浅析电力企业档案管理存在的问题与对策
浅析电力企业档案管理存在的问题与对策
【摘 要】档案信息化建设与管理是新时期档案工作的新要求,也是企业档案管理的一项新课题。本文结合电力企业档案管理的经验和企业实际,提出了电力企业档案数字化建设与管理的对策。
【关键词】电力企业;档案;数字化
随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入,给档案管理带来了前所未有的挑战,同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出了推进档案信息化建设的工作目标和要求,可见:档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理和时代接轨的产物,是档案管理中的一种新型模式。随着我国电力工业的飞速发展,电力档案所包含的信息也越来越丰富,电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源,使之更好地服务于电力企业的科学决策、生产经营和科学研究,成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。
1. 电力企业档案管理存在的问题
1.1对档案管理的重视不够,认识不足
一些电力企业只注重加快电力工程的建设,却忽视了企业的档案建设。一方面企业高层领导不重视档案管理,对档案管理投入不足,出现档案室设施不全,保管条件和保管手段落后;另一方面部分档案管理工作人员自身不够重视,工作责任心不强,直接导致一些档案资料的缺失,库藏档案资源较少,直接影响为企业发展提供档案服务和工作支持的能力。日常的查阅档案、上级的各项检查、精益化检查都可以翻阅电子化档案来实现,从而避免多次翻阅造成档案损坏或者运输过程中原始资料的丢失。
1.2档案管理制度不健全,管理不到位
一方面企业对档案管理的理论研究和政策指导不足,部分电力企业没有设立独立的档案管理部门,工作机构不健全、职责分工不明确;另一方面企业可能已经建立了档案管理制度,但是管理信息与档案管理没有有机结合,档案管理制度尚不能满足现实工作需要,没有形成合力支持体系。通过客户档案电子化,则能加强客户档案收集各环节的督促检查,实现客户档案的即时检查,做到客户档案标准化。
1.3档案管理信息化滞后,利用率较低
大多数电力企业配备了信息化档案管理的设备,但管理档案的计算机配置还比较落后,软件、硬件设备都亟待更新;部门企业信息化的制度和标准尚不健全,缺乏具体可行的措施和依据。此外,由于种种原因的限制,导致档案管理硬件设