[办公室实务]第九.十.十一章练习
第九章练习
一、单项选择题
1、上司出差,文员预定机票时,以下哪一种做法不正确( )。
A、首先搞清楚上司想做什么样的安排
B、办理预订飞机票手续之前材料要备齐
C、与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名),如有疑点,应找同一人
D、不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认
2、文员应该为上司的商务旅行做许多准备工作,以下哪一项是不适宜的( )
A、准备商旅计划和旅馆信息
B、代替上司制定约会计划
C、为商务洽谈收集资料
D、把上司商旅旅行时需要带的行李
列出清单
二、设计题
1、文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
2、文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责?
一、单项选择
1、D 2、B
二、设计题
1、(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完成的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
2、(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2)制定约会计划。约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码。(3)为商务洽谈收集资料。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。
(5)考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。(6)安排差旅费。(7)建立旅行-旅馆信息资料库。随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
第十章练习
一、单项选择题
1、上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应( )。
A、通知上司家人把衣服送达
B、自己到上司家拿
C、让上司自己去家里更换
D、去买新的服装
2、照料上司身边琐事的说法,哪一项是不正确( )
A、有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性
B、到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提醒上司用餐
C、对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段
D、应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助
二、判断题
1、文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。( )
2、文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( )
答案:
一、单项选择
1、A 2、D
二、判断题
1、错 2、错
第十一章练习
一、单项选择题
1、以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的( )
A、用后跟着地走路
B、正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿
C、男性在任何场合都可戴着手套握手
D、穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后
退虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰
2、以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的( )
A、鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好
B、茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行
C、工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可
D、午宴一般不舍固定席位,以便于客人社交
3、以下关于名片的使用方式,哪些是错误的( )
A、文员应在任何时候、任何场合携带名片
B、向别人递送名片时应双手捧交,将文字正面朝向对方
C、如果对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意
D、名片只能当面递送,寄去是不礼貌的
4、以下餐巾的使用方法是正确的( )
A、中途离座,把餐巾放在椅子上
B、用来擦刀叉
C、用来擦嘴角嘴唇
D、塞入衣服领口里
5、文员协助举行宴会时,不用考虑( )
A、宴会的形式与气氛
B、有无休息室
C、有无停车场
D、交通是否方便
二、判断题
1、女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。( )
2、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。( )
3、如果是沿着人行道走,两个人并行,“尊贵的位置”是在右边,三人并行,则在中间。( )
4、文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内,
也可以稍向左侧后右侧,膝盖与大腿可分开。( )
5、鸡尾酒会一般要安排好座次,在请柬上注明对着装的要求。( )
6、用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放入嘴里,或用舌头去舔。( )
7、即使是上司的私人应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( )
8、宴会的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。( )
三、设计题
1、文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?
2、某中外外资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何办?要考虑哪些因素?
3、某公司成立三周年,准备举行大型宴
会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?
答案:
一、单项选择
1、D 2、C 3、D 4、C 5、B
二、判断题
1、对 2、对 3、对 4、错 5、错 6、错 7、对 8、错
三、设计题
1、在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上
的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或提出一些其他的意见、以及标明价格范围。
(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
2、清楚对方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
3、(1) 客人的选择。确定名单, 再请上司核定。(2)确定时间。如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征
询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日。(3)会场的选择。要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
(4)拟订菜单。应符合对方的饮食习惯,从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑,至少要提供2份菜单,供上司挑选。(5)寄发请柬。宴请需要发请柬,请柬上应写明邀请人姓名,被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,以及着装要求,要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出;(6)席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排,在请柬上应注明席次号。席次的排列原则 是:男女主人公地坐桌椅的两端,男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;男主宾坐女主人的右边,女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触交谈。