领导或档案科负责人批准后方可查阅。档案人员应熟悉档案情况，积极主动提供档案服务，同时做好借阅登记，及时收集利用效果反馈意见。
六、文书档案的保密。档案库房是保管文书档案及其它各类档案的重要基地，无关人员不得随意出入。对涉及党和国家机密的文书档案材料谢绝查阅。档案工作人员要严格保守机密，防止失、泄密事件发生。
七、文书档案的鉴定、销毁。根据国家有关档案保管期限的规定，制定我中心文书档案期限表，定期对文书档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。文书档案的鉴定工作由档案鉴定小组进行，对于超过期限的文书档案登记造册，经主管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
八、定期进行档案数量统计。