论秘书提高写作能力的措施研究

毕业论文

秘书提高写作能力的措施研究

毕业生姓名： 许 冬 冬

专 业： 法律文秘

学 号： 09524043

指导 老师 ： 李 扬

河 南 司 法 警 官 职 业 学 院

二〇一二年四月

秘书提高写作能力的措施研究

摘 要：写作能力是秘书的基本功。秘书为领导服务的水平以及自身在办公室的影响力,主要体现在文字水平的高低上。所以,扎扎实实提高文字基本功是秘书的第一要务。个人认为,提高写作水平,关键要做到四勤,即勤用眼,勤留心,勤动手,勤用脑。

关键字：秘书写作；写作能力；培养方法；措施

随着社会的发展和改革的深入，实用文写作越来越呈现出高度规范化的特点。各部门各单位都把实用文当成对外交流的首选，这本无可厚非，因为在大家互不了解的情况下，只能以文章作为沟通的载体。但由于专业不对口、岗位调整、写作要求发生转变等原因，文秘人员难以应对当下的复杂形势，面临着严重的写作困境。只有运用有效的方法妥善解决这一问题，才会推动整个社会又好又快发展。

一、提高秘书习作能力的三要素

怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢? 我想就是要把握三个要素，即“学、悟、练”。

（一）“学”就是要学习基本功

做任何事情，都有一个学能人门、熟能生巧、巧能升华的过程，写文章也不例外。秘书从事公文写作，虽然具体到某一篇文章并无固定模式，但约定俗成的常识还是有的，这就是我们经常讲的基本功。所谓万丈高楼平地起，写作的根基打牢了，基础打好了，能力也就随

着知识、经验的增长而水涨船高。作为秘书，“笔力”的基本功如何提高呢?我想，有三点是我们必须注意的。

1、要培养兴趣

兴趣是最好的老师，这是实践得出的真理。练“笔力”也一样，培养兴趣是十分必要的。现实当中的“笔杆子”，大都也是对写作感兴趣、有钻劲的人。作为秘书，应时刻牢记能拿笔、动笔是我们的“必修课”，办理公文少不它，起草文稿离不了它，给领导当参谋、出主意也常常依靠它。即便在日常生活当中，它也是我们交流感情、沟通思想、抒发情感、协调关系的重要工具。写得一手好文章，对做人、做事都“有百利而无一害”。当然，兴趣并不是与生俱来的，而是逐步培养的。因此，秘书工作者要养成多读书、多看报、多上网的好习惯，久而久之，就会感受到写作的乐趣。尤其是当我们读到好书、好文章的时候，那种发自内心的感慨、激情、热爱就会进发出来，形成写作的冲动，只要能够坚持，就能变成自觉的行动并养成兴趣爱好。

2、要掌握格式

与秘书打交道的文章，都是广义上的公文，既包括红头文件，也包括汇报、讲话材料、调查报告等。最能够体现“笔力”的，应该是后者。相对而言，起草红头文件都有固定的格式，自由发挥的空间要小一些，汇报、讲话材料、调查报告等虽也有一定体式，但自由度要大得多。如何布局、谋篇、明理、选材，都是很有讲究的。但不管怎么说，终究脱离不了“是什么，为什么，怎么办”的思维逻辑和一般规律。通常把这三个最基本的问题回答好了，写起来文章就有目的、有针对性了。否则，就容易偏离方向，颠倒主次，也就是我们常说的

“跑题”。因此，我们练笔要从最基本、最基础的东西练起，像搞建筑架子一样，把大体则有、主体能成的框架搭起来，少走一些弯路。

3、要注意法度

文章都是字、词、句这些最基本的元素组成的，关键是怎么样把它们捏合好、组合到位。这里面就有一个得体和得法的问题，遣词造句、语法修辞等方面的知识必须掌握好。比如，汇报工作、推广经验的文章，叙述的手法用得多一些，领导讲话稿、理论文章等，论述的成分就用得多一些;专题论文通常用长句子多一些，领导讲话稿则用短句多一些。这些，都是秘书起草文稿必须掌握的’语法知识，应该弄懂弄通，学会融会贯通。至少经我们写出的文章，不能有病句、不

能有歧义、不能有错别字。要做到这一点，就要注意对汉语知识学深、学透，切忌一知半解、敷衍了事。

（二）“悟”就是要悟出规律性

写文章要经过先思考、再动笔的过程，也就是古人所说的“意在笔先”。与做其他事情一样，讲究悟性。从一定意义上讲，好文章是悟出来的、想出来的。尤其秘书写文章大都是为领导代言，更应做到知其然知其所以然。不断琢磨，悟到真谛，才能“功到自然成”、找出规律性。首先要学会观察。“眼观六路，耳听八方”，这是对秘书的普遍要求。对我们拿笔杆子的文字秘书，这一点至关重要。看得多了，心中就有数，写作就有底。要注意观察形势。秘书写稿子离不开政治、经济的大背景。对上面的政策、下面的呼声，对宏观的走势、

发展的趋势，我们要了然于胸、了如指掌。这样，遇事才能有主见，谋事才能有章法。要注意观察领导。领导的关注点、聚焦点就是秘书服务的着力点。作为文字秘书，要注意察颜观色、借势而为，从领导的想法中琢磨自己的看法，从文稿起草中善于把自己的看法转变为工作的做法，尽可能使自己的思想和行为跟上领导的节拍。要注意观察同行。在当前的秘书教育体制下，“师傅带徒弟”的方式是实践中行之有效的办法。下棋找高手过招，写文章也要找里手请教。平时，应尽量多看曾经用过的稿子，多看大家认可的文章，从中领悟一些带规律性、普遍性的东西。遇到疑惑不解或一知半解的问题，要虚心求教，请同行指点迷津，在不断的言传身教中明白要义、掌握要领。其次要学会思考。笔杆子始终是受脑瓜子驱使的。一般而言，会思考的人就会写文章。思之愈深，就写得越顺。作为搞文字工作的秘书，凡事要多问几个为什么、怎么办，经常想一想领导在关注什么、工作中需要什么、群众期盼什么，使自己的思维转得快、跟得上。要对工作有预见性，围绕领导决策的出台、工作的落实来调动自己，提前思考，做好心理准备，随时主动跟进。这样，做到明天的事今天思考、未来的事着眼现实思考，才不会疲于应付、疲于奔命。要对问题有敏感性，时刻关注重大政治问题、全局发展问题、稳定突出问题，在思想上准备应急的“存货”和应对的“套路”，在领导需要的时候做到“该出手时就出手”。想得早，见事快，我们起草文稿就有回旋的余地。再次要学会总结。会总结的人才会有提高。写得一手好文章，是一个循序渐进的过程。作为文字秘书，必须有“吃一堑、长一智”的自觉性，

以“宠辱不惊”的心态对待成绩和不足，做到既不自满，又不自卑。“一日三省吾身”，对文字秘书至关重要。当得到认可和表扬的时候，

更多地要从自己的作品中找“瑕疵”，从而保持清醒而不陶醉;当受到指点和批评的时候，更多地要从自己的材料中找优点，从而保持坚定而不消沉。要养成“回头看”的习惯，经常对自己写过的文章“过电影”，拿别人起草的文稿作比较，在举一反三的过程中积累经验、形成共识。总结和反思得多了，思想就有一个从“自然王国”到“必然王国”的飞跃，步人“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”的高境界。

（三）“练”就是要练出真本领

勤学苦练是做好任何事情的基本前提，写作更是如此。所谓“百炼成钢”就是这个道理。“笔杆子”都是练出来的，好文章也是磨出来的，“厚积薄发”应该是提高“笔力”的真实写照。当然，练也要注意针对性和目的性，既要苦练，也要巧练，力求事半功倍。

1、要对照书本去练

现在公文写作方面的书籍很多，只要你留心去找，应该可以找到适合自己、切合实际的指导书。尽管书本上的东西并不能照搬照抄、原汁原味地吸收，但至少对开启思路、开阔视野是有益的。对一些基本知识和常识，我们要反复看、经常看，’尤其要注意对各文种的范文进行观摩和揣摩，结合自己的工作实际动动手、练练笔，做到在记忆中理解、在理解中运用。同时，对一些常见的文稿进行比较分析，

找出一些“人人心中皆有，人人笔下皆无”的东西，加以归纳，积累经验。

2、要模仿前人去练

从目前来讲，秘书写作并不是完全依靠科班教育获得的，而大都依靠代代相传延续的。一个地方、一个单位，在某个时期都有某些所谓的“写手”.都留下了一些打上时代烙印、地方烙印甚至个人烙印的好作品。从中我们可以理清历史发展的脉络，弄清社会经济发展的过程，做到心中有数。这对于我们有志于从事秘书写作的同志来说，无疑是宝贵财富。对这些现成的、凝聚着无数心血和汗水、具有现实参考价值的范本，我们后来者要特别注意收集、阅读和研究，从承前启后、继往开来的结合点上总结经验，既为文稿写作寻到信心之源和力量之源，也为提高写作水平找到参照系和对照物。长期地进行模仿练习，反复地从中汲取营养，应该比自己“摸着石头过河”效果要好得多。

3、要把握领导风格去练

只要我们细心留意，多数公文特别是讲话稿都柔和了领导的个性风格，有的重大气，有的讲细节;有的重说理，有的讲事例;有的泛泛而谈，有的则娓娓道来等等，不一而足。我们的写作有了一定基础、到了一定境界后，就要注意如何适应和把握领导的风格用笔、练笔。平时，要多阅读领导过去用过的文稿，多留意领导在工作中所说的话，从中理清思路、提炼思想，熟悉语气、归纳语性，找出规律性的东西来。在写作过程中，就要善于运用领导的风格来布局、谋篇、造句、

用词，尽可能地“投其所好”私“写其所需”，使自己起草的文稿与领导的思维和习惯合拍。当然，我们在写作中形成的一些好的习惯也要注意适当保留，融人自己的风格，使文稿有特色、有个性。

二、影响秘书写作能力的因素

秘书写作能力是指秘书写作者的一种综合能力，包括先天天赋和后天涵养两个组成部分，其主要构成要素包括心理素质、政治思想素质及文化知识素质。培养秘书写作能力主要因素有参加社会实践、加强知识积累、注重自我修养等。这就需要秘书人员具有较强的写作主体意识，具有完备的写作主体素质。而在写作活动中，秘书写作具有一定的特殊性。这种特殊性主要表现在，秘书写作并不是由写作主体内在自发性的“需要”引发的，而是按照上级的“需要”起草各类文章（主要指行政公文和行政事务文书），是一种“应命写作”。这种应命写作，其动机是带有明显的外在因素强制性“需要”而进行的。秘书写作的这种意图，也是秘书写作的主要特点。

（一）秘书写作人员的心理素养

修养是人的能力发展的自然前提，人的修养包括生理素质、心理素质、政治素质、思想素质、文化素质、业务素质等。秘书写作者心理素质是指写作者进行写作所具备的独特、稳定的心理生理品质，主要包括个人的天赋、气质、性格、兴趣等因素。

秘书写作是一种以抽象、逻辑思维为主的写作活动，要求秘书写作者不仅要具有思维型的气质，同时还要具有艺术型和中间型的气质。这在很大程度上决定着他的写作的观点、过程、语言乃至风格。

秘书写作也表现在他对外物的感知、认识、推理、判断及感情意志等心理活动中，对写作过程中题材处理、主题提炼、文种驾驭、语言表达及个性风格的形成都会产生深刻的影响。秘书写作又是是一项复杂而艰苦的精神劳动，如果没有对秘书写作的强烈兴趣，是很难写出佳篇力作的。写作者的个人兴趣对他写作过程中的材料选择与主题提炼、内容的倾向性和生动性及风格的形成都有直接的影响。因此，秘书写作者应当具有广泛、持久、深刻、健康的兴趣，才有可能写出好的作品来。

（二）秘书写作人员的政治素养

想政治素养，是文稿起草者运用马克思主义基本原理以及党和国家的方针政策分析认识客观世界，解决实际问题的能力的综合体现。公文，是发布、宣传党和国家方针、政策、法规的权威性工具，也是运用党和国家的方针、政策、法规指挥公务活动的工具。秘书写作的特殊性，决定了良好的政治素质是对秘书写作者的一个基本要求。秘书写作者从事写作时总要按照一定的道德标准去评判生活、人物，衡量是非曲直，其立场和信仰决定着写作本身的政治倾向与阶级爱憎，对问题认识评价的正确和深刻程度。可以这样说，优良的思想品质是秘书写作者正确感知、体验、理解和判断分析现实生活的基础。

由此可见，公文起草者的理论政策修养的高低，必然影响到其思想深度、思考质量以及对复杂事务进行分析判断的准确程度。所以，对党和国家的政策、方针、法规的准确掌握，是秘书人员必须具备的素质。因此，公文起草者要坚持不断地学习马克思主义基本理论，特

别要重视学习马克思主义哲学，认真学习党和国家现行的方针政策，努力提高理论政策水平。另一方面，机关工作本质上是创造性地贯彻执行党和国家的方针政策、上级的指示，其依据一是有关的方针、政策、指示，二是本单位的实际情况。秘书写作，不是简单地记录、重复领导的意图，而是要通过秘书的思维加工，吃透上级精神和本单位的实际情况，把两者比较完美地结合起来，以实现机关制文的目的。

（三）秘书写作人员的文化知识素养

写作活动需要写作者具有良好的文化知识素养。人的文化知识修养，主要是指人在知识、智能方面的素质，是后天学习和培养的结果。文化知识的储备愈丰富，作者的视野和思路也就愈开阔。秘书写作者的文化知识应是多方面的，除了政治理论知识、秘书写作专业知识外，还应该具有如市场经济知识，历史学、地理学、心理学知识及自然科学方面的知识和日常生活常识等。秘书写作者良好的文化素质能丰富他所写的文章蕴含的信息量，提高秘书反映问题的深度和广度。

三、提高秘书写作能力的措施

（一）加强秘书的政治思想

作为领导近身的秘书，如果没有较深的马列主义修养，不光政治上不合格，而且业务上也难以过关。秘书的文字综合工作大多是政策性很强的写作，如领导报告、讲话稿等都是典型的政论文，政治理论和政策水平的直接影响和作用是非常明显的。因此，文秘人员加强

政治修养，提高政策水平，具备较强的政治鉴别力和政治敏锐性，才能正确认识改革发展现实中各种各样的事物。

（二）提高秘书的语言使用技能

文字综合首先是语言文字的运用，如何运用语言文字表情达意，能否掌握语言使用的技能技巧，是评价文字秘书综合能力高下、优劣的首要条件。如果秘书过不了“文字关”，也就失去了立身之本。只有平时不断地学习积累，形成内在素质，才能熟能生巧，习惯成自然，做到文章天成，妙手偶得。

（三）加强秘书的创造性

创新是一个民族进步的灵魂，没有创新就没有进步。同样，文稿综合也离不开创新。综合文稿多是代表一级机关、组织及其领导者意图的，毫无疑问要贯彻上级的决策、部署、指导，一些不可或缺的上文下套是确保政令统一、政令畅通的必然要求，特别是上级的大政方针、主要精神、总体要求、根本原则、规范性提法等，文字综合要适应领导工作的需要就要去写、去创造。写出有针对性、适时宜、合时势的话，写出鲜明的时代性，还要尽可能地写体现领导者个人施政风格的话，写出独具感召力的个性。为此，综合文稿人员需要不断地全面了解本地本部门情况，扎根本地汲取营养，结合实际，不断创新。

（四）积极参加社会实践

社会实践是人类一切认识活动的目的和归宿。秘书写作主体素质的培养同样离不开社会实践。秘书写作主体的素质培养只有以社会实践为基础，才能够充分发挥行政公文和行政事务文书作为社会管理工

具的效用。秘书写作者对社会实践生活感受有深有浅，能力有高有低，但都是以求真为目标的，要从实践出发，实事求是地反映情况和问题。总之，秘书写作主体只有亲自参加社会实践，才能达到秘书写作求真求实的目的，除此别无他途。

（五）不断加强知识积累

秘书写作主体素质的培养，除深入社会生活、积极参加社会实践外，还应注重学习，努力扩大自己的阅读面，不断积累和更新自己的知识，以适应形势发展的需要。要精读名篇特别是经典著作，重点是用心钻研毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。通过学习，不仅可以培养感受能力，从中学习秘书写作的方法、体式规范、结构的安排及各种手法和技巧，更重要的意义在于学会运用马列主义基本原理与方法观察、分析问题，提高理论水平和认识能力。同时，“精读”还要同“泛读”相结合。阅读范围越广，则愈能得到多方面的启迪。

（六）注重自我修养的培养

修养是指一定的知识或艺术水平，是经过长时期磨练所获得的理论知识。写作者的修养是经过后天的培养与学习而形成的。如果说潜在的先天能力对秘书写作主体的素质培养更多的是间接性的影响，那么，修养作为后天获得的一种水平标识，它对秘书写作主体的素质培养则较多的是直接影响，尤其是作者的理论、知识等修养对秘书写作的影响更大。

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